基于現(xiàn)代辦公環(huán)境的機(jī)關(guān)文檔痕跡化管理模式初探

管先?！O洋洋　亓?xí)匀A　白樺

摘要：機(jī)關(guān)文檔工作是機(jī)關(guān)工作的重要組成部分。本文在分析基于現(xiàn)代辦公環(huán)境的機(jī)關(guān)文檔管理特點和癥結(jié)的基礎(chǔ)上，引入痕跡化管理的理論，提出了借助新媒體增強(qiáng)機(jī)關(guān)文檔痕跡化管理意識、依托新制度健全機(jī)關(guān)文檔痕跡化管理規(guī)范、適應(yīng)新需求完善機(jī)關(guān)文檔痕跡化管理機(jī)制、構(gòu)建新結(jié)構(gòu)嚴(yán)密的機(jī)關(guān)文檔痕跡化管理流程、基于新科技提升機(jī)關(guān)文檔痕跡化管理技術(shù)的“五位一體”的機(jī)關(guān)文檔痕跡化管理模式。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代辦公環(huán)境；機(jī)關(guān)文檔管理；文檔痕跡化管理；“五位一體”管理模式

1983年4月28日中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳發(fā)布的《機(jī)關(guān)檔案工作條例》第二條指出：“機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)工作的重要組成部分，是提高機(jī)關(guān)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實面貌的一項重要工作?！彪S著政治、經(jīng)濟(jì)、社會、科技的不斷進(jìn)步，我國機(jī)關(guān)辦公環(huán)境和文檔管理也發(fā)生了巨大變化。筆者基于現(xiàn)代辦公環(huán)境，對我國機(jī)關(guān)文檔管理的特點和癥結(jié)進(jìn)行分析，引入痕跡化管理理論，提出了“五位一體”的機(jī)關(guān)文檔痕跡化管理模式。

1 基于現(xiàn)代辦公環(huán)境的機(jī)關(guān)文檔管理的特點與癥結(jié)

1.1 現(xiàn)代辦公環(huán)境下的機(jī)關(guān)文檔管理的特點

1.1.1 機(jī)關(guān)文檔管理硬件、軟件的現(xiàn)代化。20世紀(jì)90年代以來，伴隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，各機(jī)關(guān)也逐漸實現(xiàn)了辦公設(shè)備現(xiàn)代化，在提高工作效率同時使得電子文件的數(shù)量明顯增加。在2002年發(fā)布的《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》中將檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)與推廣作為一項重要內(nèi)容，并明確提出要提高計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用，推廣規(guī)范檔案管理軟件，普及文檔一體化管理系統(tǒng)，推進(jìn)檔案目錄、全文及多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)，加強(qiáng)網(wǎng)站及檔案工作信息網(wǎng)的構(gòu)建與利用等內(nèi)容，并要求各級檔案部門認(rèn)真組織落實，有效推動了現(xiàn)代化硬、軟件在我國檔案工作中的廣泛應(yīng)用。因此，機(jī)關(guān)利用現(xiàn)代化硬件、軟件設(shè)備處理文檔工作并不斷提高其效率作為發(fā)展趨勢和努力方向，也對信息化背景下促進(jìn)機(jī)關(guān)文檔管理一體化的應(yīng)用理論發(fā)展提出了客觀要求。

1.1.2 機(jī)關(guān)文檔管理的載體形式的現(xiàn)代化。適應(yīng)現(xiàn)代辦公環(huán)境的要求，我國對各級機(jī)關(guān)文檔提出“雙套制”歸檔要求。2003年7月28日國家檔案局第6號令公布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》第六條指出：“電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子公文，制成紙質(zhì)公文與原電子公文的存儲載體一同歸檔，并使兩者建立互聯(lián)?！敝腥A人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）總則中也指出：“電子文件自形成時應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，確保其真實性、完整性和有效性。”“歸檔電子文件同時存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時，應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致?！薄皯?yīng)保證電子文件的憑證作用，對只有電子簽章的電子文件，歸檔時應(yīng)附加有法律效力的非電子簽章?！币虼?，在機(jī)關(guān)內(nèi)部，文件最初以電子文件形式起草生成，以傳統(tǒng)文件形式在組織內(nèi)部實際運(yùn)轉(zhuǎn)，即便是已在電子文件有電子簽章的情況下，也同時要在紙質(zhì)文件上再予簽發(fā)，可謂是雙套文件交錯運(yùn)行，后以傳統(tǒng)檔案形式歸入檔案室，其電子檔案多留存至文印中心。一句話，現(xiàn)代辦公環(huán)境下的機(jī)關(guān)文檔管理正在逐步實現(xiàn)載體形式的現(xiàn)代化，電子公文、電子檔案的數(shù)量正在逐年增加。

1.1.3 機(jī)關(guān)文檔管理的方式方法的現(xiàn)代化。機(jī)關(guān)文檔載體與機(jī)關(guān)文檔信息是管理工作的兩個基本方面。當(dāng)機(jī)關(guān)文檔載體在機(jī)關(guān)文檔管理中占主導(dǎo)地位時，按照形象思維與手工管理的方式，以機(jī)關(guān)文檔的物質(zhì)介質(zhì)為基本對象，來進(jìn)行機(jī)關(guān)文檔管理工作；當(dāng)機(jī)關(guān)文檔信息在機(jī)關(guān)文檔管理中占主導(dǎo)地位時，按照抽象思維的方式，以機(jī)關(guān)文檔的信息內(nèi)容為對象和手段，來進(jìn)行機(jī)關(guān)文檔管理。鑒于我國機(jī)關(guān)電子、紙質(zhì)文檔雙套運(yùn)行的現(xiàn)狀，我國機(jī)關(guān)文檔管理現(xiàn)處于實體管理向信息管理過渡的時代，但目前還是實體管理的時代特征較為顯著。一句話，現(xiàn)代辦公環(huán)境下的機(jī)關(guān)文檔管理正在逐步實現(xiàn)方式方法的現(xiàn)代化，盡管目前機(jī)關(guān)文檔實體管理的特點仍較為明顯，但是機(jī)關(guān)文檔管理已經(jīng)進(jìn)入由實體管理向信息管理過渡的嶄新時代。

1.2 基于現(xiàn)代辦公環(huán)境的機(jī)關(guān)文檔管理的癥結(jié)。在現(xiàn)代辦公環(huán)境下，機(jī)關(guān)文檔管理出現(xiàn)了一體化的發(fā)展趨勢，大文件觀風(fēng)行一時?！段募芾韲H標(biāo)準(zhǔn)（ISO15489）》將文件定義為“機(jī)構(gòu)或個人在履行其法定義務(wù)或者業(yè)務(wù)事務(wù)活動中形成、收到并保管的作為證據(jù)及信息的記錄”。陳兆祦教授在大文件學(xué)說的創(chuàng)立中功不可沒。早在1987年在國內(nèi)提出該學(xué)說，并將文件定義為：“組織或個人在社會活動中，為了相互聯(lián)系、記載事物、處理事務(wù)、表達(dá)意志、交流情況而制作的又構(gòu)成該項活動組成部分的記錄材料?！盵1]根據(jù)上述大文件觀的理論，現(xiàn)代辦公環(huán)境下的機(jī)關(guān)文檔涵蓋了機(jī)關(guān)活動中形成、收到并保管的作為證據(jù)及信息的一切記錄。

在大文件的視域下，筆者關(guān)注到了機(jī)關(guān)微觀文檔，即記載內(nèi)容范圍較小或時間較短的文檔，如機(jī)關(guān)、企業(yè)的月報、季報和某些具體記錄、各種統(tǒng)計材料的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)等。機(jī)關(guān)痕跡文檔正是機(jī)關(guān)微觀文檔的一種。筆者認(rèn)為，機(jī)關(guān)痕跡文檔是機(jī)關(guān)在文件運(yùn)動過程中形成的區(qū)別于機(jī)關(guān)主文檔的輔助性信息軌跡的記錄材料。就機(jī)關(guān)實體文檔而言，機(jī)關(guān)痕跡文檔主要包括以下三類：一是標(biāo)注型文檔。是指在文件歸檔過程中形成的關(guān)于文件辦理活動的記錄，如公文辦理標(biāo)注卡、公文材料傳遞袋、公文流轉(zhuǎn)記錄卡以及公文分類整理日志等。二是關(guān)聯(lián)型文檔。是指可與歸檔文件歸為同一案卷，有附屬性關(guān)聯(lián)但只在檔案室短暫保存而無需歸檔的信息記錄，如過量附件、請柬及信封等。三是輔助型文檔。是指在文件辦理過程中補(bǔ)充的有利于文件下一步辦理的信息資料，如臨時性意見審批卡、文件整理參考資料（部門職能分類表）等。

基于現(xiàn)代辦公環(huán)境下機(jī)關(guān)文檔管理特點，結(jié)合大文件視域下機(jī)關(guān)痕跡文檔的各類實體文檔，參照文件生命周期幾個階段，綜合審視現(xiàn)代辦公環(huán)境下機(jī)關(guān)文檔管理中存在的癥結(jié)性問題，主要有以下兩個方面。

1.2.1 機(jī)關(guān)文檔管理無跡可循、無據(jù)可查。具體表現(xiàn)為：其一，在文件的制作階段，就機(jī)關(guān)實體文檔而言，沒有將文件內(nèi)容、版本和背景信息的變更及時標(biāo)注，致使不同版本的文件不能被完整留存，不利于幫助人們了解和研究文件的形成過程，也不利于發(fā)揮對文件各種文本的印證核實作用；就電子文件而言，文件生成已多非人工手寫，而是直接在計算機(jī)上起草生成，甚至在建立了局域網(wǎng)的機(jī)關(guān)，連電子文件草稿的審核、簽發(fā)也在網(wǎng)上完成，而這期間電子文件草稿的各種修改情況，如不采取特殊的版本保護(hù)措施和版本留痕技術(shù)，將會蕩然無存，導(dǎo)致電子文件草稿不復(fù)存在，出現(xiàn)“定稿與正本的合一”的現(xiàn)象。其二，在文件的現(xiàn)實使用階段，即文件的運(yùn)轉(zhuǎn)與審批階段，這一階段的文件形式多以紙質(zhì)文件形式呈現(xiàn)。在機(jī)關(guān)工作中，一份文件常在多個處室進(jìn)行流轉(zhuǎn)，供同一工作體系的不同負(fù)責(zé)人予以審批。但在這個過程中，卻沒有明確而規(guī)范的流轉(zhuǎn)記錄和審批意見標(biāo)注，致使在對文件級檔案按照職能原則進(jìn)行鑒定時難以準(zhǔn)確鑒定其價值，在按照“年度—機(jī)構(gòu)—保管期限”對文件級檔案分類時難以精確劃分。此外，電子文件在此階段的元數(shù)據(jù)追加、保存也沒有得到充分重視。其三，在文件由現(xiàn)實使用向暫時保存過渡的階段，即機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)部門在一項職能活動結(jié)束或告一段落后，需要按照歸檔程序和歸檔制度的有關(guān)規(guī)定，對歸檔文件進(jìn)行科學(xué)的鑒定篩選和系統(tǒng)整理，一般由文書單位負(fù)責(zé)此項工作。在這個過程中，機(jī)關(guān)內(nèi)部文書單位或負(fù)責(zé)人不能對辦理完畢的文件的鑒定結(jié)果、收集和分類情況進(jìn)行及時記錄，也沒有在檔案袋上進(jìn)行及時標(biāo)注，以致向檔案室移交時存在收集失全、失準(zhǔn)的現(xiàn)象，比如附件和賬外文件的遺漏。其四，在文件的暫時保存階段，其問題主要體現(xiàn)在檔案鑒定、整理和編目過程中，檔案管理人員對價值鑒定不明確的文件沒有及時標(biāo)注而是主觀處理，致使檔案遺漏或者泄密；在檔案整理過程中，沒有規(guī)范留存檔案整理日志，致使缺損檔案不能得到及時補(bǔ)充；在檔案編目過程中，沒有對暫時斷裂的檔案號做出標(biāo)注，造成檔案號缺省或者重復(fù)。與此同時，電子管理系統(tǒng)內(nèi)部歸檔范圍設(shè)置通常不盡明確，會導(dǎo)致電子檔案移交失全現(xiàn)象。總之，無論是在文件的制作階段，還是在文件的現(xiàn)實使用階段，抑或是在文件由現(xiàn)實使用向暫時保存過渡的階段，甚至是在文件的暫時保存階段，機(jī)關(guān)文檔管理無跡可循、無據(jù)可依的癥結(jié)性問題都或多或少地普遍存在，從而導(dǎo)致機(jī)關(guān)文檔管理無跡可循、無據(jù)可查癥結(jié)的產(chǎn)生。

1.2.2 機(jī)關(guān)文檔管理有跡可循、無據(jù)可依。具體表現(xiàn)為：其一，機(jī)關(guān)痕跡文檔格式不規(guī)范。就標(biāo)注型痕跡文檔而言，普遍存在各自為政的現(xiàn)象，不同階段、業(yè)務(wù)部門的載體規(guī)格和信息著錄格式不一。以公文標(biāo)注卡為例，部分處室以便箋代替標(biāo)識卡，并用曲別針將其附在檔案上一同移交，因易于遺失而無法提供可參考信息；就公文流轉(zhuǎn)袋而言，形制不一，也沒有設(shè)定內(nèi)含公文目錄的標(biāo)注格式，不易于整理且易造成重復(fù)勞動。就檔案整理日志而言，因考慮到無須歸檔，便隨手將整理情況記錄于任一處，同樣易于遺失。此外，痕跡文檔著錄格式不統(tǒng)一導(dǎo)致其難以被讀取，也難以發(fā)揮參考和憑證作用。其二，痕跡文檔處理無依據(jù)。某些文件攜帶的大量附件在整理檔案時并不一同歸檔，也沒有規(guī)范的處置方式、保存期限和保密限定，但其自身常攜帶有大量的原始信息，并具備一定的參考價值，不能直接銷毀，有時便置于角落中，等全部工作完畢由文檔人員自行處理，易造成泄密現(xiàn)象。反之，輔助型文檔如政府單位的職能劃分表，文檔工作期間擁有強(qiáng)烈的參考價值，工作結(jié)束之后理應(yīng)直接銷毀紙質(zhì)版以防信息泄露?？傊痛笪募曈蛳碌臋C(jī)關(guān)痕跡文檔的各類實體文檔而言，現(xiàn)代辦公環(huán)境下的機(jī)關(guān)文檔管理過程中，機(jī)關(guān)痕跡文檔格式不規(guī)范、痕跡文檔處理無依據(jù)的問題或多或少地普遍存在，從而導(dǎo)致機(jī)關(guān)文檔管理有跡可循、無據(jù)可依癥結(jié)的產(chǎn)生。

2 基于現(xiàn)代辦公環(huán)境的機(jī)關(guān)文檔痕跡化管理模式

關(guān)于痕跡化管理的概念，陳舜平先生在《痕跡化管理芻議》一文中指出：“痕跡化管理就是讓所有的管理都留下印記，即使是小小的一個環(huán)節(jié)、步驟都要留有痕跡，以便以后有證可查，還可理解為對管理痕跡的管理，即對于實施管理時所做的記錄、圖片、電子檔案等都需要收集、整理、分類、保存等，以備今后考察。”[2]結(jié)合陳舜平先生的觀點，筆者認(rèn)為，痕跡化管理是指注重過程管理，將管理過程中每一個步驟和環(huán)節(jié)及時痕跡化，并對所留痕跡進(jìn)行規(guī)范的收集、整理、分類、保存的科學(xué)管理方式，使得各項管理活動條理清晰，有跡可循。痕跡化管理最突出的特點就是通過查證保留下來的文字、圖片、實物、電子檔案等資料，可以有效復(fù)原已經(jīng)發(fā)生了的管理活動。

筆者基于現(xiàn)代辦公環(huán)境下的機(jī)關(guān)文檔管理一體化思想，將痕跡化管理的理論引入機(jī)關(guān)文檔管理中，不僅體現(xiàn)在各機(jī)關(guān)從文書管理和檔案管理的全局出發(fā)，以時間和職能部門為軸，在文件形成、辦理、運(yùn)轉(zhuǎn)、收集到歸檔管理的全過程中，對文件內(nèi)容或者形態(tài)的變更進(jìn)行及時的標(biāo)注、補(bǔ)充或記錄，還包括對該過程中伴隨產(chǎn)生的痕跡文檔進(jìn)行規(guī)范處理，以掃除機(jī)關(guān)文檔管理中的死角，實現(xiàn)文檔管理一體化的無縫銜接。簡單來說，筆者認(rèn)為，基于現(xiàn)代辦公環(huán)境的機(jī)關(guān)文檔痕跡化管理，就是既要將機(jī)關(guān)的文書管理、檔案管理及時痕跡化，又要對伴隨機(jī)關(guān)的文書管理、檔案管理所產(chǎn)生的痕跡文檔及時進(jìn)行科學(xué)處理。機(jī)關(guān)文檔管理一體化是機(jī)關(guān)文檔痕跡化管理的提綱，而機(jī)關(guān)文檔痕跡化管理又是機(jī)關(guān)文檔管理一體化的黏合劑。正是基于上述對基于現(xiàn)代辦公環(huán)境的機(jī)關(guān)文檔痕跡化管理的理解與認(rèn)識，筆者探索了一種基于現(xiàn)代辦公環(huán)境的“五位一體”的機(jī)關(guān)文檔痕跡化管理的嶄新模式。這里的“五位一體”，就是借助新媒體增強(qiáng)機(jī)關(guān)文檔痕跡化管理意識、依托新制度健全機(jī)關(guān)文檔痕跡化管理規(guī)范、適應(yīng)新需求完善機(jī)關(guān)文檔痕跡化管理機(jī)制、構(gòu)建新結(jié)構(gòu)嚴(yán)密的機(jī)關(guān)文檔痕跡化管理流程、基于新科技提升機(jī)關(guān)文檔痕跡化管理技術(shù)的五位一體。這五個方面互為聯(lián)系、不可或缺，共同構(gòu)成基于現(xiàn)代辦公環(huán)境的“五位一體”的機(jī)關(guān)文檔痕跡化管理模式。

2.1 借助新媒體增強(qiáng)機(jī)關(guān)文檔痕跡化管理意識。由于機(jī)關(guān)文檔痕跡化管理模式在當(dāng)下尚未被引入機(jī)關(guān)文檔管理中，所以增強(qiáng)機(jī)關(guān)文檔痕跡化管理意識是進(jìn)行機(jī)關(guān)文檔痕跡化管理工作的前提，也就應(yīng)當(dāng)借助新媒體對機(jī)關(guān)工作人員進(jìn)行宣傳教育以增強(qiáng)其痕跡化管理意識。首先，就宣傳教育途徑而言，筆者倡導(dǎo)機(jī)關(guān)擺脫材料印發(fā)、會議宣傳、視頻觀看等傳統(tǒng)模式，利用當(dāng)下炙手可熱的新媒體如微信、微博、博客等交互性“微”媒介進(jìn)行宣傳推廣。其次，就宣傳教育內(nèi)容而言，應(yīng)根據(jù)機(jī)關(guān)文檔痕跡化管理的需要側(cè)重提高以下幾種意識：一是提高記錄意識。也就是說，機(jī)關(guān)各部門在處理機(jī)關(guān)文檔時應(yīng)該對機(jī)關(guān)文檔的更改、流轉(zhuǎn)、整理等行為做出及時的記錄，并對記錄進(jìn)行短暫保存或向檔案室移交以發(fā)揮機(jī)關(guān)文檔現(xiàn)行價值。二是提高收集意識。也就是說，機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)部門人員應(yīng)有主動的收集意識，在處理機(jī)關(guān)文檔的過程中對其價值做出初步鑒定和篩選，將需要?dú)w檔的文件及其痕跡檔案及時收集起來，以保證歸檔文件的全面、完整、齊全。三是提高分類意識。分類是機(jī)關(guān)文檔整理中的重要一環(huán)，機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)部門人員應(yīng)按照分類原則和具體標(biāo)準(zhǔn)對機(jī)關(guān)文檔進(jìn)行有序分類，為機(jī)關(guān)文檔管理提供良好的基礎(chǔ)。四是提高歸檔意識。也就是說，機(jī)關(guān)各部門應(yīng)該主動地、及時地按照工作要求將本部門處理完的機(jī)關(guān)文檔和伴隨其產(chǎn)生的痕跡文檔向機(jī)關(guān)檔案室移交歸檔，謹(jǐn)防出現(xiàn)遺漏、延時現(xiàn)象。

2.2 依托新制度健全機(jī)關(guān)文檔痕跡化管理規(guī)范。一方面，各級機(jī)關(guān)要健全機(jī)關(guān)文檔管理工作規(guī)范，完善與落實相關(guān)制度和標(biāo)準(zhǔn)。首先，文書標(biāo)準(zhǔn)可操作性差且滯后于檔案標(biāo)準(zhǔn)是阻礙文檔工作銜接的一個重要因素，我國應(yīng)統(tǒng)籌規(guī)劃文件標(biāo)準(zhǔn)的制定工作，滿足文件標(biāo)準(zhǔn)化管理的實際需求，注重與檔案標(biāo)準(zhǔn)的呼應(yīng)，適應(yīng)檔案信息化管理的新形勢，并輔以推廣落實和檢查考核。其次，各級機(jī)關(guān)應(yīng)以《檔案法》、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》、《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》等法律法規(guī)和檔案工作的制度規(guī)范為根據(jù)，結(jié)合本機(jī)關(guān)的工作實際，健全和完善檔案工作制度和規(guī)范，如機(jī)關(guān)檔案管理辦法、檔案分類大綱、保管期限表、檔案文件材料歸檔和不歸檔范圍等；完善檔案的管理、利用、保密、鑒定、銷毀制度等。再次，各級機(jī)關(guān)應(yīng)貫徹執(zhí)行《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T 9704-2012），注重文件的登記、著錄格式等。最后，各級機(jī)關(guān)應(yīng)注重文件的載體格式即用紙、書寫材料、封裝格式等。另一方面，各級機(jī)關(guān)要建立機(jī)關(guān)痕跡文檔管理規(guī)范，強(qiáng)化機(jī)關(guān)痕跡文檔管理。我國對于機(jī)關(guān)痕跡文檔的處理尚無明確的規(guī)范，機(jī)關(guān)各部門或檔案室往往按照自己的工作習(xí)慣進(jìn)行處理。這就要求有關(guān)部門盡快出臺機(jī)關(guān)痕跡文檔書寫標(biāo)準(zhǔn)和處理制度，如機(jī)關(guān)痕跡文檔的書寫格式、保存期限、保密范圍和處置去向等。此外，對于不同類型的機(jī)關(guān)痕跡文檔所需要的記錄載體如標(biāo)注卡、統(tǒng)計表、流轉(zhuǎn)袋的格式、材料應(yīng)該由機(jī)關(guān)統(tǒng)一定制或采購，以利于機(jī)關(guān)痕跡文檔的規(guī)范化管理。

2.3 適應(yīng)新需求完善機(jī)關(guān)文檔痕跡化管理機(jī)制。機(jī)關(guān)文檔一體化管理機(jī)制是機(jī)關(guān)文檔痕跡化管理機(jī)制的基礎(chǔ)，完善機(jī)關(guān)文檔痕跡化管理機(jī)制離不開機(jī)關(guān)文檔一體化管理機(jī)制的完善。而文檔一體化管理要求在機(jī)關(guān)系統(tǒng)內(nèi)建立統(tǒng)一的工作程序和統(tǒng)一的控制中心，使得文件管理和檔案管理之間不存在明顯的分野，但立足于我國機(jī)關(guān)內(nèi)部文書部門和檔案部門的相對獨(dú)立性的現(xiàn)狀，筆者從“協(xié)同”的角度出發(fā)，認(rèn)為各機(jī)關(guān)應(yīng)從宏觀協(xié)同、前端協(xié)同、末端協(xié)同三個方面完善機(jī)關(guān)文檔一體化管理機(jī)制，進(jìn)而建立健全機(jī)關(guān)文檔痕跡化管理機(jī)制。其一，宏觀協(xié)同。也就是說，各級機(jī)關(guān)要組建機(jī)關(guān)文檔管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組及其辦公室，一方面，負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)文檔管理工作的規(guī)劃、制度、標(biāo)準(zhǔn)的審核和發(fā)布；另一方面，要負(fù)責(zé)本機(jī)關(guān)文檔管理工作的內(nèi)調(diào)外聯(lián)工作，及時召開機(jī)關(guān)文檔管理工作協(xié)調(diào)會議，與各部門密切配合，做好機(jī)關(guān)文檔管理工作，進(jìn)而做好機(jī)關(guān)文檔痕跡化管理。其二，前端協(xié)同。也就是說，對整個機(jī)關(guān)文檔管理過程的目標(biāo)、要求和規(guī)則進(jìn)行系統(tǒng)分析、科學(xué)整合后，把需要和可能在文件現(xiàn)行階段實現(xiàn)或者部分實現(xiàn)的管理功能盡量在現(xiàn)行階段實現(xiàn)，從前端確保機(jī)關(guān)文檔一體化管理的實施效果，進(jìn)而強(qiáng)化機(jī)關(guān)文檔痕跡化管理。如吉林省和長春市檔案局創(chuàng)建的“三位一體”的“吉林模式”，將文件的登記、立卷、著錄（包括標(biāo)引）同時進(jìn)行，其最大特點是將文件的“歸檔關(guān)口”提前至文件的“收發(fā)文登記”，文件一旦正式形成或者收到就轉(zhuǎn)化為檔案，既簡化了工作程序，又將已形成生效或收到的文件此后運(yùn)動的全過程統(tǒng)一協(xié)同起來。[3]其三，末端協(xié)同。也就是說，各級機(jī)關(guān)一方面要完善機(jī)關(guān)文檔管理工作通報機(jī)制，定期通報包括機(jī)關(guān)文檔痕跡化管理在內(nèi)的機(jī)關(guān)文檔管理工作的進(jìn)展情況，使機(jī)關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)、所屬單位及檔案員對機(jī)關(guān)文檔管理和機(jī)關(guān)文檔痕跡化管理有一個全面的了解；另一方面要完善機(jī)關(guān)文檔管理工作監(jiān)督檢查機(jī)制，定期或者不定期地檢查機(jī)關(guān)文檔管理和機(jī)關(guān)文檔痕跡化管理工作，通過檢查及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題、總結(jié)經(jīng)驗，推動機(jī)關(guān)文檔一體化管理機(jī)制和機(jī)關(guān)文檔痕跡化管理機(jī)制順利運(yùn)行。

2.4 構(gòu)建新結(jié)構(gòu)嚴(yán)密的機(jī)關(guān)文檔痕跡化管理流程?；跈C(jī)關(guān)文檔痕跡化管理，要求各級機(jī)關(guān)在文件生命周期每一個階段做到“有跡可循”。因此，需要各級機(jī)關(guān)在“大文件”的概念基礎(chǔ)上構(gòu)建新的工作結(jié)構(gòu)，形成嚴(yán)密的機(jī)關(guān)文檔痕跡化管理工作流程，注重文件生命周期內(nèi)各個階段所有管理活動和管理要素的統(tǒng)籌兼顧，強(qiáng)調(diào)各項利用內(nèi)容和要求的無縫銜接、系統(tǒng)整合和總體效應(yīng)。具體來說，筆者認(rèn)為，就機(jī)關(guān)實體文檔而言，應(yīng)從以下幾個方面努力構(gòu)建新結(jié)構(gòu)嚴(yán)密的機(jī)關(guān)文檔痕跡化管理流程：其一，在文件制作階段，要對文件版本的變更做出及時記錄，形成痕跡文檔。其二，在文件的現(xiàn)實使用階段，應(yīng)該在文件流轉(zhuǎn)袋上注明內(nèi)含文件數(shù)量和內(nèi)容、下一步流轉(zhuǎn)方向以及相關(guān)文件是否加密等信息，及時形成痕跡文檔。此外，流轉(zhuǎn)過程中的辦理意見應(yīng)在標(biāo)準(zhǔn)的意見標(biāo)注卡上表明并且規(guī)范附屬在文件上。其三，在文件處于現(xiàn)實使用階段到暫時保存階段的過渡期時，機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)部門人員應(yīng)當(dāng)在移交前形成初步的整理和篩選記錄，而機(jī)關(guān)檔案部門人員應(yīng)形成規(guī)范的檔案整理日志，及時添加缺損或新增補(bǔ)文件號、鑒定不明文件號以及整理進(jìn)度等記錄信息，確保隨時形成痕跡文檔。其四，在文件的暫時保存階段，機(jī)關(guān)檔案部門人員應(yīng)形成規(guī)范的檔案借閱和移交記錄，及時留下痕跡文檔。

2.5 基于新科技提升機(jī)關(guān)文檔痕跡化管理技術(shù)。筆者認(rèn)為，就機(jī)關(guān)電子文檔而言，應(yīng)該注重新科技的提升來加強(qiáng)機(jī)關(guān)文檔痕跡化管理。就目前而言，筆者認(rèn)為，各級機(jī)關(guān)應(yīng)從以下幾個方面運(yùn)用新科技來提升機(jī)關(guān)文檔痕跡化管理技術(shù)。其一，運(yùn)用電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)置、捕獲新科技提升機(jī)關(guān)文檔痕跡化管理技術(shù)。電子文件管理系統(tǒng)是信息化背景下推動文檔工作的重要因素，電子文件管理系統(tǒng)在機(jī)關(guān)文檔工作中的協(xié)同作用主要體現(xiàn)在“提前介入”，即盡可能地把文件各個階段的管理要求放在設(shè)計階段予以考慮，以功能合理的文件管理系統(tǒng)作為管理電子文件的先決條件，其要求主要體現(xiàn)在“系統(tǒng)管理、背景保留、即時歸檔、長期利用、信息安全”五個方面。聯(lián)系機(jī)關(guān)文檔痕跡化管理的內(nèi)在要求，筆者強(qiáng)調(diào)其設(shè)置、捕獲技術(shù)，即凡是可能在文件形成同時生成的數(shù)據(jù)，包括描述文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景、版本文件生成環(huán)境、存在狀態(tài)等各方面的信息等均可在當(dāng)時及時采集、存儲下來，文件形成時尚無法生成的文件運(yùn)轉(zhuǎn)、保管、利用等方面的數(shù)據(jù)也可及時追加。一句話，各級機(jī)關(guān)運(yùn)用電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)置、捕獲技術(shù)可以及時采集、存儲隨時產(chǎn)生的機(jī)關(guān)文檔痕跡化管理信息。其二，運(yùn)用數(shù)字檔案室系統(tǒng)的審計跟蹤新科技提升機(jī)關(guān)文檔痕跡化管理技術(shù)。數(shù)字檔案室是機(jī)關(guān)在履行職能過程中，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本等數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、整理、存儲、管理，并通過不同類型網(wǎng)絡(luò)提供共享利用和有限公共檔案信息服務(wù)的檔案信息集成管理平臺。數(shù)字檔案室系統(tǒng)應(yīng)具備日志功能，用于記錄、審計各類管理、操作行為，應(yīng)能記錄管理員、各類用戶的行為信息，包括登錄數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)，實施檔案門類管理，編輯元數(shù)據(jù)或目錄數(shù)據(jù)、處置電子檔案等各種操作行為；應(yīng)能記錄非授權(quán)用戶試圖登錄或操作的行為；應(yīng)能記錄登錄或操作失敗的有關(guān)信息；應(yīng)具備日志檢索、輸出、導(dǎo)出等管理功能。一句話，各級機(jī)關(guān)運(yùn)用數(shù)字檔案室系統(tǒng)的審計、跟蹤技術(shù)可以及時記錄、審計隨時產(chǎn)生的機(jī)關(guān)文檔痕跡化管理信息。其三，運(yùn)用彩色留痕新科技提升機(jī)關(guān)文檔痕跡化管理技術(shù)。也就是說，各級機(jī)關(guān)在運(yùn)用電子文件管理系統(tǒng)對機(jī)關(guān)電子文檔的任何增加、刪除或修改的痕跡進(jìn)行保留的同時，運(yùn)用彩色留痕新科技，能夠用不同顏色標(biāo)注不同修改信息。2014年國家檔案局公布的《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》的“5.3 文書類電子檔案質(zhì)量要求”的“5.3.3 文件格式要求”明確指出：“集中記錄修改過程的彩色留痕稿以及確有必要保存的重要修改稿可以WPS、RIF、DOC等同級國家檔案館認(rèn)可的方式歸檔保存?！?一句話，各級機(jī)關(guān)運(yùn)用彩色留痕技術(shù)可以標(biāo)注、修改機(jī)關(guān)文檔一體化管理過程中產(chǎn)生的相對重要的機(jī)關(guān)文檔痕跡化管理信息。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳兆祦.文件與檔案——從理論到方法[M].北京：中國檔案出版社， 2010：16～18.

[2]陳舜平. 痕跡化管理芻議[C]. //廣西煙草學(xué)會2006年度學(xué)術(shù)年會論文集， 廣西煙草學(xué)會， 2006.

[3]何嘉蓀.“文檔一體化”路在何方——關(guān)于檔案概念外延的討論之二[J].檔案學(xué)通訊， 1996（6）.

（作者單位：管先海，亓?xí)匀A，白樺，濮陽市檔案局；孫洋洋，中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院 來稿日期：214-12-18）