新時(shí)期干部人事檔案管理工作淺析

劉綺平

摘 要：干部人事檔案是一種重要的信息資源，是人力資源管理工作中的重要組成部分，隨著新時(shí)期的發(fā)展，對(duì)人事檔案管理工作提出了新的要求。本文分析了做好新時(shí)期干部人事檔案管理工作的必要性，提出了當(dāng)前干部人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題，并針對(duì)這些問(wèn)題提出了有效的策略，為做好新時(shí)期干部人事檔案管理工作提出參考意見(jiàn)。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；干部；人事檔案管理

做好干部人事檔案管理工作具有非常重要的意義，但是在實(shí)際工作當(dāng)中，企業(yè)普遍對(duì)干部人事檔案管理工作沒(méi)有引起足夠的重視，管理制度也處在一個(gè)比較落后的水平，檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)普遍偏低，管理水平也比較低下，制約了人事管理工作的進(jìn)行。

1.做好新時(shí)期干部人事檔案管理工作的必要性

干部人事檔案是一種重要的信息資源，干部人事檔案管理是人力資源管理健康發(fā)展的需要，是人力資源管理的一部分。科學(xué)進(jìn)行人事檔案管理是衡量人力資源管理工作效益和管理能力的標(biāo)尺。干部人事管理是對(duì)一個(gè)人的人生軌跡進(jìn)行記錄的一個(gè)重要過(guò)程，反映了一個(gè)人的學(xué)習(xí)成長(zhǎng)經(jīng)歷以及生活工作經(jīng)歷，是一個(gè)人成長(zhǎng)的歷史憑證。干部人事檔案管理是對(duì)干部的人事材料從收集、整體、保管的過(guò)程，一份完整、真實(shí)的干部人事檔案不僅僅是一個(gè)人的生活學(xué)習(xí)經(jīng)歷的憑證，更是企業(yè)招工以及人事管理的重要依據(jù)，為了做好人力資源的開(kāi)發(fā)以及管理工作，首先就是是做好干部人事檔案管理工作。

2.當(dāng)前干部人事檔案管理工作存在的問(wèn)題

2.1 對(duì)干部人事檔案管理工作不夠重視

很多單位對(duì)干部人事檔案管理工作都不夠重視，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，陳舊的檔案管理理念已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)在企業(yè)的人事檔案管理，然而在實(shí)際生活中，很多的事業(yè)企業(yè)采用的依然是傳統(tǒng)的人事檔案管理，沒(méi)有為了適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展對(duì)檔案管理進(jìn)行有力的改革，管理水平相對(duì)還是比較落后的。由于傳統(tǒng)的檔案管理模式的影響，人們并沒(méi)有對(duì)人事檔案管理工作引起足夠的重視，認(rèn)為人事檔案管理工作就是簡(jiǎn)單的將檔案進(jìn)行管理，只要保證檔案不丟失，不會(huì)泄密，能夠應(yīng)付外調(diào)以及查檔。薄弱的人事檔案管理意識(shí)很大程度上制約了干部人事檔案管理工作的發(fā)展。

2.2 干部人事檔案管理制度比較落后

人事制度不斷改革，大學(xué)生越來(lái)越浮躁，人才的流動(dòng)也越來(lái)越頻繁，所以很多單位在人才招聘的過(guò)程中，將招聘手續(xù)不斷簡(jiǎn)化，人事檔案是具有終身性的，但是很多關(guān)鍵的材料并沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)的補(bǔ)充和修正，給人才的流動(dòng)造成了一定的阻礙。有很多單位的人才流動(dòng)的過(guò)程中并沒(méi)有及時(shí)將新形成的干部人事檔案材料及時(shí)的補(bǔ)充到干部人事檔案中，使得人事檔案的材料散失了其完整性，使得人才流動(dòng)的時(shí)候新的錄用單位的檔案審批工作非常不便。很多單位在收集人事檔案材料的時(shí)候都是被動(dòng)的完成的，很多員工的個(gè)人材料都不能及時(shí)的上交，一些年度考核表、履歷表等的填寫(xiě)工作不到位，很多時(shí)候都是為了應(yīng)付檢查臨時(shí)填的，保存過(guò)程也不重視，導(dǎo)致很多重要資料散失[1]。

2.3 干部人事檔案管理工作人員的專業(yè)水平低

在很多企業(yè)當(dāng)中，并沒(méi)有設(shè)置專門(mén)的人事檔案管理工作人員，我們不難發(fā)現(xiàn)，很多事業(yè)企業(yè)中，從事人事檔案管理的人員并不都是專業(yè)的檔案管理人員，他們很可能身兼數(shù)職，并且檔案管理也不是他們的主要工作，因此，在檔案管理工作上，管理人員投入的時(shí)間以及精力都比較少，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。由于專業(yè)知識(shí)的缺乏以及時(shí)間精力投入的不足使得他們對(duì)于人事檔案的管理理念的認(rèn)識(shí)都停留在表層，并沒(méi)有深刻地認(rèn)識(shí)，在管理的過(guò)程當(dāng)中，大多使用傳統(tǒng)的管理理念，將工作的重點(diǎn)都放在一些瑣碎的事情上，使用著陳舊的管理手段，采用的都是原始的手工操作方式，使得工作效率低下，檔案的完整與安全也得不到保障。人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平普遍偏低嚴(yán)重影響了干部人事檔案管理的整體水平。

3.做好新時(shí)期干部人事檔案管理工作的策略

3.1 提高對(duì)檔案管理工作的重視度

檔案管理工作是一項(xiàng)非常重要的工作，企業(yè)也應(yīng)該讓全體工作人員了解到這是一項(xiàng)重要的工作，提高員工對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)的重要性。為了提高員工對(duì)人事檔案管理工作的重視度，可以成立專門(mén)的干部人事檔案管理小組或者部門(mén)，由專門(mén)的工作人員對(duì)檔案進(jìn)行管理，并且要定期或者不定期對(duì)干部人事檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，將其提到工作日程中來(lái)，制定詳細(xì)有效的檔案管理工作計(jì)劃，并且進(jìn)行責(zé)任制工作，明確每一項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人，發(fā)現(xiàn)了問(wèn)題要及時(shí)解決，使得檔案管理工作可以順利進(jìn)行。

3.2 建立健全的干部人事檔案管理制度

為了使干部人事檔案管理工作可以順利進(jìn)行，并且保證較高呃檔案管理水平，建立健全的干部人事檔案管理制度是非常有必要的。對(duì)與檔案材料要從收集、歸檔以及保存等進(jìn)行統(tǒng)一的管理[2]。對(duì)于材料的收集工作要足夠重視，由于干部制度的改革，員工入檔的材料越來(lái)越多，收集材料的范圍也在不斷擴(kuò)大，所以在收集材料的時(shí)候應(yīng)該要認(rèn)真整理，仔細(xì)的進(jìn)行鑒別，對(duì)于需要?dú)w檔的材料一定要收集齊全，不需要?dú)w檔的材料要進(jìn)行及時(shí)正確的處理，材料必須具有完整性，要有完整的手續(xù)，保證檔案的權(quán)威性和真實(shí)性。對(duì)于檔案的日常保管、利用等要制定嚴(yán)格的制度，要進(jìn)行嚴(yán)格的登記，避免檔案的丟失，杜絕檔案的非法改動(dòng)。

3.3 提高檔案管理工作人員的管理水平

對(duì)員工的培訓(xùn)的提高人事檔案管理水平的有效途徑，也是事業(yè)企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展的重要保證。所以公用事業(yè)企業(yè)必須加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理培訓(xùn)。對(duì)于剛招聘進(jìn)來(lái)的檔案管理員工要進(jìn)行上崗前培訓(xùn)工作，在新員工的腦海里要注入檔案管理工作的重要性，對(duì)檔案材料的收集、鑒別以及整理、裝訂等技術(shù)都要進(jìn)行仔細(xì)嚴(yán)格的培訓(xùn)，讓所有員工都指導(dǎo)如何對(duì)檔案進(jìn)行管理。對(duì)于老員工也同樣要進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)的內(nèi)容可以是一些社會(huì)上檔案管理新形勢(shì)和新理念以及新技術(shù)，使企業(yè)的整體思想可以跟上時(shí)代的腳步。同時(shí)，對(duì)于培訓(xùn)的結(jié)果也要引起足夠的重視，要對(duì)培訓(xùn)的內(nèi)容對(duì)員工定期進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，讓員工充分重視培訓(xùn)過(guò)程，不要把培訓(xùn)當(dāng)作一個(gè)走形式的表現(xiàn)，才能真正促進(jìn)員工管理水平和思想的進(jìn)步，進(jìn)而為企業(yè)的人事檔案管理工作做出貢獻(xiàn)。

3.4 推進(jìn)管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程

隨著現(xiàn)代化進(jìn)程的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)運(yùn)用越來(lái)越廣泛，信息化的檔案管理方式，改變了以往檔案存儲(chǔ)的繁雜性，在計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持下，能夠快速對(duì)檔案信息進(jìn)行保存和分類，也能提高檔案管理者的工作效益。干部人事檔案管理是人力資源管理的重要的部分，與員工的生活經(jīng)歷以及工作經(jīng)歷等都息息相關(guān)，它將單位的相關(guān)人員的活動(dòng)精確的記載下來(lái)，確保了檔案的安全性及有效性[3]。由于紙制的檔案經(jīng)歷長(zhǎng)時(shí)間容易發(fā)生氧化，紙張容易變黃，字跡不清晰，而信息化的管理方式能夠利用電子信息將檔案永久保存，大大節(jié)約了保存檔案的空間。實(shí)施信息化管理方式是干部人事檔案管理必要的途徑，也是做好人事檔案管理工作的有效措施。

4.結(jié)語(yǔ)

為了做好新時(shí)期的干部人事檔案管理工作首先要提高對(duì)檔案管理工作的重視度，同時(shí)建立健全的干部人事檔案管理制度，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高檔案管理工作人員的管理水平，充分利用信息化技術(shù)，對(duì)干部人事檔案管理做好信息化管理，提高人事檔案管理的整體水平。

參考文獻(xiàn)

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