人力資源軟件在人事管理中的運用

阮榕

摘 要：人力資源軟件，即人力資源計算機管理系統是依托企業實際情況，以業務操作為主線，結合人力資源管理實踐目的，應用于人力資源招聘、培訓、薪酬、績效及福利管理、員工信息管理等方面工作以及企業領導者地監督上，有效地構建了理論知識、企業實務、軟件操作三者間的聯系和轉化的環境。本文憑作者多年的從業經驗，詳細闡述了人力資源軟件在管理中運用，并提出了相關的建議。

關鍵詞：人力資源；軟件；運用

市面上的人力資源軟件大多采用按人力資源模塊劃分功能來設計應用的，通常具有較大的靈活性，其中包含的菜單，數據結構，報表格式等，均可按客戶的要求做特殊處理，也可以提供標準的工具讓企業自行管理并調用數據。以近期使用為例，這套軟件有三級主要菜單：系統菜單、子系統菜單和程序菜單。這些菜單是嵌套的。同時有五個系統：人事管理系統；工資計算系統；自設報表處理；雇員所得稅處理；保安系統。下面依次按工作模塊介紹上述各系統的應用原理和功能。

1. 人事管理系統

此部分主要包括設定人事管理系統功能及編碼，建立員工記錄，數據的輸入及休假記錄的管理。

1.1 雇員人事記錄

雇員人事記錄系統建立以后，首先需要生成雇員記錄并輸入信息數據，例如：姓名、部門、職位、學歷、工作時間等等。在此處雇員編號具有唯一性，整個系統以此作為區分每一條記錄的關鍵字段，此編號我們通常使用企業員工編號，使系統與其他企業信息數據通過雇員編號結合使用。雇員人事記錄功能為客戶提供一些常用的統計報表，我們可以通過簡單的程序完成系統內信息的提取、選擇、統計等，工作中經常使用的報表如下：

1.1.1新聘雇員統計表：可統計所有部門每個職位在開始日期到完結日期之間的新聘雇員情況。還可以列出指定部門新聘雇員的明細信息，即表中數據按職位分組，列出職級、雇員編號、雇員姓名、部門、班值、聘用日期和試用期限等客戶自選內容。

1.1.2離職雇員統計表：可生成每個部門所有職位的離職雇員統計表，并且提供離職雇員的具體信息，同時報表對每個部門的離職人員總數作出統計。

1.1.3雇員人數分析統計：它為各項人數統計報表作準備。可根據企業所需雇員數據定制統計報表，因人事管理系統實時更新，所以所出報表必然反映的是企業最新雇員情況。

除此之外，經常被人力資源部門通過雇員人事記錄獲得的報表還有很多，例如：雇員人數統計表、雇員資料變動表等。在此值得一提的還有此系統下面的雇員休假管理功能，現大多數企業為了簡便手續，均利用人事系統與企業內部網絡聯通，雇員可通過內部網絡將休假申請以郵件形式發送至部門主管，主管審批后直接再通過郵件轉人力資源部負責人，由負責人導入人事系統，后期如有需要，系統會定期統計、匯總，并生成報表。此功能大大減少書面申請傳遞時間及書面申請的存檔工作，既環保又便利，已成為企業普遍推廣使用。

隨著企業對信息化地重視，人事管理系統被越來越多的企業人力資源部門采用，而其中雇員人事記錄是最初也是最重要的工作，原來紙面上的雇員信息（如入職時填寫的“員工資料”，雇員晉升材料等諸多信息）都需要有專人負責輸入電腦，而此對后期更好的提取、利用數據，對信息進行分析都有重要意義，人力資源部門對此通常會安排專人負責輸入并仔細核對。在作者使用過的軟件中，軟件公司均采取了靈活的設計，為企業提供更多的項目選擇，在報表分析中也設置了更多自選項目，以滿足不同企業不同的需要，并設計端口和EXCEL表格關聯，使用EXCEL表格導入人事管理系統中進行統計。

2. 工資計算系統

如果說上述人力資源系統是人力資源部主要應用于雇員的記錄和統計，那么現在所提到的工資計算系統則是人力資源部重要的職能模塊之一，此模塊的重要性不言而喻，它涉及到雇員工資、福利、資金地發放，個人所得稅的申報，銀行付款，同時也包括與其相關的所有統計及報表生成。

2.1 雇員工資方程式設立

在工資計算系統中，用戶往往需要為不同的雇員設定不同的方程式。運行本程序可為每個員工設定并修改方程式。一旦在雇員主檔中建立雇員記錄后，工資計算主檔中將自動增加該條記錄。系統將自動復制支薪條件。

2.2 固定工資數據錄入

企業雇員的薪酬項目繁多，在使用本程序時，先要對相對固定的項目進行先期錄入，可以對每位雇員的固定薪資方程式中的數據逐一錄入，也可用之前提到過的EXCEL表格集體導入。

固定數據的方程式通常計算的是不會經常變化數據，如基本工資、固定津貼等。它們相對固定，不會每月發生改變，一般情況下是作為雇員重要信息保留，一旦發生變化，會通過特殊途徑修改數據，并保留修改痕跡，為以后雇員工資調整、級別晉升等統計提供重要數據，此功能設計對人力資源部門有著重大意義。

2.3 可變數據輸入

此功能用于經常變化的薪酬項目，例如病事假扣款、加班費、獎金等等，此類項目的特點是不一定每月都有，即使幾個月同時發生，每月的數據也會有改變。那么運行本程序時需在系統中查找當月有發生支付情況的雇員并錄入其可變數據，當然也可通過EXCEL表格導入。

此處需要說明的是，系統中可變數據在計算完當月工資后，其數據項下的所有上期數字自動清零，否則之前錄入的數據會帶入下月工資計算中，產生錯誤。

2.4 雇員工資計算

此為計算每種支薪條件下所有雇員工資的批處理程序。用戶可通過設定雇員編號范圍來選擇需要計算工資的雇員。同時還可選擇是否計算固定、可變或周年數據。此功能是在前幾步錄入和修改當月變動數據完成的基礎上，根據系統初期設定的工資計算、社會保險及所得稅公式來計算雇員當月工資，其中還會涉及到人力資源管理系統中考勤管理部分，按設定公式扣款。

工資計算結束后，系統會讓用戶選擇是否打印工資計算報表。運行本系統中的程序可生成本期每種支薪條件的工資計算報表。其中報表可以按部門分類、小計或生成整個企業的總報表。人力資源工資計算專員可以憑所出報表進行核對并留存。

工資計算的最后步驟為工資單編印及報盤支付，程序可將工資計算報表中的項目輸出至工資單，在發薪時發給員工。再通過系統自動生成銀行報盤文件，發送至開戶銀行支付雇員工資。

2.5 過往支薪記錄

系統可在每次期末計算工資后將支薪記錄過數以及提供生成過往支薪記錄的標準報表。一旦運行本程序，本期的所有工資數據將會過數至歷史記錄存檔，此月工資計算全過程結束。

工資計算系統的前期程序設置以及使用方便與否是一個人力資源軟件開發成敗的關鍵，因為工資計算不僅要求準確無誤，功能高效，靈活讀取還要求輸出報表的多樣化，因此軟件程序員前期與企業主管溝通時通常十分謹慎認真，企業主管也需提前做足功課，把企業需要以及可能出現的統計要求詳盡的考慮周全，一但軟件程序編制完成，再做添加就需要重新調整系統了。尤其是工資計算盡量設置成簡單、可修改的程序，作者在實踐中留出一部分手工操作的編程空間，可以根據實際情況自行編寫程序計算或輸出報表，而沒有把全部程序做死，多采用自設報表處理。

3. 自設報表處理

此功能的設置是用于設定人力資源管理和各類報表。除了在人力資源管理和工資計算模塊中已預設的報表外，用戶也可以在本子程序中自設報表。本程序包括雇員資料和本期支薪數據。用戶計算完本期工資，并在尚未過數的時間段內 ，均可使用這些數據來設定報表。程序還設置包括雇員資料變動，用戶可用其中數據進行自設報表。

3.1 Excel檔案界面報表

本子系統是將用戶自設報表輸出至Excel格式，可以用EXCEL表導入數據。作者本人覺得此功能十分便捷，能彌補一般人力資源軟件系統中以數據庫為貯藏信息統計的局限性。本人認為EXCEL讀取功能涉及的功能越多，靈活報表的能力越強。

3.2 保安系統

保安系統主要用于管理系統的安全性，控制使用者權限，系統數據維護及保存使用記錄。這也是相當重要的功能之一，人力資源的數據都需要嚴格保密的，一般情況下，人力資源部主管非常重視系統的安全性能，系統是分權操作的，信息錄入的員工看不到工資系統的內容，通常只有人力資源經理和主管可以查閱全部系統信息，而例如培訓、招聘、信息錄入專員只能操作所授權的部分，最后的統計、匯總工作只有主管以上級別員工方可執行。

4. 人力資源軟件的優缺點

4.1在使用人力資源軟件一段時間內，發現此類軟件有以下幾方面的優點：

首先，功能板塊比較齊全，它基本涉及了在人力資源管理中常用的幾大功能，能有效地為管理者提供多方面信息，計算和報表功能有明顯優勢。

其次，具有完善地保安系統，為資料保密把關。

最后，具有升級網絡版，使網上人力資源管理成為可能。

4.2當然，此系統也有其局限性：

首先，在數據輸入上顯得有些麻煩，尤其雖然提供了集體輸入功能，但仍不夠靈活，如數據不可拷貝，使用EXCEL導入可以彌補部分缺點，但如果少量變更會顯得興師動眾，如果設計出批處理功能會有效解決此類問題。

其次，系統的客戶端少，幾個人同時上系統時慢。

最后，數據輸出不是很靈活，通常只能轉到EXCELL上重新編輯。

5. 結語

人力資源管理的很多部分集中在計算上，所以人力資源軟件是否有效，大多數情況下取決于與計算有關的內容上，如：數據輸入、數據計算、計算結果輸出等功能上，只有在這些方面靈活才可節省管理人員的時間起到輔助作用。而在培訓、招聘等人力資源模塊上，目前只能將相關信息錄入，再進行統計、分析，而沒有預測、計劃的功能，這是軟件的缺陷，我想軟件設計公司也意識到此類問題的存在，相信今后在設計上會有所考慮。

參考文獻

[1] 姜雨，楊翠芬 《人力資源管理軟件應用實驗教程》 2010.8

[2] 計算機管理系統相關說明書 2012.04