檔案信息化管理利用及創新服務

摘 要：隨著我國信息化的發展，檔案信息化管理也需要得到相應的改善。通過建立完善的檔案管理信息系統，合理安全的使用網絡，規范化檔案資料和相應的制作，完善檔案信息化管理模式進行研究。作為檔案管理工作的一項具體的內容，檔案管理的服務機制需要進行創新，使得檔案管理服務能夠適應檔案工作的發展和改革的需要，在發展檔案工作的基礎上開辟出嶄新的創新型服務。

關鍵詞：檔案；信息化管理；問題；創新服務

時代在進步，網路技術隨著信息技術的發展而得到了相應的更新，檔案工作的發展為了要滿足信息的數字化和數據庫化，需要合理充分的利用網絡化，使得檔案管理的工作能夠實現自動化，根據相應的法律法規來實現檔案管理的法制化。為了能夠更好的開發和利用檔案信息資源，需要對檔案管理工作創新來更加完善檔案管理的使命，通過對國外先進經驗的學習，利用先進的科學知識來更加的完善信息技術的管理服務。

1 檔案管理現狀及存在的問題

信息技術在日常生活中得到了廣泛的應用，使得社會上的分工隨著應用程序的提高而越來越細，信息載體的多樣化也使得檔案信息變得復雜了很多。除了許多歸案的卷宗或文件這樣的靜態實物和電子信息文檔等虛擬資料，還包括眾多海量的圖形文件等信息，檔案的獨立的存在形式使得檔案管理的內容也變得豐富起來。

檔案信息換管理又可以成為電子信息管理，它的發展是源于計算機技術的不斷發展上的，通過對所涉及的數據進行采集處理和存儲等工作來實現檔案的信息化管理。檔案的信息換管理能夠在一定程度上提高檔案管理的質量，加上較為創新型的理念的應用，使得檔案信息化管理在我國得到了快速的發展。檔案信息化管理能夠實現信息的快速存儲和管理，而且能夠對信息的完整性和可靠性提供有效的保障，這使得檔案信息化管理在社會發展上有著很重要的意義。

檔案信息化管理工作是一項基礎性的工作，有一定的服務性和科學性，所以在管理的各個過程中都有所覆蓋。信息的載體是檔案的主要組成，這些文字圖表聲像等載體在進行記錄時，能夠為市場的經濟提供一定的虛擬的財產，能夠作為一定的動力來推動檔案的管理工作，通過合理的進行檔案信息化管理來實現檔案的安全性發展。

檔案信息化管理隨著我國社會經濟的不斷發展而廣泛的應用到了社會各界 ，在進行檔案信息化管理的過程中，需要注意數據資料、工作流程和檔案檢索的信息化。在數據資料的信息化方面，著重的是人們通過信息技術來對各種生活中信息通過一定的數據格式來進行存檔保存；在工作流程的信息化方面，隨著先進科學技術的發展，使得檔案信息化管理工作的規范性得到重視和加強，通過提高管理人員的專業能力和嚴格要求下的工作標準來實現對檔案信息化管理資料的真實性和完整性；在檔案檢索的信息化上，在對信息檔案進行保存管理后，能夠使得人們通過網絡對所需要的符合實際的檔案信息進行快速有效的檢索。

人們可以將計算機產訓系統運用到檔案信息化管理的工作中來，這樣能夠明顯的提高檔案信息化管理的效率。通過提高局域網的建設范圍和建立完善的檔案信息用戶庫，能夠使得人們對檔案的需求能夠及時有效的了解，通過針對性的對信息化管理的完善來提高檔案信息的利用率。在宣傳方面，需要按照一定的工作中心，系統、明確、層次性的對檔案信息化管理進行宣傳。

為了更加提高信息的時效性和高價值，需要在日新月異的信息化社會的信息化管理中廣泛的應用網絡技術，通過網絡技術來實現檔案信息資源的共享，滿足人們對檔案信息的需求，檔案管理模式及各業務環節也隨著檔案信息化管理的高要求進行改進和完善。

檔案的管理水平也需要有所提高，相對于其他的國家來說，我國的檔案信息化管理還是較為落后的，主要體現在檔案管理的現代化程度不夠高。為了與國際接軌，提高檔案信息化管理的質量，需要對檔案信息化管理的意識進行不斷的更新，不斷對管理的方法進行完善，加上先進的計算機設備和網絡技術來有效的提高檔案信息化管理的工作質量。通過現代化的檔案信息管理來提高檔案管理的效率和信息資源的利用率。

檔案信息化管理還需要樹立可持續發展的原則，在對 檔案信息資源進行開發利用時，需要合理的利用，不但能夠提高檔案管理的質量，提高檔案信息的使用壽命，還能夠利用這些信息創造更多的適應社會的高素質人才并服務于社會各行各業。

2 檔案信息化管理的建設

2.1 檔案信息化管理的不足

首先體現在基礎設施上，我國的地域較廣，地勢變化復雜，導致了東西發展不平衡，部分相對落后的地區的局域網設施建設相較為落后，需要進一步的完善。在部分安裝了局域網的地方上，檔案信息工作的自動化系統需要進一步完善，檔案專業體系不夠完善，使得檔案信息化管理工作得不到相應的發展。

在網絡技術和國家的政策上來所，因為人們對網絡技術的了解有差異，使得信息資源的安全性得到了重視，可以通過對網絡技術的法律法規和規章制度進行引導和規范，明確電子信息資源的法律地位。因為缺乏明確的管理性和業務性，加上技術性的標準使得信息安全技術問題得到了重視。

在相關的體系規范方面，需要用標準化和規范化來對檔案信息化管理來進行保證，目前出臺的標準規范上不能保證檔案信息化管理的快速有序發展，應該得到加強。

2.2 相應的改善措施

在相對落后的地區應該加大國家對于網絡的投資建設，有局域網的地區應該提高各種設施的配置，利用各種軟硬件和機器設備來提高檔案信息化管理的自動化，完善檔案數據庫的建設。

針對網絡技術問題，需要加大人們對網絡技術的認知，面對較強的技術性，檔案信息化管理需要廣大的高技術人才，通過對加大人才的檔案管理知識的傳授和相應網絡技術的培訓來培養出高素質業務性人才，使得檔案信息化管理工作得到有序的進行，一定程度上提高網絡信息的安全性。

在安全性方面，除了上述的加強對人才的網絡技術的培訓外，還需要加強檔案信息化管理人員的安全意識，通過完善的檔案信息化管理系統和嚴密規范的工作流程來提高檔案信息化管理的安全性。

3 檔案管理服務的創新

創新是一個國家不斷發展的源泉與動力，只有通過不斷的創新才能最終矗立于世界之巔。在檔案信息化管理的過程中，也需要進行創新服務，通過創新服務能夠適應社會的不斷發展，更好的與時俱進，與國際接軌。通過不斷的創新，能夠為檔案信息化管理提供生機與活力，發展出一條適合中國國情的檔案信息化管理道路。

3.1 檔案服務機制創新

檔案管理工作是一項基本的輔助性的工作，目標是為社會各界的人們群眾和各個部門及其專業人士進行服務。

檔案工作服務的一個重要方面就是對各級的領導的決策進行服務，在這一方面上，主要能夠體現服務的敏銳性和主動性，根據實際情況對不同的重點任務進行不同的處理。在服務發熱過程中需要加強與領導的溝通與聯系，這樣才能更高的對檔案問價和檔案信息進行時效性的分析，在正確的時機為領導提供正確的檔案信息。

在為廣大人們群眾的服務上，主要是體現服務的廣泛性，通過廣泛性的服務為大眾提供最為合理的服務，通過對服務力度和服務理念的改變來更好的服務于大眾?？梢酝ㄟ^廣泛的開展各種專題檔案展覽、強化愛國主義的教育來加強對檔案管理的了解，文化的承載傳承也有一定的影響

為了在檔案信息化管理服務方面有所突破，需要充分發揮窗口的作用，對服務機制進行創新，拓寬服務的渠道。通過完善檔案系統局域網上網工程和建立檔案信息庫來實現檔案的快速檢索，通過檔案工作的合理聯接來實現檔案資源的最大程度的共享。

3.2 提高服務創新意識

為了加快檔案信息管理的創新，首先應該提高服務創新意識，把提高服務創新意識作為心中的責任來對服務進行創新。通過更加主動的工作服務，來為檔案管理工作提供支撐；通過對檔案部門服務功能的拓寬來滿足用戶的合理需求。在檔案的開放工作上需要按照一定的法律發揮來進行，利用好窗口的功能來更加便利的提供檔案信息。面對不斷變化的形式與問題，通過不斷的實踐來切實提高服務的創新意識。

3.3 創新服務手段

建立檔案網絡頁面，合理利用網上服務，通過建立完善的局域網來提高檔案管理服務的質量；通過建立電子文件檔案管理來保證檔案的時效性和穩定性，按照相應的規定對電子檔案進行嚴格的管理，保證電子信息資料的安全性。

4 結語

檔案信息化管理面臨這新的機遇與挑戰，應該提高服務創新意識，解放思想，與時俱進，用最優質的服務帶動檔案信息化管理的進行。

參考文獻

[1]安艷芳. 淺談網絡環境下檔案信息化管理與服務機制的創新[J]. 山西檔案，2012，S1：92-94.

[2]宋守君. 工程檔案信息化管理系統的功能與對策研究——以山東建筑大學為例[J]. 山東建筑大學學報，2014，04：364-367+373.

[3]賈文琴. 綜述檔案信息化管理的必要性[J]. 黑龍江史志，2014，05：82.

[4]吳萌. 建筑施工企業檔案信息化管理創新的幾點建議[J]. 廣東科技，2014，20：7-8.

[5]劉藝凱. 淺談檔案信息化管理存在的問題及解決對策[J]. 民營科技，2011，02：206.

[6]胡萍. 檔案信息化管理對高素質館員的要求和培養[J]. 黑龍江科技信息，2004，01：126.

作者簡歷

孟宇軒（1989-），男，內蒙古豐鎮市人，漢族，大學本科學歷，豐鎮市規劃局工作。檔案管理方向。