信息化技術(shù)在檔案管理的應(yīng)用

趙靚

摘 要：當(dāng)前我國已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，如何應(yīng)用新型技術(shù)手段進(jìn)行檔案管理，是擺在每一個(gè)檔案管理人員面前的主要問題。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理模式已與當(dāng)前檔案管理要求嚴(yán)重脫節(jié)，要求在檔案管理工作中廣泛應(yīng)用電子檔案技術(shù)，因此在檔案管理工作中一定要應(yīng)用信息技術(shù)。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案；管理

隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，信息在社會(huì)生活中的重要越來越明顯，信息資源是經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要條件，在單位各項(xiàng)工作開展中，信息化建設(shè)工作是重中之重。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理模式已與當(dāng)前快速發(fā)展的時(shí)代嚴(yán)重脫節(jié)，要求在檔案管理工作中應(yīng)用電子檔案，這種狀況對(duì)檔案管理人員提出了新的要求。要求檔案管理部門要及時(shí)轉(zhuǎn)變工作思路，將工作重點(diǎn)放在迅速將文件、圖片、錄音和錄像轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)用信息方面，并對(duì)信息需求者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

1 檔案管理應(yīng)用信息化技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)

1.促進(jìn)事業(yè)辦公效率大幅地提高

計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力是檔案管理運(yùn)用信息化技術(shù)的最大優(yōu)點(diǎn)。在以往的檔案管理工作中，檔案管理人員依賴手工操作，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。在應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行檔案管理后，會(huì)使檔案文件資料收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等各個(gè)環(huán)節(jié)變得十分方便、有序、快捷。

2.促進(jìn)檔案文件信息得到充分的交流與共享

在檔案原始的手工操作管理中，事業(yè)單位之間和各個(gè)部門之間不能做到信息共享，文件和信息查找十分困難。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級(jí)深入到文件級(jí)，并逐漸發(fā)展為體系管理，并可與其他部門或單位的信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，可提供檔案文件信息的橫向與縱向查詢，從而極大地提高檔案利用的質(zhì)量和效率。檔案管理信息系統(tǒng)可以對(duì)所調(diào)閱的檔案文件信息作出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，保證較高的查全率和查準(zhǔn)率。并通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺(tái)，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點(diǎn)和最新、最快的檔案管理信息動(dòng)態(tài)。

3.有助于檔案保存穩(wěn)定性

與紙質(zhì)的檔案載體相比，檔案電子文件載體材料的壽命要長(zhǎng)得多。電子載體，例如VCD、DVD光碟，U盤，移動(dòng)硬盤等等。這些電子載體的普遍特點(diǎn)是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時(shí)間長(zhǎng)，不易受外部環(huán)境的影響，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。

4.大大提高了文件傳遞的速度和安全性

檔案管理信息系統(tǒng)在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下，應(yīng)用安全認(rèn)證等技術(shù)手段直接通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和速度性。

2 檔案管理信息系統(tǒng)的組成

檔案管理系統(tǒng)一般由以下幾部分組成：

1.檔案儲(chǔ)存管理子系統(tǒng)：該子系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案自動(dòng)編號(hào)，因此在進(jìn)行檔案的出入庫時(shí)可實(shí)現(xiàn)檔案的跟蹤定位。此外，該子系統(tǒng)還具有檔案儲(chǔ)存位置的分配、檔案儲(chǔ)存信息管理的功能，從而可以實(shí)現(xiàn)電子檔案儲(chǔ)存位置的可視化、動(dòng)態(tài)化管理。

2.檔案查詢管理子系統(tǒng)：在檔案被查閱的時(shí)候，該子系統(tǒng)可以提供檔案目錄查詢、密級(jí)查詢等，并同時(shí)發(fā)出出庫指令，管理人員根據(jù)出庫指令將檔案?jìng)鹘o查閱該檔案的人。

3.檔案銷毀管理子系統(tǒng)：檔案入庫時(shí)，在銷毀管理子系統(tǒng)中會(huì)設(shè)定每份檔案的保管期限，當(dāng)檔案到達(dá)保管期限時(shí)，銷毀管理子系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提醒管理人員失效檔案的相關(guān)信息，由管理人員作出進(jìn)一步處理。管理人員也可通過該子系統(tǒng)查看將要到期或是已到期銷毀的檔案信息。

4.檔案安全管理子系統(tǒng)：該子系統(tǒng)應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)來實(shí)現(xiàn)電子檔案防盜和現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)管。如果檔案在不經(jīng)過查詢子系統(tǒng)發(fā)出出庫指令情況下出庫，則監(jiān)控模塊將會(huì)把異常信息立即發(fā)送給警報(bào)模塊，警報(bào)模塊在接受到信息后會(huì)向計(jì)算機(jī)控制中心發(fā)出警報(bào)。

3 檔案管理應(yīng)用信息化技術(shù)需要注意的問題

1 把實(shí)體管理變?yōu)樾畔⒐芾?/p>

在傳統(tǒng)檔案管理當(dāng)中，檔案存在形式一般是紙質(zhì)、圖片、錄音、錄像等，在整理檔案資料時(shí)都是利用手工操作完成，由于管理過程涉及材料的收集、整理、編目、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供使用等多個(gè)方面，所以檔案工作人員工作量巨大，操作步驟非常復(fù)雜。由于需要對(duì)大量的檔案資料進(jìn)行保管，所以檔案管理部門不能對(duì)已經(jīng)存在的檔案資料進(jìn)行提煉和加工，導(dǎo)致大量的檔案信息資源遭到浪費(fèi)。隨著在檔案管理工作中引入大量的現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備，尤其是引入了計(jì)算機(jī)、光盤和多媒體技術(shù)，促進(jìn)了檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式形成了有力沖擊。現(xiàn)階段，檔案管理工作主要以信息為主，運(yùn)用現(xiàn)代化管理方法管理檔案信息資源。經(jīng)過信息處理的檔案資源可以實(shí)現(xiàn)多平臺(tái)使用，只有使檔案資源實(shí)現(xiàn)信息化，檔案資源才能充分發(fā)揮自身價(jià)值，使檔案管理工作在經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步和社會(huì)繁榮等方面提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)；可以為人們帶來一定的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，在未來國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展中一定會(huì)擔(dān)當(dāng)重要角色。

2 建立有效的信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用電子檔案

實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，要求必須建立文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，所以，檔案管理部門要做好下面這些工作：一合理設(shè)計(jì)在廣泛應(yīng)用計(jì)算機(jī)條件下的文件檔案管理工作流程，使其符合檔案信息管理的要求；二根據(jù)文件處理方式，設(shè)計(jì)檔案信息化系統(tǒng)軟件；三在信息系統(tǒng)中，要根據(jù)工作需要，建立完善的內(nèi)部控制制度，保證檔案材料的安全。在利用電子檔案時(shí)，首先要考慮到電子檔案的真實(shí)性。在實(shí)際操作時(shí)，因?yàn)闄n案材料從電子文件到歸檔沒有程序化管理系統(tǒng)，系統(tǒng)間的直接鏈接無法實(shí)現(xiàn)，所以在當(dāng)前技術(shù)條件下，還不能保證電子文件原數(shù)據(jù)的完整性，很多電子檔案與其對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案并沒有建立一致的管理辦法；用來保存電子檔案的載體不能長(zhǎng)期使用等，都對(duì)檔案的真實(shí)性和安全性形成了影響。

3 提高檔案工作者的專業(yè)素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化，安全化

現(xiàn)代化的設(shè)備需要人來操作，檔案工作信息化需要人來實(shí)現(xiàn)。現(xiàn)代化知識(shí)將成為每一位檔案工作者知識(shí)構(gòu)成的要素，同時(shí)，也深刻地影響檔案工作隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)，因此，建立一支具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)的專業(yè)隊(duì)伍是至關(guān)重要的：首先，現(xiàn)代科學(xué)成果在檔案管理中的大量運(yùn)用，迫使檔案工作者要不斷學(xué)習(xí)和掌握管理的有關(guān)知識(shí)，其中尤為重要的是計(jì)算機(jī)、數(shù)學(xué)等學(xué)科的知識(shí)，它們對(duì)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化、現(xiàn)代化具有直接作用。其次，全面掌握檔案專業(yè)知識(shí)，如具備檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、文書學(xué)、目錄學(xué)、檔案自動(dòng)化管理以及檔案著錄、標(biāo)引、檢索、編研、復(fù)制、修裱等有關(guān)檔案專業(yè)知識(shí)和基本技能。再次，從檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢(shì)看，檔案工作者必須掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)，進(jìn)行檔案信息分析與研究，提供高層次檔案信息咨詢與服務(wù)等三方面的能力。檔案管理人員必須不斷學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)，上級(jí)檔案管理部門要積極創(chuàng)造條件，有計(jì)劃的選送檔案管理人員進(jìn)行離崗培訓(xùn)，進(jìn)一步深造，還可以采取以老帶新、以強(qiáng)帶弱的辦法，互幫互學(xué)等，建立梯隊(duì)型人才結(jié)構(gòu)和復(fù)合型人才群體。

總之，在信息化條件下電子檔案已在檔案管理工作中占有非常重要的地位。檔案部門一定要轉(zhuǎn)變觀念，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，使檔案管理工作更好地適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的要求，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。隨著科技的進(jìn)步，信息化技術(shù)已不可避免地進(jìn)入了檔案管理的領(lǐng)域，因此，新形勢(shì)下檔案信息化建設(shè)成為發(fā)展的必然趨勢(shì)。

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