醫院人事檔案管理的方法初探

摘 要：醫院人事檔案管理工作的主要目的，就是為醫院人力資源管理和利用創造有利條件的。總之，人事檔案管理工作中最重要的就是要做到規范化、科學合理化、現代化等，以此來加強檔案管理工作的有效利用率。使得人事檔案管理工作能夠得到進一步的發展。現在很多的醫院采取的是聘任與合同制，這部分員工對于其在醫院的職位相對缺乏安全感，總希望能在這家醫院工作積累了經驗后去別的醫院就能夠得到轉正的機會，于是將自己個人的檔案放在身邊，這樣做的目的就是可以在使用方面要方便很多，從而導致了其個人的人事資料信息缺失，銜接不上。還有就是一些醫院覺得人事檔案管理比較容易，一般都是其他崗位上的人員來從事，身兼數職就無法做到將工作做到最好，于是就有了個人信息失真的情況出現。醫院的人事管理工作關系到了員工的晉升、薪水等問題，所以可以說人事檔案管理工作方式的好與壞將對員工工作的積極性產生非常大的影響。因此，本文將在這里就醫院人事檔案管理的方法進行分析與研究。

關鍵詞：醫院人事檔案；管理方法；初探

0 引言

目前，我國人事檔案管理的工作中存在很多的不足之處，人事材料的不齊全，缺乏一定的真實性與準確性，參加工作的時間存在隨意填寫的情況。因為其涉及了醫院員工的薪水、評職稱與晉升問題，特別是醫院人事檔案管理工作，很多醫院員工在醫院工作多年沒有得到晉升的機會，對薪水的漲幅也不滿意，轉而怪罪是醫院的問題。其實不然，現在很多的醫院采取的是聘任與合同制，這部分員工對于其在醫院的職位相對缺乏安全感，總希望能在這家醫院工作積累了經驗后去別的醫院就能夠得到轉正的機會，于是將自己個人的檔案放在身邊，這樣做的目的就是可以在使用方面要方便很多，從而導致了其個人的人事資料信息缺失，銜接不上。還有就是一些醫院覺得人事檔案管理比較容易，一般都是其他崗位上的人員來從事，身兼數職就無法做到將工作做到最好，于是就有了個人信息失真的情況出現。因此，本文基于這一點，將就醫院人事檔案管理的方式進行分析與研究。

1 全面提高人事檔案管理工作人員的專業素質

隨著時代的不斷變化，社會的進步、科學的快速發展，人事檔案的管理工作方式也在跟著變化。但是人事檔案管理工作的本質內容是沒有變化的，熟練掌握人事工作、檔案工作是人事檔案管理人員最基本的工作。而隨著科學技術的發展，如今已經是信息數字化時代，互聯網加計算機的工作模式已經滲入到了每一個行業中，人事檔案管理工作不再是一檔案袋的形式保存，取而代之的是計算機錄入保存的形式，計算機管理人事檔案的方式非常方便，可以隨時調取查看，就不用再像以前一樣到檔案室的書柜上翻找那么麻煩。積極的采用現代化的技術與設備，開發或購買計算機管理軟件，創建科學有效的人事檔案存儲和檢索工具，可以很好的將人事檔案的資源進行充分的利用。所以，從事醫院人事檔案管理工作的人員一定要熟練的掌握計算機的操作。還有就是人事檔案工作具有一定的保密性，從事該工作的人員必須要能夠堅持原則，不得隨意篡改以及泄露。因此，要加強醫院人事檔案的管理人員的各方面素質，多組織工作人員參加專家的授課輔導或者去外面學習交流，從而最終提高醫院檔案管理工作人員的整體水體。

2 轉變醫院人事檔案管理工作的觀念，確保檔案的真實性

人事檔案的管理工作具有非常重要的社會價值，所以要在思想以及行動上對其引起高度的重視。然后就是要對醫院人事檔案的內容、分類進行歸類整理，對人事檔案材料的歸類范圍、歸類時間要有明確的標準。其中最主要的就是要將員工的工作能力、業務能力還有所取得的專業獎項以及社會影響等在其人事檔案中表現出來。檔案管理工作人員在工作中要非常地仔細，確保人事檔案材料的真實性，還有人事檔案的材料對紙張、字體規格、公章等都是有使嚴格要求的。所以，一定要對此進行嚴格的控制，對一切違規的人事檔案采取拒收的形式來確保其規范性。最后就是對于醫院人事檔案要不斷的收入新的內容，因為員工會隨著工作時間的變化而出現一些新的變動，比如人事的升遷、職位的臨時變動或者行業的變更等都是要能夠及時的在人事檔案中表現出來的。因此，要不斷的與各部門之間嫁接好一座良好的溝通橋梁，及時的進行有效的溝通，如此才能在員工的人事檔案中補充新的材料，從而人事檔案也才能真實的反映出最新、最全的人事信息。

3 增強服務意識，提高醫院人事檔案社會的使用率

醫院人事檔案管理工作的終極目的是要讓檔案得到充分的利用，如此才能體現出其社會價值。所以，醫院人事檔案管理的工作人員要能夠做到以下三點：

第一，提高人事檔案的利用率，加強服務意識。人事檔案的管理工作不僅僅只是收集、整理以及保管那么簡單，其中最重要的還是要將其進行開發與利用。還有就是工作人員會隨著工作的性質進行調動、職位提升等，所以，要能夠及時的掌握有關的信息以及工作動向，從而達到不斷提高工作效率與服務水平的目的。

第二，利用信息化技術，提高人事檔案的查閱速度。人事檔案最直接的作用就是供有需要的人員進行查閱，以往的檔案室就像圖書館，要像找到某人的人事檔案非常耗費時間。而現在有了計算機與互聯網之后，軟件的檢索功能使得查閱非常的方便。但也必須有人將人事檔案編寫成目錄才行，并將人事檔案掃描到計算機中進行存儲。如此以后就可以直接在電腦上看到，如果要到檔案室提取人事檔案資料也很快捷方便。

4 結束語

醫院人事檔案管理工作的主要目的，就是為醫院人力資源管理和利用創造有利條件的。總之，人事檔案管理工作中最重要的就是要做到規范化、科學合理化、現代化等，以此來加強檔案管理工作的有效利用率。使得人事檔案管理工作能夠得到進一步的發展。

參考文獻：

[1]陳燕玲.做好醫院人事檔案管理工作初探[J].中醫藥管理雜志，2010（07）：617.

[2]李金現.初探醫院人事檔案管理工作的改革對策[J].現代經濟信息，2011（10）：23.

作者簡介：

劉景，男，生于1980年8月，湖南新化人，供職于湖南省常德市西湖區人民醫院，檔案助理管員，本科，專業方向：檔案管員（中級職稱）。