企業檔案工作改革的思考

侯香艷

摘 要：檔案管理向知識資源管理方向發展，構建知識資源管理平臺，可以有效地應對企業檔案工作所面臨的挑戰；檔案成為企業重要的知識資源，被賦予重要的意義；原有檔案機構職能拓展或機構擴展為“知識資源管理中心”之后，有了全新的角色定位，在企業組織體系中取得重要的地位；實行檔案數字化，“實體檔案保管模式”發展成為“數字檔案保管模式”，電子文件、檔案能被有效集中管理；企業各部門和各分公司可以向“知識資源管理中心”移交、傳遞數字檔案的同時，自己保存實體檔案；檔案可以與圖書、情報一起被有效整合，集中管理，提供系統服務。

關鍵詞：企業檔案；改革；思考

一、問題：企業檔案工作面臨的挑戰

當前，我國企業檔案工作面臨的挑戰主要表現在以下幾方面：（1）檔案觀念依然落后，檔案價值未被充分認識。（2）企業實施組織結構扁平化，檔案機構何去何從。（3）企業信息化建設進程加快，“實體檔案保管”模式難以為繼。

二、思路：以知識管理思想指導企業檔案工作改革

知識管理思想簡介：（1）知識管理是知識經濟時代的企業管理模式。人類社會已經進入知識經濟時代。知識經濟是直接依賴知識和信息的生產、分配和使用的經濟，它是一種與農業經濟、工業經濟相對應的全新的經濟形態。一種全新的經濟形態，必然需要一種全新的管理理念、管理模式和管理方法與之相對應。在知識經濟時代，知識是一個國家、民族、企業最重要的戰略資源，知識創新能力是一個國家、民族、企業可持續的核心競爭力。（2）知識管理的基本內涵。知識管理是指為了提高企業競爭力而對企業內外各種信息、知識進行有效的識別、全面的收集、科學的整理和充分的運用；并且通過促進知識共享，鼓勵知識創新，實現知識增值。它是利用企業的集體智慧來提高企業的應變能力和創新能力。（3）知識資源管理是知識管理的基礎工作。知識管理的內容和范圍十分廣泛，主要包括知識資源管理、知識技術管理、知識員工管理等方面。知識資源管理側重于企業知識的識別、收集、加工、存儲、傳遞、檢索和提供利用，為整個知識管理提供資源平臺。

檔案管理和知識資源管理的關系。（1）企業檔案是企業重要的知識資源，檔案管理是知識資源管理重要的內容。（2）檔案管理應以知識資源管理為發展方向，知識資源管理應以檔案管理為核心內容。

對策：構建知識資源管理平臺。（1）知識資源管理平臺的功能。“知識資源管理平臺”是企業知識資源管理的基礎平臺。它是企業整個信息流、知識流的載體和媒介，是企業知識資源的收集裝置、加工儀器、存儲場所、傳遞通道、服務系統。借助于這個平臺，使企業任何部門和員工，可以在任何時間和地點，通過最簡便的方式，最迅速地利用到所需要的信息、知識，充分實現企業知識的價值，從而提高企業的生產效率、經營管理水平的和創新能力。（2）知識資源管理平臺的結構。 “知識資源管理平臺”由“知識資源庫”、“知識資源整合系統”“、“知識資源服務系統”三個部分組成。

管理機構： （1）機構設置。 “知識資源管理平臺”的建設、運行與維護，需要有專門的機構來負責。根據企業類型、規模、內部管理體制的不同，可以選擇不同的機構設置：一是企業檔案館（室）；二是企業圖書、情報，檔案一體化機構，如檔案信息中心、情報信息中心或信息中心等；三是設置新的管理機構，這個機構可取名為“知識資源管理中心”。該機構可以在企業原有的檔案機構基礎上改建而成。（2）基本職能。該管理機構的基本職能是：a、知識資源整體規劃，b、知識資源建設c、知識服務。

構建知識資源管理平臺的條件：（1）更新觀念。構建知識資源管理平臺，是企業知識管理的重要內容。知識管理是適應知識經濟時代的一種管理思想、理念和方法，對于我國大多數企業特別是國有企業來說是全新的。因此，要成功地構建企業知識資源管理平臺，就必須更新現有的企業管理理念，應使企業管理層到一般員工都要樹立知識管理、知識資源管理理念。（2）檔案數字化。企業的各種信息、知識必須以統一、規范的格式才能存入知識資源庫。在現代信息技術條件下，這種統一、規范格式就是數字格式。因此，我們首先需要對原有的實體形式的文件、檔案、圖書、情報進行數字化，使之便于整合成為知識資源。而且，只有數字化的信息、知識，才能不受時間、地點的限制，被適時地提供服務。

三、提高人員素質

檔案管理拓展為知識資源管理之后，原有的檔案工作人員從檔案保管者轉變為知識資源的管理者和提供者，其工作性質、內容和方式發生根本性的變化，對其知識、能力和素質提出更高的要求。

總結：檔案管理向知識資源管理方向發展，構建知識資源管理平臺，可以有效地應對企業檔案工作所面臨的挑戰；檔案成為企業重要的知識資源，被賦予重要的意義；原有檔案機構職能拓展或機構擴展為“知識資源管理中心”之后，有了全新的角色定位，在企業組織體系中取得重要的地位；實行檔案數字化，“實體檔案保管模式”發展成為“數字檔案保管模式”，電子文件、檔案能被有效集中管理；企業各部門和各分公司可以向“知識資源管理中心”移交、傳遞數字檔案的同時，自己保存實體檔案；檔案可以與圖書、情報一起被有效整合，集中管理，提供系統服務。最為重要的是，檔案管理向知識資源管理方向發展之后，企業檔案工作有了更為廣闊的發展空間，將在企業活動中發揮更為重要的作用。