淺談醫院會計信息系統下的內部控制

摘 要：如何將會計信息化和內部控制有效結合，成為當今醫院最為關注的課題之一。隨著網絡技術的不斷發展，會計正逐步向會計信息網絡化邁進，會計信息的及時、準確、完整已成為醫院關注的重點，醫院內部控制工作也成為衡量醫院管理水平的重要標準。文章以會計信息化為基礎，以醫院內部控制為主線，淺析醫院如何在信息化環境下建立一套科學、完善、可操作性強的內部控制體系，并優化或解決所面臨的問題。

關鍵詞：會計信息系統 內部控制 信息化環境

中圖分類號：F233

文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2015）08-113-03

網絡化的會計信息系統是借助計算機進行收集、存儲、處理與輸出，并完成分析，向信息使用者提供各種數據及會計信息，目的是使內部控制的手段更客觀，既能保證醫院事業的正常順利開展，又能保護國有資產的安全、完整，預防、發現、糾正錯誤及舞弊，以輔助使用者的管理和決策。相較于電算化模式，網絡化使用的計算工具、賬務處理的程序等各方面產生了巨大差異，因而對內部控制提出了更高的要求。

一、內部控制的變化

（一）重點改變

內部控制的重點由只對人的控制轉變為對人、計算機及網絡的三方控制。類似總務倉庫、器械倉庫、藥庫及藥房的入出存數據;各科室人員經費發放明細及上報財務的各類人員收入分配金額等各數據終端的原始數據，都將通過網絡由會計人員負責收集，審核及編制錄入，再經相應模板提取數據由計算機自動生成憑證，甚至生成財務報表。

（二）范圍擴大

信息化環境下，內部控制的范圍因信息系統運行的復雜程度提高而擴大，不局限于會計核算流程，更延伸到系統的安全與權限及財務風險的控制等方面。

（三）經濟業務處理方式改變

傳統手工處理經濟業務時，從處理原始憑證、填制會計憑證到編制報表等處處都保留了交易處理的痕跡，如各種發票及票據的經手、申請報告、相關經辦人簽章等。但在網絡化運行方式下，這些交易處理的痕跡逐漸減少，部分交易甚至無跡可尋;相應授權控制的進行也會是通過授權等方式進行，這就給內部控制帶來了新的挑戰。

（四）形式改變

實施會計信息化使得內部控制形式由原來的制度控制轉變為程序控制為主、制度控制為輔的雙重控制。如今的財務軟件都具有自動計算、求和與試算平衡，匯總等功能，只要會計人員錄入正確的原始數據及相關的會計要素，軟件對會對憑證進行再加工;同時部分內部控制措施會嵌入到財務軟件中由系統程序完成，如編制憑證時若缺少時間、附件張數、摘要、金額或金額不平，甚至不輸入現金流量等必要的相關輔助信息，系統就會提示無法保存或出錯。實施信息化會計系統后，傳統的內部控制措施逐步被計算機程序替代。因此其系統快速、安全、穩定的運行特征、極強的邏輯判斷能力使得一些內部控制的措施失去意義，這都給醫院的內部控制提出了更高的要求。

（五）存儲形式改變

信息系統數據的處理與傳遞是依托服務器與各終端之間的聯系，各終端的數據最終的存儲都會傳遞到服務器上，而數據的存儲介質容易受損壞，也易被篡改或徹底刪除而無痕跡可循，這給會計信息的存儲安全埋下了較大的隱患。

二、需解決的問題

（一）內部控制體系還需進一步完善

醫院內部控制體系的建立大多借鑒企業的內部控制規范，由于發展目標、涉及的業務范圍、會計核算體系等方面的差異，使得在企業內部控制規范基礎上建立醫院內部控制制度及其實行過程中存在種種問題。

（二）非專業化的醫院財務軟件存在一定的安全隱患

一是財務軟件在設計過程中未切實結合醫院實際情況，導致很多操作性問題，這使得許多內控程序與醫院財務管理格格不入。如用友財務軟件推出了衛生財務專業版，也僅僅是在一般的企業賬務軟件的構架模式基礎上，按新制度的要求一邊修改一邊使用，客觀上造成數據不穩定，出錯機率增大。二是財務數據多以數據庫格式保存，缺少必要的加密保護與權限限制措施，且軟件提供的“銷審”、“反記賬”、“作廢”、“插入”等修改功能，使得會計業務處理隨意性增加，導致會計操作人員謹慎性降低。三是軟件大多都提供外部數據導入導出功能，自動生成記錄數據眾多的憑證，這給會計人員審核憑證帶來了難度。

（三）不相容職務相分離的界線漸漸模糊

傳統模式下的不相容職務相分離是通過操作人員之間的業務傳遞過程來實現內部控制的。信息化下由于軟件操作界面相對開放，權限設置無法完全細分，數據集成功能有可能跨越多個模塊，網絡化下的數據共用性強，導致部分會計崗位職責相重疊，會計人員有可能同時負責數據的采集、審核與輸出，這有可能導致在未授權的情況下，直接對數據甚至對數據庫進行修改和違規操作，增加風險。如工資管理從數據維護——錄入——發放——分析及匯總——生成憑證——備份，這一過程往往是由一個會計人員完成，既是系統維護人員，又是數據錄入人員，更是憑證制單人員，職責上與其他的會計人員相重復。

（四）網絡環境的開放性使得財務管理的安全風險增大

許多的醫院是有多個管理系統，如醫囑管理系統、庫存物資管理系統、內部網絡及財務管理系統等，由于業務繁多，有可能一個人需使用多個管理系統或多人使用一個管理系統，而這些系統有些與互聯網相連接，網絡的開放性、數據共享性都給醫院內部的管理系統帶來新的挑戰，如防止“黑客”攻擊和“病毒”入侵足以讓我們對系統安全性提出高度的重視。

三、完善內部控制的措施

信息技術是一個雙刃劍，網絡化下信息系統是脆弱的。每個管理子系統或功能模塊有其兩面性，即正面效應和負面效應。正面效應即有效性是信息化系統為適應管理的需要，達到內部控制有效性的目的，使其在管理過程中發揮作用并產生經濟效益;負面效應即脆弱性是內部控制過程中信息化系統存在控制不力，使內部管理產生漏洞，內部控制鏈條斷裂而產生風險，給醫院帶來經濟或外在形象的損害。

因而結合內部控制五要素即內部環境、風險評估、控制活動、信息與溝通、內部監督，筆者認為應從以下方面對網絡化會計信息系統下醫院的內部控制進行完善。

（一）營造良好內部控制氛圍，加強控制環境建設

良好的內部控制環境是醫院建立與實施有效內部控制的重要基礎。醫院的內部控制環境包括醫院的管理理念、組織結構、崗位職責與權責分配等。醫院應將其管理理念深入滲透到上至院領導、管理層，下至醫技護人員及財務管理人員等所有人，每一位職工都有責任參與到醫院的財務管理活動中，理解與支持財務內部控制活動，逐步形成良好的內部控制環境。

良好的財務內部控制環境是圍繞權限設置、崗位分工及權限劃分等形式進行的，在財務人員之間形成一種相互配合、相互牽制的機制。根據醫院的發展需要，目前醫院會計信息系統分兩種，一種是會計核算系統（用友GRP—U8衛生財務管理軟件V10.0為例），包括基礎數據管理系統、賬務處理系統、電子報表系統、工資管理系統、會計平臺等;另一種是會計管理系統，包括收費管理系統、票據管理系統等。各系統之間既互相獨立又相互牽制，每一個系統中的錄入與審核等崗位也是既互相獨立又相互牽制的。

1.基礎數據管理系統的內部控制。基礎數據管理是日常會計核算工作的保證，包括會計科目與經濟科目的建立與維護、往來單位及職員信息維護、憑證相關信息維護及其他信息的管理與維護。其內部控制主要著眼于權限管理，應設置專人操作此系統，財務人員根據工作需要提出申請，對基礎數據做出增刪改，在信息系統中保留相關處理的痕跡并做好變更記錄。

2.賬務處理系統的內部控制。賬務處理系統是會計核算工作的核心，其內部控制主要從優化崗位設置和權限管理著手，根據信息化與網絡的環境變化，以書面形式加以明確，保證崗位設置的合理與權限管理的透明。

（1）崗位設置。建立一套設計合理且有效的管理體制就是防范舞弊最好的方法，并嚴格加以執行。會計信息系統的崗位主要包括：憑證錄入、業務稽核、查詢、記賬和結賬等。特別是針對不相容崗位與職務分離應分別不同財務人員進行操作與權限設定，才有利于內部控制制度的完善和有力實行。

（2）權限管理。權限管理是根據崗位職責，對人員進行分工，做到相互牽制、相互制約。將所有人員按其崗位分工進行權限授予，任何人無法享有超級權限，以減少安全隱患。如系統維護、數據錄入、數據審核、數據輸出等崗位都應嚴格按照職責分工進行業務操作，不得越權。

3.會計平臺的內部控制。會計平臺是用以憑證采集、數據同步、憑證接口等，是用友GRP—U8衛生財務管理軟件V10.0針對新制度要求賬務系統進行全成本核算而開發的新功能模塊。該模塊由憑證錄入人員負責憑證采集、數據同步、外部數據導入生成憑證等;業務稽核人員負責稽核采集與生成后憑證的正確性。例如我院在舊制度粗放式的賬務核算系統中只核算到醫療與管理兩大類，在新制度精細化的全成本核算模式下，成本核算單元達到106個，若以舊的手工輸入方式填制工資憑證，有10個工資支出項目（如基本工資、績效工資、崗位津貼、水電費、住房公積金等等）就會有上千條記錄，這顯然是不可能用手工完成的;而使用會計平臺則只需設置工資模板，將工資支出項目、成本核算單元與會計科目、經濟科目進行關聯設置，只需幾分鐘就能完成一張上千條記錄的憑證;稽核人員則只需稽核工資模板設置正確與否。這給會計工作節約大量時間，也減輕了會計人員輸入憑證的壓力。

4.收費管理系統及票據管理的內部控制。收費管理系統的收入分兩部分：一是在院病人發生的尚未結算的醫療收入;二是欠費病人到收費處交納的醫療費。這兩部分收入存在結賬時間上的差異，這一差異也是內部控制的重點。在收費員上繳收入同時應建立個人輔助明細賬;并根據醫院信息管理系統提供的在院病人醫療收入，連同相關部門提供的資料交復核人員復核，會計人員憑復核后的數據在財務系統中作賬務處理：（以住院收入為例）

借：應收醫療款/收費員往來（XXX）——系統中收費員確認收到的醫療費（按月）

貸：應收在院病人醫療費/自費病人欠費

收到病人交納的醫療費，每個工作日末根據收費員個人匯總表及相應票據作賬務處理：

借：現金

貸：應收醫療款/收費員往來（XXX）——系統中收費員確認收到的醫療費（按日）

借：應收在院病人醫療費/自費病人欠費

貸：醫療收入/住院收入

這樣，收費員的個人輔助明細賬就會存在掛賬與沖賬的對應，將核算收費員個人輔助明細賬的應收醫療款科目下的金額與收費系統中應收醫療款核對，同時應專人核對“自費病人欠費”發生額與收費員結賬的數據，如果數據不一致，應及時查找原因，確保數據一致。

5.會計人員素養控制。內部控制的人員素養是內部控制實行效果的關鍵，除了會計信息系統本身對內部控制的物理控制外，如何避免人為操作使內部控制失效，也是會計信息系統及其網絡化下內部控制行之有效的主觀因素，因此對控制體系中承擔較重職責的會計人員提出更高的素質要求。

6.實施定期輪崗制度。定期輪崗制度是實行內部控制的重要措施之一。依照“重要崗位有輪轉機制，轉崗前進行新崗位上崗培訓”的要求，在信息化條件下，醫院需結合自身實際情況確定科學、合理的輪崗制度，使其成為一項剛性制度。

（二）樹立風險意識，建立風險管理系統及風險預警機制

樹立風險意識是醫院實施內部控制的重要環節。隨著醫院市場化、公益性等多元化發展，醫院受到社會各界矚目，也受到市場經濟沖擊，所面臨的財務風險也是不可避免的。因此醫院必須針對風險的產生、級別大小、預警活動、分析評價、處理對策等多方面建立風險管理系統，制訂應急預案，明確責任人員、規范處理程序，全面預防與控制可能發生的內部控制及財務風險，為醫院的持續、健康發展提供保障。

（三）完善內部控制活動

1.持續提升會計系統的可靠與安全性。會計數據正確與安全的關鍵依靠于一個功能完善、設計合理的會計系統，該系統能根據工作中出現的問題不斷開發與升級。特別是在2012年實施新的會計制度與財務制度時，對會計系統提出更高要求，不僅具有會計核算功能更要求實現財務管理的功能，需要升級或重新購置具有全面成本核算、預算管理、多元化內部控制等功能的財務管理系統，以確保系統能持續原有會計系統的優點，又能跟進新形勢的變化，同時更穩定更安全。

2.加強系統操作管理。需明確規定財務人員只能按照規定崗位權限進行系統操作，不得越權操作，定期更換系統密碼、養成良好的操作習慣，嚴格按照系統操作權限，未經授權不得修改會計數據及數據庫結構，對系統的運行及操作實行日志管理，對敏感數據的調用具備相應授權與監督，實行服務器及異地雙備份等。

（四）加大內部審計監察力度

醫院內部審計組織具有內向服務性質，針對經濟活動真實性、合法性及效益性進行的審計監督，也是醫院探索深入管理及風險審計，促進經濟管理和實現醫院事業發展目標的重要手段。因此設置內部審計機構，給予其相應權責，實現風險導向審計，使醫院的經濟活動走上制度化、規范化的道路。

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（作者單位：廣西壯族自治區南溪山醫院 廣西桂林 541002）

[作者簡介：王璠（1977—），女，漢族，廣西壯族自治區南溪山醫院財務科會計業務主辦，主要從事財務管理，預算管理，會計實務等方面研究]

（責編：若佳）