淺談以信息化技術融入新時期的檔案管理工作

陳春蘭

摘 要：在信息化技術高速發展的時代背景下，傳統的檔案管理工作存在著明顯的不足和短板，制約了檔案管理工作的發展。本文從當前傳統檔案管理工作的不足入手，結合實際，對新時期如何抓好檔案信息化管理工作進行了探索。

關鍵詞：新時期 信息化技 檔案管理

隨著信息科技的發展，信息技術已經成為現代管理工作中不可或缺的工具，在提高管理精度和進度中發揮了極其重要的作用。作為一個單位運行管理重要一環的檔案管理工作，卻仍然停留在“以紙質檔案為主、信息化檔案為輔”的狀況下，與時代的要求及事業的發展之間存在較大的不適應性。如何探索運用信息化技術強化檔案管理工作，對提升檔案管理工作科學化水平有著重要的意義。

1.當前檔案信息化管理中存在的不足

檔案管理旨在保存資料、記錄歷史、服務發展。傳統的檔案管理手段是將記錄分門類別地存放在檔案室中，其管理重心就放在了收集記錄、編目編冊及日常管理等環節上。隨著時代的發展，傳統檔案管理已逐漸無法滿足事業發展需求，其不足之處正日漸顯現。

1.1工作任務與人力資源之間存在的矛盾

隨著事業的發展，檔案資料來源日趨多元化，使周期性的收集記錄、編目編冊工作任務變得越來越繁重。往往是只有一名檔案管理人員，必須同時兼顧周期性的檔案歸檔工作和檔案日常管理工作，且檔案管理人員對信息化技術的應用能力普遍較差，為檔案管理工作形成了巨大的壓力。

1.2檔案數量與保存空間之間存在的矛盾

一個單位經過幾十年的發展和積累，檔案數量日漸龐大，檔案室的空間則日趨緊張。而檔案室在建設標準上有著規范的要求，很多單位在建設檔案室時往往缺乏前瞻性，沒有預留足夠大的空間，對實體檔案的保存形成了較大的制約。

1.3檔案調閱與運用需求之間存在的矛盾

傳統檔案的調閱存在現場性、單一性等特征。調閱人員必須到檔案室現場，且要在檔案室里“大海撈針”，造成了調閱效率低下。此外，還存在資料一經借出，其他人無法查閱的問題以及外地工作人員無法遠程查閱的問題，對檔案的運用效率造成了較大的影響。

1.4長期保存與安全保障之間存在的矛盾

傳統的檔案多為紙質記錄，雖然檔案室按照較高的規范建設而成，對檔案起到了較好的保護作用。但在借出過程中及保存過程中往往會出現一些不可預料的因素，使檔案的長期性保存存在隱患。

2.以信息化技術融入新形勢下的檔案管理工作

傳統檔案管理存在的不足的矛盾，迫切需要引入信息化管理手段加以改進、予以破解。結合本人的思考和實踐，筆者認為，在運用信息化技術強化新形勢下的檔案管理工作中，必須抓好以下工作：

2.1立足規范性，建立規范的管理體系規范化、標準化的基礎工作是檔案管理信息化建設的前提。制定和實施檔案信息化工作的標準和規范，是檔案工作現代化的必然要求，是提高工作質量和效率的前提所在。由于現行的檔案學學科理論較為陳舊，使檔案信息化建設無現成可借鑒的管理規范。因此，在引入信息化技術管理檔案的前期，必須立足規范化建設，著眼于建立一套全新的符合本單位檔案管理工作實際、適應單位事業發展需求的檔案信息化管理體系。在建設過程中，首先要解決紙質檔案數字化的規范問題，按照各類紙質檔案的不同需求，明確其轉化為電子文檔的方式、類型及參數等要求和操作規程；其次要解決電子文檔歸檔的規范問題，按照不同類型的電子文檔，明確其編制規范和歸檔流程；再次要解決數字化檔案日常管理的規范問題，在制定實施數字化檔案分類編號原則的基礎上，對收集、整理、調用等環節制定相應的流程、記錄、權限和審批程序，實現檔案信息化管理的有序化、標準化和規范化發展。

2.2保障安全性，落實可靠的防護措施信息化技術是把“雙刃劍”，其在為檔案信息化管理工作帶來便利的同時，也為檔案管理工作的安全帶來的極大的要求和挑戰。檔案管理的先決條件就是真實和安全，而這也是檔案管理中的重中之重、難中之難。應該預見的是，檔案的信息化管理和傳統的紙質檔案管理還將在相當長的一段時期內并存，對檔案管理工作的真實性和安全性構成“雙保險”。因此，在落實并加強傳統檔案管理安全防護措施的同時，要大力加強信息化技術引入后的安全防范，為檔案信息化管理工作的發展提供安全保障。在強化安全防范過程中，首先要從檔案管理人員入手，制定落實相應的安全管理守則，提高檔案人員的安全防護能力，守住檔案信息化安全的第一道保護屏障；其次要從硬件日常安全管理入手，制定實施身份認證、防火墻、數據備份等安全防護制度，消除網絡安全對檔案信息化管理的威脅。

2.3著眼長期性，提供強大的資源保障檔案信息數字化建設是一項長期的、發展的系統工程，需要從人力、物力、財力等資源上加大投入、予以保障，為檔案信息化管理工作實現可持續發展提供強大的軟硬件支撐。一要提供強有力的技術支撐。技術是檔案信息化建設的生命，沒有過硬的技術支撐，檔案信息化就是一句空話。首先，要配備質量可靠、性能優良的硬件設備并添置相應的配套設備，防止電磁干擾、輻射等影響，從源頭上減少自然毀損概率，并定期對設備進行升級改造，保持硬件設備的適用性和先進性。其次，要設計開發出適合單位使用實際的檔案信息管理軟件，使檔案信息化建設與辦公自動化系統融合貫通，實現檔案系統管理、遠程調用等功能。再次，要加強軟硬件的日常維護管理，保障軟、硬件安全運行。二是提供強有力的人力資源。首先必須加強檔案管理人員的配備，在更新原有檔案人員觀念和知識結構、提高檔案人員信息化管理技能的同時，調配具有信息化管理能力的人員充實檔案管理力量。其次必須強化對檔案管理人員的繼續教育，使檔案管理人員及時掌握檔案信息化管理的新理念、新技能、新規定，保持思想理念和管理技能的與時俱進。

述上所述，信息化是當今時代發展的大勢所趨，其在對傳統檔案管理工作帶來新挑戰的同時，也為新時期檔案管理工作發展提出了新要求、迎來了新機遇。只有正視傳統檔案管理工作中的不足，充分認識檔案信息化管理工作的重要性和迫切性，以及檔案信息化建設工作的長期性和艱巨性，在規范性、安全性和長期性三個方面下功夫，做到紙質檔案與信息化檔案并行共進，才能實現檔案管理工作的與時俱進，才能充分發揮檔案管理工作在保存資料、記錄歷史、服務發展上的作用，為事業的發展提供強有力的支撐和保障。endprint