淺談在新的形勢下如何提高我院檔案管理水平

文/廣東省肇慶市第二人民醫院（肇慶市婦幼保健院）楊民穎

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淺談在新的形勢下如何提高我院檔案管理水平

文/廣東省肇慶市第二人民醫院（肇慶市婦幼保健院）楊民穎

【摘要】如何在新形勢下提高醫院檔案管理水平,是每個檔案管理人員面臨著挑戰的一項工作，隨著醫院業務的不斷發展，對檔案管理提出了更高的要求，傳統的檔案管理因存在不足，使檔案管理滿足不了醫院各方面管理的要求，要探索切實可行、符合本單位實際的檔案管理新方法、新思路，才能進一步提高我院的檔案管理水平，更好地為醫院各項管理服務。

【關鍵詞】新形勢；檔案管理；提高水平

醫院檔案是在醫院行政、業務、科教工作的管理和發展過程中形成的，醫院檔案管理主要是對醫院檔案資源的管理和檔案信息的管理。醫院檔案的作用主要是為醫院的各項管理工作提供真實、準確、科學的依據。我院是一家集醫療、婦幼保健、教學于一體的三級綜合醫院，隨著醫院業務的不斷發展，對醫院的檔案管理提出了更多的需求，因此在新的形勢下如何提高我院的檔案管理水平,對醫院的建設和發展有極其重要的作用。

一、完善制度，規范醫院檔案各項管理工作

建立健全的醫院檔案管理制度，使我院的檔案管理工作更加有規化。因此我們要結合自己的實際情況不斷完善和健全檔案管理體系與管理制度，明確單位對檔案的管理原則、管理范圍以及管理方法，可確保檔案管理中的各項工作能有序地進行，使檔案管理工作能夠切實有效地開展，進一步提高檔案管理工作的效率和質量，使我院的檔案管理水平在管理中得到提高。

二、解放思想，開拓新的形勢下醫院檔案管理工作的新思路

在新形勢下，我院的各項工作都在不斷的進行改革和發展，傳統的檔案管理理念已經無法適應現代化管理的需求，一直以來受到傳統觀念的影響，對檔案管理了解不夠全面，醫院管理層對醫院檔案管理工作不夠重視，對檔案管理手段沒有做到及時更新和提高，使現行的檔案管理與現代管理不相適應，設備投入不到位、基本建設不規范等，對檔案規范化管理帶來了極大的障礙，所以要解放思想，實事求是，不管是醫院的管理者還是檔案管理人員都應該更新對檔案管理的認識，一定要認識到檔案管理在醫院建設和發展中所占的重要地位，積極地為醫院檔案管理的建設和發展出謀獻策，而醫院檔案管理人員應一馬當先，在實踐中勇于探索、善于總結經驗和教訓，摸索出一條適合本單位檔案管理的新方法、新路子，不斷創新檔案管理服務方式，將被動的服務流程改為主動式服務，根據檔案利用者的不同需求，以自身所具有的檔案資源優勢，快速進行檔案信息加工，有目的、計劃對檔案進行整理、分類、組合，以網絡信息技術為醫院管理工作提供檔案信息加工服務，利用醫院內部信息網絡平臺，和現有的檔案資料為各部門提供檔案咨詢服務。同時也可在一定范圍內采取有效的措施挖掘檔案信息資源為醫院領導決策主動地提供信息服務，確保我院檔案管理工作做到與時俱進，使我院檔案管理工作提升到一個新的水平。

三、加強培訓，提高檔案管理工作人員的綜合素質

要提高我院的檔案管理水平，首先必須要有高素質的專業人員，所以，醫院檔案管理人員應該樹立正確的人生觀和價值觀，樹立為醫院管理和為業務發展服務的意識，不斷加強對檔案管理知識的學習，單位要緊密結合新形勢的具體要求，有計劃地組織檔案管理工作人員積極地參加專業培訓，學習新知識，新技術，注重學習新的管理理念和管理方法，特別是要加強檔案現代化管理中新、高、尖技術應用能力的培訓，以及相關信息化、現代化管理方面的基本知識教育，通過學習，掌握國內外醫院檔案管理的新動態，不斷地開拓思路，進而有效的提升檔案管理工作人員的綜合素質，以適應新形勢下檔案管理的要求。

四、加大投入，加強檔案室的現代化建設

國家檔案局于2014年發布了《數字檔案室建設指南》，為檔案管理指出了基本建設的發展方向，結合目前管理存在的不足，已經無法滿足新形勢下醫院對檔案管理工作的需求的情況，首先要得到領導的重視和大力支持，把檔案室現代化建議列入議事日程，對擴展現有的檔案室列入醫院近期基本建設發展規劃，逐步完善檔案室硬件建設，有計劃地加大投入，引進新技術和新設備，使計算機技術、縮微技術、復制技術、視聽技術等應用于檔案管理中，最終實現檔案室的現代化管理，進一步提高檔案管理工作的效率和服務質量，使檔案管理工作能夠充分發揮其應有的作用。

五、創新思維，提高檔案的使用價值

不斷地提高醫院檔案的利用價值，是醫院檔案管理的基本要求，如何使檔案在醫院行政管理、業務管理、科教管理等方面充分發揮其作用，是每個檔案管理人員所面臨的挑戰，所以，要求檔案管理工作人員必需要提高對檔案的作用和再利用的認識，結合本單位的實際情況，不斷擴大檔案的業務范圍，使檔案資源物盡其用，在醫院行政管理、業務管理、科教管理等方面充分得到體現。雖然檔案是一種不可再生的資源，如何使有限的資源發揮出更大的作用，并且能夠創造一定的價值，要求檔案管理人員在對檔案進行整理時，應該加強檔案資源的整合、分類，注重對檔案的二次開發和利用，以便使檔案的內容達到重塑的目的。檔案管理人員同時要轉變工作觀念，采取多種方式對檔案進行收集和整理。經常深入臨床一線以及各職能部門調查了解行政、業務、科教等各項管理工作對檔案信息的需求，提高對醫院檔案數據的敏感性，對發生在行政、業務、科教和臨床實踐過程所形成的有參考價值的檔案資源進行規范化管理，可利用醫院歷年來的科研成果情況、婦幼保健工作開展情況、病人來源構成情況、病種構成情況、手術構成情況、年齡構成情況，住院人次、門診人次的動態情況等數據資料，進行分析研究，有針對性地為醫院的建設和發展提供有價值的檔案信息，使檔案管理服務變被動為主動，有效地提高醫院檔案的使用價值。

六、結語

在新的形勢下，隨著醫院業務不斷發展,醫院各方面的管理對醫院的檔案管理工作提出了更高的要求，檔案的各項管理工作都面臨著新的挑戰。根據醫院檔案管理的作用和特點，積極探索出切實可行的檔案管理新方法和措施，對在新的形勢下如何提高醫院檔案管理水平，實現醫院檔案管理現代化建設，有著極其重要的意義。