檔案信息化建設的績效評價研究

米軍

[摘要]高校檔案信息化建設是不斷完善和發展的過程，通過績效管理的提升，不斷盤活高校檔案信息資源的利用效率，進而不斷提高高校檔案的使用效果。文章首先從檔案信息化建設績效評價主體的確立進行了分析，并提出了檔案信息化建設績效評價指標體系的構建策略。

[關鍵詞]檔案；信息化；績效評價

[DOI]1013939/jcnkizgsc201537218

當前，我國高校對檔案管理工作高度重視，基本形成了較為完善的管理體系。但也存在檔案管理規范化不足和效率不高等諸多問題，亟須進行檔案管理的規范和提高。由于高校檔案數量多、信息量大、使用頻繁等諸多因素，使得檔案信息化管理的重要性更為彰顯。基于此，本文從績效管理的角度對檔案信息化建設進行了如何建立評價體系的思考，以期提高高校檔案管理水平，推動高校檔案管理向規范化和效率化方向發展。

1檔案信息化建設績效評價主體的確立

11內部主體

內部主體是指高校檔案館的管理人員，主要是對各類檔案進行建設、管理和監督的主體以及相關信息化管理的專門人員。由于內部管理和工作人員直接參與檔案管理，對高校檔案管理工作更為了解，更適合進行評估主體的工作。但如果對檔案信息化建設的評估工作全部由他們完成，那么很難對相關評價工作進行說服，或者確保評價工作能夠客觀公正的進行，且單一主體的評價結果的信服力很有限。

12外部主體

檔案信息化建設服務績效評價的外部主體主要包括了各類使用高校檔案的人員和相關學者專家，他們可以通過較為專業的眼光進行高校檔案信息化建設工作的評價，對其效果的評價更具有公正性和客觀性。由于外部主體主要是檔案信息服務的主體，無論是在館內還是遠程提供利用，利用者的觀點對檔案信息化建設后提供檔案信息服務質量好壞均有參考價值。

2檔案信息化建設績效評價指標體系的構建

21績效評價指標的遴選原則

科學性原則。高校檔案信息化建設績效評價指標體系構建需要建立在科學性的基礎上，并能積極引導檔案信息化工作向前發展。因此，它要求指標設置全面而有代表性，權重分配能準確反映檔案信息化建設中各部分相互關系。

系統性原則。系統性原則要求在進行檔案信息化建設績效評價指標的設計過程中，要綜合考慮到各種指標的相互關聯性以及完整性，進而可以確保評價信息的綜合反映。系統性原則要求在進行指標設計中要進行層次設計，在層次設計的基礎上進行各分項的指標明細設計。

可操作性原則。績效評價指標體系建立的目的是為了能在檔案信息化建設中應用，指標易于收集、計算公式簡單、評價過程簡單。利于掌握和操作。

22構建檔案信息化建設績效評價指標的依據

要進行高校檔案信息化建設績效的評價，就必須有一個規則和內容，此規則和內容就組成了系統評價的指標體系。一般來說，高校檔案信息化建設績效系統評價是針對系統的功能、成本、可靠性、實用性、適應性、技術水平等因素，構成了描述系統的有序集合，可以根據系統所處的實際環境來安排他們的評價順序，并根據各自的重要性賦予一定的權重，經過合成就形成一種評價的指標體系。評價指標體系的確定是一個復雜的過程，既不能忽略某一方面又不可能面面俱到，因此，這是一個具體—抽象—具體的過程。這個過程大致分為以下環節：首先，進行必要的理論準備，全面了解評價對象的基礎知識，并在該領域內有廣度和深度，如此才能建立起完善、合理的指標體系。其次，在具備了一定的理論知識和素養后，可以采用系統分析法來構造系統評價指標體系的框架。為了評價的充分，一般都包括定性分析和定量確定兩個過程。定性分析一般由系統分析人員和決策層根據評價的需要主觀確定哪些指標構成評價指標體系；定量確定，一般指將一個眾多變量的高維系統通過降維處理成最具代表性的若干指標以構成指標體系的一部分。建立起高校檔案信息化建設績效指標體系，就可以根據評價的目的和建立起的指標體系選取合適的評價方法。針對不同特性的系統，有不同的評價方法；根據評價因素的多少也有單因素和多因素評價等方法之分；這些不同的分類方法就決定了不同的數學模型，即構成了不同的評價方法。從評價的因素多少來分，可分為單因素評價和多因素評價。前者是只考慮一個因素的單變量數學模型，后者則是考慮兩個及以上變量的多變量數學模型。

23指標的建立

高校檔案信息化建設績效評價可以評價系統的指標體系管理子系統中建立起各個一級指標，然后根據每個一級指標所評價的內容，建立起二級指標，在建立指標的過程中，決策層和高校檔案信息化建設績效評價領域專家均可根據自己的理解通過指標體系管理子系統對指標體系進行修改，對二級指標的說明。二級指標的說明在確定指標權重和各指標的評價等級時提供給參與用戶，以便對各指標的評價范圍和意義界定清楚，做到評價的準確、客觀，這一功能由決策層或領域專家根據經驗，通過指標體系管理子系統的添加二級指標說明和規范建議庫實現。

3加強檔案信息化建設績效評價的對策思考

31提高檔案信息化建設績效評價重要性的認識

當前，績效評價在高校檔案信息化建設中的運用較少，沒有受到必要的重視，而且在具體實踐過程中面臨諸多困難。為了確保檔案信息化建設的績效評價的順利開展，需要加強對其重要性的認識，在人力物力上給予相應的保障。其次，要依托高校信息化建設的成果，來加強檔案信息化建設。同時，要規范檔案信息化建設的評價程序和過程，將績效評價公開化，構建績效評價結果問責制。否則對檔案工作實施績效評價將寸步難行，難以受到必要的重視，進而導致評價失敗。所以，如何激勵參與人的積極性，提高評價效果是推動高校檔案信息化建設的重要內容。

32檔案管理部門加強服務能力和水平

高校檔案管理部門，需要在加強檔案信息資源科學管理的基礎上，不斷提高檔案管理的服務能力。首先，要加強和外部檔案管理和使用部門以及單位的及時溝通協調，提升高校檔案使用部門對其的認同度。其次，要加大檔案信息資源開發力度，采用多種形式來拓展檔案服務的形式和內容，采用遠程查詢系統以及協同案例系統，來提高高校檔案信息化的使用效果，提供檔案使用的共享程度。要逐步打破各個高校之間檔案信息化管理相互分割的局面，建立起共同管理的平臺，提高館際之間的相互利用程度，拓展檔案服務途徑與范圍。最后，要對檔案用戶進行具體的分析，并對不同大檔案用戶的需求進行了解，進而可以為評價機制的建立提供翔實的信息來源，同時要建立起相應的利用程序，提高檔案利用的效果和效率。

33建立合理的動態協調機制

首先，檔案信息化建設需要建立起和諧動態的協調機制，確保各項投入的科學性和有效性。在進行高校檔案信息化建設中，需要進行必要的資源投入，因此檔案部門“重投入”本無可厚非，但在進行投入的過程中，不僅僅需要考慮到量的問題，更需要考慮到質的問題，即優化投入的效率和可協調性。其次，要重視檔案信息化建設的專項資金的使用效率，確保其使用的合理性。最后，需要加強檔案信息化管理的隊伍建設，建立起一支既熟悉檔案管理與信息技術，又務實勤于學習與鉆研的團隊。同時，提高合作力，不斷強化檔案信息化建設專職隊伍的水平。

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