對檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)

陳通

摘 要：電力企業(yè)檔案是電力企業(yè)工作全過程的真實歷史記錄和反映，是電力工程建設(shè)和竣工驗收的必備條件，更是投產(chǎn)后管理、運行、檢修、改建和擴(kuò)建的重要依據(jù)。電力檔案作為電力科技的詳細(xì)資料，對整個電力的運營和維護(hù)都有著重要的現(xiàn)實意義，如果電力檔案科學(xué)、規(guī)范、詳細(xì)、信息化程度高，就會對今后的電力運營與維護(hù)起到很好的促進(jìn)作用，反之，則會給這些工作帶來很大的麻煩，造成不必要的損失。因此，做好電力檔案管理工作是十分重要而有意義的事，必須加以重視。

關(guān)鍵詞：供電企業(yè)；檔案管理；電子檔案；規(guī)范化；文件

企業(yè)檔案是企業(yè)公關(guān)的一項極為重要的內(nèi)容，企業(yè)的檔案管理工作與企業(yè)的順利發(fā)展血脈相連，企業(yè)的資料只有一個最真實而可靠的來源，那就是企業(yè)檔案。因此，在對企業(yè)檔案的工作中需要根據(jù)企業(yè)的發(fā)展進(jìn)行相應(yīng)的管理工作，由此檔案的規(guī)范化管理就為企業(yè)發(fā)展提供了強(qiáng)有力的支撐，能夠讓企業(yè)的歷史與沿革、和發(fā)展歷程歷程、業(yè)績一目了然。這就是企業(yè)檔案規(guī)范化對于宣傳的重要性的集中體現(xiàn)。

1 電力企業(yè)檔案規(guī)范化的重要性

1.1 有效避免企業(yè)商業(yè)秘密泄露

企業(yè)的商業(yè)秘密是企業(yè)中的一種特殊密級的檔案，企業(yè)的商業(yè)秘密是企業(yè)的核心中的核心，一旦企業(yè)的商業(yè)秘密外泄，小而言之會讓競爭對手有機(jī)可乘，大而言之會讓企業(yè)在競爭中處于劣勢，甚至一敗涂地。因此，任何企業(yè)都會極度重視企業(yè)的商業(yè)秘密，都會將企業(yè)的商業(yè)秘密列入企業(yè)的不宣之秘。現(xiàn)代社會科技的發(fā)展使得商業(yè)秘密的泄露已經(jīng)變得可以用秒來計數(shù)了，在這種復(fù)雜的情況下，企業(yè)的商業(yè)秘密的保護(hù)工作就顯得尤為重要。

1.2 準(zhǔn)確反映企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r

企業(yè)檔案不僅是企業(yè)的商業(yè)秘密與寶貴的財富，而且還是對企業(yè)的最真實的記錄與反映，企業(yè)檔案一步步跟蹤記錄企業(yè)發(fā)展的每一個印跡，這些記錄串連在一起就形成了企業(yè)發(fā)展歷程中的最為真實的反映。企業(yè)檔案的最重要的原則就是必須尊重事實，正視歷史，如果檔案都不能規(guī)范化地真實地反映企業(yè)的真實歷史，那么企業(yè)在發(fā)展過程中就會失去發(fā)展的參照物，規(guī)范化的企業(yè)檔案管理不僅準(zhǔn)確反映了企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r，而且對企業(yè)未來的發(fā)展至關(guān)重要。

1.3 企業(yè)文化的活標(biāo)本

歷史進(jìn)入新時期，企業(yè)文化方興未艾，許多企業(yè)文化熱衷于通過外部的幫助，比如高薪聘請各種所謂的專家為企業(yè)打造企業(yè)文化，其實這種做法完全是南轅北轍。因為企業(yè)文化有一座大寶庫，這座大寶庫其實就在企業(yè)內(nèi)部。這座大寶庫其實就是企業(yè)檔案，企業(yè)檔案其實就已經(jīng)涵蓋了企業(yè)中的上到各級領(lǐng)導(dǎo)，下至各主要成員的思想意識，企業(yè)檔案還涵蓋了企業(yè)的各種規(guī)范化的制度，企業(yè)檔案中詳細(xì)記錄了每一次針對企業(yè)員工的行為等的精雕細(xì)琢，所有這些集成在一起其實就已經(jīng)是企業(yè)文化的活標(biāo)本了。

2 采取有效措施，搞好檔案利用

在檔案信息利用時，嚴(yán)把檔案利用審查關(guān)，既要保證檔案信息實體不丟失、不損壞，又要保證檔案信息內(nèi)容不失密、不泄密。

2.1 做好公文的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化

公文是檔案的前身，公文質(zhì)量的好壞與檔案工作息息相關(guān)，因此要做好檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，就首先要做好公文的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作，實際工作中，要提高公文的質(zhì)量，可以從以下幾個方面著手：首先，保證公文用紙的質(zhì)量，一方面要保證紙張的尺寸規(guī)格要統(tǒng)一，同時要符合國家相關(guān)規(guī)范的統(tǒng)一規(guī)定，例如排版方式為橫排版，裝訂線在左側(cè)等；其次，對于制發(fā)公文的簽發(fā)手續(xù)要嚴(yán)格執(zhí)行，要確定審批的公文是否有審批權(quán)限，如無則不能制發(fā)，在制發(fā)公文時要檢查公文的標(biāo)題是否有誤，主送單位與抄送單位、落款是否有誤等；再次，公文的字跡要清楚，并能夠保證持續(xù)不褪色，以利于長期保存。

對紙質(zhì)檔案的控制檔案人員在借出和接收歸還紙質(zhì)檔案時，要嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，交接手續(xù)要清楚；檔案文件在沒有入庫前要進(jìn)行妥善保管；非檔案人員不允許進(jìn)入檔案庫房；對外提供借閱，由主管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可辦理手續(xù)；利用者未經(jīng)檔案人員允許，不準(zhǔn)私自抄錄、復(fù)印等。

2.2 做好防泄密管理

檔案是企業(yè)的重要財富，同時亦是企業(yè)的重要商密，尤其是那些涉及企業(yè)產(chǎn)品配方、企業(yè)生產(chǎn)關(guān)鍵工藝、企業(yè)經(jīng)營決策方向等重大事宜對于企業(yè)而言更是核心商密。針對企業(yè)的這些檔案應(yīng)該首先確定保密級別，并根據(jù)保密級別進(jìn)行授權(quán)、審核、借閱跟蹤等相應(yīng)密級的規(guī)范化管理，同時也要對這些保密事宜向所有的員工宣講，使企業(yè)內(nèi)部的所有員工均能樹立起為企業(yè)保密并互相監(jiān)督泄密情況的意識。防泄密管理是企業(yè)檔案管理工作中的重中之重，對于企業(yè)的良好發(fā)展至關(guān)重要。

2.3 集中管理，信息共享

企業(yè)檔案的規(guī)范化管理對于企業(yè)而言意義重大，企業(yè)檔案不僅是企業(yè)文化的活標(biāo)本，而且是企業(yè)發(fā)展過程中的重要依據(jù)與決策參考，對于中小企業(yè)而言，檔案的集中管理自然而然，對于大中型企業(yè)而言，更應(yīng)做到針對企業(yè)檔案的專門的集中管理，目前世界五百強(qiáng)企業(yè)已經(jīng)做到了將企業(yè)檔案一次性錄入計算機(jī)，計算機(jī)內(nèi)部的檔案則設(shè)立嚴(yán)格的密級進(jìn)行集中管理，同一密級之內(nèi)的管理者之間可以按照管理的需要實現(xiàn)公共信息的共享，以達(dá)成企業(yè)檔案工作的真正規(guī)范化。

2.4 電子檔案的管理與維護(hù)

對電子檔案的控制維護(hù)電子檔案安全，是要確保檔案信息內(nèi)容的完整性、保密性、可用 普遍使用的是協(xié)同辦公系統(tǒng)，在工作中要實行內(nèi)部局域網(wǎng)和一切外網(wǎng)的物理隔離，不能和Internet 交叉使用，確保檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩坏顷憛f(xié)同辦公檔案管理系統(tǒng)，要設(shè)置密碼；非涉密計算機(jī)不能使用涉密移動存儲介質(zhì)；二是計算機(jī)要裝上“防火墻”防病毒軟件，并注重及時更新；三是檔案管理人員應(yīng)根據(jù)電子檔案密級程度，確定借閱范圍，并要及時跟蹤催還；四是電子檔案庫房環(huán)境要符合溫度、濕度等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，光盤檔案、磁盤檔案要放置于防磁柜當(dāng)中，防止受磁場的干擾，電子檔案出入庫時要加強(qiáng)檢驗鑒定。

3 總結(jié)

總之，電力檔案管理人員，一定要更新觀念，適應(yīng)21世紀(jì)的時代要求，樹立與時俱進(jìn)、勇于探索、積極創(chuàng)新的時代理念；全面加強(qiáng)對電力檔案的收集、整理、保護(hù)、開發(fā)與利用，不但要為電力事業(yè)的今后發(fā)展留下寶貴的檔案資料，還要增強(qiáng)自身素質(zhì)，不斷提高信息化管理水平和檔案的編研能力，充分發(fā)揮檔案這一無形資產(chǎn)的寶貴價值，積極為本單位乃至整個電力行業(yè)提供多渠道、全方位、高效率的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，為我國電力事業(yè)的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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