當(dāng)今企業(yè)檔案管理存在的問題及對策

劉美英

摘 要：企業(yè)檔案管理工作對于企業(yè)發(fā)展具有重要的意義，但企業(yè)在實(shí)際執(zhí)行中還存在思想不重視、人員素質(zhì)不適應(yīng)信息化發(fā)展、管理不規(guī)范、利用率低等諸多問題。基于此，本文針對企業(yè)檔案管理存在的問題，從五個(gè)方面給出了解決的對策，以期幫助企業(yè)更好地做好檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；檔案管理；存在的問題；解決對策

檔案是對職工成長和企業(yè)發(fā)展過程中有效信息的真實(shí)記錄，是用人單位獲得職工基本信息和了解企業(yè)歷史的最便捷途徑。在信息化發(fā)展的當(dāng)今，檔案無論對個(gè)人的成長還是企業(yè)的發(fā)展都具有十分重要的作用。但在企業(yè)中，檔案管理還存在很多的問題，從重視程度到具體管理操作都有欠缺，更不要說檔案的有效利用了。而加強(qiáng)對檔案的管理和科學(xué)利用，是促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的重要助推力。

1 企業(yè)檔案管理的重要性

企業(yè)檔案主要是指以文字、圖像、聲音等形式表現(xiàn)出來的，記錄企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中具有保存價(jià)值的信息材料，其對企業(yè)、個(gè)人的發(fā)展具有重要的借鑒參考作用。做好檔案管理，可以有效促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。企業(yè)檔案是企業(yè)歷史沿革的記載，更是一些核心技術(shù)、重要管理經(jīng)驗(yàn)、成功之道的有效載體。在企業(yè)之間競爭加劇的今天，這些信息都是企業(yè)成長發(fā)展的關(guān)鍵要素，一旦泄露對企業(yè)的打擊將是毀滅性的。另外，本企業(yè)也可以從歷史的檔案中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、吸取教訓(xùn)，也可以從企業(yè)文化、企業(yè)精神的傳承中汲取智慧和力量。如今，企業(yè)競爭更多表現(xiàn)為對人才的競爭，管理好檔案也是發(fā)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部人才，保護(hù)企業(yè)人才不流失的重要手段。

2 企業(yè)檔案管理存在的主要問題

1.對檔案的定位不準(zhǔn)確

很多企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理者對企業(yè)檔案的定位不準(zhǔn)確，思想上對檔案不重視，認(rèn)為檔案就是搜集一些資料，把發(fā)過的文件、出臺的規(guī)章制度之類的東西保留下來，把職工的信息登記一下，以備政府相關(guān)部門檢查，應(yīng)付差事、完成任務(wù)而已。這種錯(cuò)誤思想的存在直接導(dǎo)致檔案管理工作的滯后與不規(guī)范，不利于企業(yè)的持續(xù)發(fā)展和競爭力的提升。

2.檔案管理人員素質(zhì)與時(shí)代發(fā)展不相適應(yīng)

由于檔案管理工作在企業(yè)不受重視，直接導(dǎo)致檔案管理人員在配備上不能滿足檔案工作發(fā)展的需求。很多企業(yè)要么把沒有工作能力，要么把即將退休的老同志安排在這“可有可無”的崗位上，不但沒有崗前培訓(xùn)，職業(yè)道德也很難保證。尤其是后期缺少在職檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，缺少技術(shù)能力的再提升，使檔案管理人員素質(zhì)與時(shí)代發(fā)展不相適應(yīng)，與檔案管理現(xiàn)代化相脫節(jié)。

3.檔案管理缺少規(guī)范化

企業(yè)檔案管理工作由于思想的不重視、人員素質(zhì)的低下，直接導(dǎo)致管理中缺少規(guī)范化。在很多企業(yè)里，并沒有針對檔案工作的專門制度，對于可以入檔案的內(nèi)容沒有明確規(guī)定，入檔工作具有很大的隨意性。同時(shí)，對于檔案的借用也沒有規(guī)定，幾乎什么人提出要求，都可以隨意查看檔案，借用的隨意性也非常大，且保密意識嚴(yán)重缺乏。

4.檔案利用價(jià)值不高

企業(yè)檔案在很大程度上只是成為了企業(yè)的“博物館”，一旦收藏到里面，就成為過時(shí)的、沒用的“文物”。在這些檔案管理者的眼中，檔案就是查找某人、某歷史事件的東西，從中汲取靈感和能量，真正幫助企業(yè)發(fā)展，幾乎是不可能的。檔案的利用率低下，使檔案管理直接失去了其意義。

3 提高企業(yè)檔案管理實(shí)效的途徑

1.提高檔案管理工作的意識

要提高企業(yè)檔案管理的效率，使這項(xiàng)工作能夠得到科學(xué)發(fā)展，必須提高思想意識，充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性。要提高思想認(rèn)識：一是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)干部要提高認(rèn)識，充分意識到檔案管理對現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展，對提高企業(yè)的競爭力的作用，把企業(yè)的檔案管理工作作為一項(xiàng)重要工作來抓。企業(yè)要發(fā)展，要在市場中贏得競爭的勝利，靠的是綜合實(shí)力，檔案管理工作恰恰是企業(yè)軟實(shí)力的重要內(nèi)容，是綜合競爭力的組成部分。二是檔案管理人員要提高職業(yè)道德，做好檔案管理的本職工作。要充分意識到檔案里的每一點(diǎn)內(nèi)容都是企業(yè)發(fā)展不可或缺的，都有可能成為企業(yè)發(fā)展的助推器。

2.加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

企業(yè)要想發(fā)揮檔案的作用，從檔案中尋找企業(yè)發(fā)展的動力，就必須加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍的建設(shè)。在此，要做好三方面的工作：一是要補(bǔ)充檔案管理人員，從人數(shù)上滿足企業(yè)檔案管理的要求。企業(yè)檔案內(nèi)容豐富、工作量大，若人員過少，勢必會影響工作效率。二是要提高檔案管理人員的專業(yè)化水平。要加強(qiáng)對現(xiàn)有管理人員的技能培訓(xùn)，不斷豐富其專業(yè)知識，提高其管理、服務(wù)的效率和水平。三是提高檔案管理人員的職業(yè)道德，在此崗位上就要按照相關(guān)法律法規(guī)行事，就要遵守保密原則，不做違法職業(yè)道德的事。對于違反職業(yè)道德的行為要嚴(yán)肅處理。

3.加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范性

檔案管理不但是一項(xiàng)十分重要的工作，而且是需要一定紀(jì)律約束的工作，要做到檔案管理的科學(xué)化，必須加強(qiáng)檔案工作的規(guī)范化。規(guī)范化需要企業(yè)把檔案管理工作納入到日常工作中，使其能夠正常運(yùn)轉(zhuǎn)，同時(shí)還需要做到：首先，要建立企業(yè)檔案規(guī)章制度。把檔案管理的性質(zhì)、作用、目標(biāo)等落實(shí)到制度上，對于入檔的內(nèi)容要有明確的規(guī)定，對于檔案的使用、保密等有完整、科學(xué)的程序；其次，要嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)檔案管理制度。有了制度后落實(shí)是關(guān)鍵，檔案管理涉及到企業(yè)的很多商業(yè)機(jī)密，無論企業(yè)的任何人都必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案的借用程序，遵守檔案保密原則，使檔案管理有效進(jìn)行。

4.利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)管理檔案

檔案管理在經(jīng)歷了人工手寫的落后技術(shù)后，實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)帶來的、先進(jìn)的電子檔案。在二者并用的過程中，對其管理也要利用科學(xué)技術(shù)，以此提高企業(yè)檔案管理的效率。檔案管理人員要主動深入企業(yè)各部門，了解其對檔案工作的需求，哪些材料內(nèi)容需要?dú)w入到檔案庫，工作中又需要哪方面的檔案信息，然后有針對性地把檔案做成電子信息錄入信息庫，進(jìn)行科學(xué)編碼，做到隨時(shí)入庫、隨時(shí)取用，提高檔案的使用價(jià)值。當(dāng)然，利用科學(xué)手段管理檔案并不意味著拋棄傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案也有其優(yōu)越性，把二者結(jié)合起來，達(dá)到最優(yōu)化，才是檔案管理的科學(xué)之道。

5.提高檔案的利用率

企業(yè)檔案管理的最終目的就是要發(fā)揮檔案的作用，使其能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展提供信息和技術(shù)等方面的幫助。因此，企業(yè)檔案管理就不能把檔案塵封在檔案管理室，而應(yīng)成為活的“化石”，為企業(yè)發(fā)展提供有效信息。企業(yè)對于檔案的利用，一是要增加檔案意識，充分意識到檔案里面蘊(yùn)含的巨大信息資源，從中不斷提煉有效信息。二是各部門人員要不斷深入檔案中，從中研究與本部門相關(guān)的資源，尤其是檔案管理人員不但要做好管理工作，更要做好檔案信息的分類，把對企業(yè)發(fā)展有幫助的信息及時(shí)反饋給相關(guān)部門，以提高檔案的利用率。

4 結(jié)語

總之，檔案對于企業(yè)的發(fā)展有著重要意義。企業(yè)的檔案管理工作雖然目前還存在很多的問題，但只要企業(yè)能夠提高對檔案工作的認(rèn)識，不斷加以重視，規(guī)范檔案程序，壯大檔案管理人員隊(duì)伍，運(yùn)用科學(xué)技術(shù)進(jìn)行信息的整合，檔案就能為現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展提供有效的信息支撐。

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