論如何提升人事檔案在人力資源管理中的作用

朱藝

摘 要：人事檔案在人力資源管理中有著十分重要的作用，它不僅記錄著事業單位人員的詳細信息，還包括了組織人員的相關信息，這對于事業單位來說，就如同機密文件一樣重要。但是，目前很多事業單位因為缺乏對人事檔案重要性的認識，致使人事檔案處于困境中而無法發揮出自身的作用。

關鍵詞：人事檔案；人力資源管理；作用；提升

一、當前事業單位人事檔案所存在的問題

1.人事檔案材料存在失真現象

當前，隨著社會主義的發展，市場競爭的逐漸加劇，致使很多人為了獲得工作崗位而存在著對自身的檔案進行弄虛作假的行為。從人事檔案的具體工作中，不難發現檔案中的基本個人信息經常出現涂改的痕跡。當人力資源部門在使用這些檔案時，無法根據真實的情況作出正確的計劃，從而影響到了人力資源管理在組織中作用的充分發揮，最終有可能導致組織跟良好的發展機遇擦肩而過。

2.人事檔案材料缺少完整性

人事檔案在最終歸檔時，應該是一個全面且完整的有機體，但是，由于人事資料在收集整理的過程中，事業單位存在著對人事檔案重要性認識的不足，致使檔案過于分散，有時甚至出現缺失的現象。當前，事業單位的人才流動性雖然相對較穩定，但是人員調動的情況很常見，如果在這一過程中，沒有對人員檔案進行有效的管理，就會使事業單位原有的檔案出現不統一的現象，進而大大降低了人事檔案對人力資源的作用。

3.人事檔案管理方式落后，管理人員素質偏低

當前，隨著計算機技術的深入發展，人力資源管理已全面進入信息化管理時代，這就對人事檔案管理提出了更高的要求。但是，現階段事業單位的檔案管理工作還是處于傳統的管理模式之中，以工作人員手工操作為主的方式，使人事檔案管理人員局限其中，而無法為人力資源部門提供及時有效的檔案信息。與此同時，當前的人事檔案管理中，管理人員的素質普遍偏低，很少有管理人員既具備計算機操作的技術，又具備檔案管理方面的專業知識，因而無法滿足信息化環境下人事檔案管理工作的需求。

二、提升人事檔案在人力資源管理中作用的途徑

1.建立完善的人事檔案管理制度體系，確保人事檔案的真實性與完整性

針對當前人事檔案缺乏真實性與完整性的問題，事業單位首先要強化對人事檔案重要性的認識，根據當前事業單位的發展形勢，與時俱進的對人事檔案管理工作進行改革，建立完善的人事檔案管理制度體系，從而確保人事檔案的真實性與完整性，提高人事檔案的可利用率，為人力資源管理作用的發揮奠定基礎。

2.提高人事檔案管理人員的素質

面對知識經濟這一時代背景，人事檔案管理在完善各方面制度的基礎上，要注重對人事檔案管理人員綜合素質的提高。這就要求做到以下兩點：第一，積極引進高素質人才，以提升檔案管理人員的整體素質，為檔案管理隊伍注入新鮮的血液；第二，要加大對現有檔案管理部門的培訓力度，以全面提升管理人員的綜合素質，使其適應當下形式的發展需求，從而更好地服務于自身的工作崗位。與此同時，在培訓的過程中，要強化檔案管理人員的對自身工作重要性的認識，使其端正思想，增強自身的服務意識，這樣才能更好地肩負起檔案管理工作的職責，從而發揮人事檔案在人力資源管理中的作用。

3.實現人事檔案管理的現代化

隨著信息化的發展，人事檔案管理工作需要與時俱進地更新自身的管理方式，這就要求實現人事檔案管理的現代化。只有實現人事檔案管理的現代化，才能提高檔案管理人員工作的效率，并保證檔案信息的及時性、準確性與完整性。在以計算機為基礎的人事檔案信息系統管理下，能大幅度地提高人事檔案的利用率，從而提升其在人力資源管理中的作用，實現人力資源相關方面管理的有效性。

綜上所述，人事檔案在人力資源管理中有著非常重要的作用。因此，要想提升人事檔案在人力資源管理中的作用，就必須建立完善的人事檔案管理制度體系、提高人事檔案管理人員的素質，并實現檔案管理工作的現代化，從而為人力資源的戰略性決策提供有利的條件。

參考文獻：

[1]馮 艷.人事檔案在人力資源管理中的作用分析[J].人才資源開發，2010（03）：56—58.

[2]黃慶輝.人事檔案管理在人力資源管理中的作用初探[J].中國新技術產品，2011（14）：123—125.

（作者單位：中國人民銀行湘潭市中心支行）