人事檔案管理在中學人力資源管理中的作用分析

何菁霞

摘 要：在中學的人力資源管理中，人事檔案管理是十分重要的組成部分，做好人事檔案管理有助于提升中學人力資源管理的水平。中學的人事檔案管理是對人的學習、生活、工作以及思想認識、價值品質等記錄和反映，通過人事檔案能夠對人的信息有一個直觀的了解。學校的人力資源管理部門應加強人事檔案管理工作，認識到人事檔案管理對于中學人力資源管理的重要作用，積極采取措施強化人事檔案管理。本文就人事檔案管理在中學人力資源管理中的作用進行分析和研究。

關鍵詞：人事檔案管理；中學人力資源管理；作用

人事檔案是人力資源管理中各項信息的載體，人事檔案的內容是人才選拔、任用的重要依據，科學的對人事檔案進行管理有助于人力資源的開發。中學的人事檔案管理應努力適應現代化的發展需要，強化服務意識，采用科學、合理的方式進行人事檔案管理，促進人事檔案管理規范化、制度化。

1 人事檔案管理在中學人力資源管理中的作用

1.1 保管人力資源的相關信息

中學的人事檔案管理是對中學人力資源的相關信息進行記錄、保存，人事檔案中記錄著教職工的個人基本信息，例如年齡、學歷、籍貫、職位、科研成果以及社會經歷等內容，通過人事檔案信息，中學能夠對學校的教職工給予客觀、準確的評價，有助于學校對教職工進行全面的了解和開發，為學校的人力資源管理提供了科學、真實的依據。[1]

1.2 為人事變更提供依據

人事檔案管理還能夠為學校的人事變更提供科學的依據，學校的人事檔案與學校流動人員的薪酬有著直接的關系，當學校出現人事變更時，人事檔案就成為變更的依據。但學校教職工工作變動時，需要將自己的人事檔案帶到新的單位，人事檔案的情況在一定程度上決定著員工在新單位的薪酬以及福利待遇，人事檔案是關系學校教職工切身利益的重要資料，學校應積極做好人事檔案管理工作。[2]

1.3 證明學校人員素質

中學的人力資源管理工作具有一定的復雜性，涉及的內容比較多，包括學校教師、校長、以及相關人員的招聘工作，學校的招聘會根據應聘者人事檔案的相關內容，例如年齡、學歷、以往的工作情況、科研成果等作為人才招聘的依據。雖然現在的人事檔案中不乏虛假信息，但是對于一些無法在短時間內觀察和了解的內容，依舊需要以人事檔案中的信息為準。

1.4 有助于中學教職工信息審核

中學會定期對教職工的教學以及科研等工作情況進行考察，并以此為依據決定著教職工的獎金、薪酬以及職位晉升等，而這些考察需要根據教職工的學歷、年齡、工作時間以及科研成就等方面進行，人事檔案作為這些信息記錄的載體，在中學的人力資源管理中發揮著積極地作用。中學應積極加強人事檔案的信息錄入、保管等工作，保證人事檔案信息的可靠性和真實性，為中學的人力資源管理提供科學的依據。[3]

1.5 實現人力資源的優化配置

中學的人事檔案中記錄著學校教職工的基本信息，學校可以根據這些信息檢查學校的人力資源配置是否合理，科學、完整的人事檔案能夠為人力資源的優化配置提供科學的指導，對人才的需求進行合理的預測，找到適合學校發展的人才結構模式，了解學校中的人才空缺情況，從而有針對性的進行人才招聘，促進中學實現良好的發展。

2 強化人事檔案管理在中學人力資源管理作用的對策

2.1 樹立人事檔案管理理念

中學要做好人事檔案管理，促進人力資源的優化配置，首先要提高學校領導、管理者對人事檔案管理的重視程度，樹立人事檔案管理的理念，明確人事檔案管理對于人力資源管理工作的重要作用，為建立完善的人事檔案管理制度打下基礎。學校領導要明確人事檔案管理在現代人力資源管理的重要作用，轉變落后的人事檔案管理思想，推進人事檔案管理制度的建立，使人事檔案管理為人力資源管理提供良好的服務，促進中學實現良好的發展。

2.2 建立完善的人事檔案管理制度

人事檔案管理工作的有效開展需要完善的人事檔案管理制度作保障，使人事檔案管理工作的開展有據可循，有法可依。當前中學人事檔案管理出現問題的原因主要就是人事檔案管理的制度不完善，造成人事檔案缺失、造假現象時常發生，給學校的人力資源管理工作帶來了一定的負面影響，不利于學校的持續發展。[4]為此，中學應積極建立完善的人事檔案管理制度，從人事檔案的收集階段開始，對處理、歸檔、編目以及保存等環節都建立完善的管理制度，保證人事檔案管理每一環節工作的開展都能夠得到規章制度的保證，實現人事檔案管理工作的科學化、規范化，促進學校人力資源管理工作的高效開展。

2.3 實現信息化的人事檔案管理

當前網絡信息技術快速發展，傳統的人事檔案管理方法已經不能適應現代人力資源的發展需要。傳統的人事檔案管理是以紙質為主的，通過人工對紙質檔案進行整理、保管，工作的效率比較低，而且很容易出現失誤。學校應積極應用現代化的信息管理方法，實現人事檔案的信息化管理，提高管理工作的效率，也保證工作質量。人事檔案的信息化管理就是在人事檔案管理過程中，應用計算機網絡技術，對復雜的人事檔案信息進行整理和保管，便于日后的查找、檢索和使用，能夠有效地避免傳統人事檔案管理中出現的失誤，為學校的人力資源管理提供優質的服務。

2.4 實現人事檔案信息的多樣化

人事檔案管理是學校對教職工進行考核評估的重要參考，人事檔案信息的詳細性、真實性有助于實現考核評價的科學、合理。這就需要人事檔案信息的內容更加全面、充實，在進行教職工信息記錄時，不僅要保證教職工個人基本信息的準確，還需要對涉及教職工個人能力素質的各項內容進行記錄，例如個性才能、價值取向等，實現多樣化的人事檔案信息，為學校的人力資源開發和利用提供科學的參考依據，能夠更加合理的使用人才。[5]學校應根據自身的實際情況，對不同學科崗位的教職工檔案信息進行區別編制和管理，實現人力資源管理的科學化和合理化。

2.5 提高人事檔案管理人員的素質能力

在中學人事檔案管理工作中，人事檔案管理人員的素質能力對于提高檔案管理效果，促進人力資源開發建設具有積極的意義。因此中學必須加強人事檔案管理人員的教育培訓工作，提高人事檔案管理人員的檔案管理知識，強化計算機網絡技術，使人事檔案管理人員能夠科學有效的利用計算機進行人事檔案信息的錄入、歸檔、管理、查閱以及檢索等，提高人事檔案管理工作的效率和質量，為中學的人力資源管理工作提供科學的參考依據。此外，還需要加強人事檔案管理人員的職業道德以及思想教育，使其樹立責任意識，能夠積極的投入到人事檔案管理工作中，全心全意的為學校工作服務，促進中學的持續發展與建設。

3 結束語

在中學的人力資源管理工作中，人事檔案管理是十分重要的組成部分，對于促進學校的發展建設具有積極的意義。中學應加強對人事檔案管理的重視程度，了解人事檔案管理對于人力資源管理的重要作用，采取積極有效地措施促進人事檔案管理工作的開展，建立完善的人事檔案管理制度、促進信息技術在檔案管理中的應用，提高人事檔案管理的效率和質量，促進中學人力資源管理以及人事制度改革的不斷推進，實現中學的良好發展。

參考文獻

[1]吳小寧.人事檔案管理在學校人力資源管理中的作用研究[J].科技致富向導.201412.（3）：120-121.

[2]趙群.人事檔案在高校人力資源管理中的作用[J].右江民族醫學院學報.2012.25（2）：250-251.

[3]王曉芳.淺談人事檔案管理在學校人力資源管理中的作用[J].新課程（中學）.2014.13（12）：136-137.

[4]王文.人事檔案管理在學校人力資源管理中的作用初探[J].科技資訊.2013.23（1）：232-233.