信息化時代房地產登記檔案管理水平提升的有效路徑思考

摘 要：隨著信息社會的到來，房地產登記檔案管理也呈現出了新的特點。本文將結合房地產登記檔案管理的自身規律，聯系工作實際，闡述房地產登記檔案管理中發現的問題和隱憂，以及關于如何提升當前房地產登記檔案管理水平的幾點思考。

關鍵詞：房地產；登記；檔案；管理

房地產登記檔案是房地產登記機構在房地產登記過程中形成的有保存價值的歷史記錄，是房地產登記工作的真實記載和重要依據。房地產檔案信息資源是區域、國家乃至全球信息的一個重要組成部分，而且信息量與日俱增，利用頻率不斷提高，利用范圍和對象逐步擴大，要充分發揮其利用價值，必須提升檔案管理水平以使其與社會發展水平相適應。

1 當前的房地產登記檔案的管理呈現出如下特點

（一）房地產登記檔案的信息化管理已基本實現。

《全國檔案信息化建設實施綱要》中明確提出了全國檔案信息化建設的目標和主要任務：本著統籌規劃，統一標準，分級建設，安全保密的原則，加強檔案信息化基礎設施，加強電子文件歸檔和電子檔案的規范化，推動館藏檔案的數字和數據庫建設。房產檔案管理作為檔案管理的一部分，與時俱進地走信息化發展的道路，既是科技發展的要求，也是社會需求的反映。隨著近年的持續投入和建設，房地產登記檔案信息化管理在全國大中城市已基本實現。

（二）紙質檔案管理和電子檔案管理并重。

傳統的電子檔案，是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件集合。而現在的登記電子檔案，其內容包括了檔案目錄數據文件，登記信息數據文件以及紙質檔案的數字化加工處理成果。電子檔案與電子登記簿形成對應關聯關系，極其方便查詢利用。但是從憑證作用和存儲性能的安全、穩定的角度來說，紙質檔案還是更勝一籌。在權利審核和排解權利糾紛時，或遇到圖像質量差的情況信下，或者在需要調閱較為久遠的檔案信息時，都需要查閱紙質檔案。因此，紙質檔案的管理普遍為各單位所重視。

（三）房地產檔案的信息特性進一步凸顯。

房地產的權利狀況和自然狀況具有極強的動態性，檔案信息必須及時有效地記錄變更情況。以電子登記簿為核心的登記檔案的登記事項的記載時點可以精確到秒，查詢時點亦可精確到秒，這就為精確查詢利用房地產檔案信息提供了途徑。例如，限購背景之下，有些城市要求購房者開具在其戶口所在地的無房證明，這其實是根據姓名和身份證號碼為條件查詢個人名下房產信息的結果。另外，電子登記簿加載的信息越來越全面，例如，業務受理窗口配備攝像頭，在面見申請人時給登記申請人采集頭像，作為電子檔案存儲，在必要的時候可以作為證據，這些都是在檔案信息化之前無法做到的。

2 房地產檔案管理中存在的問題和隱憂

（一）由于房地產行業的飛速發展，導致房地產登記檔案數量激增。

這帶來兩個問題，一是檔案庫容壓力大。房地產檔案一般要求永久保存，少部分列入銷毀范圍的登記檔案也需要庫房存放周轉，檔案庫房日趨緊張。二是與電子檔案相比，紙質檔案的管理顯得滯后。因為檔案資料從移交到房地產檔案的有序化中間還有好幾個環節：裝訂、編目、數據關聯、上架，在實紙質檔案上架之前，無法從堆積的資料中找到。

（二）檔案數據雜亂。

這有人為的原因，也有歷史的原因。主要體現在：第一、姓名。單字的姓名在錄入的時候，中間常多輸入一個空格，后期查詢時，就可能查不到相匹配的信息。第二、證件信息。證件除身份證外，還有軍官證、士兵證、文職人員證和護照，軍官證、士兵證和文職人員證的編號并非終身不變，自2004年前后軍人開始辦理身份證至今，有人既擁有身份證還擁有軍官證；而護照種類繁多，對護照真偽的鑒別遠不及身份證普及，導致在查驗身份信息時，無法確定其唯一有效性，這使得查詢結果的真實性存疑。第三、房屋坐落信息不統一。第四、圖像質量不高。尤其是年代較久遠的檔案，調取出來的數字化圖像上的黑點、黑線、黑邊較多，難以辨認。

（三）信息系統還有不完善的地方。

主要是信息數據的更新滯后于權屬變化，信息更新不及時。有時會出現業務流程已走完，但登記簿上的信息仍是原產權人的信息的情況，如此一來，登記簿上的信息未必能真實反映房屋的權屬狀況。還有，目前市民的住房情況查詢，只能查到已辦理權屬登記的有證房屋和已備案的預售商品房的信息，商品房預售備案登記是2005年才開始實行的，如果在此之前購買了商品房且又沒有辦理房產登記，就查詢不到相關信息，這也是與事實不符的。

3 關于房地產檔案管理水平提升的有效路徑的幾點思考

《物權法》第十六條規定，“不動產登記簿由登記機構管理”，《房屋登記辦法》第二十八條規定，“房屋登記機構應當將房屋登記資料及時歸檔并妥善管理”。因此，做好房地產登記檔案的管理是對房地產登記機構的一項基本要求。房地產登記檔案管理中出現的問題應當引起房地產登記機構管理者的重視，積極爭取政府部門的支持，從可操作的層面入手提升檔案管理水平。

一是要加大投入，為檔案配備符合國家標準滿足社會發展需要的庫房，為日益增長的檔案預備空間。這包括為紙質檔案準備的庫房和為電子檔案預備的儲存空間。出于信息安全考慮，電子檔案離線備份的介質有磁帶、光盤和移動硬盤，相對紙質檔案，電子檔案要求的保管條件更為苛刻。要管理好登記檔案，首先要有合格的可擴充的保管實物檔案的空間。

二是要探尋更有效率的工作方式，使紙質檔案的管理更高效。房地產檔案的編號方法也要適時調整改進，有的城市習慣采用分丘編號法，這種編號法的優點是上下手檔案集中，不用登錄系統就可知道檔案的存放位置；缺點就是檔案存放不均勻，空間閑置，而且檔案全依賴人工管理，效率低，出錯幾率大。如果改為流水編號法，將會極大地提高工作效率，充分利用庫房。

三是要制定信息著錄的標準，增強業務人員的檔案意識，從源頭把控檔案質量。姓名、證件號碼、房屋坐落、其他信息等條目必須有統一的標準；在錄入信息、掃描資料的過程中，多一分認真細致，確保信息準確無誤，圖像質量良好。

四是要加強對工作人員的培訓。房地產登記是一項跨學科、專業性、技術性較強的工作，房產檔案管理人員也應具有較全面的知識結構以及扎實的專業技能和敏銳的信息意識、良好的信息道德。

五是要加強信息系統的建設，做好新舊系統的銜接工作，在實際應用中不斷地發現問題，不斷地完善更新，確保登記簿上記載的信息真實反映房屋的真實狀況。

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作者簡介

馬瑩（1984年—），女，陜西西安人，西安市房屋產權產籍管理中心，助理館員，大學本科學歷，研究方向：檔案信息化。endprint