基層檔案室信息化建設問題初探

文/中國疾病預防控制中心寄生蟲病所 陶穎 王汝波

?

基層檔案室信息化建設問題初探

文/中國疾病預防控制中心寄生蟲病所 陶穎 王汝波

【摘要】本文闡述了信息化建設發展現狀，從信息資源、人力資源管理、內部管理以及安全信息管理等方面分析了基層檔案室信息化建設中存在的問題，初步探討了加快基層檔案室信息化建設的對策與建議，供各級推進基層檔案室信息化建設時參考。

【關鍵詞】基層檔案室；信息化建設；初探

信息時代背景下，數字新技術深刻影響了世界政治、經濟、科教、文化等社會生活的各個領域，給我國檔案事業帶來了蓬勃發展的機遇和前所未有的巨大挑戰。加強檔案信息化建設工作已成為加快我國檔案事業發展的必然要求，基層檔案室作為檔案事業發展的基礎單位。筆者認為，必須順應時代潮流，抓住基層檔案室信息化建設這一關鍵環節，從而推動我國檔案事業信息化建設進程。

一、基層檔案室信息化建設現狀

（一）信息化建設的定義與主要任務。檔案是信息資源的一種，也是社會信息的一部分。從檔案的屬性看來，檔案具有信息屬性。基層檔案機構在國家信息化建設中也擔當著重要角色。在知識經濟時代下，數字信息技術日新月異，傳統的信息記錄方式、傳播途徑逐漸被弱化，在檔案的社會意識被加快步調“拾起”的過程中，基層檔案室過去“重管輕用”的理念越發被驅逐，因此，在此時代背景下我國基層檔案室的功能也應有所拓展。筆者認為，基層檔案室在發揮其傳統功能的同時，其功能也應該與時俱進，有所拓展和延伸。為滿足社會對檔案信息的廣泛需求，基層檔案室信息化建設的主要任務是通過完善基礎設施建設、檔案信息資源建設、標準規范建設、人才隊伍建設這五個方面工作，采用電子計算機技術、現代通信與網絡技術等方法來實現檔案信息轉化、開發和利用的現代化。

（二）基層檔案室的信息化建設現狀。目前我國基層檔案室信息化建設處于自發、自主狀態，單位的檔案信息化系統基本依靠各自開發或購買建成的；檔案信息化建設缺乏宏觀層面的有效的協調和指導。隨著社會信息化的發展，大多數基層檔案室已從本世紀初僅簡單利用檔案管理軟件開展檔案目錄錄入、編輯、查詢、利用等的階段，開始向對庫藏檔案進行全部內容的數字化轉化階段發展。在檔案數據庫建設方面更是由以往的檔案單機版數據庫應用逐步向網絡化、多媒體技術支持的局面發展。在公文辦理和檔案歸檔管理領域，越來越多的單位也已實現協同辦公系統與檔案管理系統的無縫銜接。基層檔案室的信息化建設正通過觀念、理論、方法、制度、體制的創新，朝著全面推進科學發展的方向快速發展。此外，一些企業、事業單位的檔案室通過開展信息化建設，逐步打造數字基層檔案室，構建了檔案室網站，介紹檔案管理工作流程、基層檔案室新聞動態等；用戶足不出戶就可以利用計算機網絡系統，查找基層檔案室的庫藏目錄等；引進了檔案的專業管理軟件，逐步實現“雙軌制”管理。

二、基層檔案室信息化建設存在的問題

（一）檔案信息化建設的規劃、管理和指導工作有待改進。我國檔案行政管理部門對檔案信息化建設工作十分重視，在管理制度、管理程序、技術標準層面為基層檔案信息化建設提供可遵循的技術環境支持，國家檔案局先后發布了《檔案管理軟件功能要求暫行規定》《電子公文歸檔管理暫行辦法》等一系列規章制度，各省也相繼出臺了一系列地方配套管理文件，如上海市檔案局印發《上海市電子檔案和數字化檔案備份辦法》。但是由于缺乏指導基層檔案室信息化建設的整體規劃、相關標準等頂層設計，各單位在檔案信息化開發工作上，主要靠單位領導對檔案信息化工作的重視程度，信息化建設存在隨意性、任意性，各地發展水平不平衡，總體覆蓋率低，使用的信息技術水平不高，影響了我國檔案信息化工作總體上的有效性。此外，各地區、各單位在檔案信息化建設工作中的自我摸索、閉門造車不僅人為提高了工作成本，而且大都處于較低水平階段。檔案管理系統研發的不統一、不規范、檔案資源數字化轉化過程的費時費力，信息化技術力量的薄弱，使得基層檔案室信息化工作開展往往力不從心，進程緩慢。電子檔案作為社會性極強的信息載體與交流工具，連結著復雜的社會關系，協調和解決與之相關的問題，要做好此項工作僅依靠社會組織、機構的低層努力，實在勉為其難，難以奏效。

（二）基層檔案室的基礎設備陳舊，經費不足。優質、高效、經濟的檔案信息網絡化服務是建立在先進的電子計算機技術、現代通信技術、海量信息多媒體存儲技術、檔案信息數據庫組織技術之上的，紙質檔案信息必須轉化為可機讀語言才能通過現代通信網絡傳播并向用戶提供服務，但是事實上基層檔案室的基礎設備相對陳舊，信息資源的整合不到位，導致“信息孤島”現象出現。基層單位每年投入檔案工作的經費極其有限，用于信息化建設的更是杯水車薪。沒有足夠的現代化管理系統，就談不上檔案管理的現代化。所以，經費問題一直都是檔案管理工作的大問題。

（三）人才結構失衡，缺乏檔案信息化專業人才。基層檔案室信息化建設急需復合型專業人才，但長期以來，由于檔案學屬于冷門專業，社會認同度不高，導致基層檔案室的人員隊伍中專業人才甚少，學識普遍偏低，缺乏先進的信息化知識技能，檔案電子化管理水平不高。特別是嚴重欠缺檔案信息化專業人才，例如檔案軟件開發、運行、維護都需要計算機人才，檔案信息化建設的規劃、計劃設計等工作也需要計算機專業人才積極參與。

（四）安全隱患有待解決。常言道：道高一尺，魔高一丈。在信息技術、互聯網傳輸給基層檔案室帶來方便快捷的同時也埋下了導致檔案信息損失的安全隱患。盡管基層檔案室在此方面采用了設置防火墻、安裝防病毒軟件、用戶權限進行設置等等一系列措施，但是目前基層檔案室的安全問題形勢嚴峻。設備老化、系統升級、自然災害、員工信息化水平低、日常管理操作失誤等

等因素給基層檔案室的檔案信息安全性增加了風險。

三、加強基層檔案室信息化建設的對策與建議

（一）加強基層檔案室信息化建設的整體規劃設計。國家各級檔案行政管理部門以及各行業檔案主管部門應著手開展基層檔案室信息化建設的整體規劃的頂層設計工作，比如出臺建設標準、技術方案、操作指南，促進綜合性通用檔案管理系統的開發、推廣運用及更新升級。組織相關技能的培訓、學習為基層檔案室開展信息化建設工作提供技術指導、技術支撐，在不增加基層負擔的前提下，可適當開展基層檔案室信息化建設的考核評估工作。

（二）優化檔案室信息化建設的內部環境。基層檔案室信息化建設離不開基層單位領導的大力支持，應積極開發單位領導檔案意識，提高對檔案信息化建設工作的重視程度，只有在人員、設備、經費上給予相關保障，才能營造良好的內部環境，做好檔案信息化建設工作。基層檔案室要將檔案信息化建設納入本單位的綜合管理建設規劃中，通過與單位局域網、OA辦公系統的無縫銜接，實現各類數據的接收、整合、利用，為電子文件管理、數字化檔案室的建立提供有效平臺。檔案管理人員在加強檔案意識的同時，更要增強信息意識，增強使命感和責任感，這是新時期新形勢對檔案信息開發利用工作提出的新要求。

（三）加強人力資源培訓。毫無疑問，首先應該加強檔案工作人員的培養，尤其是檔案工作人員的業務技能和服務理念。更重要的是，伴隨著圖檔一體化和圖書館、基層檔案室、博物館等機構之間融合的進程推進，檔案信息工作人員的培養不能僅限制于傳統的檔案學專業領域，更多的需要向跨學科、多背景、國際接軌方向努力，因此，作為培養檔案工作人才的高等院校等教育機構，在開設檔案學體系課程時，不僅加強檔案學的專業知識理論培訓，更應該重視多學科知識概念傳授、操作技術提升等，做到專業知識、能力和素質并重，努力塑造“博古通今”“專家化”“全能型”的檔案精英人才。單位可以通過公開招聘的形式吸納基層檔案室需要的領導管理崗、專業技術崗和工勤操作崗位的人才。

同時，根據供求關系，在檔案信息的開發與利用時呈對應關系。從檔案信息供方講打造檔案信息人才至關重要，但是檔案信息的需求方——檔案信息用戶的培訓也不容忽視，要注重強化用戶的檔案信息理念和檔案信息能力。

（四）加強檔案信息安全內控建設。基層檔案室的檔案信息安全不僅僅是被動的殺毒軟件防護、權限設置，或者IT技術人員緊急的事后補救，基層檔案室是一個整體，需要基層檔案室的管理層、業務層、技術層等人員上下一致，增強安全意識，主動嚴格把關涉密的檔案信息，養成良好的網絡操作習慣。同時，應該定期對電子檔案的保存介質進行升級更新，并在數據的備份上面積極推進實施異地異質備份。此外，面對網絡領域內流動的參差不齊的海量信息，基層檔案室應該不斷更新鑒定標準，努力保證檔案信息在真實完整的基礎上的積極向上效應。

四、總結

信息時代下的基層檔案室應借助信息高速媒體，以信息技術為支撐，努力實現檔案信息的無紙化辦公，開展檔案的收集、整理、統計、鑒定、保管和提供利用環節的全程網絡化、共享化，讓基層檔案室信息的觸角觸及社會的各個角落，才能使得基層檔案室順應“文化大發展大繁榮”的社會大環境，適應知識信息時代的大浪潮。同時，鑒于信息時代的信息移動化特征，以及如今手機越來越成為人們獲取信息的最普及工具，如果讓“三網”和“三機”(手機、電視、電腦)強強聯手，讓數字化檔案信息在“三網”中無障礙地傳輸，在“三機”上精彩地展示，就能較好地解決檔案信息傳播的瓶頸，滿足人們不斷增長的物質和精神需求，并激發起廣大民眾的檔案文化需求，對檔案事業發展產生不可估量的影響。

參考文獻：

[1]楊公之.檔案信息化建設導論[M].中國檔案出版社,2011

[2]孫兆偉.關于檔案信息化建設的兩點宏觀思考[DN/OL].上海檔案信息網www.archives.sh.cn

[3]劉麗麗.科研單位檔案信息化建設存在問題與對策研究[J].蘭臺世界,2013(Z4).

[4]潘鑫.檔案信息化安全體系構建之我見[J].黑龍江檔案,2011(5).

[5]劉澍.檔案信息化關鍵是人才[J].蘭臺世界,2012(Z4).

[6]舒琦艷.論農業科研單位檔案信息化管理與創新[J].農業科技管理,2013(06).