“以人為本”的水利檔案業(yè)務(wù)工作方式探析

文/福建省泉州市晉江流域水利水電綜合開發(fā)總公司　鄭嵐

“以人為本”的水利檔案業(yè)務(wù)工作方式探析

文/福建省泉州市晉江流域水利水電綜合開發(fā)總公司鄭嵐

【摘要】構(gòu)建“以人為本”的水利檔案業(yè)務(wù)工作方式，必須注重收集、整理和利用三個工作流程新的工作制度的建立。“以人為本”制定水利檔案歸檔范圍，改變傳統(tǒng)管理模式下“你歸檔、我保管”、“你移交、我接收”和“你借閱、我檢索”的習(xí)慣做法。重視人員培訓(xùn)，培養(yǎng)和造就一支檔案人才隊伍，才能進(jìn)一步建立規(guī)范的內(nèi)部檔案業(yè)務(wù)秩序，更好地促進(jìn)水利檔案事業(yè)健康和諧發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】以人為本；水利檔案業(yè)務(wù)；工作方式

水利檔案業(yè)務(wù)工作是水利系統(tǒng)檔案工作的基礎(chǔ)性、專業(yè)性和實質(zhì)性工作，是檢驗水利系統(tǒng)檔案工作質(zhì)量與水平的重點和核心內(nèi)容之一。為此，水利檔案部門應(yīng)重點在日常工作中加強檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，創(chuàng)新“以人為本”的檔案管理理念和檔案管理制度相互融合的水利檔案業(yè)務(wù)建設(shè)工作方式，有利于水利檔案文件資料的形成、積累、收集、整理，確保水利檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用。

一、水利檔案業(yè)務(wù)工作方式融入“以人為本”理念的意義

水利檔案業(yè)務(wù)工作包含檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，現(xiàn)有的檔案業(yè)務(wù)工作方式，基本上采用制定檔案業(yè)務(wù)工作制度來確保檔案工作的正常開展。由于制定的檔案業(yè)務(wù)工作制度，有的單位未納入單位檔案管理網(wǎng)絡(luò)中專、兼職檔案人員的崗位職責(zé)和檔案業(yè)務(wù)工作流程，致使水利系統(tǒng)各單位的檔案業(yè)務(wù)工作水平參差不齊，難于充分發(fā)揮檔案信息資源的整體效益。

“以人為本”的水利檔案業(yè)務(wù)工作方式是指在檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作流程中以人為出發(fā)點和中心，圍繞著激發(fā)和調(diào)動檔案管理網(wǎng)絡(luò)專、兼職檔案員、各級管理人員和水利工程項目參建單位管理人員、技術(shù)人員的主動性、積極性、創(chuàng)造性展開檔案業(yè)務(wù)工作，以實現(xiàn)人與檔案事業(yè)共同發(fā)展為目的的一系列管理活動。“以人為本”包含三個方面的內(nèi)容：一是確立人在檔案業(yè)務(wù)工作管理中的主體地位；二是尊重人、關(guān)心人和愛護(hù)人，在檔案業(yè)務(wù)工作中營造一種平等、友愛、互助的文化氛圍；三是重視選人用人,培養(yǎng)和造就一支檔案人才隊伍。水利檔案業(yè)務(wù)工作融入“以人為本”的管理理念，才能進(jìn)一步建立規(guī)范的內(nèi)部檔案業(yè)務(wù)秩序，才能更好地促進(jìn)水利檔案事業(yè)健康和諧發(fā)展。

水利檔案業(yè)務(wù)工作融入以人為本的管理方法，關(guān)鍵在于建立一整套完善的檔案業(yè)務(wù)工作流程管理激勵機制，創(chuàng)造一個有利于參與檔案業(yè)務(wù)工作人員的知識、技術(shù)、能力提高，以及良好團隊協(xié)作配合模式的培養(yǎng)，從而使員工在潛力釋放和自我價值的實現(xiàn)過程中，促進(jìn)水利檔案管理工作的良性發(fā)展。

二、構(gòu)建“以人為本”的水利檔案業(yè)務(wù)工作方式的有效途徑

水利檔案是水利系統(tǒng)各單位在從事水利工作及相關(guān)活動中直接形成的，對國家、社會和本單位具有保存價值的不同形式的歷史記錄，是國家檔案資源的重要組成部分。水利檔案業(yè)務(wù)工作是水利檔案管理的基礎(chǔ)性工作，對水利檔案資源的完整和有效利用起著舉足輕重的作用。水利檔案業(yè)務(wù)的工作內(nèi)容有：收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作流程，其中收集、整理和利用三個工作流程，涵蓋了水利單位的檔案管理部門和許多的立檔的職能部門和技術(shù)部門。為此，構(gòu)建以人為本的水利檔案業(yè)務(wù)工作方式，必須注重收集、整理和利用三個工作流程新的工作制度的建立。

（一）收集、整理、歸檔業(yè)務(wù)工作流程的“以人為本”。1.“以人為本”制定水利檔案歸檔范圍。水利檔案有文書、科技、聲像、會計、合同等不同專業(yè)門類的檔案。其中水利科技文件材料歸檔范圍有：水文、水資源、水土保持、勘測、規(guī)劃設(shè)計、設(shè)備儀器、運行維護(hù)、科學(xué)研究、水利工程建設(shè)項目、水利信息化項目。在制定水利檔案歸檔范圍“以人為本”的體現(xiàn)，一是依靠不同立檔單位的“人”來完成水利檔案歸檔范圍的制定。由水利檔案管理部門結(jié)合本單位每一個立檔部門的職能特點，擬寫每一個立檔部門文件材料的應(yīng)歸檔范圍和保管期限表初稿，廣泛征求每一個立檔部門和兼職檔案員對初稿的意見，請立檔部門對有關(guān)部分進(jìn)行補充完善，以保證本單位制定的水利檔案歸檔范圍的可操作性和實用性。二是注重與群眾切身利益相關(guān)文件材料的歸檔，例如，工資結(jié)構(gòu)、人員招錄、人事調(diào)動、職稱評定、住房公積金、養(yǎng)老保險、醫(yī)療保障等均應(yīng)列入其中，充分體現(xiàn)出“以人為本”的管理方向。2.改變傳統(tǒng)管理模式下“你歸檔、我保管”的習(xí)慣做法。檔案管理部門首先要營造水利檔案管理工作和諧發(fā)展的輿論環(huán)境，改變傳統(tǒng)管理模式下“你歸檔、我保管”的習(xí)慣做法，以積極主動的姿態(tài)，提前介入到檔案形成過程的一些環(huán)節(jié)之中，及時了解檔案形成的信息，牢牢掌握檔案收集的主動權(quán)，使檔案的形成與檔案的收集緊密結(jié)合、和諧運作。面對水利科技檔案在形成、收集、整理等環(huán)節(jié)上管理業(yè)務(wù)相互交叉、相互滲透的局面，檔案管理人員首先從思想觀念上深化了為水利建設(shè)各項工作服務(wù)的理念，同時從工作職責(zé)范圍上淡化了“你分內(nèi)、我分外”的界限，而體現(xiàn)在實際行動上的是，以積極主動的姿態(tài)，提前介入到檔案的形成、收集、過程之中。

首先指導(dǎo)建設(shè)單位建立程序化、制度化的檔案管理流程，水利檔案管理部門協(xié)同建設(shè)單位的工程項目專、兼職檔案員對工程項目設(shè)計階段、施工階段、竣工驗收、設(shè)備運行檔案形成、收集管理的具體流程進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計，描述出水利工程項目檔案在形成、收集階段的流程現(xiàn)狀，畫出流程現(xiàn)狀圖，把水利工程項目檔案管理工作納入相關(guān)人員的崗位責(zé)任制，明確相關(guān)部門和人員在檔案的收集、整理與移交的職責(zé)范圍和工作標(biāo)準(zhǔn)，以文件的形式發(fā)布并貫徹執(zhí)行。

其次，水利檔案管理部門要承擔(dān)水利工程項目檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)職能，對建設(shè)單位及相關(guān)分建單位、監(jiān)理單位等水利工程項目檔案的形成、積累、收集、歸檔全過程進(jìn)行監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。同時加強對水利工程項目檔案管理網(wǎng)絡(luò)專、兼職檔案員進(jìn)行科技文件材料制成標(biāo)準(zhǔn)，文件材料完整率和準(zhǔn)確率，卷內(nèi)文件排列等內(nèi)容的培訓(xùn)。

第三，堅持每季度對水利工程項目檔案管理網(wǎng)絡(luò)直屬單位的項目檔案管理情況進(jìn)行檢查通報，促進(jìn)水利建設(shè)單位檔案管理水平的提高。

改變了“你歸檔、我保管”的傳統(tǒng)做法，能夠促使水利科技檔案在形成、收集、歸檔過程中，在一個和諧的工作氛圍中運行，同時，使得處于水利檔案各個環(huán)節(jié)上的工作人員，也能夠在一個和諧的環(huán)境與和諧的模式下，同心協(xié)力做好水利科技檔案工作。

3.改變傳統(tǒng)管理模式下“你移交、我接收”的習(xí)慣做法。水利過程建設(shè)項目的聲像是水利檔案文件材料的一個組成部分，《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》DA/T28-2002，對聲像材料整理有著一定的規(guī)范要求。在水利工程建設(shè)項目中，由于項目兼職聲像資料管理人員缺乏系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，在對拍攝項目聲像資料的時機把握上不夠那么專業(yè)，以及他們在拍攝業(yè)務(wù)水平上的參差不齊，較難滿足申報優(yōu)質(zhì)水利工程項目對聲像資料質(zhì)量的要求。泉州市晉江流域水利水電綜合開發(fā)總公司檔案部門專業(yè)聲像檔案管理人員，以積極主動的姿態(tài)，改變傳統(tǒng)管理模式下“你移交、我接收”項目聲像檔案管理的做法，主動參與工程項目建設(shè)過程中聲像檔案的攝影、攝像工作，除了對那些尚未達(dá)到聲像資料整理要求的作品進(jìn)行重拍外，還對歸檔不夠完整的項目聲像資料進(jìn)行補拍。聲像檔案管理人員主動參與工程項目建設(shè)過程中聲像資料的攝影、攝像工作的補充歸檔工作，有利于實現(xiàn)工程項目聲像資料收集、歸檔業(yè)務(wù)的一體化管理，也有助于推動聲像資料歸檔工作的和諧運作。

水利工程建設(shè)項目檔案業(yè)務(wù)工作實踐證明了檔案管理人員通過多渠道的努力，主動參與、提早介入到工程建設(shè)檔案形成、收集等環(huán)節(jié)之中，協(xié)同工程技術(shù)人員“收集、歸檔”等工作任務(wù)，能夠為工程項目檔案的完整、成套、系統(tǒng)、準(zhǔn)確打下堅實的基礎(chǔ)。水利檔案管理人員參與項目文件資料系統(tǒng)化的收集和程序化歸檔的全過程，把對項目文件資料的有效控制與項目完工后各種資料的歸檔管理業(yè)務(wù)融為一體，既溝通了工程建設(shè)過程中項目資料管理與歸檔業(yè)務(wù)的渠道，又逐步擺脫了項目文件材料“收集難”與“歸檔難”的困境，同時進(jìn)一步加強了檔案管理人員與項目經(jīng)理以及專業(yè)設(shè)計技術(shù)人員的交流和溝通，增強了工程技術(shù)人員的歸檔意識，贏得了工程技術(shù)人員對檔案業(yè)務(wù)工作的支持和對項目資料歸檔的重視與協(xié)作配合。

(二)檔案利用業(yè)務(wù)工作流程的“以人為本”。

對于水利檔案管理部門來說，傳統(tǒng)的觀念始終認(rèn)為檔案管理部門只是保存檔案的地方，而其開展的檔案利用各種，就是以“守株待兔”的工作方式，等利用者需要的時候去查查檔案而已，工作效率低，方式單一，主要以被動服務(wù)為主。

“以人為本”的檔案利用業(yè)務(wù)，改變了傳統(tǒng)“你借閱、我檢索”的工作模式，要求水利檔案管理部門一是熟悉館（室）藏，預(yù)測用戶，主動服務(wù)。這就要求檔案人員要熟悉館（室）藏、了解用戶，使檔案利用工作由“被動服務(wù)”轉(zhuǎn)變?yōu)椤爸鲃臃?wù)”。除了熟悉館（室）藏外，水利檔案部門管理人員，還應(yīng)定期對檔案資料利用者的需求進(jìn)行調(diào)研與預(yù)測。雖然，檔案利用者對檔案信息的需求變化多端、千差萬別，但仍有規(guī)律可循，有共同的利用傾向，例如工程技術(shù)人員側(cè)重于科技文件檔案的利用。水利檔案管理部門人員應(yīng)當(dāng)通過對利用者的研究，及時了解利用者的特點與規(guī)律、利用習(xí)慣和利用心理，積極為用戶提供優(yōu)質(zhì)高效的利用服務(wù)。二是水利檔案資料電子化，有效改善檔案利用方式。加大力度開展紙質(zhì)檔案資料數(shù)字化業(yè)務(wù)，開辟檔案資源利用的新渠道。一方面，通過加快公司工程項目終版施工圖掃描、存檔工作的進(jìn)度，擴展工程藍(lán)圖的借閱服務(wù)內(nèi)容，改變單一的紙質(zhì)檔案借閱利用格局，紙質(zhì)文件和電子文件同時成為提供利用的館（室）藏信息資源。檔案利用不再受時間與空間限制，利用者可以隨時使用自己想要的文件，擴大了檔案利用的空間，讓更多人來了解檔案，利用檔案。

三、重視人員培訓(xùn)，培養(yǎng)和造就一支檔案人才隊伍

水利檔案管理工作既是一項基礎(chǔ)業(yè)務(wù)性工作，又是一項管理服務(wù)性工作。這就要求檔案工作者，既要有扎扎實實的業(yè)務(wù)功底，又要有較強的管理能力和服務(wù)意識。然而，就一般建設(shè)單位、設(shè)計單位和施工單位而言，從事水利科技檔案管理工作的人員中，檔案管理專業(yè)出身的不多。檔案管理崗位的人員配置有來自生產(chǎn)一線的技術(shù)人員，還有其他管理崗位轉(zhuǎn)崗的人員，雖然說他們具有工程設(shè)計或其他相關(guān)專業(yè)的知識和管理經(jīng)驗，但是，畢竟缺少檔案管理知識的系統(tǒng)培訓(xùn)。通過培訓(xùn)可以提高專兼職檔案員的創(chuàng)新能力，例如學(xué)習(xí)新的檔案管理業(yè)務(wù)知識，運用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)水利檔案管理工作。水利檔案管理人員通過努力學(xué)習(xí)，不斷“充電”，全面提高了業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力，實現(xiàn)由單一型向復(fù)合型的檔案人才轉(zhuǎn)變。

探索水利檔案業(yè)務(wù)“以人為本”的工作方式，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)站在與時俱進(jìn)的起跑線上，在檔案業(yè)務(wù)工作實踐中應(yīng)勇于創(chuàng)新，明確檔案工作在水利單位運營與發(fā)展過程中的作用，明確檔案工作的基本目的、基本職能，打破傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)收集、整理、歸檔、保管和利用的工作方式，努力為水利系統(tǒng)改革和發(fā)展提供高效優(yōu)質(zhì)的檔案信息資源服務(wù)。

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