會(huì)計(jì)電子檔案的保管分析研究

摘 要：會(huì)計(jì)電子檔案，如何保管，關(guān)系到未來(lái)會(huì)計(jì)檔案管理的發(fā)展方向。本文認(rèn)為，會(huì)計(jì)檔案管理要建立嚴(yán)格的相關(guān)制度約束，降低會(huì)計(jì)電子檔案毀損和丟失的風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電子檔案多備份管理，并將會(huì)計(jì)電子檔案的格式隨技術(shù)的發(fā)展不斷升級(jí)，還要提高會(huì)計(jì)電子檔案保管人員的素質(zhì)。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)電子檔案；會(huì)計(jì)檔案；電子檔案；檔案管理；電算化

會(huì)計(jì)電子檔案是指以磁性介質(zhì)形式儲(chǔ)存的會(huì)計(jì)核算的專業(yè)材料，是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要?dú)v史資料和證據(jù)。它包括電子憑證、電子賬簿、電子報(bào)表、其他電子會(huì)計(jì)核算資料等。隨著新經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，會(huì)計(jì)電子檔案與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案并存，而且會(huì)計(jì)電子檔案大有取代紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案之勢(shì)，對(duì)此本文分析研究了會(huì)計(jì)電子檔案的保管。

1、建立嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度。內(nèi)部控制制度是指一個(gè)企業(yè)或單位為了保護(hù)資產(chǎn)的安全性、會(huì)計(jì)資料的準(zhǔn)確性和可靠性、提高經(jīng)營(yíng)效率以及貫徹執(zhí)行其規(guī)定的管理方針而在組織內(nèi)部采取的一系列制度、方法和手續(xù)。與傳統(tǒng)內(nèi)部控制相比不同的是，會(huì)計(jì)檔案信息化要求內(nèi)部控制的范圍相應(yīng)擴(kuò)大，其中包括一些手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中沒(méi)有的控制內(nèi)容，如對(duì)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)過(guò)程的控制、數(shù)據(jù)編碼的控制以及對(duì)調(diào)用和修改程序的控制等。會(huì)計(jì)檔案信息化要求內(nèi)部控制的手段更加多樣化，程序化控制是其主要的控制手段。不難看出，保證資料準(zhǔn)確、可靠是內(nèi)部控制的主要目的，內(nèi)部控制制度可有效地保證會(huì)計(jì)電子檔案的安全和可靠。

2、建產(chǎn)嚴(yán)格的認(rèn)證制度，引入加密技術(shù)。在手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)的處理和存儲(chǔ)均分散于各個(gè)部門和人員，而會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)的突出特點(diǎn)是數(shù)據(jù)的處理和存儲(chǔ)的集中化，由此給數(shù)據(jù)安全帶來(lái)一定的威脅。嚴(yán)格的認(rèn)證制度可以防止未經(jīng)授權(quán)的人員進(jìn)入會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)。認(rèn)證技術(shù)包括不同權(quán)限的口令認(rèn)證、指紋認(rèn)證、全息認(rèn)證等。加密技術(shù)的引入可有效保證數(shù)據(jù)的安全性。密碼學(xué)就是在破譯和反破譯的過(guò)程中發(fā)展起來(lái)的。加密算法就是用基于數(shù)學(xué)計(jì)算方法與一串?dāng)?shù)字（密鑰）對(duì)普通的文本（信息）進(jìn)行編碼，產(chǎn)生不可理解的密文的一系列步驟。發(fā)送方在信息發(fā)送到公共網(wǎng)絡(luò)或互聯(lián)網(wǎng)之前將消息進(jìn)行加密，接收方收到消息后對(duì)其解碼（亦稱為解密），所用的程序稱為解密程序，這是加密的逆過(guò)程。

3、建立授權(quán)操作制度，實(shí)行崗位專人專職制度，避免越權(quán)操作。根據(jù)責(zé)、權(quán)、利、效相結(jié)合的原則，對(duì)不同的崗位賦予不同的權(quán)限，可設(shè)立系統(tǒng)主管、管理員、操作員等崗位。不同的崗位有不同的職責(zé)，在會(huì)計(jì)電子檔案管理中肩負(fù)不同的責(zé)任，同時(shí)，同級(jí)崗位之間電有一定的牽制和監(jiān)督作用。崗位的職責(zé)應(yīng)明確，既不能出現(xiàn)管理的盲點(diǎn)，也不能出現(xiàn)職責(zé)的交叉和重復(fù)。采取不相容職責(zé)相分離的措施，嚴(yán)格崗位責(zé)任制。設(shè)置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱登記簿，嚴(yán)防會(huì)計(jì)電子檔案毀損、丟失和泄密。

4、降低會(huì)計(jì)電子檔案毀損和丟失的風(fēng)險(xiǎn)。數(shù)據(jù)大量集中地存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)中，一旦發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊這類突發(fā)事件，就可能使全部數(shù)據(jù)丟失和毀損。會(huì)計(jì)電子檔案室應(yīng)滿足防磁、防火、防潮、防塵、防蟲、避光、恒溫、防變形、防磨損、防強(qiáng)震等要求，保證存儲(chǔ)介質(zhì)的物理性能不改變，以提高電子數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性。會(huì)計(jì)電子檔案室應(yīng)安裝監(jiān)控和報(bào)警防盜設(shè)備，配備專門的安全保衛(wèi)人員。會(huì)計(jì)電子檔案室應(yīng)安裝溫度感應(yīng)設(shè)備，一旦有火災(zāi)發(fā)生，可及時(shí)報(bào)警。會(huì)計(jì)電子檔案室應(yīng)安排在地理位置較高的樓層，應(yīng)選擇在干燥防水的地方，并遠(yuǎn)離易燃品堆放地，周圍應(yīng)配備相應(yīng)的防火器材，防止水災(zāi)、火災(zāi)的發(fā)生。會(huì)計(jì)電子檔案室應(yīng)采用透明塑料膜作防塵罩、防塵布，遮蓋所有檔案架。會(huì)計(jì)電子檔案室應(yīng)遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，防止電子數(shù)據(jù)被磁化，導(dǎo)致會(huì)計(jì)電子檔案的丟失和毀損。會(huì)計(jì)電子檔案室應(yīng)經(jīng)常用消毒藥劑噴灑，保持清潔衛(wèi)生，以防蟲蛀。會(huì)計(jì)電子檔案室應(yīng)保持通風(fēng)透光，并有適當(dāng)?shù)目臻g、通道和查閱的地方，以利于查閱。采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)將打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和會(huì)計(jì)電子檔案一起保存。

5、實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電子檔案多備份管理的規(guī)范化和制度化。會(huì)計(jì)電子檔案的備份和恢復(fù)是保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)安全、準(zhǔn)確、真實(shí)的重要措施。會(huì)計(jì)電子檔案管理人員應(yīng)養(yǎng)成數(shù)據(jù)備份的習(xí)慣，同時(shí)注明備份時(shí)間和操作員的編號(hào)；會(huì)計(jì)電子檔案管理人員應(yīng)根據(jù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)量的多少定期對(duì)這些檔案進(jìn)行檢查和拷貝，以防止因磁性介質(zhì)的毀損而使信息丟失。對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案應(yīng)定時(shí)進(jìn)行雙備份或多備份，備份數(shù)據(jù)和原件數(shù)據(jù)不能存放在同一地點(diǎn)，應(yīng)設(shè)立兩個(gè)會(huì)計(jì)電子檔案保管室，并且分別設(shè)在不同的存放地點(diǎn)。實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電子檔案多備份管理的規(guī)范化和制度化，設(shè)立信息備份員，專門負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)電子檔塞的備份工作。同時(shí)，由專人進(jìn)行檢查和監(jiān)督，以保證會(huì)計(jì)電子檔案的絕對(duì)安全。所有備份的會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)最好用質(zhì)地優(yōu)良的光盤刻錄，以保證數(shù)據(jù)的安全。年終要將當(dāng)年形成的所有會(huì)計(jì)電子檔案信息整理歸類，并標(biāo)明日期、內(nèi)容目錄、備份人姓名等內(nèi)容，用于存檔的光盤還需系統(tǒng)管理員和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽名。對(duì)系統(tǒng)日志文件要特別重視。系統(tǒng)日志文件是指系統(tǒng)以文本的形式將每天的財(cái)務(wù)系統(tǒng)操作人員和操作時(shí)間記錄下來(lái)所形成的文件。它一方面可以用來(lái)考核各會(huì)計(jì)人員的工作業(yè)績(jī)，另一方面一旦出現(xiàn)系統(tǒng)故障，能夠及時(shí)查明故障原因，追查操作人員的責(zé)任。

6、將會(huì)計(jì)電子檔案的格式隨技術(shù)的發(fā)展不斷升級(jí)，使不同時(shí)期的會(huì)計(jì)電子檔案具有兼容性。會(huì)計(jì)電子檔案存放的格式應(yīng)具有通用性、易識(shí)別性，隨著文檔技術(shù)的不斷升級(jí)，作為會(huì)計(jì)電子檔案應(yīng)保證不同時(shí)期數(shù)據(jù)的兼容性和數(shù)據(jù)處理的方便性。由于當(dāng)前軟件技術(shù)的局限性，由低版本操作系統(tǒng)生成的會(huì)計(jì)信息在新系統(tǒng)中不能正常運(yùn)行，如不能及時(shí)將備份數(shù)據(jù)歸檔和保留形成會(huì)計(jì)文件數(shù)據(jù)的背景信息，勢(shì)必導(dǎo)致舊系統(tǒng)中形成的文件在新系統(tǒng)中不能被解讀，將造成大量數(shù)據(jù)資源的浪費(fèi)和信息管理活動(dòng)的盲區(qū)，帶采巨大的損失。

7、提高會(huì)計(jì)電子檔案保管人員的素質(zhì)。會(huì)計(jì)電子檔案的整理一般采用“三統(tǒng)一”的原則。即分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一，并分門別類按各卷順序編制電子檔案順序號(hào)。電子檔案順序號(hào)應(yīng)包含盡可能多的信息特征，具有規(guī)范性、通用性和合理性。此外，電子檔案順序號(hào)的容量應(yīng)具有超前性，能滿足未來(lái)會(huì)計(jì)電子檔案業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。要實(shí)行嚴(yán)密的監(jiān)察制度。會(huì)計(jì)電子檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程應(yīng)要求對(duì)操作活動(dòng)進(jìn)行嚴(yán)密的監(jiān)察和檢查。其包括定期地對(duì)控制臺(tái)記錄、作業(yè)記錄和實(shí)施記錄加以審查和比較。堅(jiān)持應(yīng)急的規(guī)則。應(yīng)制定適宜的計(jì)劃和規(guī)程來(lái)應(yīng)對(duì)程序、文件和設(shè)備遭受火災(zāi)、水災(zāi)、斷電、通訊中斷、盜竊等突然事故和緊急情況。典型的應(yīng)急措施包括文件備份、程序備份、備份與原件分開(kāi)存放等方面的要求。

充分發(fā)揮保管人員的素質(zhì)和作用。保管人員的素質(zhì)在會(huì)計(jì)電子檔案保管中起核心和關(guān)鍵作用，具體表現(xiàn)為保管人員的素質(zhì)要滿足會(huì)計(jì)電子檔案保管工作的要求。保管人員應(yīng)掌握會(huì)計(jì)學(xué)、檔案學(xué)、管理學(xué)和信息系統(tǒng)的基本理論、基本方法和基本技能，還應(yīng)了解計(jì)算機(jī)通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、軟件工程、軟件設(shè)計(jì)技術(shù)等。在會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)中，不僅對(duì)保管人員的專業(yè)知識(shí)、基本技能有了新的要求，而且在道德標(biāo)準(zhǔn)、工作態(tài)度上也有了更高的要求。因此，為了提高保管人員的素質(zhì)，必須在保管人員招聘、選拔、提升等環(huán)節(jié)建立起嚴(yán)格長(zhǎng)效的控制制度。在保管人員的使用中，要進(jìn)行嚴(yán)格和定期的工作成果考核，要建立相應(yīng)的激勵(lì)和約束管理機(jī)制，要明確崗位晉升的條件并為保管人員提供繼續(xù)教育的機(jī)會(huì)。

作者簡(jiǎn)介

趙麗（1963-），女，年出生，吉林通榆人，現(xiàn)任職于吉林省白城市通榆縣廣播電視臺(tái)，研究方向?yàn)闄n案管理。