獨(dú)立學(xué)院評估驗(yàn)收對加強(qiáng)檔案管理的啟示

胡潔?鮑曉宇

摘 要：根據(jù)國家教育部的有關(guān)精神，獨(dú)立學(xué)院接受評估驗(yàn)收勢在必行。在當(dāng)前形勢下，獨(dú)立學(xué)院應(yīng)積極籌備，做好基礎(chǔ)性工作，應(yīng)對評估驗(yàn)收。檔案管理作為迎評基礎(chǔ)工作的重中之重，應(yīng)積極思考如何開展工作，滿足評估驗(yàn)收工作的新需求。

關(guān)鍵詞：獨(dú)立學(xué)院；評估驗(yàn)收；檔案管理；啟示

1 背景分析

2008年，教育部公布了《獨(dú)立學(xué)院設(shè)置與管理辦法》（教育部第26號令，以下簡稱《辦法》），《辦法》對于獨(dú)立學(xué)院的各項(xiàng)政策規(guī)定做了進(jìn)一步的明確，可謂是獨(dú)立學(xué)院建設(shè)發(fā)展的綱領(lǐng)性指導(dǎo)文件，對獨(dú)立學(xué)院影響極大。隨著《辦法》的出臺，教育部為獨(dú)立學(xué)院設(shè)置了五年過渡期，并明確了獨(dú)立學(xué)院未來發(fā)展的三大選擇。

據(jù)《中國青年報(bào)》2014年4月14日報(bào)道，“規(guī)定的5年申請考察驗(yàn)收期到2013年3月31日期滿，全國315所獨(dú)立學(xué)院中只有23所申請轉(zhuǎn)設(shè)為獨(dú)立設(shè)置的民辦本科高校，另有8所獨(dú)立學(xué)院進(jìn)入轉(zhuǎn)設(shè)考察、公示期，約占獨(dú)立學(xué)院總數(shù)的10%。”鑒于這種現(xiàn)實(shí)情況，教育部2013年5月又把獨(dú)立學(xué)院規(guī)范驗(yàn)收的最后期限延遲到2016年，并要求292所獨(dú)立學(xué)院在“十二五”期間的每年第四季度，接受教育部以及省級教育行政部門的“大考”，即基本符合要求、擬停辦與暫緩驗(yàn)收。

獨(dú)立學(xué)院“驗(yàn)收大考”延期在社會上引起了廣泛關(guān)注，但是獨(dú)立學(xué)院接受全面評估驗(yàn)收的階段終究是到來了。在這種形勢下，如何未雨綢繆、積極籌備，從容應(yīng)對評估驗(yàn)收是獨(dú)立學(xué)院必須面對和思考的問題，更是決定獨(dú)立學(xué)院未來走向的重大問題。

2 檔案管理在評估驗(yàn)收中的重要性

教育部在2008年公布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》中對高校檔案做了明確的界定。高校檔案是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。從這一定義可見，高校檔案涵蓋了高校教學(xué)與管理的各個方面，是客觀真實(shí)反映高校發(fā)展歷史全貌、體現(xiàn)高校辦學(xué)水平的重要材料。

高校檔案的原始性、憑證性和真實(shí)性決定了它將成為評估驗(yàn)收的重要依據(jù)，系統(tǒng)地做好檔案收集是搞好評估驗(yàn)收的基礎(chǔ)。《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確規(guī)定：高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理，將之納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃。面臨評估驗(yàn)收，高校檔案工作將成為高校評估驗(yàn)收工作的重要組成部分。

目前，高校評估的流程一般都是查閱資料和實(shí)地走訪相結(jié)合，教育行政部門布置評估任務(wù)和要求，高校在做好自我評估的基礎(chǔ)上按照評估指標(biāo)體系做好各項(xiàng)支撐材料的準(zhǔn)備工作，評估專家組進(jìn)校開展現(xiàn)場評估，形成評估報(bào)告，提出改進(jìn)意見，最終提出正式評估結(jié)論。

3 評估驗(yàn)收對檔案工作的促進(jìn)作用

3.1 能夠增強(qiáng)教職員工的檔案意識

評估驗(yàn)收是一項(xiàng)全局性、全員性的工作，涵蓋學(xué)校工作的各個方面，需要全校師生的廣泛參與。通過分解評估任務(wù)、收集評估材料，可以增強(qiáng)教職員工的檔案意識，使他們更多地參與到檔案管理工作中來，更加了解檔案管理的重要性和檔案工作的流程，在今后工作中，能夠做到主動歸檔。

3.2 能夠推動檔案的規(guī)范管理

當(dāng)前，高校檔案管理中仍然存在“少歸”、“多歸”和“亂歸”的現(xiàn)象，檔案材料缺失、不加鑒別地籠統(tǒng)歸檔或是不按系統(tǒng)性隨意組卷歸檔，嚴(yán)重影響了檔案的歸檔質(zhì)量，在面對評估驗(yàn)收時，必然要花費(fèi)較多的人力物力來整理這些檔案。獨(dú)立學(xué)院大多辦學(xué)時間不長，辦學(xué)之初，遇到的問題和困難較多，體制機(jī)制尚未理順，人員變動頻繁，對檔案工作重視不夠，在檔案管理中存在很多問題。獨(dú)立學(xué)院評估驗(yàn)收對檔案工作提出了較高的要求，獨(dú)立學(xué)院應(yīng)將此作為發(fā)展契機(jī)，加強(qiáng)檔案建設(shè)，推動檔案的規(guī)范管理。

3.3 能夠提高檔案材料的利用率

及時為利用者提供準(zhǔn)確、全面、有效的信息是檔案工作的一個重要職能。《高等學(xué)校檔案管理辦法》中對高校檔案的歸檔范圍做了明確的規(guī)定，即黨群類、行政類、學(xué)生類、教學(xué)類、科研類、基本建設(shè)類、儀器設(shè)備類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、出版物類、外事類和財(cái)會類等十一大類，高等學(xué)校可以根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況確定歸檔范圍。評估指標(biāo)體系一般會與該歸檔范圍互有重疊交叉而自成體系，是高校檔案的二次開發(fā)和利用。在迎接評估的準(zhǔn)備過程以及在評估中，會形成大量重要的具有保存價值的檔案，對于學(xué)校今后各項(xiàng)工作的開展具有重要的指導(dǎo)意義和參考價值。通過評估驗(yàn)收，高校檔案的利用率得到了提高，體現(xiàn)出了重要的地位和價值。

4 檔案管理如何應(yīng)對獨(dú)立學(xué)院評估驗(yàn)收

4.1 增強(qiáng)檔案意識

獨(dú)立學(xué)院要積極轉(zhuǎn)變觀念，不要把教育工作的重點(diǎn)一味放在追求辦學(xué)效益上，而應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)檔案意識，注重建立長效機(jī)制。獨(dú)立學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)班子和教職工應(yīng)當(dāng)通過評估驗(yàn)收充分認(rèn)識到高校檔案工作是關(guān)系學(xué)校前途命運(yùn)的重要基礎(chǔ)性工作。在迎評促建中真正做到檔案管理的“三納入”、“四同步”，即納入學(xué)校計(jì)劃和規(guī)劃，納入管理制度，納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍；在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作的同時，布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。只有實(shí)現(xiàn)思想上的高度統(tǒng)一，才能保證檔案工作的質(zhì)量，才能使檔案管理更好地服務(wù)學(xué)校各項(xiàng)工作，在評估驗(yàn)收中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

4.2 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)

一支業(yè)務(wù)水平強(qiáng)、專業(yè)素質(zhì)高的檔案管理隊(duì)伍是做好檔案工作的前提和保證。獨(dú)立學(xué)院辦學(xué)的特殊性使很多人不愿意從事檔案管理工作，此時，獨(dú)立學(xué)院應(yīng)當(dāng)充分運(yùn)用靈活的用人機(jī)制，吸引人才進(jìn)入專職檔案管理隊(duì)伍。同時，在隊(duì)伍建設(shè)中，要注意專兼結(jié)合、以專為主、兼職檔案員作為重要輔助全面參與。專職檔案人員的工作主要是檔案材料的最終處理和歸檔，并不參與檔案材料形成的過程，但是兼職檔案員作為檔案材料形成過程的參與者，對于檔案材料的形成過程更加熟悉和了解，因此在評估資料的收集過程中，要充分發(fā)揮兼職檔案員的輔助功能，提高他們的參與度。結(jié)合評估驗(yàn)收工作加強(qiáng)專兼職檔案管理人員的培訓(xùn)也是加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)的重要舉措，一方面是業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，另一方面是信息技術(shù)的掌握，更重要的是要加強(qiáng)評建知識的培訓(xùn)，幫助專兼職檔案員了解和熟悉評估體系，從而保證評估檔案的質(zhì)量。

4.3 引入獎懲機(jī)制

《高等學(xué)校檔案管理辦法》第六章明確了獎勵與處罰，獨(dú)立學(xué)院在實(shí)際操作中應(yīng)當(dāng)根據(jù)本校的實(shí)際情況制定檔案工作的獎懲機(jī)制，責(zé)任落實(shí)到人，提高檔案管理人員的責(zé)任心和使命感，激發(fā)他們的工作熱情，改變檔案管理人員在人們心目中的傳統(tǒng)印象，真正建立起檔案工作的目標(biāo)責(zé)任制和長效機(jī)制。

4.4 重視評估檔案

評估檔案是按照評估指標(biāo)體系的要求形成的檔案材料的集合。不同于普通檔案，評估檔案的專業(yè)性、系統(tǒng)性和針對性更強(qiáng)，更加適應(yīng)評估驗(yàn)收的的要求。評估檔案是在普通檔案基礎(chǔ)上形成的，結(jié)合評估指標(biāo)體系對普通檔案加以選擇、重新分類，全面展示本校教育工作現(xiàn)狀和發(fā)展全貌。獨(dú)立學(xué)院要從著手籌備評估驗(yàn)收開始加強(qiáng)對評估檔案的重視，充分發(fā)揮評估檔案的作用。

獨(dú)立學(xué)院作為高等教育改革的新模式，面臨“大考”勢在必行，“以評促建、以評促改、以評促管、評建結(jié)合、重在建設(shè)”絕不能是一句空話，在迎接評估驗(yàn)收的過程中，基礎(chǔ)工作是關(guān)鍵，獨(dú)立學(xué)院要以此為契機(jī)，使檔案工作服務(wù)于評估驗(yàn)收，評估驗(yàn)收促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展。

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