如何提升辦公室秘書公文寫作能力

文／勝利石油管理局公共事業管理部　王朝輝

如何提升辦公室秘書公文寫作能力

文／勝利石油管理局公共事業管理部王朝輝

隨著改革的深入和現代化建設事業的發展，社會的競爭也日趨激烈，作為領導干部日理萬機，工作十分繁忙，如何為領導干部分憂，輔助好領導，做好領導的好后勤和好助手，是辦公室秘書應盡的職責。公文在實際工作中應用十分廣泛，公文寫作是辦公室秘書的主要工作之一，如何在新形勢下，與時俱進，提升公文的寫作能力，是作為辦公室秘書應當認真思考和研究的問題。

辦公室秘書；公文寫作；提升能力

一、公文寫作分類及寫作要求

（一）公文寫作的分類。公文，主要指黨政機關在實施領導和行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書，是進行領導管理和公務活動的重要工具。也泛指各級各類機關、社會團體、企事業單位制訂、使用的公務文書。

公文是實現機關管理職能的工具和手段。在公文里，鼓勵什么、遏制什么、支持什么、或褒或貶、或是或非、或倡或戒、或行或止，十分鮮明。

（二）公文寫作的寫作要求。公文寫作必須符合黨和國家的方針政策、法律法規及上級機關的有關規定。公文寫作必須以擁護黨和國家為前提，立場鮮明。公文寫作所涉及的情況必須屬實，要有鮮明的觀點，所寫文字必須精煉，所列條例必須清楚，層次要分明，標點符號表注要正確。所涉及的人名、地名、數字、引文要準確。所寫日期基本要求寫具體年月日。

二、辦公室秘書的作用

辦公室是一個單位運作的樞紐，在實際工作中辦公室秘書起到承上啟下、協調關系的橋梁作用。

（一）辦公室秘書要為領導工作做鋪墊。領導在決策前，秘書要做好信息的收集和處理工作；領導在召開會議之前，秘書要做好會前籌備，會中服務，會后整理工作。領導在批閱文件之前，秘書要做好文件處理擬辦工作。及時與領導溝通，準確把握領導的工作目標，明確領導的具體工作以及將采取的措施和方法，為領導做好事前的準備工作。

（二）辦公室秘書為領導工作拓展延伸。領導在作出決策之后，作為秘書要起草決策文件，將領導的決策內容以公文的形式制成文件下發到各個部門；之后通過收到的反饋意見，為領導把握執行效果提供幫助。辦公室秘書要嚴格按要求辦事，同時要協調各方面各種關系，切實做好領導的好幫手。

三、提升辦公室秘書公文寫作能力的途徑

（一）辦公室秘書要養成良好的讀書習慣，雄厚的文化積累是寫作的基礎。書籍是我們的精神食糧。“讀書破萬卷，下筆如有神”，浩如煙海的書籍是人類知識的精華，要想在寫作上有一番成就，平時的積累是非常重要的。世界在發生著巨大的變化，知識水平在不斷地提高，新生事物不斷涌現，如果沒有與時俱進的緊迫感，思想觀念跟不上時代的變化，視野不夠開闊，作為辦公室的秘書，就很難適應時代的變遷，無法為領導獻計獻策，更難有極強的文字駕馭能力。

文化素質的提高的同時使視野更加開闊，看問題和想問題的能力就會提高，多讀書、讀好書的習慣有利于一個人素質的提高。在讀書方面，要注重博覽群書，知識的力量會使一個人對問題和形勢的觀察更加敏銳、更加全面、更加深刻。審時度勢的能力更強。

作為辦公室秘書不但要有廣博的知識，更應重點閱讀與本職工作有關的專業書籍和業務資料。應當多掌握業務范圍以內的知識，做到有的放矢。如何才能妙筆生花，在遣詞造句當中體現出文字駕馭能力，都是靠平時的大量閱讀和積累及反復實踐，不斷提高得來的。

用心讀書，掌握寫作技巧，勤記、勤查、勤寫。積累和學習的方法很多，沒有定式。最好能形成自己的資料檢索體系，便于查閱和使用，做到舉一反三、觸類旁通。

（二）辦公室秘書在公文寫作上需要掌握政治性和政策性。辦公室秘書撰寫公文，應熟悉黨和國家的方針政策。要始終堅持正確的政治方向、堅持從國情出發，公文中要體現我國經濟體制的深刻變革、社會結構的深刻變動、利益格局的深刻調整、思想觀念的深刻變化。

寫作之前的準備工作十分重要，根據掌握的材料和信息，要經過認真研究、充分醞釀，按照文件要求，確定基本思想，主要內容及結構框架，不可草率、急躁、

（三）辦公室秘書對公文的寫作要勤于修改，切不可馬虎大意。古今中外，凡是文章寫得好的人，大概都在修改上下過工夫。怎樣才算修改的工夫到位了呢？一個是內容正確，一個是讀者容易接受。馬克思寫《資本論》，從構思到寫出草稿經過了多年和無數次的修改。不同語種的文本出版時他還要再作修改，為的是讓那些有不同語言習慣的人都能看懂。

寫作，都應提倡一絲不茍的精神。有的辦公室秘書草擬文件，除了粗心大意外，還愛犯急性病，草稿一旦寫出，就匆匆交給領導，自己不愿意再多看幾遍，檢查有無重要的遺漏和錯誤，這是一種寫作的浮躁心理。修改過程中要有否定自己的勇氣，有的稿子明顯不合要求，就應立即去改，即使是全盤否定、作顛覆性改動也在所不惜。有人說，好文章是改出來的，此話有道理。自己要勤于修改，同時要虛心請別人修改。文章寫好后多推敲、多琢磨是必要的。

四、結語

辦公室是單位的核心，是信息的中心樞紐。辦公室秘書掌握的信息多，接觸的面廣，與外界有許多接觸的機會，思路要相對開闊一些。因此，要主動為領導分憂，主動做好領導的參謀，開闊視野，不斷提升公文的寫作水平，提升辦事能力，在改革開放的大潮下與時俱進，開拓進取。

[1]李進.做好文秘工作的思考[J].企業家天地,2010(06).

[2]李進.談新形勢下如何做好文秘工作[J].企業家天地,2010(06).

[3]張力佳,付冰.文秘工作者如何提高自身素質[J].辦公室業務,2000(05).

[4]余厚洪.關于秘書素質標準與培養模式的思考[J].秘書,2003(11).

[5]曹金浩.論如何做好文秘工作[J].經營管理者,2009(22).