信息化時代檔案管理信息化建設

潘曉露

摘 要：21世紀是一個信息大爆炸的時代，傳統的紙質檔案已經無法應付迅速激增的信息量及其儲存要求，為此，檔案信息化管理模式應運而生。隨著檔案信息化管理模式的不斷發展，人們從中發現了諸多一直存在的問題和缺陷。為了使檔案的信息化管理更加科學標準化，文章試對檔案信息化管理的特點、現存問題、運行模式等進行闡述，以分析在信息化的時代背景下，應該采取何種策略，構建和完善檔案信息化管理體系。

關鍵詞：信息化時代；信息化建設；檔案管理

傳統的檔案形式以紙質為主，不僅占用空間大，其管理和檢索的難度也非常高，信息利用起來效率極其低下[1]。進入新世紀后，人們的工作節奏越來越快，傳統的紙質檔案已經無法容納越來越多的信息量，為此檔案管理開始向信息化方向轉變。當然，萬事萬物難以十全十美，檔案的信息化管理也存在著諸多這樣那樣的問題，亟需進行標準化的整改。為此，檔案管理不得不完善自身體系，加強人才培養，以使信息化管理更加科學規范。

1 概念和特點

（一）概念

檔案管理的信息化是指在國家相關部門的統一領導下，將檔案管理工作與信息技術、網絡技術相結合，將紙質檔案或聲音檔案轉化為可以儲存在計算機中的電子檔案[2]。檔案的信息化不僅節省了儲存空間，也加快了檢索的速度，更降低了管理的難度，實現了檔案信息的優化處理與配置。

（二）特點

1.自動化。傳統檔案需要手工錄入，手工查詢，手工提取。一旦發生錯誤，將導致檔案“死亡”[3]。信息化的檔案管理只需要保證錄入環節的準確性即可，檔案的信息在儲存、讀取和檢索時都可以自動化完成，可以說自動化的信息管理提高了檔案管理的工作效率。

2.智能管理。與傳統模式的單一管理不同，檔案的管理呈現出智能化的特征，電子檔案可以將文字、圖像、聲音等各種信息智能歸集到同一個檔案中，進行統一管理。

3.共享性。傳統的檔案管理使用效率很低，其他部門若想調用檔案，必須要進行人工取檔，中間環節容易發生丟失、污損問題，造成檔案的損壞。而信息化的檔案管理是檔案與信息技術、網絡技術的結合，具有極為強大的共享特性，相關部門不必再動用人員上門調用檔案，只需在網絡上就可以完成電子檔案的信息共享。

4.社會服務。檔案管理的信息化發展，使其社會服務能力得到了提高，檔案管理提供的服務越加呈現出社會化的發展趨勢。

2 現存的問題

（一）理念認知錯誤

目前對檔案的信息化管理模式仍缺乏足夠的重視，在理念認知方面仍然停留在“保管”的層面，而沒有重視對信息化檔案的充分利用，檔案信息缺乏足夠的流動性，白白損失了信息化檔案在共享方面的優越性。

（二）軟、硬件落后問題

軟、硬件落后是在我國很多部門中都一直存在著的固有問題，檔案管理部門也是如此。計算機的內存沒有隨著檔案信息量的提升而進行擴展，內存依然很小；硬盤容量不大，難以滿足檔案的儲存要求；系統也依然在使用windows 2008、windows NT或windows XP等微軟已經不提供服務的舊系統，性能和運算速度上難以應付現在信息發展要求；受系統限制，相關的管理軟件一般也是以舊系統為基礎而研發出來的，缺乏對windows 7、linux等系統的兼容性，導致軟件功能受限。

（三）從業人員專業素質低

檔案信息化發展歷程依然很短，導致了許多年齡在40歲以上的從業人員難以適應從紙質向電子的轉變，計算機水平過低、命令掌握不完全、使用技巧生疏，是檔案管理人員隊伍中普遍存在的問題，因此，需要更多的專業人才。

（四）缺乏統一的標準

我國的檔案信息化管理發展至今仍然沒有同意的標準，各館或各系統都執行著自有的特色標準，不利于檔案管理的統一實施。因此，需要對檔案管理的標準進行規范。

（五）資金問題

信息化管理模式在發展過程中遇到的最大障礙是資金問題。信息化發展離不開計算機、掃描儀、打印機等設備的購置，還有內外網絡的安全維護，這就對資金的投入有著極大的要求。另外，電子產品換代頻繁，無論購買新一代產品還是堅持使用舊產品但進行維修和升級，都是一筆巨大的花銷。

3 有關檔案信息化建設的內容與對策

（一）內容

檔案管理要從基礎設施、信息資源、人才素質、規范標準等方面進行完善和構建[4]。

1.信息資源建設。對信息資源的建設是建設工作的核心內容，需要長期進行。信息資源的構建方式主要為將館藏檔案轉變為數字化的電子文檔，通過采集和接受將信息資源存入數據庫中。

2.基礎設施建設。涉及到建設信息化檔案的基礎設備主要有網絡系統和能將紙質檔案轉化為由數字信息構成的電子檔案的設備[5]。基礎設施的完善與否，直接關系到檔案能否順利傳輸與共享。

3.人才素質建設。專業人才是管理工作的關鍵，信息化檔案管理系統的建設，需要多方面共同發展的綜合性人才，只懂檔案不懂計算機，或只懂計算機不懂檔案管理的人才是不合格的。

4.管理體系建設。管理體系的建設涉及到信息的采集、管理和利用，以及信息的安全性能等多個方面。管理體系越完善，信息化的建設速度也就越快，所帶來的效益和結果也就越好。

5.標準規范建設。由于我國對于電子檔案的采集、管理、讀取、檢索都是由資源所屬館自行制定標準，在信息傳輸和分享時經常會遇到不安全、不通常的問題，因此，需要從標準和規范方面進行統一化的建設。

（二）對策

1.采用現代化手段轉變管理方式。首先，管理工作要從觀念層面著手，向各部門強調檔案信息化管理的重要性，使之對檔案的信息化管理產生重視的態度。其次，運行機制要與時俱進，若想提高檔案管理的效率，必須要有一套符合需求的、科學嚴密的現代管理體系。最后，現代科學理論的引導是必不可少的，只有符合客觀發展規律的檔案管理手段，才能實現管理工作的有效化與合理化。

2.完善安全防護體制。檔案具有私密性，需要進行嚴格的管理，然而，資源的共享性使得檔案管理部門的網絡安全難以得到保證。這就要求檔案管理部門必須提高安全防范意識，通過網絡加密或添加口令的方式限制用戶的權限，以防檔案信息被盜用。還要加強對防火墻的建設，避免木馬病毒及黑客對系統的攻擊。另外，可以將一些需要永久儲存的重要資料設為“只讀”屬性[6]，避免因受到破壞而無法使用。在條件允許的情況下，可以對方案多做備份，多地儲存，以保證檔案不會徹底“死亡”。

3.加強人員素質培養。從事檔案管理的相關人員除了要有極強的責任心外，還要有扎實的專業知識水平。無論是檔案管理還是文獻編纂，甚至是檔案保護技術都要熟練掌握。另外，鑒于檔案管理工作的特性，還要在歷史和古漢語方面有一定的知識儲量。另外，由于計算機技術與網絡技術對電子檔案的滲入，因此，對于管理人員的計算機技能與網絡技術水平也有很高的要求，除了網絡安全知識，還要熟練掌握統計、檢索等工作的具體操作技巧。

4.規范檔案信息化管理的相關標準。為檔案的信息化管理創建統一的、規范的標準，有助于不同部門、不同用戶間可以快速、高效的利用檔案信息。為此，在規范檔案管理時，要從內容、編號、所屬類別等多個項目進行標準化管理，從而避免信息資源的重復占用，提高檔案信息資源的利用率。總而言之，檔案的信息化管理若要進行規范，必須先從標準化管理開始，輔以制度上的管理，首選國際統一標準，再實行區域或行業標準，最大程度的促進資源共享。

4 結語

檔案管理在從紙質向電子方向發展的過程中產生了信息化管理模式，人們在應用過程中發現了許多問題。為此，要從管理手段、安全防護、人員素質培養等多個角度著手解決，以促進檔案信息化管理體系的建設。

參考文獻

[1]程銘懿.淺議檔案管理信息化[J].金田，2012（10）.

[2]吳金莉.淺析檔案管理信息化[J].價值工程，2012，31（03）.

[3]趙永偉.淺析檔案管理信息化[J].卷宗，2013（08）.

[4]席杰.檔案管理信息化探究[J].檔案管理，2012（04）.

[5]戴媛媛.淺談檔案管理信息化[J].都市家教（上半月），2014（06）.

[6]馮雯.檔案管理信息化芻議[J].陜西檔案，2011（04）.