新形勢下高校院系辦公室管理工作水平提升的路徑

李兵

【摘要】新時期高校社會功能的拓展和日益開放、競爭的發展環境對高校院系辦公室管理提出更高要求。院系辦公室作為學院管理系統的中樞，要適應和滿足高校發展需要，提升應對各種復雜問題的能力、對外爭取資源的能力。因此，需要高校院系辦公室加強隊伍建設，提升隊伍素質，充分發揮職能作用，營造積極健康的辦公室文化，加強科學管理。

【關鍵詞】高校院系；辦公室管理；隊伍建設

中圖分類號：G64文獻標識碼A文章編號1006-0278（2015）11-203-01

高校肩負著培養社會主義現代化建設人才的重任，而學院是學校一級基層教學單位，院系辦公室是在主任領導下的教學行政管理機構，在教育教學管理工作中，起著溝通上下、協調左右的中樞作用，有很強的協調性和綜合性，對內要管理、服務，對外要接待、外聯等等。同時，在全院教學、科研、教職工管理中，需要協調左右，也具有很強的輔助性，因此做好院辦公室的管理工作具有重要意義。

一、高校院系辦公室管理的基本職能

高校院系辦公室處于學院行政中樞和決策中心的重要位置，具有綜合情況、協調關系、辦事服務的職責，是協助院領導貫徹落實黨的方針政策，處理事務的辦事部門。因此院系辦公室的工作具有自身的職能：

第一，服務職能。高校院系辦公室為院領導、機關職能部門和廣大教職員工做好服務是一切工作的出發點和歸宿點。要體現超前服務意識，為領導、教師和學生提供耐心、細致、周到的服務，切實幫助他們解決在工作、學習、生活和科研中遇到的各種矛盾、問題和難題，達到為教學、科研、生活等工作服務的目的。

第二，輔助職能。辦公室是領導的得力助手與“參謀”，領導進行教學和行政管理的主要途徑是通過辦公室的輔助職能來實現的。學院領導決策的基礎是了解全院的整體情況，辦公室不僅要對全院方方面面的情況了如指掌，這就需要事前進行深入細致的調查研究，調動平時的信息積累，把好檔案、統計關，取得第一手資料，以便為領導決策提供準確的數據材料，充分發揮上傳下達的職責。

第三，協調職能。辦公室是各種意見輸出和意見反饋的匯合點，是學院的“神經中樞”，是一個溝通上下、協調左右的綜合管理機構，承擔著綜合性、整體性的協調職能。只有學院辦公室協調好各種關系，才能解決學院工作運行過程中出現的各種問題，以加強上下左右各方面的交流與聯系，并為領導及時掌握情況，進行正確的決策和指揮提供幫助。

二、新形勢下做好高校院系辦公室的工作思路

第一，樹立全局觀念。學院辦公室要把“一切服從大局，一切服務大局”作為辦公室工作的出發點和落腳點，當各職能部門工作與學院的整體工作、小局工作與大局工作發生矛盾的時候，自覺地做到小局服從大局、局部服從整體。只有站在全局的高度，聽取各方意見，通盤考慮，綜合權衡，才能提出比較公正、合理的方案，把各方面的積極性都充分調動起來，形成強大的合力。也只有與全局工作合拍，與教育的總體部署和要求一致，協調綜合工作才能縝密周到，減少矛盾，避免紕漏。

第二，增強主動作為。學院辦公室要積極適應領導的工作思路，想領導之所想，謀領導之所謀，把問題想在前面，把工作做在前頭，主動做好超前服務。不僅要及時發現已經出現的問題，而且要善于揭示事物的本質；不僅要把握事物的現狀，而且要比較準確地預測到它的發展趨勢，為領導決策提供具有前瞻性的預案。努力克服傳統觀念、舊的思維方式和工作中的惰性，增強工作的創造性。

第三，提高辦事效率。辦公室的工作紛繁復雜，看似無序但其背后也是有規律可循的，認真探索并抓住這些規律，就會實現由無序向有序轉化，收到事半功倍的效果。辦公室工作的運轉大致有兩類：一是確定性的，二是非確定性的。對于確定性的工作，只要在總結經驗的基礎上，制定出規范化的制度，然后照章行事，就能形成有序的運行機制；對于非確定性的工作，主要是指對應急的事件和突發事件的處理等，要有靈活應變能力，要分清輕重緩急、合理運用時間、調動大家的積極性。

三、新形勢下高校院系辦公室人員的素質提升路徑

第一，不斷增強政治素養。由于辦公室人員既要和領導打交道，也要和員工打交道、還要和學生打交道，因此其政治素質顯得尤其重要，不但要具有堅定正確的政治方向和高度的政治思想覺悟，同時也要具備教師所具備的師德和風范，只有這樣，才能正確地認識形勢，把握事物的本質和發展方向，抓住問題的根本，通過正確的途徑和方法解決實際問題，這是院系辦公室人員最重要的素質和必備的品德。否則，很難在分析問題與思考問題的層次及角度上，適應所承擔的工作。

第二，大力夯實業務能力。要具備從事本職工作的業務水平和能力。這包括合理的知識結構和出色的工作技能。知識方面要具備高校管理中的一些基礎知識、專業知識和輔助知識，知識面越廣工作能力就會越強。技能方面要求院系辦公室人員熟知工作性質和要求，善于建立自己的信息渠道，收集信息，能迅速處理信息，及時準確上傳下達，能分清輕重緩急，做到忙而不亂，雜而不煩，疏而不漏，有條不紊。

第三，繼續提升身心素質。院系辦公室人員必須要有一個健康的體魄和良好的心態，這也是每一勞動者充分發揮其潛能的關鍵。院系辦公室工作十分繁雜，這就需要辦公室同志平時就養成吃苦耐勞和連續作戰的工作作風；同時要強化自己的服務意識，增強責任感和事業心，不為私利所惑，不為金錢左右，堅持工作的原則性。

總之，辦公室作為學院服務窗口，懂得辦公室工作的特性與加強自身素養是作為辦公室工作人員必不可少的，這樣才能全心全意為領導、為老師、為學生服務，以塑造系辦公室的良好形象

參考文獻：

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