高等院校二級學院教學檔案歸檔工作思考

邢莉　劉必榮　周?！×韪Ａ?/p>

摘 要： 教學檔案是高校檔案工作的重要組成部分，教學檔案的管理與利用是提高學院管理水平、積極推進素質教育的重要手段和途徑，因此要更好地管理及利用它，以提高學院教學管理水平。

關鍵詞： 教學檔案 教學管理 信息資源

一、教學檔案的定義及來源

二級學院教學檔案的形成既有先后次序又有內在聯系，一般來說有以下來源。

1.黨政類。上級關于黨建、紀檢監察、統戰文件材料中針對本院（系、部）需要長期貫徹執行的辦法、規定等；黨總支工作計劃、總結；黨總支、黨政聯席會議記錄、紀要等；黨總支向學校黨委的請示、批文、報告等；黨總支頒發的決定、辦法及規章制度等；黨總支中心組學習、教職工政治理論學習計劃、總結材料；上級關于行政管理的文件材料中針對本院（系、部）需要長期貫徹執行的決定、辦法、條例等；本院（系、部）年度、學期工作計劃、總結。

2.師資類。教師隊伍建設規劃，年度計劃、總結；教師流動材料；在編教師年齡、學歷、學位、職稱、教齡、學緣結構統計；教師教學工作量登記表；青年教師教學競賽材料；教師擔任省部級教學指導委員會或其他學術機構（學位）成員情況；教師在職、脫產進修情況；教師教書育人先進事跡材料；教師聘任專業技術職務的文件材料；師年度考核、評選先進等方面的材料。

3.教學類。實驗室建設規劃及實習基地方面的有關材料；新辦專業、特色專業方面的有關材料；各專業主干課程建設方面的有關材料；各專業實踐教學體系材料；教學管理隊伍與質量控制方面的相關材料；各專業、各年級、班級每學期考試、考查成績，大學英語四六級考試、計算機等級考試成績統計等；畢業設計（論文）工作方面的有關材料；其他教學材料，如教學大綱（及專家審閱意見）；考核大綱；教材樣本；習題和解答；教師授課情況簿（含課程教學總結）；學生作業；試卷樣卷、參考答案、評分標準；教改方案；課程評優獲獎情況等。

4.科研類。上級、本校關于科研工作的文件材料；本院（系、部）科研工作規劃、年度計劃、總結；本院（系、部）科研工作規章制度；本院（系、部）與有關單位、個人簽訂的科研協（合）作、科技服務合同、協議書；重點實驗室建設材料；本院（系、部）科研項目、專利項目統計；科研論文、論著統計；教師參加國內外學術會議統計及有關材料；教師開設學術講座統計；校外專家開設學術講座統計；上級、學校關于學科建設的文件材料；本院（系、部）學科建設規劃；學科帶頭人及梯隊建設材料；學科建設總結材料等。

5.學生工作類。上級、本校關于學生工作、共青團工作的文件材料；本院（系、部）學生科、共青團工作檢查評估材料；在校學生名冊、新生入學登記表等學生管理材料；學生工作、共青團工作大事記；學生評獎評優材料；各類大學生實踐活動材料；參加校級以上其他各類活動材料；本院（系、部）新生錄取材料、新生名單；各專業畢業生考研、考公務員情況統計；學生獲得其他職業資格證書情況；學生發表科研論文、科技發明情況；畢業生就業情況等。

由此可見，學院教學檔案來源廣、數目多、類別雜。作為學院的檔案管理人員，不能片面強調某一方面的內容或某個部門的材料而忽視其他材料，需要完成的任務是收集材料、整理材料、鑒定材料、分類保管資料，以便利用好材料，為提高院系教學質量提供有力保障。

二、二級學院教學檔案的特點

1.來源分散，收集難度大。教學檔案包括范圍廣泛，很多相關材料沒有經過登記收發，散落在各系或各位教師手中，來源的分散加大收集難度。

2.歸檔時間的特殊性。大多數教學檔案材料都需要根據學年進行歸檔，不能僅考慮自然年度。比如，每年秋學期學生的成績單，有的課程考試時間為元旦前，成績單上面的日期就為前一年的時間，但是還有的課程考試時間為元旦后，所以成績單日期當然就為第二年的時間，在這種情況下，絕對不能按照自然年度歸檔，不能把同一學期的成績單分開保存，必須按照學年劃分，把同一學期材料放到一起歸檔，便于查找、便于歸類，以保證材料的完整性。

3.教學檔案具有循環出現的周期性。高校培養人才的過程是有周期性的。從“新生入學—各學年課程安排—完成教學計劃—畢業實習—畢業設計（論文）—畢業答辯—畢業生辦理離校手續”不斷循環。每個循環周期為四年或五年，幾年幾十年甚至上百年不變。教學周期時間是由不同層次的教育體制決定的，決定了整個教學檔案的周期性。

4.可參考性。在教學過程中形成大量材料，對于這些材料不可能也完全沒有必要全部作為檔案保存。只有那些對以后教學活動有參考利用價值的材料，才有必要歸入教學檔案。確定某個文件、材料是否需要歸檔，唯一依據是看其對今后教學工作和教學研究有無憑證作用和參考價值。因此，文件、材料是形成教學檔案的基礎，教學檔案是文件、材料的精華，是文件、材料收集的基本要求。

三、教學檔案的作用

1.教學檔案是一種重要的信息資源。教育要現代化、正規化，關鍵之一是教學管理的現代化和正規化。因此，必須建立一個可靠的教學檔案信息管理網絡，充分發揮教學檔案信息資源在教學管理中的作用。通過對教學檔案的使用，完整連貫地理解上級的指示精神、辦學指導思想，了解教學改革的最新動態和發展趨勢，全面準確地掌握教學管理現狀，從而為教學、教改、科研提供決策的依據。

2.教學檔案為日常教學管理提供事實依據，可以監督日常工作完成情況。教學檔案記錄和反映學院的全部教育訓練活動和教學研究活動，客觀而真實地反映學院的教學歷程。教學檔案是教學工作人員查證、研究處理問題的原始憑證，是對過去教學實踐活動的總結，通過它可以清晰地了解過去的教學實踐活動的經驗和教訓，更是新時期開展教學實踐活動的起點，可以利用教學檔案改進教學工作，發揮其對教學的參考作用。

3.教學檔案為教學評估、專業認證提供基礎材料。教學評估及專業認證工作需要對辦學指導思想、師資隊伍建設、教學條件、教學管理、教學改革、教學效果等進行定量分析；對辦學條件、課程設置、教學計劃、教學大綱、學生成績及獲獎情況等進行查看、考證，各類教學檔案能為教學評估及專業認證工作提供最有說服力的證據，全面準確反映出實際辦學實力。因此，齊全完備的教學檔案可以真實有效地反映出教學管理水平和教師業務素質，可以全面展現人才培養工作的歷史與現狀。

四、當前二級學院教學檔案管理中存在的問題

1.教學檔案管理混亂，經常更換工作負責人。根據高校實體分類法對教學檔案的分類，二級學院的教學檔案主要包括黨政類、師資類、教學類、科研類、學生工作類等材料，而實際工作中，這些檔案材料的整理往往得不到分管領導的重視，經常被其他教學或科研任務所取代，容易被廣大教師忽視。另外，由于經常需要更換檔案員，而且每個人的工作思路不同，經驗認識不同，檔案收集整理放置的方法不一樣，因此檔案存檔出現混亂，后面的檔案員找不到前面所存的相關材料，檔案管理經常處于不規范的無序狀態。

2.有些教學檔案記錄缺項，或者記錄不規范。檔案記錄不完整或者不規范。比如每學期課程結束都會安排很多場考試，但是考場記錄表不全，有的記錄表丟失，有的老師忘記把記錄表送到檔案員手中，也有的考場根本沒有進行記錄。因為考試不是集中進行的，前后持續的時間有兩個月左右，交到檔案室的記錄表沒有統一存放，結果導致部分丟失，諸如此類的現象會經常出現。目前很多工作人員有拖延的壞習慣，或者各種日常工作繁重，不注重平時對文件材料進行收集，等到通知遞交材料的時候，由于時間緊促而匆匆忙忙、東拼西湊一些充數，這樣的話肯定影響第一手材料的真實性和正確性。

3.對教學檔案缺乏管理意識，經常變遷檔案存放位置。部分教學單位不重視教學檔案的積累和管理，有些重要的文件和材料因自身利用方便而不轉交至檔案室，而由各位工作人員自行保管，時間久了材料丟失過多而無法查找，即使到檔案室搜索時也沒有找到相關記錄。另外每個年度的教學檔案整理完畢，全部歸入檔案室予以保存，以后需要參考使用的時候，通過搜索檔案目錄找到相應的文件材料，但是文件使用完畢后忘記送到檔案員手中，不能及時放回原位而導致文件丟失的現象時有發生，再次需要的時候無法找到，原本完整的材料遭到破壞。

五、改進的措施

1.要強化對高校教學檔案的認識，動員全院教職工參與收集教學資料，指定專業人員負責檔案文件的整理工作。加強檔案人員的業務培訓，提高教學檔案管理人員的素質，實行檔案管理人員崗位責任制，加強組織領導，建立各級責任制管理工作。

2.對要文件材料進行規范記錄，注重格式和內容方面的要求，態度認真，一絲不茍。檔案工作為教學、科研及各項管理工作服務，是工作分工的需要，也是檔案工作人員的光榮職責和艱巨任務。

3.要本著“便于管理，方便利用”的原則，按照教學檔案材料的自然形成規律，保持其材料之間的歷史聯系，進行系統整理。相關領導要重視檔案文件的整理工作，提供固定場所存放的歷年的文件材料，按照文件的重要性、時效性、實用性分別存放，便于查找。

參考文獻：

[1]趙愛學.也談檔案學科、學者與學術[J].檔案學通訊，2014.1.

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