中職學校照片檔案收集管理問題研究

王先珍

（浙江省青田縣職業技術學校 浙江青田 323900）

中職學校照片檔案收集管理問題研究

王先珍

（浙江省青田縣職業技術學校 浙江青田 323900）

照片檔案是在中職學校教學、管理工作中直接形成的，因其真實性、形象性、具有了比一般檔案更大的通用價值。它是中職學校檔案的一個重要組成部分，以其獨特的形式與風格反映了學校悠久的歷史面貌。通過利用照片檔案進行編史修志、德育教育、出版畫冊、對外宣傳等，不僅使后人從中了解學校的發展歷史，還能給人們留下深刻的直觀印象。本文探討了中職學校照片檔案收集管理問題。

中職學校 照片檔案 收集管理

一、照片檔案的收集與歸檔工作

1.增強歸檔意識

檔案部門應經常性地向廣大教職員工宣傳檔案照片管理工作的重要性，切實提高教職員工的檔案意識和檔案法制觀念，配合檔案部門做好照片檔案歸檔工作。各部門應配備專兼職人員負責照片檔案的收集并及時進行整理歸檔，各部門的檔案工作人員要了解和熟悉本部門形成照片的總體情況，凡是在工作活動中辦理完畢的具有保存價值的照片（包括底片、照片、文字說明）均應及時歸檔，保證照片檔案不流失，不損耗。檔案部門工作人員要積極主動做好日常照片檔案的收集工作，積極與教學、科研、宣傳等部門加強聯系和給與工作指導，使業務部門順利完成照片檔案的收集工作。

2.健全歸檔制度

為使照片檔案收集工作有章可循，學校檔案部門應結合學校實際制定切實可行的照片檔案歸檔制度，將照片檔案的收集整理工作提上日程，使之照片檔案管理規范化；明確歸檔范圍、歸檔時間、歸檔照片質量要求等，使照片檔案收集管理工作渠道暢通。

3.明確歸檔內容

照片檔案收集時，要考慮照片內容的一致性，又要保持時間上的連貫性，即準確地反映學校各項活動的全過程。檔案管理工作人員要善于抓住學校重大事件，主動收集照片存檔，如有關學校歷史沿革、歷任校領導、重大歷史事件、教學、科研、管理、上級領導視察、友好往來與對外開放、校慶、黨團活動、教學名師、優秀畢業生、文體活動、招生宣傳、歷屆畢業生合影、校友照片、評先創優、校園風景等方面的照片。學校檔案室也可通過通告等向全校師生收集照片檔案，為確保照片檔案的完整性，還可主動參與報道學校重大事件活動，主動將一些沒有照片檔案的只有實物檔案的獎牌、獎旗、證書、領導題詞等及時掃描或拍攝。

二、照片檔案的編輯與鑒定

1.按照片內容準確鑒定，每次事件主題照片選擇有代表性的幾張即可，按照片檔案的收集范圍、年度、時間、地點分門別類裝冊，要配有充分說明的文字。其中，題名、照片號、底片號、參見號、時間、攝影者不可少。主體文字的說明要簡潔明了，每一次事件有總說明，每張照片在配份說明，讓其更有說服力，也更能增加照片檔案的可信度。

2.重大事件照片中關鍵人物須標示姓名、職務、照片中所處位置。建立照片檔案信息庫，定期檢查，及時備份，每隔兩年應對照片底片進行一次檢查，發現問題及時補救。

3.照片檔案的分類可按照“年度———問題”進行，即把不同年度的照片先分開，同一年度的照片再按其反映的內容進行分類。根據實際需要也可按“問題———年度”或照片的作者（攝影者）分類。無論采取哪種方法分類，都應便于保管和利用。

4.擬寫照片標題和文字說明，是整個照片的有機組成部分。照片和文字說明是意形結合的整體，是互相依存、互相印證，密不可分的。文字說明由時間、地點、人物、事由、背景、攝影者六要素組成，時間即拍攝時間，地點即被攝物所在的具體地點，人物是指照片上主要人物的姓名、身份，事由是照片所反映事件和事物的情由，背景是指對揭示照片主題具有一定作用的背景，攝影者即該照片的拍攝者。在編寫照片標題時，一定要綜合運用六個要素，概括地揭示照片影象的全部信息，語言要簡潔、明了，突出重點。

5.照片分類后，將照片組成案卷，一般一項內容為一卷；數量不多、內容相近的也可組成一卷。照片的編號，按每頁從上到下、從左到右的順序依次編號，一張照片為一個序號即照片號。照片的分類號、案卷號和照片號應在每張照片的背面標明，以便利用后迅速歸入原卷。照片經過分類整理后，要編制卷內目錄和案卷目錄。照片檔案卷內目錄的項目包括：照片號底片號、照片題名、頁號、備注。底片經過分類后應編號并編制底片目錄登記簿，一張底片或一組相關的底片為一個保管單位，編一個底片號。如果是一組底片，在底片順序號后面還要編一個分號。底片號是按底片收到的先后次序編號登記的，對已經確定類別的底片號再加分類號。

6.將數碼照片刻錄成光盤。數碼照片刻錄光盤分兩部分進行：第一步是每一項活動的數碼照片組成一個文件夾，以8位日期加活動內容關鍵字為文件夾名稱，文件夾內照片按數字順序命名，該組照片的文字說明同時放于文件夾內。第二步是將數碼照片沖印出來，再按傳統照片的歸檔方法進行歸檔管理，底片號可以用光盤號代替。

三、照片檔案的開發和利用

1.要運用好現代化管理工具進行校園照片檔案管理。照片檔案整理、歸檔好后，我們還應該對其進行信息化處理，將其掃描錄入電子計算機，以電子文件的形式進行保存。這種保存方式的好處在于節省空間，儲存信息量大，能夠備份，不會因為照片損壞而造成信息流失。目前，這種現代化的照片管理方式正被漸漸應用于照片檔案管理工作中，但還有一些傳統照片沒有被轉化成電子形式，隨著時間的流失，這些照片可能還會因為褪色、影像消失而失去信息記錄的價值。

2.要把學校照片檔案管理工作與校園網絡建設相結合。學校要設立專門部門進行照片管理工作，同時學校的各個部門也應當有專門人員向照片檔案管理部門提供有收藏價值的照片資料。照片檔案管理部門要通過網絡與這些人員及時交流，掌握各部門照片檔案的收集管理情況。我們要確保各部門專門照片收集人員的專業水平，使他們收集的照片資料符合照片檔案管理要求。加強校園網絡建設，使校園管理的各個部門有機結合起來，這樣收集到的照片檔案、資料才具有完整性和有效性。

3.我們要做好照片檔案的深度挖掘和保護工作。照片檔案的保存不應該僅僅以保存為目的，我們還要對其加以利用和挖掘，否則照片檔案管理工作將失去它應有的意義。作為照片檔案管理的工作人員，一定要明確照片的珍貴性和歷史意義，為照片添加合適的文字介紹，并應用于學校的宣傳工作中，使這些照片檔案、資料發揮最大的作用。照片檔案資料珍貴而且不易保存、管理。我們要利用好現代的保存技術和管理手段，對照片檔案進行分類、歸檔，增強照片檔案的條理性，方便查找。

四、結論

照片檔案是對學校活動中點點滴滴的有效記錄方式，它是對于校園文化、生活既生動又詳實的記錄。做好學校照片檔案的管理工作有助于完善學校的檔案管理和歷史記錄，它是學校檔案管理中非常重要的部分。要充分發揮照片檔案在中職學校工作中的作用，就必須做好照片檔案的提供和利用工作。如適時開展照片檔案展，通過學校今昔發展變化，激發教職員工和學生愛國愛校熱情；實現照片檔案資源共享，積極為學校師生服務，使照片檔案在學校教育教學科研等活動中發揮更大作用。只有積極開展照片檔案的提供利用工作，使其更好地為學校各項工作服務，才能更充分的體現出照片檔案的價值。

[1].徐云芳.對學校照片檔案特色化管理的思考與實踐[J].學校檔案，2004.1

[2].周永久.陳文慶.淺談學校照片檔案[J].學校檔案，2005.2