零配件評價體系、信息共享和集中采購工作及經驗

后承鋼

摘要：本文通過對零配件評價體系、信息共享和集中采購所開展的工作及經驗，希望從強化企業內部零配件的管理工作入手，對不斷規范和完善分公司零配件的管理工作提出思考和建議，對設備管理人員有一定的共同探討和借鑒意義。

關鍵詞：零配件;評價體系;信息共享;集中采購

概述

隨著疏浚企業發展的需要，加強企業和船舶設備零配件管理已成為當務之急。從某種意義上說，設備管理的好壞直接關系到企業能否持續、穩定和協調地發展。零配件管理是設備管理的一個重要內容，零配件管理與運行管理和檢修管理又被稱之為設備管理的三大支柱，可見搞好船舶零配件管理具有十分重要的作用和意義，以下介紹上航局東方公司船機管理部門，根據中交上航局質量環境和職業健康管理手冊，在零配件的評價體系、信息共享、和集中采購等方面開展的工作及一些經驗。

1.評價體系

為了確保采購的零配件能滿足對隨后的船舶定期保養或修理的質量要求，根據采購控制程序，針對船舶零配件供應方的評價和控制，船機管理部門在選擇零配件供應方時，著重進行以下幾項工作：

（1）根據設備零配件對施工服務質量影響程度，對已完成合約供方的供貨能力、履約信譽、產品質量、環保等情況進行評價，并填寫《供方業績評定表》，作為合格供方每年復評的依據，凡對復評不合格但正在履約的供方，發出限期整改通知單;對復評不合格但履約完畢的供方從《合格供方名錄》中給予刪除。

（2）經評審并符合要求的合格者，作為分公司零配件合格供方，根據選擇的合格供方，保存相應的質量保證文件和有關記錄。列入《合格供方名錄表》。

（3）公司的零配件采購， 原則上都在合格協作方（供方）中選用，特殊情況下（如急件加工、修理、外地施工等情況限制）可以破例，但需在半個月之內按《采購控制規定》的相關條款的要求，補充辦理評價手續。

（4）船機管理部門在識別施工中直接影響施工質量的備件，依據設備零配件信息的名稱、型號、規格、數量、質量等級、適用標準、加工檢驗要求（如耙齒、絞刀齒、柴油機主要配件、主要測量監控設備等），列入《采購申請（計劃）》，以合同的主要項目，作為監控對象，再制定上報《采購申請（計劃）》，訂立采購合同時，明確控制要求。

（5）對合格零配件供方的控制主要是進貨檢驗，依據合同中對產品的質量要求、驗收要求、及工期、價格、和交付方式、對供方產品實現過程的控制要求、供方管理體系的要求，已獲得質量、環境、職業健康安全體系認證，并填寫《物資（零配件）進貨檢驗記錄》，發現不合格品必須拒收并進行后續程序處理。

及時跟蹤零配件的供給質量。一是入庫時的檢驗，二是信息化“備件管理”模塊中，船方所填寫的船舶質量反饋，獲取該批次零配件的供給質量。例如絞刀齒作為絞吸挖泥船的主要消耗零配件，船舶及項目部重點跟蹤每批次的使用情況，針對是否存在不耐磨、安裝困難、斷齒或脫落嚴重等環節（見圖1），及時反饋船舶施工使用狀況，設備部備件及機務主管及時與供應商溝通，使絞刀齒的供應質量、適應性等滿足船舶施工需要。

圖1 ?絞刀齒斷裂脫落情況

2.信息共享

2.1信息系統建設

2011年建立了公司船舶設備管理信息化系統（EMIS系統），船舶零配件管理工作作為其中一項組成部分，借助這一系統實施了信息化管理（見圖2）。

圖2 ?船舶設備管理信息化系統（EMIS系統）

通過船舶零配件細致的盤點、統計、審核，并在信息化“備件管理菜單”中最終錄入，使船舶零配件儲存情況在信息化系統中得到實時反映。為了讓零配件的配置更具合理性、科學性，根據各船舶的實際情況，信息化系統按船舶疏浚設備、柴油機、電器和液壓等系統進行分類。根據船舶零配件定額管理規定，確定船舶正常運營所需零配件的數量，在系統中設定零配件的最低保有量，即一旦庫存數量低于最低保有量時，系統會自動發出提示警報，以便船舶根據實際情況及時進行零配件的申請，同時引起公司機務主管的注意。

合理配置公司資源，減少資源閑置浪費，公司倉庫作為零配件的調撥中心，是庫存管理的重要一環。對同類型零配件實施集中存放，統一調配。根據船舶重大零配件的最低庫存，公司倉庫的庫存和訂購的各種數量的零配件。利用信息化平臺資源優勢，將可用重要零配件的存放地址及數量實現共享。

例如，公司屬下幾艘主力絞吸船舶，每條船共計有8臺同類型液壓主泵，一般船舶備一臺，倉庫配備8臺，一旦油泵需要維修保養，備用件換上，維修件送修，倉庫備件送船，修復件送倉庫再備用，如此循環利用，保障船舶的正常施工。即使該液壓泵2至3年的正常保養周期到了，船舶進廠檢修期時8臺備用全部更換一次到位（見圖3）。不但縮減了船舶的檢修時間，而且也保證了零配件的修復質量。

圖3 ?船舶定額儲備及零配件共享平臺

2.2采購和供方信息

采購信息越來越透明，各供應商的供貨價格越來越容易獲得，尤其是供應商的信譽度，更是受到政府和公眾的嚴格監督。設備管理部門的采購信息是按照中交上海航道局有限公司《采購控制程序》的要求來執行的。

備件信息表述：一是名稱、型號、規格、數量、質量等級;二是適用標準、加工要求;三是檢驗要求。

對供方的信息應表述：一是產品的質量要求、驗收要求、及工期、價格、和交付方式等;二是對供方產品實現過程的控制要求和設備要求;三是對供方人員資格、職業健康安全教育的要求;四是對供方質量管理體系的要求，已獲得質量、環境、職業健康安全體系認證可優先入圍。

3.集中采購

集中采購指同一企業內部或同一企業集團內部的采購管理集中化的趨勢，即通過對同一類材料進行集中化采購來降低采購成本。

（1）目前公司率先在中國交建物資采購管理信息系統運行了船舶燃油集中采購管理，通過系統采購計劃管理、采購方案管理、采購尋源管理、合同管理、供應商管理、設備物資編碼平臺，進一步推進了集中采購管理工作的有序發展，增強了采購管理的過程控制能力，提高公司的采購效率，提高供應商的服務質量，達到了降低采購成本、保證采購質量、縮短采購周期以及防止腐敗的目的（見圖4）。

圖4 ?中國交建物資采購管理信息系統

（2）針對目前主力絞吸船的泥泵零配件（如泥泵葉輪、端蓋、襯板、軸套等），就采用集中訂貨、分開收貨付款的模式。作為疏浚企業，泥泵零配件是易耗件，而且屬大宗物資，在計劃編制過程中，提前組織各船舶對下一年度的物資需求進行分析與預測，研究消耗規律，超前制定年度物資需求計劃，為集中采購提供可靠依據。根據施工情況掌握的消耗數據，一次大批量訂貨，可以按當年當月實際的泥泵零配件消耗量要求供應商發貨，企業按供貨量付款。采購規模的擴大，還可以取得優惠的待遇，降低了采購成本。

（3）加強監督管理，堵塞商業賄賂的產生渠道。集中采購工作是一項涉錢管物的重要工作，規范這項工作，必須建立集中采購長效監督制約機制，形成一整套科學有效的監督制約機制。

（4）提高集中采購人員隊伍素質。集中采購工作與一般的采購不同，政策和專業性都很強，參加采購人員既要熟悉相關法律、法規、操作規程，還要具備一定的專業知識。

4.結束語

綜上所述，船機管理部門在零配件評價體系、信息共享和集中采購工作，通過健全制度、規范流程、加強監督，可以進一步促進本企業在零配件方面的管理工作，保障企業順利發展。