試探檔案的電子化管理

劉桂龍

摘要：傳統(tǒng)的檔案管理工作以紙質(zhì)文件材料為主要工作對(duì)象，在運(yùn)用了檔案管理軟件后，電子檔案應(yīng)運(yùn)而生。電子檔案的出現(xiàn)克服了傳統(tǒng)檔案難保存、易失真的缺點(diǎn)，彌補(bǔ)了紙質(zhì)檔案的不足，但是同時(shí)電子檔案也存在容易被盜竊等許多缺陷。電子檔案是由上報(bào)者將有關(guān)資料和檔案直接寫(xiě)在優(yōu)盤(pán)等載體上，并在電腦上直接進(jìn)行修改和整理，形成后存儲(chǔ)到辦公信息數(shù)據(jù)中，然后由檔案管理工作人員保存、管理的全新的檔案管理工作形勢(shì)。

關(guān)鍵詞：電子檔案；管理現(xiàn)狀；實(shí)際應(yīng)用與普及

電子檔案是隨著時(shí)代發(fā)展，應(yīng)運(yùn)而生的產(chǎn)物。在檔案管理工作中，傳統(tǒng)的檔案存在形式是以紙質(zhì)為載體，以人的手工書(shū)寫(xiě)和抄錄為主要方式的。隨著時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)各項(xiàng)工作的進(jìn)行，檔案管理工作面對(duì)著龐大的信息量和紛繁復(fù)雜的檔案文件，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)這樣的現(xiàn)狀。電子檔案應(yīng)運(yùn)而生，它的產(chǎn)生有效緩解了龐大的檔案信息量壓力，逐漸代替著傳統(tǒng)的檔案形式，成為主流的檔案管理形式。但是電子檔案并不是沒(méi)有任何缺陷，它本身存在著一些難以克服的缺陷和隱患，需要我們正確對(duì)待。本文就電子檔案管理的現(xiàn)狀，檔案信息電子化的利弊，電子檔案如何更好地普及應(yīng)用等方面做出以下分析。

一、電子檔案的管理現(xiàn)狀

縱觀近幾年電子檔案的發(fā)展情況，各類(lèi)單位的檔案數(shù)量急劇增加。各項(xiàng)相關(guān)檔案也是急劇增長(zhǎng)，面對(duì)與日俱增的檔案數(shù)據(jù)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案形式已經(jīng)很難適應(yīng)當(dāng)前的形勢(shì)。

檔案管理工作并不是許多人認(rèn)為的那樣，并非簡(jiǎn)單的填寫(xiě)數(shù)據(jù)和各人資料，然后存儲(chǔ)在固定的檔案室就萬(wàn)事大吉了。真正的檔案管理工作是一個(gè)復(fù)雜的流程，在檔案持有人填寫(xiě)完相關(guān)資料和數(shù)據(jù)后，由檔案管理工作者認(rèn)真仔細(xì)的檢查，有任何不符合規(guī)定的地方都應(yīng)返還給檔案持有人進(jìn)行修改，檔案完成后，由檔案管理者分類(lèi)儲(chǔ)存在檔案室里，在需要調(diào)取和更新時(shí)，要迅速的調(diào)出檔案。在交接時(shí)要確保檔案的真實(shí)性和完整性。由此可見(jiàn)，檔案管理工作是個(gè)復(fù)雜的過(guò)程，面對(duì)現(xiàn)如今各類(lèi)檔案數(shù)量的急劇增加，傳統(tǒng)的檔案形式確實(shí)不能適應(yīng)工作的需要，電子檔案是十分有必要的。

雖然檔案管理工作越來(lái)越艱巨，但是此項(xiàng)工作的重要性決定了不能出錯(cuò)的要求。檔案工作對(duì)于一個(gè)單位是十分重要的，急需應(yīng)用電子檔案的管理形式來(lái)適應(yīng)當(dāng)前的嚴(yán)峻形式。電子檔案已經(jīng)成為大多數(shù)單位檔案管理工作必須應(yīng)用的形式，但是由于電子檔案的專(zhuān)業(yè)性和技術(shù)性較強(qiáng)，當(dāng)前大多數(shù)單位的檔案管理信息化程度低，不能適應(yīng)工作需要。面對(duì)這樣的形勢(shì)，電子檔案的普及應(yīng)用是檔案管理工作的趨勢(shì)所在，也是必須實(shí)現(xiàn)的。

二、檔案信息電子化的優(yōu)越性

電子檔案與傳統(tǒng)檔案不同，電子檔案最大的特點(diǎn)就是它是以電子數(shù)據(jù)的形式記錄了檔案的準(zhǔn)確信息。電子檔案與傳統(tǒng)檔案相比，其長(zhǎng)處有很多。傳統(tǒng)檔案需要以紙質(zhì)材料為檔案記錄的載體，但是電子檔案是借助了電子信息技術(shù)，直接將檔案記錄在電腦上。傳統(tǒng)檔案需要一個(gè)單獨(dú)的檔案室，并且要求密閉，防火，防潮，對(duì)其環(huán)境條件要求較多。紙質(zhì)的檔案材料時(shí)間久了，會(huì)發(fā)霉發(fā)潮，這些都會(huì)影響檔案的真實(shí)性和存儲(chǔ)時(shí)間。而且會(huì)耗費(fèi)大量的人力物力，檔案存儲(chǔ)的成本較高。而電子數(shù)據(jù)只需要電子計(jì)算機(jī)的應(yīng)用和處理，要求檔案管理工作者能夠熟練掌握電子信息技術(shù)和檔案管理的相關(guān)軟件，這能夠大大節(jié)省單位的財(cái)政支出，并且保證檔案能在很長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)不出現(xiàn)失真和損毀的現(xiàn)象。另外，電子檔案能夠有效提高檔案管理的效率。傳統(tǒng)的檔案管理工作需要人力的填寫(xiě)和記錄，一旦出錯(cuò)就得重新填寫(xiě)。而電子檔案要求檔案持有人在電腦上編輯完成后，將成型的檔案直接考錄在U盤(pán)等載體上，直接交給檔案管理工作者就可以了，這樣更加方便檔案持有人填寫(xiě)檔案，也方便了檔案管理工作者的檔案收集工作。電子檔案還有一個(gè)突出的優(yōu)點(diǎn)就是電子檔案在交接時(shí)不會(huì)出現(xiàn)丟失和失真的現(xiàn)象。傳統(tǒng)檔案在檔案的調(diào)取、補(bǔ)充和更新時(shí)很容易丟失和失真，這是因?yàn)闄n案持有人對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)不夠，重視程度也不夠，才造成了檔案在交接時(shí)的丟失和失真，電子檔案在交接時(shí)只需拷貝就可以，檔案持有人將檔案修改之后，即使丟失或是損毀也沒(méi)事，因?yàn)闄n案管理工作者那里還有備份，這就大大降低了檔案交接時(shí)檔案丟失的風(fēng)險(xiǎn)，也大大緩解了檔案工作的難度。電子檔案的諸多優(yōu)越性決定了電子檔案的發(fā)展空間是巨大的，也是必須的。

三、電子檔案如何更好地普及應(yīng)用

1.積極納入領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)機(jī)制。應(yīng)當(dāng)自覺(jué)納入領(lǐng)導(dǎo)小組制定的總體方案。項(xiàng)目效能的源泉來(lái)自管理，電子化成敗的關(guān)鍵也必然是管理。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)電子檔案加強(qiáng)管理，制定規(guī)范的檔案管理規(guī)章制度。基層檔案管理工作者應(yīng)該積極接受領(lǐng)導(dǎo)的建議，明確領(lǐng)導(dǎo)的指揮和政策，做到緊跟工作方向，完善工作任務(wù)和要求，努力做到自身工作不出差錯(cuò)，集體工作才能更加完善。

2.與時(shí)俱進(jìn)，觀念創(chuàng)新。電子檔案的管理需要與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新。基層檔案管理工作者在接觸電子檔案的同時(shí)，應(yīng)不斷的積累經(jīng)驗(yàn)和收集電子檔案的信息，為提高電子檔案的工作效率提高保障，實(shí)現(xiàn)不斷創(chuàng)新與發(fā)展。各單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，證實(shí)其工作的重要性，看到檔案管理工作對(duì)于全局工作的重要性和根本性，提供有利的條件來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新和不斷發(fā)展。

3.遵循標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)法律建設(shè)。在檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中常常遇到過(guò)分強(qiáng)調(diào)本單位特殊性，管理方式不可更改的情況。這種實(shí)質(zhì)上無(wú)視標(biāo)準(zhǔn)化、拒絕采用標(biāo)準(zhǔn)的作法極其有害。僅憑經(jīng)驗(yàn)管理檔案的方法，雖然也很有成效，但通用性不好，無(wú)法讓更多的人高效率地使用，必須淘汰。采用標(biāo)準(zhǔn)意味著系統(tǒng)性的進(jìn)步，對(duì)信息系統(tǒng)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有不可估量的作用。為了搞好應(yīng)用并使應(yīng)用不斷深化，就必須在標(biāo)準(zhǔn)化上下足功夫。有些標(biāo)準(zhǔn)（制度）的制定需要耗費(fèi)巨大的人力、物力。例如檔案的標(biāo)準(zhǔn)，不但涉及數(shù)據(jù)格式，還將涉及運(yùn)行環(huán)境等諸多因素，本身就包含不止一項(xiàng)的復(fù)雜課題，應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，集中力量，鍥而不舍，不斷推進(jìn)。因此，檔案管理和利用、檔案管理信息化的立“法”工作要加強(qiáng)完善，這是檔案管理健康發(fā)展的根本保證。

檔案管理工作對(duì)于一個(gè)單位的全局工作是十分重要的，我們應(yīng)該正確認(rèn)識(shí)其根本性和重要性。電子檔案的應(yīng)用前景是廣闊的，我們應(yīng)當(dāng)在這條路上不斷創(chuàng)新和優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)檔案工作的簡(jiǎn)易性和穩(wěn)定性的不斷提高。在這個(gè)高度信息化的時(shí)代，信息技術(shù)無(wú)疑為檔案管理，特別是數(shù)據(jù)量大、更新頻繁和遠(yuǎn)程需求大的檔案管理注入了新鮮血液。繼續(xù)采用傳統(tǒng)的手工方式已經(jīng)無(wú)法滿足社會(huì)發(fā)展的需要，只有把工作重點(diǎn)放在信息化管理，網(wǎng)絡(luò)資源化建設(shè)，充分利用信息高速路的優(yōu)越性，才能使檔案管理更健全、更高效。