芻議如何做好新時期下辦公室行政管理工作

胡全全

摘 要：事業單位辦公室是溝通上下、聯系左右、傳遞信息的中樞紐帶，其工作是比較繁忙的，工作內容多元化，涉及到文秘、檔案、值班、督查、人事、宣傳、協調溝通、政務等，且具有不固定性，工作強度大、任務重。因此說，事業單位辦公室行政管理工作的效率如何，關系到事業單位的整體運作效果。本文簡要分析辦公室行政管理工作的性質特點、行政管理職能，以及如何做好辦公室行政管理工作的建議措施。

關鍵詞：事業單位；行政管理；辦公室

事業單位辦公室是對內對外的一個重要“窗口”，在單位運作過程中發揮著“紐帶橋梁”作用，擔負著信息和決策的上傳下達，協調溝通各職能部門緊密配合以及后勤服務等工作責任，同時也有著協助領導制定決策以及監察執行等職能，可以說，單位辦公室是單位的信息中心、服務中心、參謀中心和指揮中心，對單位的健康、和諧、有序發展發揮著至關重要的作用，所以必須充分做好辦公室行政管理工作，促進單位的高效運作。

1.辦公室行政管理工作的性質特點

1.1 服務性

行政管理工作的特點之一是服務，每天的工作內容是聯系、溝通、協調，負責信息的上傳下達，這種服務性具體體現在：第一，服務領導。服務領導是行政管理部門的首要工作內容，接收領導指令對內對外傳達信息，輔助領導促進工作的順利進行，所以這就要求行政管理人員要具備整體意識，領會領導的工作意圖。第二，服務各部門。主要是跟各部門之間做好協調、溝通工作，這是行政管理工作確保各部門之間緊密配合、協調一致高效運作的重要工作。第三，服務單位員工。行政管理部門管理著單位各種物資，承擔著為職工創建良好辦公環境的責任。所以，在必要時要調用單位的物資幫助有困難的員工，調動員工工作積極性、激發員工工作熱情。

1.2 繁雜瑣碎

第一，辦公室行政管理工作是瑣碎的，大部分都是些很微小的事，但由于行政管理工作起著溝通協調各部門、承上啟下的作用，這些瑣碎的事情是非常重要的，一旦處理不好，則會影響整個單位各部門之間協調配合的脫節。第二，辦公室行政管理工作內容不固定，沒有明確的工作目標，工作關系復雜，任務繁重。主要表現在以下幾方面：首先，工作內容從上到接待領導，下到辦公用品的購買和發放，無論是服務領導開展的工作還是服務基層員工開展的工作都必須謹慎周全，不能出現差錯，否則就會影響其他部門或其他環節的運作；其次，辦公室內人事關系的處理。對內，上下級之間、同級之間要做好及時溝通和處理，打造和諧、團結、友好的工作氛圍；對外，要處理好與其他單位、政府部門的良好關系，樹立好本單位良好的形象，也為本單位爭取良好的外部支持環境。最后，行政管理工作沒有固定、具體的工作內容，一旦有任務就得立馬執行，不分時間、地點都要將任務按時完成好。

2 做好辦公室行政管理工作的建議措施

2.1 正確把握辦公室行政管理職能

要做好辦公室行政管理工作，首先就得清楚行政管理這個職位的職能，明確了職能之后，在開展工作的時候才能做到有預見性、目的性，充分發揮職能作用。行政管理職能有：第一，助手職能。行政管理人員要充分了解領導的工作決策部署意圖，以此為導向配合領導做好各項任務傳達、部署任務，以確保各部門、外部單位的協調運作，提高決策的執行效率。第二，參謀功能。行政管理人員要做好充當領導參謀的角色，要多深入基層員工中，了解員工的心態、困難、訴求，聽取基層員工的心聲，并向領導反饋，以便為領導做決策時作參考依據。第三，協調職能。行政管理人員要及時、準確的傳達領導決策意見，及時給各部門提供必要的幫助，協調好各部門之間的關系，調動員工工作的積極性和創造性，發揮好行政管理職位潤滑劑、協調的作用，促進單位的和諧、有序、高效運行。

2.2 正確處理好各項工作事務的關系

辦公室行政管理職位的工作是繁瑣復雜的，很多時候各種工作任務集中、交叉在一起，千頭萬緒，不知如何進行先后處理、安排，因此，這就要求行政管理人員要掌握正確處理好各項工作事務關系的技巧。第一，處理好服務中心和日常事務的關系。辦公室行政管理人員在平時工作中，要學會變被動為主動，不能被繁瑣的工作事務淹沒而理不清思路，所以就要按保證重點、統籌兼顧，在工作安排上要將重點工作、全局工作、中心工作擺在首位，在有沖突的情況下，一般日常性事務工作給中心工作讓路。第二，處理好參與決策和抓好落實的關系。決策是關系到單位全局性問題的工作，行政管理人員要善于分析、判斷，做到能謀善段。與此同時，也要協助領導做好決策貫徹落實工作，按照工作分工安排，制定落實標準，明確工作完成時間，做好監督檢查。第三，處理好政務服務和事務服務的關系。這兩者都是服務于領導的工作，政務是核心、事務是保證，兩者可以分主次對待，以政務服務為主線，以日常接待、后勤服務為次要，但兩者都得認真對待。第四，協調好行政工作與其他各部門的關系。在市場經濟條件下，資源的自由配置，事業單位也要面臨市場的競爭，辦公室需要協調的關系也越來越多，領導和員工之間、同級之間、內部和外部之間、本部和分部之間等的關系都要協調好，維護好。辦公室行政管理職位在協調這些關系時要做到：維護領導核心地位，做好部門之間工作的協調性，團結、凝聚職工的向心力，爭取外部環境的支持度，從而形成合力，促進本單位的和諧、有序、健康發展。

2.3 行政管理人員本身綜合素質和能力的提高

一是要增強服務、奉獻意識。行政管理工作帶有服務性質，作為行政管理服務人員就要增強自身的服務、奉獻意識，緊緊圍繞“圍繞中心、服務大局”的理念，從全局角度思考問題、分析問題，充分認識到做好自身工作、服務好單位各級職能部門及其人員的重要性，在工作上多點奉獻精神、服務精神，為廣大職工創造良好的工作環境和氛圍，處理好個人利益和集體利益的有機統一。二是提高溝通和綜合協調能力。行政管理部門是單位的中樞部門，承擔著協調、溝通各職能部門的責任，因此，作為辦公室行政管理人員要提高自身的溝通能力、綜合協調能力，在溝通上要講究技巧和方式方法，面對問題時既要講究原則，也要講究人文關懷，在協調上要照顧好多方的利益和感受，尋求最佳利益平衡點，以保證整個單位體系的協調運作。三是學習專業領域知識，做好調查分析，提高決策的高效性和準確性，提高綜合素質能力。行政管理部門要協助領導做決策，這就要求行政管理人員具備一定的管理知識和專業領域的知識，而且還需要深入基層一線做好調研分析工作，這樣才能為領導提供可行性、有建設性的決策依據。此外，新形勢下，辦公室行政管理工作的要求和標準更高，這就要求行政管理人員不斷提高心理素質和辦事能力，以提高高壓高要求下的適應性。

3 結束語

隨著事業單位的發展，辦公室已經成為了單位綜合性的管理服務機構，承擔著單位發展謀劃決策以及監督決策順利執行服務的重要職責，關系到單位的高效、有序運作。因此，辦公室要充分認識行政管理工作的性質，明確把握辦公室行政管理工作的三大職能，處理好四大工作事務關系，增強辦公室行政管理人員的服務意識和心理素質，加強溝通能力、綜合協調能力的鍛煉，加強相關專業領域知識的學習，從而不斷提高自身綜合素質和能力，確保辦公室行政管理工作效率的全面提升。

參考文獻

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