芻議如何做好新時(shí)期下辦公室行政管理工作

胡全全

摘 要：事業(yè)單位辦公室是溝通上下、聯(lián)系左右、傳遞信息的中樞紐帶，其工作是比較繁忙的，工作內(nèi)容多元化，涉及到文秘、檔案、值班、督查、人事、宣傳、協(xié)調(diào)溝通、政務(wù)等，且具有不固定性，工作強(qiáng)度大、任務(wù)重。因此說，事業(yè)單位辦公室行政管理工作的效率如何，關(guān)系到事業(yè)單位的整體運(yùn)作效果。本文簡要分析辦公室行政管理工作的性質(zhì)特點(diǎn)、行政管理職能，以及如何做好辦公室行政管理工作的建議措施。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；行政管理；辦公室

事業(yè)單位辦公室是對內(nèi)對外的一個(gè)重要“窗口”，在單位運(yùn)作過程中發(fā)揮著“紐帶橋梁”作用，擔(dān)負(fù)著信息和決策的上傳下達(dá)，協(xié)調(diào)溝通各職能部門緊密配合以及后勤服務(wù)等工作責(zé)任，同時(shí)也有著協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制定決策以及監(jiān)察執(zhí)行等職能，可以說，單位辦公室是單位的信息中心、服務(wù)中心、參謀中心和指揮中心，對單位的健康、和諧、有序發(fā)展發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，所以必須充分做好辦公室行政管理工作，促進(jìn)單位的高效運(yùn)作。

1.辦公室行政管理工作的性質(zhì)特點(diǎn)

1.1 服務(wù)性

行政管理工作的特點(diǎn)之一是服務(wù)，每天的工作內(nèi)容是聯(lián)系、溝通、協(xié)調(diào)，負(fù)責(zé)信息的上傳下達(dá)，這種服務(wù)性具體體現(xiàn)在：第一，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)。服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)是行政管理部門的首要工作內(nèi)容，接收領(lǐng)導(dǎo)指令對內(nèi)對外傳達(dá)信息，輔助領(lǐng)導(dǎo)促進(jìn)工作的順利進(jìn)行，所以這就要求行政管理人員要具備整體意識(shí)，領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的工作意圖。第二，服務(wù)各部門。主要是跟各部門之間做好協(xié)調(diào)、溝通工作，這是行政管理工作確保各部門之間緊密配合、協(xié)調(diào)一致高效運(yùn)作的重要工作。第三，服務(wù)單位員工。行政管理部門管理著單位各種物資，承擔(dān)著為職工創(chuàng)建良好辦公環(huán)境的責(zé)任。所以，在必要時(shí)要調(diào)用單位的物資幫助有困難的員工，調(diào)動(dòng)員工工作積極性、激發(fā)員工工作熱情。

1.2 繁雜瑣碎

第一，辦公室行政管理工作是瑣碎的，大部分都是些很微小的事，但由于行政管理工作起著溝通協(xié)調(diào)各部門、承上啟下的作用，這些瑣碎的事情是非常重要的，一旦處理不好，則會(huì)影響整個(gè)單位各部門之間協(xié)調(diào)配合的脫節(jié)。第二，辦公室行政管理工作內(nèi)容不固定，沒有明確的工作目標(biāo)，工作關(guān)系復(fù)雜，任務(wù)繁重。主要表現(xiàn)在以下幾方面：首先，工作內(nèi)容從上到接待領(lǐng)導(dǎo)，下到辦公用品的購買和發(fā)放，無論是服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)開展的工作還是服務(wù)基層員工開展的工作都必須謹(jǐn)慎周全，不能出現(xiàn)差錯(cuò)，否則就會(huì)影響其他部門或其他環(huán)節(jié)的運(yùn)作；其次，辦公室內(nèi)人事關(guān)系的處理。對內(nèi)，上下級之間、同級之間要做好及時(shí)溝通和處理，打造和諧、團(tuán)結(jié)、友好的工作氛圍；對外，要處理好與其他單位、政府部門的良好關(guān)系，樹立好本單位良好的形象，也為本單位爭取良好的外部支持環(huán)境。最后，行政管理工作沒有固定、具體的工作內(nèi)容，一旦有任務(wù)就得立馬執(zhí)行，不分時(shí)間、地點(diǎn)都要將任務(wù)按時(shí)完成好。

2 做好辦公室行政管理工作的建議措施

2.1 正確把握辦公室行政管理職能

要做好辦公室行政管理工作，首先就得清楚行政管理這個(gè)職位的職能，明確了職能之后，在開展工作的時(shí)候才能做到有預(yù)見性、目的性，充分發(fā)揮職能作用。行政管理職能有：第一，助手職能。行政管理人員要充分了解領(lǐng)導(dǎo)的工作決策部署意圖，以此為導(dǎo)向配合領(lǐng)導(dǎo)做好各項(xiàng)任務(wù)傳達(dá)、部署任務(wù)，以確保各部門、外部單位的協(xié)調(diào)運(yùn)作，提高決策的執(zhí)行效率。第二，參謀功能。行政管理人員要做好充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)參謀的角色，要多深入基層員工中，了解員工的心態(tài)、困難、訴求，聽取基層員工的心聲，并向領(lǐng)導(dǎo)反饋，以便為領(lǐng)導(dǎo)做決策時(shí)作參考依據(jù)。第三，協(xié)調(diào)職能。行政管理人員要及時(shí)、準(zhǔn)確的傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)決策意見，及時(shí)給各部門提供必要的幫助，協(xié)調(diào)好各部門之間的關(guān)系，調(diào)動(dòng)員工工作的積極性和創(chuàng)造性，發(fā)揮好行政管理職位潤滑劑、協(xié)調(diào)的作用，促進(jìn)單位的和諧、有序、高效運(yùn)行。

2.2 正確處理好各項(xiàng)工作事務(wù)的關(guān)系

辦公室行政管理職位的工作是繁瑣復(fù)雜的，很多時(shí)候各種工作任務(wù)集中、交叉在一起，千頭萬緒，不知如何進(jìn)行先后處理、安排，因此，這就要求行政管理人員要掌握正確處理好各項(xiàng)工作事務(wù)關(guān)系的技巧。第一，處理好服務(wù)中心和日常事務(wù)的關(guān)系。辦公室行政管理人員在平時(shí)工作中，要學(xué)會(huì)變被動(dòng)為主動(dòng)，不能被繁瑣的工作事務(wù)淹沒而理不清思路，所以就要按保證重點(diǎn)、統(tǒng)籌兼顧，在工作安排上要將重點(diǎn)工作、全局工作、中心工作擺在首位，在有沖突的情況下，一般日常性事務(wù)工作給中心工作讓路。第二，處理好參與決策和抓好落實(shí)的關(guān)系。決策是關(guān)系到單位全局性問題的工作，行政管理人員要善于分析、判斷，做到能謀善段。與此同時(shí)，也要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好決策貫徹落實(shí)工作，按照工作分工安排，制定落實(shí)標(biāo)準(zhǔn)，明確工作完成時(shí)間，做好監(jiān)督檢查。第三，處理好政務(wù)服務(wù)和事務(wù)服務(wù)的關(guān)系。這兩者都是服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)的工作，政務(wù)是核心、事務(wù)是保證，兩者可以分主次對待，以政務(wù)服務(wù)為主線，以日常接待、后勤服務(wù)為次要，但兩者都得認(rèn)真對待。第四，協(xié)調(diào)好行政工作與其他各部門的關(guān)系。在市場經(jīng)濟(jì)條件下，資源的自由配置，事業(yè)單位也要面臨市場的競爭，辦公室需要協(xié)調(diào)的關(guān)系也越來越多，領(lǐng)導(dǎo)和員工之間、同級之間、內(nèi)部和外部之間、本部和分部之間等的關(guān)系都要協(xié)調(diào)好，維護(hù)好。辦公室行政管理職位在協(xié)調(diào)這些關(guān)系時(shí)要做到：維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)核心地位，做好部門之間工作的協(xié)調(diào)性，團(tuán)結(jié)、凝聚職工的向心力，爭取外部環(huán)境的支持度，從而形成合力，促進(jìn)本單位的和諧、有序、健康發(fā)展。

2.3 行政管理人員本身綜合素質(zhì)和能力的提高

一是要增強(qiáng)服務(wù)、奉獻(xiàn)意識(shí)。行政管理工作帶有服務(wù)性質(zhì)，作為行政管理服務(wù)人員就要增強(qiáng)自身的服務(wù)、奉獻(xiàn)意識(shí)，緊緊圍繞“圍繞中心、服務(wù)大局”的理念，從全局角度思考問題、分析問題，充分認(rèn)識(shí)到做好自身工作、服務(wù)好單位各級職能部門及其人員的重要性，在工作上多點(diǎn)奉獻(xiàn)精神、服務(wù)精神，為廣大職工創(chuàng)造良好的工作環(huán)境和氛圍，處理好個(gè)人利益和集體利益的有機(jī)統(tǒng)一。二是提高溝通和綜合協(xié)調(diào)能力。行政管理部門是單位的中樞部門，承擔(dān)著協(xié)調(diào)、溝通各職能部門的責(zé)任，因此，作為辦公室行政管理人員要提高自身的溝通能力、綜合協(xié)調(diào)能力，在溝通上要講究技巧和方式方法，面對問題時(shí)既要講究原則，也要講究人文關(guān)懷，在協(xié)調(diào)上要照顧好多方的利益和感受，尋求最佳利益平衡點(diǎn)，以保證整個(gè)單位體系的協(xié)調(diào)運(yùn)作。三是學(xué)習(xí)專業(yè)領(lǐng)域知識(shí)，做好調(diào)查分析，提高決策的高效性和準(zhǔn)確性，提高綜合素質(zhì)能力。行政管理部門要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做決策，這就要求行政管理人員具備一定的管理知識(shí)和專業(yè)領(lǐng)域的知識(shí)，而且還需要深入基層一線做好調(diào)研分析工作，這樣才能為領(lǐng)導(dǎo)提供可行性、有建設(shè)性的決策依據(jù)。此外，新形勢下，辦公室行政管理工作的要求和標(biāo)準(zhǔn)更高，這就要求行政管理人員不斷提高心理素質(zhì)和辦事能力，以提高高壓高要求下的適應(yīng)性。

3 結(jié)束語

隨著事業(yè)單位的發(fā)展，辦公室已經(jīng)成為了單位綜合性的管理服務(wù)機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著單位發(fā)展謀劃決策以及監(jiān)督?jīng)Q策順利執(zhí)行服務(wù)的重要職責(zé)，關(guān)系到單位的高效、有序運(yùn)作。因此，辦公室要充分認(rèn)識(shí)行政管理工作的性質(zhì)，明確把握辦公室行政管理工作的三大職能，處理好四大工作事務(wù)關(guān)系，增強(qiáng)辦公室行政管理人員的服務(wù)意識(shí)和心理素質(zhì)，加強(qiáng)溝通能力、綜合協(xié)調(diào)能力的鍛煉，加強(qiáng)相關(guān)專業(yè)領(lǐng)域知識(shí)的學(xué)習(xí)，從而不斷提高自身綜合素質(zhì)和能力，確保辦公室行政管理工作效率的全面提升。

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