芻議新形勢下的基層檔案管理與快速發(fā)展

黃紅霞

摘 要：檔案管理是檔案工作的基礎(chǔ)，優(yōu)秀的檔案管理能簡化相關(guān)數(shù)據(jù)處理的工作，能幫助機構(gòu)后續(xù)工作的開展，幫助機構(gòu)日常事務(wù)的順利開展，并節(jié)省更多地勞力物力。優(yōu)秀的檔案管理工作能在公路工作管理及數(shù)據(jù)查詢中起到不可估量的作用。網(wǎng)絡(luò)是這個時代的新興寵兒，網(wǎng)絡(luò)的普及造福社會，在檔案管理工作上也意義非常。

關(guān)鍵詞：新形勢；檔案管理；公路工作

網(wǎng)絡(luò)時代的到來，意味著基層檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)和機遇，工作步驟能夠得到較大程度的簡化和體系化以后，節(jié)省更多的工作時間，但同時也對檔案工作者提出了新的要求。如何盡快學(xué)習(xí)相關(guān)的檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)知識和基礎(chǔ)操作，以實現(xiàn)工作程序的簡化和工作成果的優(yōu)化。

1 檔案管理工作簡介

檔案是指機關(guān)、單位等組織或個人在日常工作或業(yè)務(wù)處理中產(chǎn)生并進行記錄的資料或文件。而檔案管理工作，則是指檔案工作室對在日常工作中記錄的相關(guān)文件或資料進行統(tǒng)一化管理和編輯，并以此給以后的工作提供借鑒等相關(guān)信息服務(wù)的工作。[1]檔案的工作包括檔案個體綜合收集、檔案文件分類整理、檔案價值發(fā)掘鑒定、檔案資料的有效保存、檔案編目、檔案檢索系統(tǒng)編入、檔案數(shù)據(jù)歸納統(tǒng)計、檔案內(nèi)容研究及分類編輯和檔案資料履行信息服務(wù)職能。總體上看，我們可以將檔案管理工作分為兩大類，即檔案的入編工作和檔案信息服務(wù)工作。

2 公路段機構(gòu)檔案管理現(xiàn)狀

2.1 對檔案管理工作未持有足夠重視

從上級領(lǐng)導(dǎo)至普通職工，檔案管理工作在工作人員的眼中是一種重復(fù)簡單勞動的工作，是單位里可有可無的工作。且基層單位一般重實效，對于檔案管理工作缺少一個客觀正面的認識，很多人認為檔案管理工作并不能給單位帶來實際效益，且毫無作用。正是這種不成熟的想法導(dǎo)致許多基層單位的檔案管理工作人員均是身兼數(shù)職，對檔案管理工作既沒有過硬的專業(yè)素養(yǎng)，也沒有較高的工作熱忱。正是由于這種在基層單位中存在的普遍認識上的誤區(qū)，導(dǎo)致許多檔案管理工作無法正常及時的開展。公路段的日常檔案記錄工作較為繁雜，事多人少，導(dǎo)致工作人員在一定程度上對檔案管理工作的忽略。

2.2 檔案管理工作硬件設(shè)施的落后

如前文所提到的工作人員對檔案管理工作不夠重視，因此在檔案管理工作的硬件設(shè)施上也是較為落后。由于工作經(jīng)費的有限，單位總是優(yōu)先更新一些其他辦公設(shè)施，而檔案管理工作的辦公用品則容易被忽視。[2]檔案管理工作也由于設(shè)施上的不足變的更加繁雜。公路段機構(gòu)的日常事務(wù)本就相對而言較為繁雜，因此對檔案管理工作更加不重視。這會形成一個惡性循環(huán)，導(dǎo)致對檔案管理工作人員對崗位要求的忽視和應(yīng)付情緒。

2.3 檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)偏低

由于基層單位經(jīng)費有限，事多人少，公路段機構(gòu)少有聘請專門負責(zé)檔案管理的專業(yè)人才，即使有部分機構(gòu)較為重視檔案管理工作的單位，也要求工作人員身兼數(shù)職，在管理檔案工作的同時還要肩負其他工作的處理。故一般從事檔案管理工作的工作人員并沒有接受專業(yè)的檔案管理工作的相關(guān)知識和基礎(chǔ)技能培訓(xùn)，在檔案管理工作上的素養(yǎng)不高，日常的檔案收集工作不到位，到檔案驗收時才臨時趕制使檔案資料不全。

3 當(dāng)前檔案管理工作的大環(huán)境

由于網(wǎng)絡(luò)的普及及辦公軟件的日益更新，檔案工作的電子化是檔案管理工作和信息服務(wù)的時代所趨，是不可阻擋的大趨勢。如何利用網(wǎng)絡(luò)及電子工具使檔案管理工作更加高效，使信息服務(wù)職能更加完全，是新時代下檔案管理工作者的挑戰(zhàn)和機遇。目前，我國的檔案管理工作仍然存在以下問題。

3.1 基層檔案工作缺乏規(guī)范管理

檔案管理這一工作，雖歷史悠久，但人們對其印象仍舊停留在簡單的謄抄和歸類整理上，而對其提供信息服務(wù)的職能沒有足夠的認識。歷史因素導(dǎo)致了檔案管理工作至今沒有明確的完全的規(guī)范行為準(zhǔn)則。[3]管理階層在對工作成果進行驗收時，應(yīng)當(dāng)著重查閱資料收集情況，確保檔案記錄真實有效。

3.2 檔案工作軟件缺乏統(tǒng)一運用

現(xiàn)今，隨著辦公用品及設(shè)施的不斷電子化、科技化，檔案管理工作所需的軟件不斷被開發(fā)，電子行業(yè)競爭異常激烈，電子產(chǎn)品更是日新月異，檔案管理工作軟件尚未實現(xiàn)統(tǒng)一，有的軟件企業(yè)由于惡性競爭，使不同的工作軟件不能實現(xiàn)兼容，因此當(dāng)檔案管理工作上層機構(gòu)進行在資料匯總等工作時，工作難度加大，工作量增加。

3.3 檔案管理相關(guān)技術(shù)水平有限

由于我國近幾年才開始發(fā)展檔案管理方面的技術(shù)，目前技術(shù)水平有限，許多辦公軟件的實用性和操作性都不是很強，一定程度上也增加了檔案管理工作人員的工作負擔(dān)。因此，政府應(yīng)當(dāng)對企業(yè)間的競爭有一定的約束，并鼓勵企業(yè)創(chuàng)新出新的軟件。而檔案管理工作人員，應(yīng)該妥善的選擇實用性較強的操作軟件，同時，系統(tǒng)內(nèi)的檔案管理及輸入，可以人為地采用相同的、能兼容的軟件，保證工作的順利開展。

4 針對檔案管理工作存在的問題提出建議

4.1 提高機構(gòu)工作人員對檔案管理工作的重視程度

相關(guān)的檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)幫助其他的工作人員及領(lǐng)導(dǎo)建立正面客觀的對檔案管理工作的認識態(tài)度。對于檔案管理工作在信息服務(wù)和其他工作中起到的重要作用，相關(guān)工作人員也應(yīng)該有一個正確的認識。加強檔案管理工作作用的宣傳力度，讓檔案工作的發(fā)展環(huán)境健康而自由。[4]

4.2 硬件設(shè)施的及時更新

機構(gòu)工作人員對檔案管理工作有了一個正確認識后才能進一步得到資金的支持，從而有利于檔案管理工作硬件設(shè)施上的更新?lián)Q代，以便于檔案管理工作人員工作程序的簡化及勞動力支出的節(jié)省。

4.3 檔案管理工作人員整體專業(yè)素養(yǎng)的提升

學(xué)習(xí)是進步的階梯。檔案工作人員應(yīng)當(dāng)注意充實自己，豐富自己的專業(yè)素養(yǎng)，及時接收國外先進的檔案管理理念，并用之于實踐。理論在實踐中操作才能更加適用于其實際情況；實踐中總結(jié)理論才能得出規(guī)律。檔案工作人員在積極學(xué)習(xí)其他先進思想的同時，也應(yīng)當(dāng)在日常的檔案管理工作中，歸納總結(jié)出適合自己工作環(huán)境的新理念。

4.4 管理規(guī)范化

所謂“上梁不正下梁歪”，只有檔案管理的管理部門制定出恰當(dāng)?shù)臋n案管理工作的工作規(guī)范，基層的工作人員才能對比規(guī)范找出自己在工作中不足的地方，并加以修正。“沒有規(guī)矩，不成方圓”，合適的、準(zhǔn)確的檔案管理工作行為規(guī)范和操作要求，是幫助基層人員或?qū)I(yè)素養(yǎng)不過關(guān)的工作人員建立起規(guī)范工作的戒尺。

5 檔案管理工作的未來走向

生活在信息社會的我們，每天要接收無數(shù)的信息，信息爆炸的時代意味著人們逐漸會越來越依賴更多的信息來影響自己的判斷。那么，信息的準(zhǔn)確性就顯得尤其重要，檔案管理工作是信息流入網(wǎng)絡(luò)的第一步，做好檔案管理工作是時代對我們的要求。未來的中國，人們會越來越注重檔案管理工作，也會越來越嚴格要求檔案的真實性，除此之外還包括其準(zhǔn)確性、及時性和可靠性。那么，檔案管理工作的細化將是未來檔案管理工作的走向。

檔案管理工作無論是在公路段機構(gòu)還是企業(yè)、乃至國家，都是至關(guān)重要的。加強檔案管理工作隊伍的作風(fēng)建設(shè)及學(xué)習(xí)風(fēng)氣是為了即將到來的挑戰(zhàn)做好準(zhǔn)備。良好的團隊、過硬的專業(yè)素養(yǎng)、積極向上的作風(fēng)，是檔案管理工作在新形勢下屹立不倒、健康發(fā)展的必要條件。

參考文獻

[1]林小艷..新形勢下的檔案管理與發(fā)展[J].才智.2015.03.15

[2]楊寶樂.廣西高校留學(xué)生檔案管理實證[J].廣西民族大學(xué).2014.06.01

[3]孫紅秀.商業(yè)銀行檔案管理現(xiàn)狀研究[J].山東大學(xué).2014.05.10

[4]常秀云.芻議事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新[J].黑龍江史志.2013.09.08