會計電算化下檔案工作出現的新特點及管理

摘 要：本文通過歸納總結了電算化下會計檔案管理新特點，并提出了提高檔案管理水平的相關措施。

關鍵詞：會計電算化；會計檔案管理；新特點

隨著電子計算機的普及和發展，其在各行各業中的作用尤為明顯，尤其是其在會計領域中的應用。會計電算化的出現，使得會計檔案管理工作人員減輕了其工作強度，節約了其工作時間，降低了勞動成本。會計電算化已成為了會計檔案工作的主要發展方向，是實現會計檔案工作現代化的一種重要手段，并促進了會計檔案工作的規范化。會計電算化與傳統會計檔案工作的緊密結合成為了會計檔案工作發展的一個新的研究課題，并出現了一些會計電算化檔案管理的新特點及變化。

既然會計電算化檔案管理出現了新特點及變化，要了解這些新特點及變化，首先要了解什么是會計電算化。電算化的定義可以表述為：以電子計算機為主體，將現代電子技術、網絡通訊技術、信息技術應用于會計實務，是用電子計算機代替傳統的人工記賬、算賬、報賬，以及部分代替人腦完成對信息分析、預測與決策的過程[1]。根據會計電算化的定義，通過筆者對會計檔案管理工作的實踐和認識，總結出了電算化下會計檔案管理工作出現的新特點及變化，并針對這些新特點及變化提出了一些如何提高會計電算化檔案管理水平上的一些措施。

1.會計檔案管理出現的新特點

1.1 會計檔案的載體本身發生了變化

傳統的會計檔案管理不需要電子計算機、不需要會計軟件，檔案材料比較直觀，可直接查看會計信息。但會計電算化檔案管理后，使傳統的會計檔案資料的記錄方式發生了變化，會計檔案的存儲信息所載的載體也發生了改變，電算化檔案只能利用計算機在相應的軟件系統支持下才可閱讀、管理。《會計檔案管理辦法》中規定，使用電子計算機進行會計核算的單位，不僅要保存電子會計數據，而且應當保存打印出的紙質會計檔案。這意味著，會計電算化下的檔案管理不僅要管理傳統的紙質會計檔案材料，還要管理存儲在電子計算機內的、光盤內的、優盤內的或其他載體內的電子會計檔案材料。

1.2 會計檔案存儲條件要求更高

由于電算化會計檔案所用的載體是磁盤或光盤，因而電算化會計檔案具有易遭破壞，惡意人為修改后不易察覺的缺點。另外，載體材料的多樣化、載體質量的好壞、存放環境的優劣、存儲信息的有效期等因素都對電算化會計檔案影響較大，為了保證電算化會計檔案的安全和完整，對其存儲條件要求更高[2]。

1.3 會計檔案的管理范圍增大

傳統的會計檔案管理只保管那些反映經紀業務活動的材料，如會計憑證、帳薄及報表等重要的會計核算材料，而且會計核算材料都是通過手工操作完成。實行會計電算化檔案管理以后，所有的會計核算業務都是通過電子計算機來完成的。為了便于進行查詢和在電算化會計系統出現故障時進行數據恢復，往往把存有會計信息的磁性介質、會計電算化系統開發的全套文檔資料視為會計檔案保管。在實行會計電算化檔案管理之后，與傳統的會計檔案管理相比較，電算化檔案管理的范圍更大、要求更高、管理的程度更深更細。

1.4 會計信息規范而又快捷地提供

原手工制作、登記在紙質介質的會計憑證、會計賬簿和會計報表等傳統意義上的會計檔案，只能是手工方式提供，調閱信息速度慢，費時費力。實行會計電算化后，會計信息處理、查詢更加快捷。會計檔案信息則由計算機會計系統通過打印機規范、快速地打印輸出，使會計檔案信息提供更加規范、快捷。

1.5 管理人員的素質與系統安全操作適應新的需要

電算化會計檔案管理要求所從事人員不僅要熟悉專業的會計檔案管理水平，還必須同時掌握必要的計算機操作和維護知識。而對系統的安全性，則更因為網絡與計算機本身的原因而提高，同時也對個人安全操作使用提出了新的要求。

2. 提高電算化背景下的會計檔案管理水平的幾點措施

2.1 與時俱進，轉變思想認識

2.1.1 克服畏難情緒，積極樂觀的面對會計電算化的挑戰。克服傳統會計檔案管理過程中的一些不合時宜的、錯誤的理念，糾正以往不符合規章制度規定的做法。例如，有的單位的財會人員和領導對電算化會計檔案管理內容不清楚，只將打印出來的紙質會計檔案存檔，而忽略了存在電子計算機里的、光盤內的或優盤內的電子檔案材料。有的單位則是重視會計核算工作而輕視會計檔案管理，更不要說是重視會計電算化的電子檔案的管理了。

2.1.2 理論與實踐相結合。將先進的檔案管理理念應用于會計檔案實踐當中，以理念指導實踐，以實踐來完善理念，不斷提高會計檔案管理人員的操作能力，從而有效提高會計電算化檔案管理的管理水平。

2.2 建立健全并不斷完善會計電算化檔案管理制度

不斷加強制度建設，形成統一的會計電算化檔案管理標準。各單位可在遵循《會計檔案管理辦法》的基礎上，建立健全會計檔案入庫前的審查制度，加強前臺會計工作的檔案管理，確保入庫會計檔案的質量；要建立健全會計檔案查詢、對外借閱、復印等內部控制制度，防止檔案資料的遺失與泄密，確保會計檔案的安全；要加強對有保存價值與利用價值的輔證材料以及磁性介質會計資料的管理，防止磁性介質檔案信息的失效，確保會計檔案的完整性[3]。

2.3 提高檔案管理人員檔案管理水平，增強檔案人員業務素質

由于會計檔案資料本身具有廣泛性、專業性、保密性，因而需要進行專業化管理。因此，會計資料檔案管理者本身應有會計專業背景，懂得如何進行科學的檔案管理，還應熟練掌握應用計算機和各種軟件，并可進行簡單定期的系統維護。制定防范計算機病毒的措施，每天定時及時升級病毒庫，定期進行系統補丁的維護，防止因計算機病毒或網絡安全隱患導致電算化信息損壞、泄密或被人惡意修改。

2.4 采取安全保密措施，防止電子檔案被泄露或惡意修改。通常采用的安全保密措施有設置不同權限訪問制、操作日志自動管理

2.4.1設置不同權限訪問制在于對不同安全保密程度的數據資料，給予不同的工作人員不同的操作訪問權限，從而防止數據的泄露與被惡意修改。

2.4.2操作日志自動管理在于根據系統自動生成的操作日志來查找、監督系統操作，從而為以后的審計工作或數據維護留下線索。

2.5 對會計電算化下形成的電子檔案要做好多重備份的工作

在本地電子計算機上首先做本地數據備份，隨后在優盤、移動硬盤或光盤上進行數據再次備份，另外還可實行電子檔案的異地備份，以防止因意外而導致電子檔案發生永久性丟失。備份所用的載體必須選擇產品質量保證過關的、有良好信譽廠家生產的產品，從而保證電子檔案的數據安全。

2.6 加大對會計電算化檔案管理的資金投入

2.6.1各單位在購買財務軟件時應考慮以下環節：所購軟件需通過財政部的評審；軟件應滿足本單位核算需要，并有一定發展的空間。軟件能保證數據安全，不易被泄密或被破壞；財務軟件操作簡單，容易上手，售后服務便捷，并能提供日常的版本升級及功能擴展。

2.6.2 會計電算化檔案管理所使用的計算機必須是能夠實現會計軟件的高效運轉，存儲空間足夠數據的備份。

2.6.3 還應配備高清的激光打印機或噴墨打印機，避免使用或禁止使用針式打印機，以保證或延長打印出的紙質會計檔案的保存期。

參考文獻

[1] 吳琪. 電算化會計檔案的管理[J]. 秘書，2008， 9： 37.

[2] 董瑞芬. 地方性高校電算化下會計檔案管理研究[J]. 蘭臺世界， 2009， 1： 47.

[3] 馬滟妮，喻曉曦. 電算化環境下的會計檔案職能及管理[J]. 黑龍江檔案， 2009， 3： 38.

作者簡介

王向敏（1980-），女，漢族，山西襄垣人，山西農業大學計財處工作，館員，從事網絡信息及檔案管理工作。