資源整合后的高職院校檔案管理工作研究

李春琦

摘 要：高職院校面臨著許多管理問 題，而檔案管理作為學校的一項重要工作也存在問題。本文對資源整合后的高職院校檔案管理問題作出分析，并提出解決的對策；強化檔案意識，規范檔案管理；加強規章制度建設，提高檔案管理的現代化水平；合理配備檔案管理人員，加強檔案工作隊伍建設；確定檔案工作目標，才能使檔案工作開展有的放矢。

關鍵詞：高職院校；檔案；管理；利用

高職院校檔案管理作為一種信息資源，是學校業務管理等活動的真實記錄，對高等職業教育改革起著推波助瀾的作用。目前，檔案管理面臨許多新的問題，尤為值得我們去研究與探討。

一、合并高職院校檔案管理存在的問題

1.并校期間文書立卷、歸檔的問題

合并前的檔案管理是按照原單位的規章制度按部就班實施的，可合并后檔案管理出現校與校的管理偏差，導致了問題的出現。造成這一問題的主要原因：①合校期間組織管理出現空白；②部分檔案部門檔案管理人員責任心不強，無制約措施；③領導管理工作出現了盲區，檔案工作顧及不上。

2.檔案管理制度不規范，管理手段落后

合并后的高職院校所出現的隸屬關系、辦學規模、管理方式等的不同，勢必導致現檔案管理的規范不一。因素有多種：人員構成的復雜、存檔資料的不統一、管理手段落后，信息利用率差，沒有發揮應有的服務作用。

重視檔案管理，建立分類制度。筆者以為合并高校的檔案工作要走出困境，應對癥下藥，采取有效的解決措施。

二、高職院校檔案的管理的途徑

1.規范檔案管理制度

合并高校應將強化檔案制度，樹立管理意識，因為就檔案管理而言，文件的收集、檔案的管理、類目的編排都是最為基礎的工作，是學校各項事業得以延續和發展的重要依據，是絕不可再生與替代的信息資源。

2.強化規章制度建設

健全一套行之有效的檔案管理規章制度，發揮其“見證歷史”的作用。完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別制度，及時收集、補充、更新和完善人事檔案材料，對收集檔案材料，從手續是否完備，表述是否準確、精練，嚴格執行現代化管理標準，注重信息的準確性、唯一性，做到劃分準確、排列有序、條目清楚、查找便捷。

3.合理配備檔案管理人員

在檔案管理過程中，檔案工作的管理者對檔案事業的興衰起著決定性作用。第一，要建設好檔案館（室）隊伍，確保一定數量的專職檔案人員，并力求這支專職檔案工作隊伍在年齡結構、專業結構、業務水平等方面比較合理，便于發揮整體效應；第二，要整體推進，大力加強檔案網絡建設，發揮各部門兼職檔案領導和兼職檔案員的作用。

檔案工作涉及學校方方面面，僅靠檔案部門是不夠的，還需建立穩定的校園檔案管理網絡，并采取定性與定量相結合的工作方法激勵檔案管理者，提高他們的工作積極性，增強他們的向心力。

三、高職院校檔案的管理的方法

合并高校檔案工作應面對改革的新形勢，立足并校后的現實狀況，采取有效措施，促進檔案工作新的發展。管理的方法如下：

1.確定檔案目標，使檔案作用有的放矢

強調合并高校檔案工作要實現目標化：一是明確檔案工作目標的發展總方向；二是可以根據總目標，不斷消除偏離目標的因素，三是明確檔案工作目標，便于加強日常管理，增強競爭性。

2.健全管理體制，發揮網絡作用

建立一個縱橫交織的管理網絡體系，協調各部門配備兼職檔案員，做到從上而下，層層有人負責，形成上下配合、左右協作的檔案傳遞網絡。檔案人員要不斷學習，與時俱進，不斷充實完善先進的管理制度與理念；“手勤”即愛崗敬業，盡職盡責，把自己的工作干明白；“腿勤”則要求檔案管理人員有工作熱情，要把檔案管理當事業來做，主動上門，跟蹤收集。

3.不斷學習，培養檔案管理人員責任心

檔案材料來源廣、范圍大是檔案管理的一大特點。檔案管理人員應不斷學習，不斷充實自己，提升自己，使自己能跟上工作的步伐。工作責任心要求檔案管理人員應主動上門收集相關歸檔，并分門別類將檔案進行加工、分析鑒別、歸檔集中等，使死的材料變為活的信息，保障檔案齊全、完整、準確、可靠，成為學校、老師學習與工作的有效工具。

4.增強檔案管理意識

檔案管理是一門專業性很強的工作，除了要求管理人員具有高度的工作責任感、良好的職業道德、細心的工作態度、永于奉獻的工作精神外，又要有扎實的檔案管理知識、科技知識，尤其是現代化科技手段的運用和先進的管理方法管理技能的掌握。

總之，資源整合后的高職院校由于層次不統一、檔案分類復雜、名目繁多，管理工作呈多樣性，因此要做好文必歸檔是檔案管理工作的第一要務。

參考文獻：

[1]湯靜霞，李文清.高校合并后的人事干部檔案工作[J].檔案與建設，2003（08）.

[2]劉淑霞.淺談合并高校人事干部檔案管理[J].浙江檔案，2004（01）.

（作者單位：長春汽車工業高等專科學校）