改制時期國企檔案管理工作探究

汪蓉

摘 要：檔案管理是國有企業(yè)管理工作的重要內容，國有企業(yè)改制時的檔案工作帶有非常明顯的時代特點；國企改革檔案工作的指導思想和原則；國企檔案管理工作中問題的解決策略。

關鍵詞：特點；指導思想和原則；解決策略

檔案管理是國有企業(yè)管理工作的重要內容，在一定意義上來說，國有企業(yè)的檔案管理工作影響著企業(yè)的長遠發(fā)展。在國有企業(yè)的檔案管理中要進行管理模式的優(yōu)化和創(chuàng)新，確保檔案管理工作的健康發(fā)展。做好國有企業(yè)的檔案管理工作是落實科學發(fā)展觀、構建和諧企業(yè)的基礎和保障。

在國有企業(yè)轉化為企業(yè)集團的過程中，國有企業(yè)的檔案工作出現(xiàn)了某些“滑坡”，我們應該正確對待這種暫時的現(xiàn)象。

1 企業(yè)改制是一個“過渡時期”，這個時期的國有企業(yè)的檔案工作必然會帶有非常明顯的時代特點，主要表現(xiàn)為以下幾個方面

1、上級主管部門大多發(fā)生了變化，新的管理體制正在逐步形成之中，如何適應這一新的體制要求，對企業(yè)檔案實施有效的管理，還有待于不斷探索和努力地積累經(jīng)驗。

2、生產經(jīng)營方向呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展趨，因而檔案的結構、成份與內容也有了很大的變化，圍繞企業(yè)經(jīng)營的檔案增多，改變了企業(yè)檔案門類單一，內容貧匱的狀況。

3、企業(yè)活動領域的擴大，必然使檔案的形成范圍和利用范圍擴大。為了解決企業(yè)的各種糾紛，維護企業(yè)的合法權益，相當多的企業(yè)利用檔案，通過國家法律來調整企業(yè)內、外部的關系。

4、在企業(yè)職能機構調整過程中，對企業(yè)內部的檔案管理機構的設置方面有了很大的隨意性。檔案意識較強的法人，機構設置趨于合理，人員配置也比較科學，企業(yè)的檔案工作也得到了加強。當然，部分企業(yè)法人對檔案認識不高，檔案業(yè)務人員調動頻繁，也削弱了企業(yè)檔案工作。

以上這些特點，給企業(yè)檔案工作和管理帶來了新的困難，也促使我們必須對企業(yè)的檔案檔案工作進行改革。

2 國企改革檔案工作的指導思想和原則

企業(yè)改革檔案工作的指導思想是以鄧小平理論和“三個代表”重要思想為指導，全面貫徹落實科學發(fā)展觀，以人為本，與時俱進，增強法制觀念，維護企業(yè)完整與安全，為構建社會主義和諧社會提供服務。

企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理基礎工作的重要組成部分，對于維護國家檔案資源的完整與安全，保護企業(yè)商業(yè)秘密和企業(yè)職工合法權益，增強企業(yè)核心競爭力，促進國有企業(yè)改革與發(fā)展，具有十分重要的意義。為此，國有企業(yè)改革檔案工作應遒循以下原則：

依法原則。《檔案法》是我國檔案工作的基本法，任何部門和機構都應在《檔案法》規(guī)定的權利、義務范圍內開展檔案工作，企業(yè)改革檔案工作也應如此。有關法規(guī)規(guī)章對企業(yè)工作也有明確規(guī)定，企業(yè)檔案部門應充分利用這些法律武器，理直氣壯、大張旗鼓地學習、宣傳、貫徹《檔案法》及其他法規(guī)規(guī)章，通過深入貫徹學習，提高企業(yè)廣大干部職工特別是企業(yè)法人代表的檔案法制意識，使企業(yè)領導者和廣大職工熟悉自己應負的法律責任，把做好檔案工作當作一種自學的法律行為；使企業(yè)在發(fā)生改制破產等重大變化時，能夠妥善處置、保存并悼念有關檔案材料，避免檔案資產的流失，有效維護企業(yè)職工的合法權益。

合理處置原則。不論企業(yè)改制還是破產，都將涉及到檔案處置，為了保證國有企業(yè)檔案的流失，各企業(yè)在改制、破產工作中，都方興未艾按照國家及本市關于國有企業(yè)改制及破產檔案處置的有關要求，及時并合理處置有關檔案。在檔案處置工作中，要進一步解放思想，更新觀念，轉變思路，堅持以人為本，樹立“人的檔案最重要、最有價值”、“群眾至上、人民最大”的觀念，不斷實踐，不斷突破，使檔案處置工作更加符合科學發(fā)展觀的要求。

分級管理原則。“統(tǒng)一領導，分級管理”是我國檔案工作的基本原則。企業(yè)檔案工作也應遒循。國有企業(yè)改制后，企業(yè)與政府之間，企業(yè)與企業(yè)之間不再是行政命令式的關系，而是新型的資產紐帶聯(lián)系。但是，國有企業(yè)檔案工作仍要按照“統(tǒng)一領導，分級管理”的原則開展，特別是企業(yè)集團要依據(jù)資產與產權關系紐帶，分組負責管理和指導所屬機構以及控股企業(yè)的檔案工作，確保企業(yè)檔案工作規(guī)范有序進行。

服務原則。國有企業(yè)在改制及生產經(jīng)營活動中需要大量的檔案信息資源，作為開展工作的憑證和依據(jù)性材料，檔案部門應在維護企業(yè)和保密規(guī)定的前提下，充分開發(fā)企業(yè)信息資源，積極為的各項活動提供服務，發(fā)揮檔案的作用和價值。

3 國企檔案管理工作中問題的解決策略

1、加強對檔案管理工作的認識

首先，要提升對檔案重要性的認識，切實意識到檔案作為企業(yè)經(jīng)營活動中重要的信息資源，是企業(yè)發(fā)展中的無形資產，于國有企業(yè)的生產經(jīng)營具有重要的參考價值。其次，要具有責任思想。國有企業(yè)的相關領導應加大對檔案管理工作重要性的認識，加大對檔案管理部門的資金投入，并認真貫徹落實相關的檔案管理制度，將責任落實到人，積極承擔起檔案收集、整理、存檔等一系列工作，提高檔案的利用率，實現(xiàn)檔案的價值。

2、規(guī)范和創(chuàng)新管理模式

首先，應該健全國企檔案管理的接受和征集制度。國企檔案管理部門必須改變傳統(tǒng)管理模式，不能坐等其他部門自覺上交檔案文件，而應該增強主動意識和宣傳力度，創(chuàng)新管理方式，進行事前監(jiān)控收發(fā)文件、上門收集等，將不斷擴充和更新的檔案文件及時歸檔。其次，應該擴展檔案收集的范圍，在收集傳統(tǒng)紙質檔案的同時，還要將與企業(yè)生產經(jīng)營活動相關的各種視頻、影像、獎杯等有記載價值的載體記錄和收集上來。再次，應該加強檔案管理的信息化和網(wǎng)絡化進程，打造系統(tǒng)的電子檔案管理數(shù)據(jù)庫，利用信息技術和網(wǎng)絡功能的輻射，促進檔案信息資源的內部共享。信息化能提高國企檔案管理工作的效率，使檔案管理者脫離復雜的手工操作，讓他們能不斷探究檔案管理的經(jīng)驗和規(guī)律，提高自身的檔案管理水平。同時，檔案管理的信息化創(chuàng)新方式，能為檔案利用者搭建便捷、快速服務的平臺，有利于他們查詢和利用檔案資料，提高檔案服務的水平和質量。

3、加強檔案管理工作隊伍建設

首先，國企管理者要把好用人關，能提高檔案管理工作人員的入門標準，選擇高學歷、有耐心、敬業(yè)意識強的現(xiàn)代化人才，檔案管理人員要經(jīng)過公正、嚴格的考試和競爭，經(jīng)過培訓再上崗就業(yè)。給檔案管理者高度的重視和待遇上的公平，避免人才的不斷流失，保證在崗人員的穩(wěn)定性。其次，國企要定期開展檔案管理人員的培訓和學習工作，健全檔案管理人員的培訓機制。例如與高校或者網(wǎng)絡大學建立聯(lián)系，讓檔案管理者進行實體或網(wǎng)絡遠程培訓，不斷學習先進的檔案管理經(jīng)驗。檔案管理人員也要主動鉆研業(yè)務，對信息化和網(wǎng)絡化等技術進行學習和應用，增強職業(yè)道德感，提高檔案管理的責任心，使工作更加科學、細致。

4、提高檔案管理工作的綜合水平

不論是何種形式的檔案，都具有一定的意義，例如可以對企業(yè)當前的生產經(jīng)營活動提供決策依據(jù)。而要想充分發(fā)揮檔案的價值，就需要國企的檔案管理工作人員能夠有效掌握各類檔案的性質，熟悉企業(yè)的發(fā)展動態(tài)和檔案利用需求，通過變被動服務為主動服務、事后服務為超前服務的方式來合理地為企業(yè)的發(fā)展貢獻力量。

5、促進檔案管理一體化

現(xiàn)代化管理手段和服務方式的應用，需要企業(yè)在檔案管理過程中，樹立一體化意識。實現(xiàn)企業(yè)文檔一體化的實質，主要是融合現(xiàn)代的文秘制度和企業(yè)的檔案管理工作，加強對企業(yè)的文檔管理控制，保證企業(yè)檔案管理工作流程的科學化和合理化。企業(yè)檔案是企業(yè)在社會經(jīng)濟發(fā)展過程中的一種歷史記錄，在企業(yè)的發(fā)展中占有重要的位置，發(fā)揮了重要的作用。實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的文檔一體化，需要企業(yè)的文書工作人員保持較強的檔案意識，在文書流轉的過程中及時做好不同文本的保存和上繳工作，檔案管理工作人員也應該經(jīng)常的指導文書工作人員的檔案管理工作，保證文書工作人員對歸檔范圍有明確的了解。

6、充分發(fā)揮檔案運用功能

新時期，必須加強領導的決策對于檔案管理工作的影響及作用，提高檔案管理的有效性，充分實現(xiàn)其價值和作用。工作人員應提供檔案資料，不斷挖掘檔案資源，讓檔案價值從靜止狀態(tài)轉變?yōu)閯討B(tài)，使其滯后性轉變?yōu)槌靶裕瑥亩鴮崿F(xiàn)檔案工作價值。檔案管理還可依托信息網(wǎng)絡來充分發(fā)揮檔案的運用功能，強化檔案設施建設，讓檔案資源得以共享，特別是在辦公自動化實現(xiàn)后，檔案部門就可從后臺向前臺轉變，檔案管理部門可成為電子文件檔案收集、管理與存儲基地，以及配送、整合及利用基地，讓信息資源實現(xiàn)全時段與全區(qū)域共享，并發(fā)揮檔案運用效能。

綜上所述，國企檔案中對企業(yè)的各種經(jīng)營行為有明確記錄，檔案管理是企業(yè)重要的常規(guī)管理工作，為企業(yè)重大決策提供數(shù)據(jù)信息。在新形勢下，必須創(chuàng)新檔案管理方式，積極進行信息化和網(wǎng)絡化建設，加快電子檔案的管理進程，促進我國國有企業(yè)進一步發(fā)展。

參考文獻

[1]柴雪潔：《國有企業(yè)改制過程中檔案管理工作改革的必要性和發(fā)展趨勢》