客運(yùn)車輛管理檔案發(fā)展

周敏

摘 要：檔案工作是客運(yùn)管理工作的基礎(chǔ)和條件，是客運(yùn)交通工作的重要組成部分，是交通事業(yè)發(fā)展不可缺少的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。隨著改革的不斷深化，檔案工作的要求也越來越高，任務(wù)越來越重，面對(duì)新時(shí)期檔案管理工作的需要，做好客運(yùn)檔案管理工作，就顯得尤為重要。

關(guān)鍵詞：客運(yùn)；檔案；管理

隨著改革開放和經(jīng)濟(jì)建設(shè)的飛速發(fā)展，道路交通運(yùn)輸在國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)中的作用和地位日趨重要，從事專業(yè)客運(yùn)、貨運(yùn)的車輛、人員也逐漸成為社會(huì)經(jīng)濟(jì)運(yùn)營中的一支重要力量。如何做好客運(yùn)檔案管理工作，為交通事業(yè)各項(xiàng)工作的開展提供可靠的依據(jù)，是客運(yùn)檔案管理者必須認(rèn)真思考的題。客運(yùn)檔案工作是客運(yùn)管理工作的基礎(chǔ)和條件，是客運(yùn)交通工作的重要組成部分，是交通事業(yè)發(fā)展不可缺少的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，是一項(xiàng)項(xiàng)重要的綜合性基礎(chǔ)管理工作。客運(yùn)檔案從歷史的角度來看，是歷史的記錄，通過檔案可以了解過去；從現(xiàn)實(shí)的角度來看，是現(xiàn)實(shí)的寫照，通過客運(yùn)檔案可以了解情況以便解決工作中的問題，從形式上看，客運(yùn)檔案是各種文獻(xiàn)資料的匯集；從內(nèi)容上看，客運(yùn)檔案不僅反映過去和現(xiàn)在，而且也影響著未來。客運(yùn)檔案作為一種信息資源來為客運(yùn)單位的決策者提供適當(dāng)?shù)睦硇运伎迹S著改革的不斷深化，客運(yùn)檔案管理工作的要求也越來越高、任務(wù)越來越重，面對(duì)新時(shí)期客運(yùn)檔案管理工作的需要，如何做好檔案管理工作，就顯得尤為重要。筆者結(jié)合多年的工作實(shí)際，談一點(diǎn)自己的工作體會(huì)。

1 充分認(rèn)識(shí)做好客運(yùn)檔案管理工作的重要性

長期以來，相當(dāng)一部分人對(duì)客運(yùn)檔案管理工作的理解過于狹窄，沒有認(rèn)識(shí)到客運(yùn)檔案管理工作的重要作用。實(shí)際上，做好客運(yùn)檔案管理工作是一個(gè)客運(yùn)單位健康發(fā)展的需要，客運(yùn)檔案管理工作是客運(yùn)單位管理工作的一部分，是提高客運(yùn)單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。科學(xué)規(guī)范的管理客運(yùn)檔案，是衡量一個(gè)客運(yùn)單位業(yè)績與管理水平的重要尺度。客運(yùn)單位檔案記載著這個(gè)客運(yùn)單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對(duì)研究本單位的經(jīng)營業(yè)績和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長避短，制定發(fā)展方向的好教材。

2 利用各種資源，實(shí)現(xiàn)客運(yùn)檔案現(xiàn)代化管理

隨著改革的深入發(fā)展，客運(yùn)檔案管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如客運(yùn)檔案數(shù)量越來越多，數(shù)量的龐大給保管和提供利用帶來困難，所以客運(yùn)檔案的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)組織管理就成了一個(gè)新的課題，所謂的客運(yùn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工程就是把網(wǎng)絡(luò)作為主導(dǎo)力量和決策實(shí)施者，在整體協(xié)作的基礎(chǔ)上分期、分段、分區(qū)、分工進(jìn)行，才能有效地解決在新形勢(shì)下出現(xiàn)的新問題，因此這就對(duì)客運(yùn)檔案管理者提出來更高的要求。

（一）推進(jìn)客運(yùn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

實(shí)現(xiàn)客運(yùn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)客運(yùn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。建立“以本客運(yùn)單位為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作。要求我們?cè)趯?shí)際客運(yùn)工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個(gè)問題：一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性；二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工；三是在堅(jiān)持貫徹“以本單位為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。

（二）設(shè)計(jì)好客運(yùn)檔案現(xiàn)代化管理總體方案

客運(yùn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)時(shí)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的總綱，具有總體性、全局性、長期性和相對(duì)穩(wěn)定的要求。內(nèi)容包括客運(yùn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的功能設(shè)定、建設(shè)目標(biāo)、建設(shè)思路、基本內(nèi)容、建設(shè)步驟的組網(wǎng)模式等直接關(guān)系客運(yùn)檔案網(wǎng)絡(luò)未來發(fā)展和最終成效的重大決策。因此，制定總體方案是客運(yùn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)組織管理工作中最為重要的內(nèi)容。

（三）加快客運(yùn)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

常言道：“工欲善其事，必先利其器”。沒有計(jì)算機(jī)，或者說有了計(jì)算機(jī)而沒有進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，客運(yùn)檔案現(xiàn)代化管理只能是一句空話。隨著檔案信息量的劇增，人們需要采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)客運(yùn)檔案全方位、多層次、多功能的現(xiàn)代化管理，尤其是使用多媒體技術(shù)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體的檔案材料轉(zhuǎn)化為全文、全圖、全聲的光盤儲(chǔ)存，并實(shí)現(xiàn)全屏幕自動(dòng)檢索。所以，計(jì)算機(jī)及其配套設(shè)施必須跟上，以滿足客運(yùn)檔案管理現(xiàn)代化的起碼要求。

（四）建設(shè)系統(tǒng)工程，實(shí)現(xiàn)信息共享

客運(yùn)檔案現(xiàn)代化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，包括總體設(shè)計(jì)、設(shè)備選型、軟件開發(fā)、檔案整理、掃描錄入、系統(tǒng)管理、光盤備份、查詢管理、安全措施等一套硬件加軟件的系統(tǒng)。由于各機(jī)關(guān)單位日常工作每天都要產(chǎn)生大量的文字檔案，需要進(jìn)行錄入、保管，因此該系統(tǒng)應(yīng)采用雙服務(wù)器、磁盤陣列存儲(chǔ)、高速掃描儀集中掃描、光盤和磁帶雙備份的解決方案。同時(shí)，為了提高利用率，還應(yīng)設(shè)置適當(dāng)?shù)臋n案查詢系統(tǒng)，通過觸摸屏查詢及文檔網(wǎng)絡(luò)上傳輸達(dá)到資源共享的目的。此外，還應(yīng)將電子檔案管理類別細(xì)分為操作管理、系統(tǒng)環(huán)境管理、檔案密級(jí)管理、卷內(nèi)目錄管理等，從而從機(jī)制上提高機(jī)關(guān)信息共享能力。

（五）開展好客運(yùn)檔案現(xiàn)代化管理的宣傳工作

筆者認(rèn)為，開展宣傳工作是優(yōu)化客運(yùn)檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)軟環(huán)境的重要手段。宣傳的實(shí)質(zhì)是一種信息的溝通，通過有效的信息交流和傳遞，達(dá)到網(wǎng)絡(luò)建設(shè)者和組織管理者在觀念上、步調(diào)上的一致，為工程建設(shè)營造良好的人文環(huán)境。

3 提高客運(yùn)檔案管理人員綜合素質(zhì)

客運(yùn)檔案工作者既然是信息工作者，那么就要具備一定的信息能力，這才能適應(yīng)信息資源管理工作的需要，為了使客運(yùn)檔案工作人員能夠適應(yīng)信息資源檔案管理工作的需要，就必須要體現(xiàn)客運(yùn)檔案管理人員的信息收集和管理的能力，要充分發(fā)揮客運(yùn)檔案工作人員的主觀能動(dòng)性、創(chuàng)造性，努力提高客運(yùn)檔案人員的知識(shí)水平和管理能力，由于設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，因此，客運(yùn)檔案工作者信息管理能力主要反映在以下幾個(gè)方面：

（一）觀察能力和分析綜合能力

現(xiàn)代社會(huì)是一個(gè)紛繁復(fù)雜的社會(huì)，處于不斷的發(fā)展變化中，客運(yùn)檔案的信息資源管理鞏固中要求客運(yùn)檔案工作者具有敏銳的觀察能力和迅速的反應(yīng)能力，觀察使獲得信息，收集、征集、挖掘有價(jià)值檔案的第一步。客運(yùn)檔案工作者要善于觀察分析，既做到尋找能夠留住歷史的有價(jià)值的檔案，又做到尋找檔案中能夠激活歷史并為顯示服務(wù)的有價(jià)值的信息，分析和綜合是發(fā)掘信息、開發(fā)高層次檔案信息的重要方法。通過細(xì)致周密的觀察，縝密的分析、判斷、綜合，就能夠從紛繁復(fù)雜的表象中發(fā)掘有價(jià)值的信息，做好客運(yùn)檔案的收集、整理、鑒定的工作；就能透過現(xiàn)象看本質(zhì)，從客運(yùn)檔案信息資源中發(fā)掘出闡明問題、建議合理、帶有參考和指導(dǎo)意義的信息。

（二）調(diào)查研究能力

客運(yùn)檔案工作者必須具備一定的調(diào)查研究能力，掌握調(diào)查研究的基本方法。要真實(shí)、全面地留住歷史，就必須深入實(shí)際調(diào)查研究，全面了解社會(huì)歷史的真實(shí)面貌。要為社會(huì)提供服務(wù)，就要在客觀、全面、科學(xué)的原則指導(dǎo)下，不斷提高調(diào)查研究能力，這樣才能了解和掌握社會(huì)需求，進(jìn)而滿足社會(huì)和人們不斷增長的信息要求。

（三）組織能力和協(xié)調(diào)能力

在實(shí)際工作中，客運(yùn)檔案工作者往往是面對(duì)一個(gè)地區(qū)或一個(gè)系統(tǒng)開展工作，需要組織建立工作網(wǎng)絡(luò)，需要進(jìn)行客運(yùn)檔案信息資源建設(shè)的管理，需要培養(yǎng)、指導(dǎo)檔案員的工作。要做好這些工作，都要求客運(yùn)檔案工作者學(xué)習(xí)掌握組織和協(xié)調(diào)的有關(guān)原理，具備一定的組織能力和協(xié)調(diào)能力，通過自己的努力，在工作網(wǎng)絡(luò)中建立起互相理解、相互支持、相互協(xié)作、相互配合的關(guān)系，形成工作合力，按崗位、分層次、多渠道、多形式的進(jìn)行教育培訓(xùn)。

（四）信息技術(shù)的應(yīng)用能力

客運(yùn)檔案工作者既要熟悉文件檔案管理系統(tǒng)流程和基本要求，又要掌握一定的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)和基本技能，努力做到二者的有機(jī)結(jié)合，熟練地運(yùn)用信息技術(shù)，處理和解決信息資源管理中的問題。

綜上所述，提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，利用各種資源進(jìn)行檔案工作的現(xiàn)代化管理，并提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)是做好檔案管理工作的關(guān)鍵.