淺談新時期企業公文管理工作

李菁

摘 要：企業公文是企業生產經營和文化建設的重要組成部分，代表著一個企業的內涵和形象，規范公文管理工作對任何一個企業都具有至關重要的意義。在新時期、新要求下，我們應當進一步規范公文管理工作，確保公文運轉質量，提高工作效率。

關鍵詞：企業公文;規范管理;提高效率

公文是企業傳達各級方針政策，公布企業規章制度，指導、布置工作，請示和答復問題以及企業公務商洽、交流經驗等的重要工具，是保障企業生產、科研、經營等管理活動正常運轉的支撐平臺。一份重要的公文可以引領企業發展方向，可以為企業業務決策提供權威支持，可以為維護企業及員工利益提供證據支撐，它是企業管理的重要組成部分，是企業的無形資產和寶貴財富。因此，做好企業公文管理工作是新時期企業發展不可缺少的一部分。

一、企業公文的形成

企業公文是指履行了企業規定的發文辦理程序，符合《黨政機關公文處理工作條例》規定、具有規范格式的各類公文。主要由以下幾方面構成：一是以企業名義制發的文件;二是企業設置的各部門制發的文件;三是企業各類領導小組、專業委員會及其下設的日常辦事機構制發的文件;四是企業上級及其上級部門、專業分公司的來文;五是企業所在地區政府、社會團體以及與企業業務相關的其他外部單位來文。通過以上五個渠道，為企業積累了大量的文件，同時為企業提供了重要的文字信息資源。

二、企業公文管理存在的問題

隨著電子化科技的發展，公文的存在形式正由紙質向電子化轉變。因此，在新時期，企業公文又由紙質文件和電子文件構成。公文種類繁多、存在形式的多樣性使得公文管理工作更加困難、混亂，甚至可能出現公文丟失的情況。主要表現在：

（一）公文不完整

如缺印本，紙質文件無對應的電子文件或電子文件無對應的紙質文件、缺附件等。

（二）公文處理程序不規范

如文件簽發過程中簽發手續不全，發文日期早于簽發日期，擬稿人不校對文件，發文字號重號或漏號，缺公章等。

（三）行文不符合要求

如公文種類運用不準確，文字表述不規范，公文格式不符合標準等。

（四）公文傳閱不及時

如文件傳閱不到位，造成工作不能得到及時落實處理。特別對于具有辦理時限的公文，造成不能在規定時限內完成工作或完成工作質量較差，給企業工作帶來不良影響。

三、如何做好企業公文的管理

規范企業公文管理工作，改變公文管理過程中出現的公文內容遺缺、公文處理效率低、公文質量差、公文無法律效力、程序亂等問題，重點要做到三個方面的落實，加強兩個方面的建設，全面提高公文質量，確保企業公文運轉順暢，提高企業工作效率，提升企業形象。

（一）機構落實

不斷提升各級領導對公文管理工作的重視程度，把公文工作當做一項基礎性、系統性的重要工作來抓，納入日常管理的重要內容，逐級健全管理機構，明確歸口管理部門，實行公文集中統一管理，并不斷細化管理措施，堅持實事求是、精簡、高效的原則，加大公文辦理監督指導力度。

（二）制度落實

嚴格按照《國家行政機關公文處理辦法》及相關規定要求，企業應結合實際，不斷健全和完善本企業收文、發文、傳閱、歸檔等公文管理制度和相關業務流程，提高公文辦理的嚴肅性，以發揮公文的應有效用。同時，公文管理須堅持統一發送、統一接收、統一保管、統一銷毀的“四統一”原則，嚴格規范收文、發文辦理程序，及時對公文歸檔、立卷，根據其相互的聯系、特征和保存價值分類整理，并按照有關規定定期向檔案部門移交，保證公文檔案的齊全、完整;對于沒有歸檔和存查價值的公文，經過鑒別和相關人員批準，定期銷毀，對銷毀的秘密公文，進行詳細的登記，保證不丟失、不漏銷。同時，企業應建立公文辦理通報和考核機制，將公文管理工作納入業績考核，與公文形成過程中的擬稿人、擬稿部門負責人、核稿人、文書等相關人員、相關部門獎金嚴密掛鉤，形成公文規范管理機制。

（三）責任落實

明確公文管理工作職責，落實公文管理責任人，做到機構健全、人員到位、職責明確，確保及時、準確、安全、完整的接收和處理公文，對于不符合要求和規定的公文堅決予以退回，對于沒有電子版的普通紙質公文及時掃描為電子格式，提高公文運轉效率，保證公文的及時性、準確性、安全和保密性。公文處理過程中，應及時聯系相關部門或人員告知情況，并進行跟蹤督辦，確保公文辦理不延遲、不誤事，形成公文規范化管理常態機制。

（四）加強軟硬件建設

隨著社會的不斷進步，信息網絡發達，傳統的紙質文件傳閱不及時問題將迎刃而解。可以根據企業公文運轉實際情況開發一套適用于本企業的公文運轉系統，通過網絡系統實現公文的發文、收文和傳閱處理。同時，針對需要批閱文件但又經常出差人員，為確保公文及時運轉，可以開發一套適用于手機登錄的公文系統，提高公文辦理的及時性。

（五）加強人員能力建設

以往只注重培養辦公室秘書能力建設，認為只要辦公室秘書文字功底好就行，其實不然。由于公文的擬稿涉及企業機關所有部門，要提高一個企業的公文質量，必須注重加強全員能力建設。要積極適應不斷發展變化的新形勢，通過采取崗位培訓、專家授課、觀摩學習等多種形式，對全體機關人員加強培訓和交流，不斷提高機關人員的綜合業務素質和能力，以適應崗位的新要求和工作需要，全面提升公文質量，促進公文管理工作整體上水平。