改制時(shí)期國(guó)企檔案管理工作探究

汪蓉

摘 要：檔案管理是國(guó)有企業(yè)管理工作的重要內(nèi)容，國(guó)有企業(yè)改制時(shí)的檔案工作帶有非常明顯的時(shí)代特點(diǎn)；國(guó)企改革檔案工作的指導(dǎo)思想和原則；國(guó)企檔案管理工作中問(wèn)題的解決策略。

關(guān)鍵詞：特點(diǎn)；指導(dǎo)思想和原則；解決策略

檔案管理是國(guó)有企業(yè)管理工作的重要內(nèi)容，在一定意義上來(lái)說(shuō)，國(guó)有企業(yè)的檔案管理工作影響著企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。在國(guó)有企業(yè)的檔案管理中要進(jìn)行管理模式的優(yōu)化和創(chuàng)新，確保檔案管理工作的健康發(fā)展。做好國(guó)有企業(yè)的檔案管理工作是落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀、構(gòu)建和諧企業(yè)的基礎(chǔ)和保障。

在國(guó)有企業(yè)轉(zhuǎn)化為企業(yè)集團(tuán)的過(guò)程中，國(guó)有企業(yè)的檔案工作出現(xiàn)了某些“滑坡”，我們應(yīng)該正確對(duì)待這種暫時(shí)的現(xiàn)象。

1 企業(yè)改制是一個(gè)“過(guò)渡時(shí)期”，這個(gè)時(shí)期的國(guó)有企業(yè)的檔案工作必然會(huì)帶有非常明顯的時(shí)代特點(diǎn)，主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面

1、上級(jí)主管部門大多發(fā)生了變化，新的管理體制正在逐步形成之中，如何適應(yīng)這一新的體制要求，對(duì)企業(yè)檔案實(shí)施有效的管理，還有待于不斷探索和努力地積累經(jīng)驗(yàn)。

2、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)方向呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展趨，因而檔案的結(jié)構(gòu)、成份與內(nèi)容也有了很大的變化，圍繞企業(yè)經(jīng)營(yíng)的檔案增多，改變了企業(yè)檔案門類單一，內(nèi)容貧匱的狀況。

3、企業(yè)活動(dòng)領(lǐng)域的擴(kuò)大，必然使檔案的形成范圍和利用范圍擴(kuò)大。為了解決企業(yè)的各種糾紛，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，相當(dāng)多的企業(yè)利用檔案，通過(guò)國(guó)家法律來(lái)調(diào)整企業(yè)內(nèi)、外部的關(guān)系。

4、在企業(yè)職能機(jī)構(gòu)調(diào)整過(guò)程中，對(duì)企業(yè)內(nèi)部的檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置方面有了很大的隨意性。檔案意識(shí)較強(qiáng)的法人，機(jī)構(gòu)設(shè)置趨于合理，人員配置也比較科學(xué)，企業(yè)的檔案工作也得到了加強(qiáng)。當(dāng)然，部分企業(yè)法人對(duì)檔案認(rèn)識(shí)不高，檔案業(yè)務(wù)人員調(diào)動(dòng)頻繁，也削弱了企業(yè)檔案工作。

以上這些特點(diǎn)，給企業(yè)檔案工作和管理帶來(lái)了新的困難，也促使我們必須對(duì)企業(yè)的檔案檔案工作進(jìn)行改革。

2 國(guó)企改革檔案工作的指導(dǎo)思想和原則

企業(yè)改革檔案工作的指導(dǎo)思想是以鄧小平理論和“三個(gè)代表”重要思想為指導(dǎo)，全面貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，以人為本，與時(shí)俱進(jìn)，增強(qiáng)法制觀念，維護(hù)企業(yè)完整與安全，為構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)提供服務(wù)。

企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的重要組成部分，對(duì)于維護(hù)國(guó)家檔案資源的完整與安全，保護(hù)企業(yè)商業(yè)秘密和企業(yè)職工合法權(quán)益，增強(qiáng)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)國(guó)有企業(yè)改革與發(fā)展，具有十分重要的意義。為此，國(guó)有企業(yè)改革檔案工作應(yīng)遒循以下原則：

依法原則。《檔案法》是我國(guó)檔案工作的基本法，任何部門和機(jī)構(gòu)都應(yīng)在《檔案法》規(guī)定的權(quán)利、義務(wù)范圍內(nèi)開展檔案工作，企業(yè)改革檔案工作也應(yīng)如此。有關(guān)法規(guī)規(guī)章對(duì)企業(yè)工作也有明確規(guī)定，企業(yè)檔案部門應(yīng)充分利用這些法律武器，理直氣壯、大張旗鼓地學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹《檔案法》及其他法規(guī)規(guī)章，通過(guò)深入貫徹學(xué)習(xí)，提高企業(yè)廣大干部職工特別是企業(yè)法人代表的檔案法制意識(shí)，使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者和廣大職工熟悉自己應(yīng)負(fù)的法律責(zé)任，把做好檔案工作當(dāng)作一種自學(xué)的法律行為；使企業(yè)在發(fā)生改制破產(chǎn)等重大變化時(shí)，能夠妥善處置、保存并悼念有關(guān)檔案材料，避免檔案資產(chǎn)的流失，有效維護(hù)企業(yè)職工的合法權(quán)益。

合理處置原則。不論企業(yè)改制還是破產(chǎn)，都將涉及到檔案處置，為了保證國(guó)有企業(yè)檔案的流失，各企業(yè)在改制、破產(chǎn)工作中，都方興未艾按照國(guó)家及本市關(guān)于國(guó)有企業(yè)改制及破產(chǎn)檔案處置的有關(guān)要求，及時(shí)并合理處置有關(guān)檔案。在檔案處置工作中，要進(jìn)一步解放思想，更新觀念，轉(zhuǎn)變思路，堅(jiān)持以人為本，樹立“人的檔案最重要、最有價(jià)值”、“群眾至上、人民最大”的觀念，不斷實(shí)踐，不斷突破，使檔案處置工作更加符合科學(xué)發(fā)展觀的要求。

分級(jí)管理原則。“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”是我國(guó)檔案工作的基本原則。企業(yè)檔案工作也應(yīng)遒循。國(guó)有企業(yè)改制后，企業(yè)與政府之間，企業(yè)與企業(yè)之間不再是行政命令式的關(guān)系，而是新型的資產(chǎn)紐帶聯(lián)系。但是，國(guó)有企業(yè)檔案工作仍要按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”的原則開展，特別是企業(yè)集團(tuán)要依據(jù)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)關(guān)系紐帶，分組負(fù)責(zé)管理和指導(dǎo)所屬機(jī)構(gòu)以及控股企業(yè)的檔案工作，確保企業(yè)檔案工作規(guī)范有序進(jìn)行。

服務(wù)原則。國(guó)有企業(yè)在改制及生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中需要大量的檔案信息資源，作為開展工作的憑證和依據(jù)性材料，檔案部門應(yīng)在維護(hù)企業(yè)和保密規(guī)定的前提下，充分開發(fā)企業(yè)信息資源，積極為的各項(xiàng)活動(dòng)提供服務(wù)，發(fā)揮檔案的作用和價(jià)值。

3 國(guó)企檔案管理工作中問(wèn)題的解決策略

1、加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

首先，要提升對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，切實(shí)意識(shí)到檔案作為企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中重要的信息資源，是企業(yè)發(fā)展中的無(wú)形資產(chǎn)，于國(guó)有企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)具有重要的參考價(jià)值。其次，要具有責(zé)任思想。國(guó)有企業(yè)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加大對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，加大對(duì)檔案管理部門的資金投入，并認(rèn)真貫徹落實(shí)相關(guān)的檔案管理制度，將責(zé)任落實(shí)到人，積極承擔(dān)起檔案收集、整理、存檔等一系列工作，提高檔案的利用率，實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。

2、規(guī)范和創(chuàng)新管理模式

首先，應(yīng)該健全國(guó)企檔案管理的接受和征集制度。國(guó)企檔案管理部門必須改變傳統(tǒng)管理模式，不能坐等其他部門自覺(jué)上交檔案文件，而應(yīng)該增強(qiáng)主動(dòng)意識(shí)和宣傳力度，創(chuàng)新管理方式，進(jìn)行事前監(jiān)控收發(fā)文件、上門收集等，將不斷擴(kuò)充和更新的檔案文件及時(shí)歸檔。其次，應(yīng)該擴(kuò)展檔案收集的范圍，在收集傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的同時(shí)，還要將與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)相關(guān)的各種視頻、影像、獎(jiǎng)杯等有記載價(jià)值的載體記錄和收集上來(lái)。再次，應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，打造系統(tǒng)的電子檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，利用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)功能的輻射，促進(jìn)檔案信息資源的內(nèi)部共享。信息化能提高國(guó)企檔案管理工作的效率，使檔案管理者脫離復(fù)雜的手工操作，讓他們能不斷探究檔案管理的經(jīng)驗(yàn)和規(guī)律，提高自身的檔案管理水平。同時(shí)，檔案管理的信息化創(chuàng)新方式，能為檔案利用者搭建便捷、快速服務(wù)的平臺(tái)，有利于他們查詢和利用檔案資料，提高檔案服務(wù)的水平和質(zhì)量。

3、加強(qiáng)檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)

首先，國(guó)企管理者要把好用人關(guān)，能提高檔案管理工作人員的入門標(biāo)準(zhǔn)，選擇高學(xué)歷、有耐心、敬業(yè)意識(shí)強(qiáng)的現(xiàn)代化人才，檔案管理人員要經(jīng)過(guò)公正、嚴(yán)格的考試和競(jìng)爭(zhēng)，經(jīng)過(guò)培訓(xùn)再上崗就業(yè)。給檔案管理者高度的重視和待遇上的公平，避免人才的不斷流失，保證在崗人員的穩(wěn)定性。其次，國(guó)企要定期開展檔案管理人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)工作，健全檔案管理人員的培訓(xùn)機(jī)制。例如與高校或者網(wǎng)絡(luò)大學(xué)建立聯(lián)系，讓檔案管理者進(jìn)行實(shí)體或網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程培訓(xùn)，不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)。檔案管理人員也要主動(dòng)鉆研業(yè)務(wù)，對(duì)信息化和網(wǎng)絡(luò)化等技術(shù)進(jìn)行學(xué)習(xí)和應(yīng)用，增強(qiáng)職業(yè)道德感，提高檔案管理的責(zé)任心，使工作更加科學(xué)、細(xì)致。

4、提高檔案管理工作的綜合水平

不論是何種形式的檔案，都具有一定的意義，例如可以對(duì)企業(yè)當(dāng)前的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)提供決策依據(jù)。而要想充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，就需要國(guó)企的檔案管理工作人員能夠有效掌握各類檔案的性質(zhì)，熟悉企業(yè)的發(fā)展動(dòng)態(tài)和檔案利用需求，通過(guò)變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)、事后服務(wù)為超前服務(wù)的方式來(lái)合理地為企業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

5、促進(jìn)檔案管理一體化

現(xiàn)代化管理手段和服務(wù)方式的應(yīng)用，需要企業(yè)在檔案管理過(guò)程中，樹立一體化意識(shí)。實(shí)現(xiàn)企業(yè)文檔一體化的實(shí)質(zhì)，主要是融合現(xiàn)代的文秘制度和企業(yè)的檔案管理工作，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)的文檔管理控制，保證企業(yè)檔案管理工作流程的科學(xué)化和合理化。企業(yè)檔案是企業(yè)在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)程中的一種歷史記錄，在企業(yè)的發(fā)展中占有重要的位置，發(fā)揮了重要的作用。實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的文檔一體化，需要企業(yè)的文書工作人員保持較強(qiáng)的檔案意識(shí)，在文書流轉(zhuǎn)的過(guò)程中及時(shí)做好不同文本的保存和上繳工作，檔案管理工作人員也應(yīng)該經(jīng)常的指導(dǎo)文書工作人員的檔案管理工作，保證文書工作人員對(duì)歸檔范圍有明確的了解。

6、充分發(fā)揮檔案運(yùn)用功能

新時(shí)期，必須加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的決策對(duì)于檔案管理工作的影響及作用，提高檔案管理的有效性，充分實(shí)現(xiàn)其價(jià)值和作用。工作人員應(yīng)提供檔案資料，不斷挖掘檔案資源，讓檔案價(jià)值從靜止?fàn)顟B(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)閯?dòng)態(tài)，使其滯后性轉(zhuǎn)變?yōu)槌靶裕瑥亩鴮?shí)現(xiàn)檔案工作價(jià)值。檔案管理還可依托信息網(wǎng)絡(luò)來(lái)充分發(fā)揮檔案的運(yùn)用功能，強(qiáng)化檔案設(shè)施建設(shè)，讓檔案資源得以共享，特別是在辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)后，檔案部門就可從后臺(tái)向前臺(tái)轉(zhuǎn)變，檔案管理部門可成為電子文件檔案收集、管理與存儲(chǔ)基地，以及配送、整合及利用基地，讓信息資源實(shí)現(xiàn)全時(shí)段與全區(qū)域共享，并發(fā)揮檔案運(yùn)用效能。

綜上所述，國(guó)企檔案中對(duì)企業(yè)的各種經(jīng)營(yíng)行為有明確記錄，檔案管理是企業(yè)重要的常規(guī)管理工作，為企業(yè)重大決策提供數(shù)據(jù)信息。在新形勢(shì)下，必須創(chuàng)新檔案管理方式，積極進(jìn)行信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，加快電子檔案的管理進(jìn)程，促進(jìn)我國(guó)國(guó)有企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]柴雪潔：《國(guó)有企業(yè)改制過(guò)程中檔案管理工作改革的必要性和發(fā)展趨勢(shì)》