淺談新時期如何做好文書檔案管理工作

文/吉林省煤田地質二〇三勘探公司　張杰

淺談新時期如何做好文書檔案管理工作

文/吉林省煤田地質二〇三勘探公司張杰

【摘要】企業文書檔案越來越多，原先隱藏在文書檔案管理中的一些弊端逐漸顯現，已經跟不上時代的變化。隨著社會的進步，信息技術的不斷發展，新時期在這樣的背景下如何做好文書檔案管理工作，并及時加以改革和創新，是文書檔案管理者需要研究的課題。

【關鍵詞】新時期；文書檔案；管理

一、新時期文書檔案管理工作存在的問題

（一）文書檔案管理人員素質問題。現階段，文書檔案管理人員個人素質及業務水平參差不齊，有的企業對文書檔案管理不重視，隨便找一個人就可以來管理檔案，這些陳舊落后的管理意識與新時期對文書檔案管理工作的要求有著非常大的差距，直接影響文書檔案管理方式和認知的選擇，使得文書檔案管理不科學、不規范、不統一，在智能化和快捷化方面存在很大的欠缺。

（二）檔案利用與評估優化問題。目前的文書檔案管理，對于檔案的利用價值的評估和優化并沒有得到領導層的重視，對于檔案管理的技術設備的投入也很少，導致無法進行文書檔案管理的信息化系統工程，很多企業對于文書檔案的管理還是主要依靠人力來進行檢索，勞動強度高，效率低下，且不能實現企業內部檔案信息與資源價值的充分利用。

（三）整體規劃協調運作問題。新時期隨著電子信息技術的應用，一些企業開始逐步建立較為規范的電子存檔系統，目的是實現檔案的信息管理和一定范圍的資源共享。然而，在這個過程中，整體規劃協調運作存在一定的問題，在管理過程中缺乏整體性的規劃，在運作模式上缺乏協調，各部門對于文書檔案的歸類不當，給整體運作帶來很大困難。

二、新時期做好文書檔案管理工作的幾點建議

（一）推行全過程、全員式、全方位的文書檔案管理工作。新時期的文書檔案管理工作，從檔案的形成到檔案的歸檔，都需要有一個行之有效的管理方案，以采取科學方法進行文書檔案的整理和管理，在這個全過程中，要保證資料信息收集來源的準確，避免虛假資料渾水摸魚。歸檔的過程，要統一歸檔的符號和方式，例如公文的書寫格式，電腦輸入中指定的系統和模板，紙張、頁碼、行距、字體等都要進行規范性的管理。并且要對企業員工進行建檔工作，實現檔案的全員式管理，在每一份檔案中標明員工文書檔案的工作性質和內容，實行管理制度責任制，有效提高員工參與檔案管理的積極性，公共促進企業文書檔案管理工作的發展與進步。檔案的全方位管理是指一定要保證檔案資料的安全性和完整性，采取統一的管理方式，重視文書檔案的隱秘性，防止信息資料泄露對企業造成的損失。

（二）推行系統化、標準化、流程化的文書檔案管理工作。根據企業的工作性質，制定統一的管理模式和工作標準，使文書檔案的編制以及資料歸檔具有一定的系統性，并使文書檔案的管理能夠與企業發展相適應。在新時期，信息技術普及，因此文書檔案的管理模式一定要標準化，這非常有利于將文檔資料制成電子文書，無論是備份還是僅僅作為機讀模式，都是非常有利的。而流程化的管理對于文書檔案的檢索效率有著很大的提高，在很大程度上有利于發揮文檔資料的價值，其意義是非常深遠的。

（三）提高管理人員的責任意識，提高文書檔案管理工作的科學化水平。文書檔案管理工作是一項專業性很強的工作，管理人員不僅要有扎實的科技知識和專業理論知識，還要有勇于奉獻的敬業精神以及良好的責任意識，所以說對文書檔案管理者的要求非常高，提高管理人員的責任意識是很有必要的。文書檔案管理人員一定要意識到文檔管理的重要性，并以做好此項工作為己任，忠于職守，細心謹慎，將文件資料的積累、整理、鑒定、統計等作為應盡的職責內容。為了適應新時期對文書檔案管理的高標準、嚴要求，就需要對原來的文檔資料進行全面普查，將無用的文件予以剔除，重新組合文書案卷，對于標題不清，內容混亂的案卷，一定要進行再加工，提高文書檔案的質量。現在的信息化水平的不斷提高與應用，也使文書檔案管理水平的科學化程度上了一個新臺階，計算機技術可以使文書檔案與辦公自動化相銜接，使文檔資料的登記、刪減等程序更加便捷。對于檔案的分類號和卷宗的題名，一定要準確規范，盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機不能識別的情況，這樣才能保證檢索的查準率。

三、總結

文書檔案是企業各項工作的真實記錄，不僅能指導現實工作，又能提供查考歷史的憑據，也是企業持續發展的重要依據。文書檔案管理工作是一項政策性很強的工作，它對保密性和專業性的要求非常高，新時期隨著信息化的到來，管好用好文書檔案資料，對資源共享以及資源開發利用有著重要的作用。只有完善各項文書檔案管理的規章制度，不斷提高管理人員素質，加強文書檔案現代化管理，切實做好文書檔案的管理工作，才能實現文書檔案管理的科學化，才能有效提高企業文書檔案管理的質量與效率。

參考文獻：

[1]羅文妍.淺析文書檔案管理工作的創新[J].東北農業大學學報,2011,9 (3):117-119.

[2]黃靜虹.關于新時期文書檔案管理工作的思考[J].中國科技信息,2013, 1:101.