試論新形勢下電子檔案與紙質(zhì)檔案的并存和發(fā)展

戚鴻雁

摘 要：隨著全球數(shù)字信息化的快速發(fā)展，隨著管理自動(dòng)化、辦公自動(dòng)化進(jìn)程的加快，人們進(jìn)行交換文件的手段也逐漸從紙質(zhì)走向電子媒體。電子文件越來越多的活躍在工作、生活中， 如何處理電子文件與紙質(zhì)文件的關(guān)系，以及電子檔案能否完全替代紙質(zhì)檔案的問題，現(xiàn)就目前普遍應(yīng)用的兩種文件及其技術(shù)為前提，淺談幾點(diǎn)意見。

關(guān)鍵詞：電子檔案；紙質(zhì)檔案；并存發(fā)展

1 電子文件與紙質(zhì)文件的比較

1.1 電子文件的優(yōu)越性

電子文件是人們在各種社會(huì)活動(dòng)中，通過使用計(jì)算機(jī)而產(chǎn)生的一類數(shù)字化信息記錄形式。從理論上說，電子文件的本質(zhì)與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件是相同的， 兩者都是在人類活動(dòng)中為處理各種事務(wù)的需要而形成和使用的，具有規(guī)范體式和法定效用的信息記錄。然而，電子文件因?yàn)橛兄c傳統(tǒng)紙質(zhì)文件完全不同的特性而與紙質(zhì)文件存在差異，并具有紙質(zhì)文件無法比擬的優(yōu)越性。

1.信息的便捷性

電子文件由于其數(shù)字化信息處理的特性，其內(nèi)容信息在復(fù)制、傳遞過程中不會(huì)發(fā)生任何變化，便于信息的交換和傳遞。電子文件能夠集文字、圖像、聲音于一體來表達(dá)紙質(zhì)文件無法表達(dá)的信息內(nèi)容。同時(shí)，利用電子文件，可以達(dá)到一次錄入，多次、多種形式的輸出，方便文件的查找利用，同時(shí)也為檔案現(xiàn)代化管理奠定了基礎(chǔ)。相比之下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件在處理同類工作時(shí)卻落后許多。

2.信息的高存儲性

電子載體的物理資源占用量少，就拿一張光盤的容量來說，其存儲量可達(dá)600MB——4000MB，可以保存35萬頁打印紙上的文字信息或10萬頁圖形信息。還可以存儲多門類的不同檔案，如聲像檔案、照片檔案等，電子文件的這一特性，降低了檔案人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，使他們有更多的精力去做好檔案的開發(fā)和利用工作。

3.信息的共享性

傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件在同一時(shí)間、同一地點(diǎn)只允許一個(gè)人使用，具有信息的獨(dú)占性；而電子文件在同一時(shí)間、同一地點(diǎn)可以被多個(gè)不同用戶同時(shí)使用，且不受時(shí)間和空間的限制，具有信息的共享性。

4. 信息傳輸速度

文件信息傳遞是否快捷，是直接關(guān)系到人們利用文件信息的效率問題。隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及， 電子文件顯示了它無與倫比的優(yōu)勢。它可以通過網(wǎng)絡(luò)在全球范圍內(nèi)廣泛傳播，其傳輸速度僅以秒為單位計(jì)算。相比之下，紙質(zhì)文件卻只能通過單一的郵寄方式傳遞，不論要傳送的文件多少，其每次傳送時(shí)間都要以天為單位計(jì)算。這里就體現(xiàn)了電子檔案的優(yōu)勢。

1.2 電子檔案的缺點(diǎn)

電子檔案盡管有很多紙質(zhì)檔案無法比擬的優(yōu)點(diǎn)，但由于它自身的特性，因此，它同時(shí)也具有一定的不足。

1.信息的穩(wěn)定性

電子文件在起草階段或做其他處理時(shí)的突出優(yōu)點(diǎn)就是刪改方便，而且改后不留痕跡，于是很難像紙質(zhì)文件那樣確定哪個(gè)是原件，哪個(gè)是更改件。再加上電子檔案與載體的可分離性，也造成了電子文件在被傳遞或更換載體時(shí)，存在著被改動(dòng)而不易察覺的可能性。這就給電子文件的信息安全造成了不可估計(jì)的隱患。

其次電子文件非常容易遭受病毒的侵襲，一旦感染上病毒，電子文件中的數(shù)據(jù)就會(huì)遭到破壞以至變成廢品，而且折彎、擠壓、磨損、震動(dòng)， 甚至陽光直射以及不適宜的觸摸也會(huì)使其數(shù)據(jù)丟失。相比之下，紙質(zhì)文件在承載信息的穩(wěn)定方面仍處于較高優(yōu)勢。

2.信息的依賴性

電子文件必須依賴響應(yīng)的技術(shù)設(shè)備（計(jì)算機(jī)、顯示器等硬件）及操作系統(tǒng)和相應(yīng)的軟件，如果失去了相關(guān)的硬件和軟件的配合，就無法生成、傳遞、識別。也就是說，特定的電子文件是依賴特定的設(shè)備和特定的軟件而存在的。一般的說，計(jì)算機(jī)更新?lián)Q代比較頻繁，但是當(dāng)時(shí)是使用這些機(jī)器設(shè)備形成的，需要永久、長期保存的電子文件也許還要保存幾十年甚至上百年，如果到時(shí)一旦技術(shù)過時(shí)或廠家不在提供技術(shù)支持，那么這些電子文件很可能就會(huì)失去利用價(jià)值。相反，紙質(zhì)文件卻不用借助什么設(shè)備，無論何時(shí)何地，只要光線允許，便可一目了然。

2 電子檔案與紙質(zhì)檔案的互動(dòng)發(fā)展

隨著現(xiàn)代化辦公的發(fā)展，電子檔案和紙質(zhì)檔案關(guān)系也越來越密不可分，掃描儀、刻錄機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備的運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成電子文件的可能性。隨著電子文件的增加和普及，以及檔案管理軟件的應(yīng)用，傳統(tǒng)的檔案工作有了日新月異的變化，檔案查詢和利用的變得更加快速便捷。同時(shí)立卷的簡化也帶動(dòng)了相關(guān)工作的簡化，如排架方法、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案檢索、編制等，檔案部門可以從繁重的整理業(yè)務(wù)中解脫出來，更多地關(guān)注檔案信息資源的建設(shè)、開發(fā)與服務(wù)。隨著檔案檢索、查閱檔案實(shí)行電子化，不僅增加了檔案檢索的速度和時(shí)間，并且使得紙質(zhì)檔案得到更好的保護(hù)。

3 紙質(zhì)檔案管理促進(jìn)電子檔案管理的進(jìn)一步完善

與紙質(zhì)文件管理相比，人類管理電子文件的經(jīng)驗(yàn)要少得多。盡管電子文件與紙質(zhì)文件有許多不同之處，但畢竟都是社會(huì)活動(dòng)的記錄，其管理目標(biāo)基本一致，在管理內(nèi)容和方法上也應(yīng)該相互貫通。電子文件與紙質(zhì)文件管理的共存并不是消極、被動(dòng)的，二者相互學(xué)習(xí)、相互借鑒、互為條件、取長補(bǔ)短。

電子檔案在耐久性、安全性等問題尚未解決之前，將與紙質(zhì)檔案長期并存。但從長遠(yuǎn)角度看，紙質(zhì)文件將逐漸“瘦身”，電子文件則在紙質(zhì)文件的支持下日漸豐滿。電子檔案與紙質(zhì)檔案在管理方法上合理疊加、混合，功能替代中呈現(xiàn)出共存狀態(tài)和形式，并逐漸融合為一體，檔案管理機(jī)構(gòu)管理各類載體檔案的管理方法和管理系統(tǒng)日漸完善。這樣勢必會(huì)提高檔案管理的效率，優(yōu)化館藏，而且能夠減少檔案的體積，緩解檔案庫房緊張的狀況，從各方面提高檔案的開發(fā)利用效率，使得我們的各門類檔案能更好的服務(wù)社會(huì)，服務(wù)人民。