高校圖書館圖書招標采購工作質量控制分析研究

【摘要】高校圖書館的基本職能是圖書收藏，它滿足了學校文化、信息、知識服務的要求，是學校信息化的重要基地，其中，圖書的采購質量、藏放質量直接影響著高校圖書館的教學與科研水平，本文主要圍繞高校圖書館圖書招標采購工作的質量控制展開研究，希望能給高校圖書館的采購人員帶來一些啟發。

【關鍵詞】高校 ?圖書招標 ?質量控制

【中圖分類號】C289 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2015）11-0225-02

圖書采購是高校圖書館的日常性工作，無論圖書館向著何方向發展，內部職能如何劃分，圖書采購永遠都是圖書館日常工作的重中之重，所有工作都是圍繞圖書采購而展開的。因此選擇合適的采購方式有利于提高圖書采購質量，進而提高整個圖書館的工作質量。本文主要選擇招標采購方式對其質量控制進行分析和研究，為高校圖書館向著更健康的方向發展提供一些資料。

一、采購方式的分類

（一）傳統訂單采購

訂單采購長期以來一直是圖書采購最常用的方式。它是圖書館根據自身書目需求直接將訂單提供給供貨商或出版商，由他們按照訂單準備圖書再進行配送。其特點是簡單易操作、需求全面。但由于只通過訂單書目采購，缺點也很明顯：書目失真，容易出現誤訂;購書周期長，影響圖書館的教學研究;部分圖書沒有貨源，到書率低。

（二）現場采購

現場采購是與訂單采購相對的一種采購方式，它由采購人員或需求專業的師生直接去書店或是購書現場選購圖書，這種方式直觀、效率高，但隨意性也較大，難以進行質量控制，成本也較高。

（三）招標采購

圖書館的招標采購是自2003年《中華人民共和國政府采購法》出臺來，高校圖書館陸續采用的一種采購方式。招標將市場競爭機制引入采購工作中，不僅合理分配了圖書館的資金使用，提高了資金的利用率，而且透明化的招標過程也有效防止了采購過程中可能出現的腐敗行為。但是我們也要承認，在圖書招標的過程中確實也出現了很多問題。

二、招標采購中存在的問題

（一）制度不健全

招標采購采取的是一種純商業的運作模式，高校圖書館進行招標采購的目的是為了規范采購行為，提高分配資金的使用效率，但是發行商、出版商出售圖書的目的卻是為了獲得巨額利潤。二者利益上的分歧必然導致整個招標活動的不如人意。出版商抱怨圖書館壓低價格，無法從中獲利;圖書館不滿意中標商在圖書質量上的打折扣，損害了學校的利益。而迄今為止，國家沒有一個具體的制度措施規范這種行為，這樣最后的結果只能是不歡而散，不少高校圖書館的招標項目甚至無人投標。

（二）價格混亂

由于招標項目圖書數量的龐大，高校圖書館的專業采購人員也無法評估這個項目的真正成本，這就必然造成招標價格的混亂。價格低不一定代表質量好，這是招標圖書館沒有考慮到的，往往高校圖書館只追求過程的透明化、價格的低廉，因此中標的大都是一些競價最低的書商。但價格低與運行規范，質量保證，綜合評價高往往是呈反比關系的。招標過程周期長的特點決定了出版商競價的價格里除了包含招標圖書外，還有可靠性、服務態度、質量、出貨率、物流、周期等增值服務，而圖書館追求價格低的做法反而將一些真正實力雄厚的出版商排斥在外了。

（三）招標周期長

從圖書館確定招標到最后得到供貨商提供的圖書，這是一段很長的時間。在這段時間內，圖書的更新換代現象是很普遍的，有時候上半年招標，下半年才得到圖書，這類圖書可能已經不適應時代變化了。而且由于圖書的到書率和時效性無法保證，圖書館的圖書采訪和編目工作也無法開展，嚴重影響了圖書館正常的運行。這就造成了有些圖書館為了完成年采購任務，忽視圖書的質量和內容，大大破壞了圖書館文獻的質量及資源的建設。

（四）學術圖書特殊專業資料的采購限制

專業圖書的采購一直是高校圖書館采購的難點，由于這些學術性的圖書出版少、價格高，出版商往往會為了自身經濟利益而放棄這類圖書的投標，這對高校圖書館的招標工作帶來了很大的困難。一旦專業圖書的資源發生缺口，圖書館的館藏結構和質量就會遭到破壞，圖書館的整體研究水平也會隨之下降。

（五）供應商的更換頻繁

由于高校圖書館采購資金的年審制度，不少高校招標的頻率是一年一次。但在實際采購工作中，中標的供貨商不是一次性將標書上的圖書批發到位的，如果這時候更換了供貨商，那么未到貨的圖書訂單就只能重新發給新的供貨商，這樣又要耽誤很長時間，嚴重影響了圖書采購的效率，而且前一招標中采購人員所做的工作也被作廢，大大影響了人力利用率，破壞了采購人員構建的關系網，得不償失。

（六）供應商水平參差不齊

很多供應商、書商工作人員根本沒有系統的學習過圖書館學，專業能力水平很低，而招標采購的性質決定了供應商全程參與高校圖書館的采購工作，包括圖書采訪、書目編纂等等。為了降低成本，獲得經濟利益的最大化，供應商很多都是自編書目數據，這里面的可操作性就很強，因此經常發生分類錯誤、書目不一致、專業替換、同書異號等現象。這就造成了編目數據庫的混亂繼而嚴重影響了圖書館的數據庫質量。

（七）標書制作粗劣

由于圖書招標涉及專業的數量多，所需書目的編寫需要準備大量的數據材料，這就給招標術的制作帶來了一定的困難。圖書館工作人員很難充分考慮到所有評價指標和技術需求的方方面面。一旦標書上有任何漏洞，供應商為了追求經濟利益能合法操作書目的采編提供，這樣會給圖書館帶來很大的損失。

三、招標采購中的質量控制

（一）完善相關法律法規和制度

應完善相關制度保證高校圖書館的招標采購工作是在公平、公開、公正的環境下進行的，增加招標工作的透明度，防止暗箱操作;同時在招標結束后要有相關法律法規約束中標方嚴格執行已經簽訂的合同，不打折扣的完成標書上書目的供應工作。

（二）供應商的資格審查

在接到供應商的投標書后，圖書館的工作人員應嚴格審查其投標資格，看是否滿足圖書館的招標要求。審查不能只是“走過場”，只粗略檢查一下供應商的營業資格證或銷售資格證，而是應該綜合考慮其經濟實力、公司信譽、人員素質、市場評價等等，做好其業務能力、圖書品種、館配能力的核實。對一些不熟悉的供應商可以進行實地考察，實際掌握其綜合實力，摒棄片面追求價格低廉的做法。

（三）建立雙方互評體系

在招標工作結束后，圖書館的采購人員要定期與供應商進行實時的工作進度信息交換，圍繞其編目質量、到貨速度、退貨速度、改進率等指標對其進行客觀評價，除此之外，還要時時關注中標方的公司經營狀況，避免給學校造成不必要的損失。單方面的評價是不科學，也是不客觀的，供應商同樣也應該給高校圖書館建立評價體系，給高校圖書館也樹立一面鏡子，反思其工作上的激進或不足。雙方互評體系的建立不僅有助于提高圖書供應商的服務水平，也有助于整個圖書館采購工作的質量提高。

（四）續標保證供應商的穩定

供應商的頻繁更換不僅對圖書館圖書質量的提高毫無幫助，還會影響圖書館圖書采購人員的工作效率，相對穩定的圖書供應商是更便于采購人員開展工作的，因此可以采取續標的方式保持圖書供應商的相對穩定。但是，不能為了續標成功無視供應商的工作質量，上述評價體系的作用就凸顯出來了。

（五）保證招標工作的專家數量

供應商的分編人員大多數專業知識匱乏，不具備完全編目能力，供應商也會為了追求經濟利益的最大化人為調整書目架構。為了保證圖書采購工作的質量以及圖書驗收工作的順利進行，就必須讓一定數量的圖書館專家加入到圖書招標工作中來。圖書館專家對圖書市場、書目質量、圖書采購細節、規范程序都有著更深的理解，他們的參與會最大程度上的保障高校圖書館的利益，保障圖書館圖書采購工作的質量。

在高校圖書館圖書采購中實行招標采購是大勢所趨，不但有益于合理分配圖書館的采購資金，提高資金的利用率，還有利于學校圖書館的廉政建設，更好的為教學和科研服務。盡管如今招標采購中還存在著很多不盡人意的地方，但只要有力的對其進行質量控制，招標采購的前景還是很開闊的。

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作者簡介：

黃雪梅為河套學院圖書館副研究館員，2001年評上副研究館員，研究方向：擔任過圖書館采編部主任、圖書館業務副館長，研究學科館員隊伍建設，學科館員制度。