論我國高校學院辦公室的工作效能提升

于晶晶

摘 要：隨著社會經濟的不斷發展，教育改革的不斷深入，高校作為培養人才的主要根據地，發展也極其迅速，尤其是高校辦公室的發展更為迅速，而且在高校發展中占有的地位也極其重要。辦公室是高校的綜合管理部門和工作樞紐，是學校的“窗口”。針對當前辦公室工作的特點及運轉存在的問題，提出改進辦公室管理工作的途徑，有利于高校辦公室工作效能的提升，使其更好地發揮職能作用，促進學校事業健康協調發展。本文通過對學院辦公室所具備的職責以及鮮明的特點進行簡單的論述，并針對如何提高高等院校辦公室的工作效能問題提出相關建議。

關鍵詞：學院辦公室；職能；特點；工作效能

辦公室是高校組織結構中的樞紐，承擔著服務、協調、參謀、督辦的職能。隨著高等教育事業的發展和改革的深入，高校辦學規模日益擴大，教學科研活動、內外事務也不斷增多，辦公室的工作范圍不斷擴大，任務更為繁重，辦公室管理工作的要求也越來越高。當前，高校辦公室工作中存在一些問題和不足，如何尋求有效途徑改進辦公室管理工作，提高管理效能，促進高校事業發展，正是亟待解決的課題。

1 高校學院辦公室所具備的職能

在整個學校的日常運作中學院辦公室所處的地位是舉足輕重的，它具有連接內外、傳遞信息以及輔助決策的作用，同時也具備協調左右、承上啟下的職能，是組成高校基層體系的核心部分。高等院校辦公室的工作要求隨著社會的快速進步以及我國對高等教育事業的大力投入而日益提高。所以，提高辦公室工作效能可以和諧工作氛圍，最大限度的對資源進行利用，提高工作人員的工作熱情，有效的推動高校教學事業以及科研的發展。

2 高校學院辦公室目前所具有的特點

2.1 時間性較強

隨著社會的不斷進步，人們越來越注重工作的時效性，各部門在下達任務的同時也會對完成任務的時間進行強調。當多個職能部門同時下達任務且所規定的期限較短時，就會提高學院辦公室的工作人員解決問題時的難度，對工作效果產生了不利的影響。

2.2 任務量較大

在目前的高校管理體系中，學生、科研、教學等諸多方面的工作都是通過學院辦公室來進行傳達以及落實的。與此同時，學校在科學發展過程中所遇到的各種困難，也是最終需要通過學院辦公室進行協商辦理的，所以，在高等院校的發展建設中，學院辦公室具有“承上啟下”的地位，同時也具有較大的工作量。

2.3 工作要求較高

在整個的高校發展過程中，學院辦公室的工作效能起到了巨大的影響作用。學院領導總是對其懷著高度的重視，同時希望學院辦公室工作人員在辦公過程中可以充分展現出過人的業務能力以及職業素養，可以從根本上推動學校教育事業的發展。

2.4 突發事件較多

辦公室與其他相對獨立的工作部門不同，在其工作過程中存在較多的突發事件，被動性較強。學院辦公室在處理事務時既要滿足相關的指標精神，又要符合領導的要求，處理事項的方式以及程序都無法擅自做主，較強的被動性給辦公室工作人員在工作的開展過程中帶來了不小的難度。

2.5 學院辦公室工作人員管理技能專業化有待提高

在高等院校的日常工作中，一直存在著對學院辦公室工作人員大力使用卻疏于再教育的現象，使得學院辦公室人員往往只是對日常工作中的毫末小事進行處理，這嚴重制約了學院辦公室工作效能的發揮。學院辦公室工作人員缺乏系統的教育學、現代管理以及心理學等方面的專業培訓，直接導致了辦公室工作人員缺乏對服務職能的認識，無法跟上形勢發展的腳步。

3 針對如何提高高校學院辦公室工作效能問題提出的相關建議

3.1變被動為主動，提高服務意識

首先，辦公室工作人員要從思想上提高認識，從內心深處明確自身工作的價值，明確自身工作的重要性，不斷增強服務意識，變被動服務為主動服務，主動承擔起自己的參謀助手職能，認真調查、收集、篩選、分析對學院發展有價值的信息，供領導研究，為領導獻計獻策。其次，也要主動地為全體老師和學生服務。最后，還要不斷進行總結，不斷的學習，不斷提高服務師生的本領，辦公室的工作涉及面廣、工作量大，如何在繁雜的工作中做到有條不紊，讓師生滿意，這就要求管理人員必須十分清楚所負責的業務，掌握相應的服務技巧，優化服務程序，使服務工作既及時周到又不出差錯。

3.2 加大創新力度，摸索新的工作思路

創新是一個民族的靈魂，創新是推動社會發展的動力，創新是提高工作效率的關鍵。

對于高校辦公室工作，針對當前工作，如何精簡工作步驟，化繁為簡，提高辦事效率，是辦公室管理人員重點思索的問題，在辦公室可以設置調查問卷，讓來辦事的單位同時進行匿名填寫，提出寶貴意見，加快辦公室管理制度的創新，并鼓勵職工多提意見，作為辦公室工作人員也應該打破常規，放開手腳去干。所以可以把提合理化建議的制度運用到辦公室的管理中，建議一經采納，就進行適當獎勵。實現辦公現代化，這也是高等教育改革與發展的需要，它直接推進了辦公室工作的科學化，也提高了辦公室的工作效率，可為學校節省大量人力和物力。

3.3 努力提高管理人員的綜合素質

決定工作效率的因素有很多，其中員工個人的工作效率是最關鍵因素，作為高校辦公室管理者，要想順利高效完成各項工作，就應該具備以下各項素質：政治覺悟高，良好的表達能力和溝通協調能力，具備辦公自動化軟件應用能力，具有深厚的文字功底，能寫各類文秘材料，具有完整的知識體系。事實上，很多高校辦公室管理人員都是半路出家，本專業管理人員很少，缺乏高等教育理論、行政管理或計算機專業知識，需要對這部分工作人員加強培訓。此外，還應該完善高校辦公室管理崗位制度，管理人員的行政級別要通過綜合的評比進行量化，尤其是注重個人資力和實際工作能力的評比。分類管理不同級別不同崗位的工作人員，對不同崗位工作人員制定不同的培訓政策，有針對性的提高員工的綜合素質。人員素質提高了以后還要不斷提高監督與自我監督意識，靈活督察方式，規章制度通過有效的監督將它執行到位，辦公室負責人要把頒布的學院管理文件落實到位，用制度來約束人，這樣可以起到明顯效果。

長久以來，在高校學院辦公室管理中一直是剛性管理占據著主要地位。但是所謂的剛性管理本質上是指根據已成型的規章條例，借助各部門職權進行程式化的業務工作管理，其主要的依靠就是職責權利以及組織制度。但是隨著我國社會的不斷進步，人們的創新意識以及自主意識得到了加強，因此，剛性管理作為傳統的管理形式在新形勢下已不再適應工作的發展。這時柔性管理將逐漸的取代傳統的剛性管理。首先，需要對觀念進行創新，對工作思路進行拓展。唯有對行政管理觀念進行革新才能高效的引導各項創新工作的有序開展。因此，高校學院辦公室工作人員應該解放思想，破除傳統的思維模式，勇敢向前，通過實踐尋找創新的成果。其次，對工作的方法進行創新。借鑒合理的創新思維，對新的內在規律進行探究，積極歸納總結工作經驗，合理且科學的創造出靈活多樣、豐富多彩的工作方法，提高學院辦公室工作的活力和生機。針對高等院校辦公室的日常工作而言，創新就是指借用合理的思想觀念，勇于標新立異，從本學校的實際出發，敢于研究，勇于探索。這樣才能為我國高校學院辦公室工作開創一個充滿生機、活力的局面。

4 結語

隨著我國社會經濟的快速進步與高速發展以及高等教育事業的蓬勃發展，加大了高等院校辦公室的工作責任，豐富了辦公室工作實質，拓寬了辦公室工作領域，加快了辦公室人員工作節奏，同時也提高了辦公室人員的工作標準。因此在這個形勢下，高校學院辦公室只能不斷對工作效能進行提高，對自己進行嚴格的要求，才可以與快速發展的教育事業相適應。

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