電子圖書檔案管理策略解析

楊偉

【摘 要】隨著我國經濟水平的不斷提高，社會逐漸朝信息化方向發展，檔案管理工作也逐漸由以往的紙質管理朝電子信息管理方向轉變，且取得較好效果。應用電子信息技術加強檔案管理，不僅能夠有效保證檔案的安全性，而且還能夠增加管理數量。為加強電子圖書檔案管理，本文首先對電子圖書檔案管理的特點進行分析，然后根據特點提出了相應的管理策略。

【關鍵詞】電子圖書檔案管理 ? ? 策略 ? ? 特點

電子圖書檔案管理指的是通過應用先進的電子信息技術對圖書文件進行檔案管理。電子圖書檔案的主要載體為磁盤、磁帶、光盤，這些載體對外界不利因素的抵抗能力較差，易受到保存不善因素影響導致發生變形、破碎或者化學、物理等損壞。因此，為充分將電子圖書檔案管理的作用發揮出來，需要越來越注重電子圖書檔案的管理工作。

1 電子圖書檔案管理的特點

電子圖書檔案主要具有操作方便、東西不易丟失、傳遞快捷以及表現形式多樣化等特點，詳細特點介紹如下：

1.1 操作方便

電子圖書檔案管理主要具備操作方便的特點。一方面，管理電子圖書時，無論增加內容或者刪除內容，都比較容易，且將信息刪除后不會留下痕跡;另一方面，電子信息具有較高的準確性，因此，電子圖書檔案管理的檢索、操作較簡單。

1.2 東西不易丟失

和傳統的紙質檔案管理相比，電子檔案管理復制后，不僅能夠保持較高的清晰度，而且還不會發生信息丟失的情況，通過應用數字化信息處理，對文件進行復制后，依然能夠有效保持其原本特性。

1.3 傳遞快捷

電子圖書檔案管理通過運用各種先進的網絡技術，傳遞速度不受到地域、時間限制，僅僅通過網絡傳播就能夠快速將所需要的信息傳輸到需求人員手中。另外，電子圖書檔案管理還能夠實現由一個終端傳輸到多個終端的傳播，最后實現資源共享。

1.4 表現形式多樣化

和傳統的紙質檔案相比，電子檔案管理形式具有多樣化的特點。文字、圖形、影像以及聲音等形式，均可成為電子檔案管理內容，且無論這些信息是單獨存在的方式還是互相搭配的方式，均能夠發展為檔案管理模式。

2 電子圖書檔案載體的特點

電子圖書檔案載體主要將電子技術作為生產手段，主要以電子形式存在，通過應用計算機技術準確記錄代碼信息，并通過電子計算機，隨機檢索，將其顯示出來。電子圖書檔案載體主要具備以下幾個特點：

2.1 運用機讀數據形式表示

機讀形式數據，能夠被計算機進行識別、理解以及處理;其主要應用二進制碼（也就是數字代碼）進行表示。電影片、錄音帶以及錄像帶等能夠將聲頻視、頻模擬信息進行記錄，主要將磁帶、膠片作為載體。

2.2 信息載體為光學或者磁性信息存儲介質

載體不同，物體所存貯信息的密度也不同。隨著科學技術水平的不斷進步，載體信息自身的存貯密度也在不斷增大。

2.3 信息具有結構性

信息具有結構性，需要經過一系列的格式化處理后最終形成信息集合。換個角度分析，電子圖書檔案載體需要具備數據庫結構，否則，如信息較凌亂，則不會被計算機程序有效處理。

2.4 需要借助應用電子計算機設備

對信息進行檢索或者瀏覽時，要應用電子計算機設備。電子出版物離不開計算機，一方面由于文本為機讀數據，這些數據只能通過計算機進行識別;另一方面需要借助軟件進行瀏覽和檢索，運行軟件需要應用到計算機。

3 加強電子圖書檔案管理的有效策略

目前，我國電子圖書檔案管理工作已經取得了較大進步，但在實際的應用、操作過程中還存在著較多問題，如隨著經濟的快速發展，電子圖書檔案對存儲要求也在不斷提高;受到各種因素影響，電子檔案的可靠性較低;隨著社會的不斷發展，電子檔案的安全性、工作人員的能力也在不斷提高。為有效促進電子圖書檔案管理越來越快地發展，需要針對其管理過程中存在的問題進行分析，并根據問題制定有效的管理措施。具體措施如下：

3.1 加強環境保護，提高存放空間的安全性

為保障電子圖書檔案信息的安全性和可靠性，要建立一個較好的電子圖書檔案存放環境。加強電子圖書檔案管理，首先要注重保護電子圖書檔案管理環境。電子圖書檔案環境主要指的是工作人員的辦公場所、存儲工具等，工作人員的辦公環境在保持溫度適中、衛生清潔的同時，還要安裝抗電擊、抗雷、抗磁場力等設備。另外，為提高存放空間的安全可靠性，要備份電子圖書檔案，在多個位置放置儲存。此外，對存儲工具定時檢查，一旦發現問題，及時采取應對措施處理。

3.2 完善管理制度

為提高數據儲藏的安全性，要嚴格根據電子圖書管理的實際情況，完善管理制度，加強制度設計。對電子圖書檔案進行編制時，要安排業務能力水平較高的工作人員，這樣能夠有效保證數據的真實性和可靠性。另外，工作人員要定時整理電子檔案，對檔案進行分類管理;在對電子檔案進行歸類管理時，可將檔案級別作為主要歸檔依據，保證各個級別信息準確無誤后，對其進行歸檔處理;編制好電子檔案后，上交領導，經領導檢查核實，保證信息準確無誤后存儲。

3.3 加強系統管理

為保障數據信息讀取的安全性，要加強系統管理設計。大多數情況下，電子圖書檔案信息的安全性較低，主要存在著系統管理體系不健全、管理系統被破壞的情況。為有效增強管理系統的安全性，完善系統管理體系，可對電子圖書資料加密設計，注意設置的密碼不能過于簡單，要定期更換密碼。另外，可根據需求，設置電子信息的訪問權限，有效防止發生其他人獲取信息的情況;網站可能受到多種因素影響出現系統漏洞，因此，要加強防火墻設置，加強系統的維修、保護，有效增強信息安全性。

3.4 避免外來磁場入侵

軟磁盤、磁帶以及硬磁盤等均屬于磁性載體，對磁場具有較高的敏感性。如磁性載體受到外來磁場干擾，那么將會導致出現丟失信息、破壞信息的情況。因此，保存、使用磁性載體時，要遠離磁場，保證磁場不會給載體帶來損壞。也可應用特殊材料，如應用軟磁物質，如鎳鐵合金、軟鐵，將其制成存放磁性載體的柜子，能夠有效屏蔽磁場;對于較重要的檔案、電子圖書存放區，通過設置測磁設備，能夠有效監測隱蔽磁場，確保萬無一失。此外，有效保證磁性載體質量，盡量避開磁場，準備好測磁、防磁設備，確保儲存、使用的磁性載體不會受到磁場干擾影響。

3.5 提高工作人員自身的工作能力

為有效保障操作安全性，還要注重培養工作人員的自身能力。根據市場需求，并和工作人員的自身情況相結合，對工作人員的自身業務能力進行培訓。其中，業務能力主要包括網絡基礎知識能力、計算機操作能力。如條件許可，可安排專業扎實、功底強的人擔任圖書管理工作，更好地保障電子圖書檔案的安全管理。

4 結語

總之，電子圖書檔案為經濟發展產物，為加強電子圖書檔案管理工作，需要保障電子圖書檔案的完整性、準確性以及可靠性。針對電子圖書檔案管理工作中存在的問題，實施相應的處理措施，最終促進我國電子圖書檔案又好又快發展。

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