高?！皩W生類”檔案數字化的難點及應對之策

羅曉哲

摘要：現代社會不斷發展，高校內部學生檔案管理工作也面臨著新的挑戰。隨著各項檔案管理法律法規的推行，學生檔案管理工作逐漸成為了高校檔案管理工作中的重點，并且成為了一項新的檔案類別。“學生類”檔案對于學生的學習和成長活動情況進行了記錄，實現“學生類”檔案數字化管理，可以有效地提高檔案管理成效。

關鍵詞：高等院校 “學生類”檔案 檔案數字化 難點

1 概述

隨著高校教學管理水平的不斷提高，在新時期相關高校檔案管理法律法規的推行形勢下，學校的“學生類”檔案管理工作逐漸成為了當前高校檔案管理工作的重點?！皩W生類”成為了新的檔案管理類別，并且受到了高校檔案管理者的重視?！皩W生類”檔案可以對于學生的在校學習情況進行記錄，并且保證了學生檔案的完整性，提高了學生人事檔案的真實性。與此同時，在進行相關檔案查詢工作時，“學生類”也提供了完善的在校期間信息，滿足了多種活動的檔案查閱需求。在高校開展檔案管理工作中，“學生類”檔案管理工作是新的實踐研究方向。在高校檔案管理工作數字化發展不斷完善的形勢下，“學生類”檔案管理也要與時俱進地進行改進，積極地引入數字化建設。通過構建一套科學、完善、高效的檔案管理系統，對于“學生類”檔案進行科學地管理與利用，是新時期“學生類”檔案管理工作的研究重點。本文分析了當前高校“學生類”檔案數字化工作的難點，并提出了相應的對策，以期提高我國高?！皩W生類”檔案數字化建設成果。

2 當前高?！皩W生類”檔案數字化工作的難點

2.1 檔案管理不規范 根據我國《高等學校檔案管理辦法》的規定，高校在開展檔案管理工作中，需要對于具有價值的檔案進行統一的保存，包括了學生的入學信息、體檢信息、獎懲信息、學籍信息、中學信息、畢業生登記信息、團組織信息、黨組織信息等都要進行歸檔。但是，現階段大多數高校在對“學生類”檔案管理上，管理缺乏一個有效的執行標準，相關檔案管理工作不夠規范，經常會存在檔案缺失的問題。與此同時，部分高校缺乏對“學生類”檔案管理工作的有效支持，這一系列的問題都不利于“學生類”檔案管理工作的規范執行。

2.2 管理結構不完善 很多高校對于“學生類”檔案管理上，與傳統檔案采用同樣的管理方式，并且管理上存在很多的不規范現象。對于一些學校來說，其“學生類”檔案管理交由學校統一管理，而另一些學校則采用分類管理的模式，并且不同學院的學生由不同學院分管。與此同時，在管理過程中，管理流程難以適應“學生類”檔案內容的復雜性，經常會存在管理過程中信息不完全的問題，整體管理結構與流程不夠完善。

2.3 管理監督的缺失 我國相關高校的檔案管理規范，對于“學生類”檔案管理提出明確的需求，并且將“學生類”檔案的內容進行了統一的確定與劃分。但是，對于檔案管理過程中信息真實性的監管來說，卻帶來了一定的難度。學生入學時一些信息是由學生自行進行填寫，部分學生對于檔案信息沒有足夠的認識，在填表時不認真，相關信息質量不足，并且準確性也難以得到保證。與此同時，部分學生在檔案信息填寫的過程中弄虛作假，對于自己的身份和學校進行虛構，使得“學生類”檔案信息存在一定的誤差。管理和監督方面的難度較高，是現階段“學生類”檔案管理工作中一個重點的問題。

2.4 檔案管理人員素質有待提高 “學生類”檔案管理工作開展的過程中，數字化建設需要依靠高素質的管理人員來進行推動。“學生類”檔案管理工作相對于傳統檔案管理工作來說，其管理內容更加復雜，并且相關管理需求和指標更多。在進行數字化建設的過程中，部分學校的從業人員缺乏足夠的專業素質，并且內部人員流動較為頻繁，管理員的計算機操作能力有所不足，難以與數字化建設的需求相適應。很多學校的“學生類”檔案管理人員，大多數都是由其他行政管理人員進行兼職，其本身沒有經過專業的培訓工作，并且對檔案管理工作的認識也有很大的不足。人員素質水平的限制，是制約現階段“學生類”檔案管理數字化建設的一個重點問題。

2.5 相關投入不足 相對于高校開展其他類別管理工作來說，檔案管理工作的投入占整體投入成本中很少的一部分。檔案管理工作短時間內，難以給高校帶來相對顯著和直接的利益。與此同時，高校管理者對檔案管理工作認識不足，并且認為“學生類”檔案管理工作與以往其他類別檔案管理工作區別較少，數字化建設意義不大。管理者重視程度的不足，導致了相關經費投入的不足，從而影響了相關軟硬件設施的建設，抑制了“學生類”檔案數字化建設工作的推進。

3 如何應對高?！皩W生類”檔案數字化工作的難點

3.1 加強管理 在開展檔案工作中，必須要對于相關檔案管理的部門進行統一，并且構建規范化的檔案管理流程，實現檔案管理的規范化。為了保證整個“學生類”檔案管理工作的準確性和可靠性，就必須將數字化建設納入工作的重點，并且從制度上與組織結構上對數字化建設進行支持。在檔案管理組織機構的建設上，要針對于“學生類”檔案的管理成立專門的檔案管理小組，并且指派專人進行負責。通過對于高校“學生類”檔案管理組織結構與管理流程的科學構建，將普通檔案管理與“學生類”檔案管理進行區分，從而實現對檔案管理行為的約束與控制，提高后續工作開展的效果。在進行學生招錄以及檔案信息錄入時，要對于學生的各項基礎信息進行數據庫的錄入，并且在學生就讀期間，組織輔導員對于學生的錄入檔案進行真實性檢查，保證錄入的檔案具有真實性和準確性。在數字化建設上，要積極地引用先進的技術平臺，將“學生類”檔案信息進行合理的運用，提高檔案信息的利用效率。在學生畢業之后，高校的“學生類”檔案管理部門在進行轉檔時，也要做好數字化檔案的轉交?！皩W生類”檔案管理工作要想真正的實現數字化的應用，就必須對現有工作中的不足進行改進，轉變管理模式和管理流程，重視數字化技術的應用。

3.2 加強宣傳 “學生類”檔案的數字化建設是一項系統性的工作，并且其開展過程中有著諸多困難。在開展數字化建設的工作中，我們要注重營造一個良好的工作氛圍，并且通過不同渠道來宣傳當前“學生類”檔案數字化建設工作的重要性與緊迫性，并且提高學生對于自身檔案的關注和認識，了解檔案的意義。通過開展有效的宣傳工作，也可以提高校領導對“學生類”檔案數字化建設工作的認識，進而為“學生類”檔案數字化建設工作的開展提供完善的執行環境和經費支撐，為相關基礎設施和軟硬件設施的建設提供支持。通過開展有效地宣傳工作，也可以讓高校內部的教職工認識到檔案管理工作的重要性，并且積極地協助日?！皩W生類”檔案數字化工作的開展，促進各項檔案管理工作的落實。

3.3 加強培養 “學生類”檔案數字化工作的開展，不僅需要外界環境的支持，其更需要高水平的管理人才來進行推動。針對于當前相關檔案管理人員素質不足的問題，我們要加強相關培養和培訓工作，積極地組織管理人員參與檔案管理與信息化技術的學習。與此同時，檔案管理人員也要加強對“學生類”檔案管理范圍、內容以及相關流程的學習。針對于檔案管理工作中需要經常運用的一些常見辦公軟件，例如WORD、EXCEL、管理系統等都要進行積極地學習和培訓，并且結合相關考核與績效管理，讓檔案管理工作人員的工作積極性和學習積極性得到保證，充分的發揮人才的主動性，來提高“學生類”檔案數字化工作的落實效果。

4 結束語

總而言之，高校開展檔案管理工作中，數字化建設一直是其中的重點內容，也是檔案管理工作的重要發展趨勢。在進行“學生類”檔案管理工作中，我們要認識到“學生類”檔案的重要性，并且明確“學生類”檔案的內容和管理范圍，積極、嚴格地遵守相關法律法規，充分地利用現有學校內部資源，規范化地開展相關管理工作，加強專業人員的培訓，從而有效地解決當前高?！皩W生類”檔案數字化工作的一些難點。

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