風險評估在企業(yè)采購業(yè)務(wù)中的應(yīng)用

馮寬

【摘 要】 采購是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的重要環(huán)節(jié)，采購成本的高低直接影響著企業(yè)經(jīng)營成果的大小。隨著現(xiàn)代信息化和管理理念的不斷發(fā)展，采購業(yè)務(wù)領(lǐng)域又出現(xiàn)了許多新的內(nèi)控問題。這些變化對企業(yè)采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制提出了更高的要求。文章以WZ林化股份公司為例，從采購業(yè)務(wù)的流程中識別出其可能存在的風險，應(yīng)用層次分析法對公司采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制進行風險分析，根據(jù)計算結(jié)果確定各項風險因素對于物資采購業(yè)務(wù)流程內(nèi)部控制的相對重要程度，為企業(yè)進行物資采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的風險防范指明方向，同時也為完善物資采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制提供著手點與切入點，以期能夠?qū)τ嘘P(guān)企業(yè)完善采購內(nèi)部控制有所幫助。

【關(guān)鍵詞】 采購業(yè)務(wù)； 風險評估； 層次分析法

中圖分類號：F235.99 文獻標識碼：A 文章編號：1004-5937（2015）12-0057-04

采購作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的起點，在企業(yè)日常經(jīng)營活動中的作用非常重要，它直接影響著企業(yè)的最終利潤。開源節(jié)流是企業(yè)實現(xiàn)利潤最大化的兩大法寶，在保證質(zhì)量的前提下，采購成本的下降也就成為現(xiàn)時企業(yè)獲取利潤的重要來源；現(xiàn)代企業(yè)之間的競爭已成為整個供應(yīng)鏈上的競爭，在這種環(huán)境下采購環(huán)節(jié)容易出現(xiàn)貪污受賄等違法現(xiàn)象。這既透露出企業(yè)內(nèi)部控制方面的薄弱，又說明在內(nèi)部控制中對采購環(huán)節(jié)的加強已成為現(xiàn)代企業(yè)的重要課題。

本文以WZ林化股份公司的采購業(yè)務(wù)為例，對該企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的各種問題進行風險評估，力求從諸多問題中找出重要影響因素，為該企業(yè)健全內(nèi)部控制體系提供改進方向。本文的分析研究對于類似企業(yè)建立及完善內(nèi)部控制制度有一定的借鑒意義。

每個企業(yè)都會存在各種各樣的風險，只要企業(yè)持續(xù)經(jīng)營，那么該企業(yè)就一定會面臨風險。對WZ林化公司來說，公司可以成立有關(guān)采購業(yè)務(wù)的風險評估小組，健全采購業(yè)務(wù)風險評估體系。風險評估小組的成員除了管理層以外，還應(yīng)包括財務(wù)部、內(nèi)部審計部、物流部、采購科、原料科等部門負責人，必要時可以外聘技術(shù)專家參與風險評估。風險評估體系主要包括目標設(shè)定、風險識別、風險分析及風險應(yīng)對四個方面，完善采購業(yè)務(wù)的風險評估就從這四個方面展開。

一、采購業(yè)務(wù)目標設(shè)定

目標設(shè)立是企業(yè)進行風險評估的起點，是下一步風險識別、風險分析及風險應(yīng)對的前提步驟。根據(jù)WZ林化公司的生產(chǎn)經(jīng)營特點，公司設(shè)置了以下采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制目標。（1）經(jīng)營目標：對物資采購的業(yè)務(wù)流程進行規(guī)范，加大對采購成本的控制，使公司采購業(yè)務(wù)能夠高效率地運行，確保物資的采購能滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃的需要；（2）財務(wù)報告目標：提高采購業(yè)務(wù)相關(guān)會計信息的真實性、及時性和準確性，防止工作失誤的發(fā)生；（3）合法合規(guī)目標：保證公司的采購業(yè)務(wù)符合國家相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定；（4）資產(chǎn)安全目標：防止采購業(yè)務(wù)相關(guān)人員違法亂紀、舞弊、侵吞公司資產(chǎn)等不法行為，以確保公司資產(chǎn)的安全。

二、采購業(yè)務(wù)風險識別

風險識別是充分識別影響WZ林化公司目標實現(xiàn)的潛在危險因素。公司在進行風險識別的時候，可以采取流程圖分析法、財務(wù)報表分析法、現(xiàn)場調(diào)查法、問卷調(diào)查法以及專家意見法等；尤其要汲取本公司過去及本行業(yè)其他企業(yè)的經(jīng)驗教訓，特別關(guān)注頻發(fā)、高危性的風險因素。以下就物資采購的業(yè)務(wù)流程，列示其主要風險，為公司進行風險識別提供參考依據(jù)。

WZ林化股份公司物資采購的基本流程為：提出需求計劃→編制年度采購計劃→總經(jīng)理辦公會審批→預算報批→編制采購實施方案→確定供應(yīng)商→簽訂合同→下達采購訂單→驗收入庫→付款。公司應(yīng)該關(guān)注的風險如表1所示。

三、采購業(yè)務(wù)風險分析

根據(jù)《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》第三章第二十四條規(guī)定，企業(yè)應(yīng)當采用定性與定量相結(jié)合的方法，按照風險發(fā)生的可能性及其影響程度等，對所識別的風險進行分析和排序，確定需重點關(guān)注與優(yōu)先控制的風險。

在這里采用層次分析法進行風險分析，層次分析法是能對一些比較復雜、模糊的問題作出決策的簡易方法，是一種定性和定量相結(jié)合的分析方法，適用于一些難以完全用定量分析進行的問題。它的基本思想是能夠把人們所作出決策的思維過程與主觀判斷進行數(shù)學化。該方法的基本原理為：首先，將研究對象劃分成不同的層次，通過對每一個層次中各因素的相對重要性而作出判斷（同一層次的各要素按上一層要素作為準則來進行兩兩判斷并同時比較其重要性）；經(jīng)過特定的數(shù)學公式轉(zhuǎn)換，計算出各個層次因素的權(quán)重大小；最后根據(jù)各因素權(quán)重大小來對該層次中各因素對于上一層次的重要性進行排序，或者按照權(quán)重的最大原則來挑選出最優(yōu)方案。

（一）層次分析法的基本步驟

1.建立層次結(jié)構(gòu)的模型，確定層次結(jié)構(gòu)的類型。

2.應(yīng)用兩兩比較法來構(gòu)造判斷矩陣。判斷矩陣元素的標準如表2所示，構(gòu)造出的判斷矩陣如表3所示。

3.判斷出矩陣的最大特征根（λmax）與特征向量。

（1）計算矩陣各行各元素的乘積Mi，

（2）計算Mi的n次方根Wi，其中Wi=。

（3）對向量Wi=（W1，W2，…，Wn）T

（4）計算出矩陣的最大特征根λmax，

（5）檢驗矩陣的一致性。1）由于λ連續(xù)依賴于aij，則λ比n大得越多，矩陣的不一致性就越嚴重。用最大特征值相對應(yīng)的特征向量作為被比較因素對其上層某因素影響程度的權(quán)向量，其不一致程度越大，所引起的判斷誤差就越大。故使用λ-n數(shù)值的大小來進行衡量矩陣的不一致程度。為檢驗矩陣的一致性，定義一致性指標CI=（λmax-n）/（n-1），其中CI=0，則有完全的一致性；若CI接近于0，則有滿意的一致性；CI越大，不一致就越嚴重。2）為衡量CI的大小，則引入隨機一致性指標RI，隨機一致性指標如表4所示。3）定義一致性比率CR=CI/RI，若一致性比率CR<0.1時，認為矩陣的不一致程度在容許范圍之內(nèi)，并具有滿意的一致性，即通過了一致性檢驗，這時可以用歸一化特征向量作為權(quán)向量；否則就需要進行重新調(diào)整矩陣。

本文采用層次分析法進行評價采購業(yè)務(wù)流程的內(nèi)部控制風險情況，即根據(jù)計算出來的各采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制風險因素的權(quán)重大小進行排序，確定各項風險因素對于采購業(yè)務(wù)流程內(nèi)部控制的相對重要程度，為企業(yè)進行采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的風險防范指明方向，同時也為本公司完善采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制提供著手點與切入點。下面就物資采購業(yè)務(wù)進行風險分析。

（二）對物資采購業(yè)務(wù)的風險分析

運用德爾菲法，聘請8位物流專家（其中學術(shù)專家及企業(yè)專家各4人），結(jié)合WZ林化公司的實際情況，根據(jù)表2的判斷矩陣元素的標度方法，將采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的各個風險因素進行兩兩相比較并進行打分，對表1物資采購業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的6個主要風險進行兩兩相比較并進行打分，經(jīng)過三輪打分以后，最終得出統(tǒng)一的賦值結(jié)果如表5所示。

前文基于企業(yè)的物資采購業(yè)務(wù)流程，并相繼識別出了請購與審批（A1）、供應(yīng)商管理（A2）、采購價格控制（A3）、采購合同管理（A4）、驗收工作（A5）、付款結(jié)算（A6）這六個物資采購內(nèi)部控制的風險因素。然而，由于企業(yè)的資源是有限的，加上內(nèi)部控制的成本效益原則，所以實際上無法也不可能做到對企業(yè)所有業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制風險因素都進行控制與防范，對于物資采購業(yè)務(wù)也是如此。因此，企業(yè)具體在對物資采購業(yè)務(wù)流程的內(nèi)部控制風險進行評價時，需要把有限的資源投放到更加重要的內(nèi)部控制風險因素之上，通過分析，對其中比較重要的內(nèi)部控制風險因素進行重點防范，從而實現(xiàn)控制采購業(yè)務(wù)流程的整體內(nèi)部控制風險。

層次分析法可以把人們作出決策的思維過程與主觀判斷進行數(shù)學化，在通過特定的數(shù)學轉(zhuǎn)換后，計算出各個因素對于其上一層次中目標的權(quán)重大小。

本文運用Excel進行層次分析法的數(shù)據(jù)處理，得到的實證檢驗結(jié)果如表6所示，得到的物資采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制風險因素權(quán)重結(jié)果如表7所示。

由表6可知，矩陣的最大特征根λmax為6.2186，一致性指標CI=（λmax-n）/（n-1）=（6.2186-6）/（6-1）=0.0437。通過查閱可知，當n=6時，隨機一致性指標RI=1.24，一致性比率CR=CI/RI=0.0437/1.24=0.0353。因此，一致性比率CR<0.1，說明本文應(yīng)用層次分析法所構(gòu)造的矩陣具有滿意的一致性，即通過了一致性檢驗。

由表7可知，根據(jù)上述各風險因素權(quán)重的大小，對這六個物資采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制風險因素進行排序，以判斷各風險因素對于物資采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的重要程度（從大到小）：采購價格控制（A3）、驗收工作（A5）、供應(yīng)商管理（A2）、付款結(jié)算（A6）、請購與審批（A1）、采購合同管理（A4）。

四、采購業(yè)務(wù)風險應(yīng)對

根據(jù)各風險因素權(quán)重的大小可以知道：

1.在WZ林化公司的物資采購業(yè)務(wù)當中，采購價格控制是物資采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制中最重要的風險因素，它需要該企業(yè)在進行內(nèi)部控制時投入最多的關(guān)注。因為物資采購價格會直接影響企業(yè)的生產(chǎn)成本，而成本又直接影響到公司的銷售及經(jīng)營利潤；如果企業(yè)的產(chǎn)品成本過高，則會嚴重影響企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計劃的實現(xiàn)。所以公司應(yīng)當對采購價格控制這一內(nèi)部控制風險因素進行重點的控制和防范。

2.驗收工作是第二重要的風險因素，需要WZ林化公司投入較大的關(guān)注。因為驗收工作會影響物資采購數(shù)量的真實數(shù)量和質(zhì)量，這些對公司的生產(chǎn)成本也影響很大。所以公司在進行采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制時，也要重點防范驗收工作這一風險因素。

3.供應(yīng)商管理是第三重要的風險因素，同樣也需要WZ林化公司的重點關(guān)注。如果企業(yè)的供應(yīng)商管理不當，除了產(chǎn)品質(zhì)量沒保證外，也會對物資的價格帶來很大的影響，同樣最終會影響公司的生產(chǎn)經(jīng)營。因此，該公司在進行采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的時候，還需要重點防范供應(yīng)商管理這一風險因素。

WZ林化公司在風險分析的基礎(chǔ)上，可以結(jié)合風險產(chǎn)生的成因、本公司整體風險的承受能力等，依據(jù)圖1的方法來選擇具體的風險應(yīng)對策略。

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