試論行政部門文書檔案管理存在的問題

石夏

摘 要：文書檔案是政府在行政管理和領導活動中形成的有關黨群管理、財務管理、人事管理、業務管理等活動的真實原始記錄。文書檔案既是一個部門工作歷程的縮影，又是管理建設現狀的記錄，在整個工作中發揮著不可忽視的重要作用。檔案管理工作對于干部而言是一項基礎但又重要的工作，是保證他們其他工作有條不紊進行的基礎，檔案管理工作的質量也在一定程度上決定了其他工作的效率，所以必須做好文書檔案管理工作。

關鍵詞：文書檔案管理；問題分析；對策

文書檔案管理是企事業單位發展中重要的信息整合環節，是各種資料實現整理，分類以及信息分享的載體，而檔案對于一個單位或者是企業的發展來說有著不可替代的意義，是企事業單位各項重大事件的記錄載體，也是未來各項決策制定的依據。

1 行政部門文書檔案工作中存在的問題

（一）少數部門對文書檔案管理認識不足

雖然文書檔案管理工作對于單位的發展有著不可替代的作用，但在少數部門的檔案管理的實踐中卻缺乏科學性與實效性。因此對檔案管理工作的重視不夠，認識上存在很大誤區，對文書檔案管理工作認識不足，認為文書檔案管理人員的工作就是保存好文字資料，抄抄寫寫和處理相關事務，沒有在單位主要工作范疇內。而且在我國市場經濟飛速發展的背景下，檔案管理工作不能給單位帶來明顯的利益，導致一些檔案管理人員對自己的工作也采取了忽略的態度，僅僅做一些檔案管理的表面工作，例如保證不泄密文字，不丟失資料，通過外調檢查，查檔資料齊全等等就可以。這無疑中也影響了檔案管理工作的質量，造成了文書檔案管理工作的困難。

（二）文書檔案的管理制度有待于進一步完善

當前，多數單位在文書檔案管理的制度方面還不是非常的完善，需要進一步的完善和創新。針對當前檔案整理仍然基于傳統模式，缺乏一定現代化管理思想作為指導，導致目前檔案整理工作人員缺乏現代化整理思想。這種模式從一定程度上來說，具有濃厚的檔案管理性質，非常不利于檔案管理的規范化、制度化和科學化建設。因此，需要我們轉變觀念，樹立新思想。

（三）檔案信息化程度不高

現代化社會，隨著計算機科技融入到工作、生活中，它能方便、快捷的幫助人們。隨著近年來計算機技術的飛速發展，檔案信息化管理越來越顯示其方便、快捷的優勢。但是在一些單位中，信息化技術并沒有普遍運用在檔案管理中，造成單位的檔案管理效率低下，同時也缺乏對現有的電子文件的監督手段，無法運用信息化技術實施檔案管理。

2 做好歸檔工作，保證文書檔案工作的有條不紊

歸檔制度要落實到位?！吨腥A人民共和國檔案法》第十條明確規定：“對國家規定應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向本單位檔案機構或檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據為己有。”文件處理部門和檔案部門應按規定共同做好文件歸檔工作。其中包括以下幾點：

1.劃分歸檔責任。檔案室應依據國家檔案主管部門或本系統有關部門關于文件歸檔的有關規定，結合本單位工作職能及文件產生情況，制定本單位的歸檔制度，指導與督促各部門的兼職檔案人員認真落實歸檔制度。

2.設定歸檔時間。歸檔工作是一項時間性很強的工作，要及時迅速地完成，切不可拖拉。否則，將會造成文件的積壓與遺失，影響檔案齊全與完整。移交檔案的時間一般定在每年的6月份。

3.確保文件完整。歸檔文件必須齊全完整，即文件的定稿與正本、主件與附件、轉發件與被轉發件、請示件與批復件等必須完整無缺；有關一項工作、一次會議的全部文件必須完整無遺漏；反應本單位主要職能工作與基本歷史面貌的檔案必須齊全完整。

4.同步電子文檔。紙質文件管理從文件生成到歸檔保存，有著一系列嚴格規范的管理措施保證檔案的原始性、真實性，是檔案的憑證作用得到保證。電子文件是文件與數字信息的交集，具有文件的特性，也含有數字信息的特性，基于文件的熱性，電子文件歸檔管理的目標與紙質文件是一樣的，即都是向利用者提供真實、可信的檔案內容信息和憑證信息。

5.完善交接手續。文件歸檔時應列出歸檔清冊，作為歸檔文件的移交證據。歸檔清冊上應填寫歸檔文件的題名、份數、歸檔部門、移交人、接受人、時間等內容。同時，文件歸檔清冊應歸入全宗卷保管。

3 提高文書檔案歸檔責任心，重視細節工作

提高文書檔案歸檔范圍要細心嚴謹，主要是指哪些文件需要歸檔，哪些文件不必歸檔。歸檔范圍是歸檔工作中的最重要內容。正確劃分歸檔范圍是保證歸檔文件齊全、完整、系統的關鍵。各單位文件材料的歸檔范圍，應根據2006年12月28日國家檔案局令第8號發布的《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》，結合本單位實際情況予以制定。其中要掌握幾個要點：

一是應以本單位工作活動為主，即“以我為主”，突出反映本單位基本職能活動和各項業務工作。本單位的收文，不論是來自上級、下級，還是非隸屬關系單位，應以是否與單位工作由直接關系、本單位是否需要辦理、本單位日后是否考查利用為文件歸檔的出發點。既不能“有文必檔”，不管文件的價值和來源，凡是文件都歸檔；也不能“有檔不歸”，將有價值、屬于歸檔范圍的文件漏掉。

二是本單位形成的文件材料，只有少部分不歸檔。有四種可以不歸檔：一是上級的普發性不需本辦理；任免、獎懲非本工作人員的文件材料；供工作參考的抄件。二是本的重份文件，無查考利用價值的、臨時性文件，一般性文件的修改稿、校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，內部互相抄送的文件材料，本負責人兼任外單位職務形成的與本無關的文件材料。三是同級的不需貫徹執行的，不需辦理的抄送文件材料。四是下級的供參閱簡報、情況反映、抄報或越級抄報的文件材料。

三是本單位收到的文書中，部分有查考利用價值的文件材料需要歸檔。一是針對本的來文，即本是文件的主送。二是上級主管部門來文與本業務工作有關。三是來文內容與本業務工作無關，但本需要貫徹執行的。

4 明確劃分文書檔案的保管期限，分類管理

保管期限要準確劃分。把有價值的文件正確納入歸檔文件是工作基礎，根據其價值大小確定相應的保管期限就是工作歸宿。文書檔案定為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年。準確理解并把握保管期限劃分是檔案文件整理工作的難點。國家檔案局令第8號規定如下：凡反映本單位基本歷史面貌、主要職能活動，在維護國家、單位和職工權益等方面具有長遠利用價值和憑證價值的材料應該列為永久保管。凡反映本一般工作活動，在一定時間內有查找利用價值的材料，應列為定期保管。

5 總結

文書檔案管理發揮著傳承企事業單位信息資源的重要功能，對企事業單位進步和發展意義重大，檔案管理的規范化是各企事業單位業務發展的必然趨勢。目前，為了改善檔案管理現狀，需要改變檔案管理工作理念，完善管理制度和工作程序等。筆者主要分析實現檔案管理規范化的措施，希望能對檔案管理工作的進一步完善做出貢獻。

參考文獻

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