檔案管理信息化的實踐與探索

文/秦皇島市北戴河區檔案館　付艷美

檔案管理信息化的實踐與探索

文/秦皇島市北戴河區檔案館付艷美

【摘要】近幾年來，電腦網絡技術、數據庫技術、數據存儲信息技術的發展，為檔案管理信息化提供了技術支持。然而，由于種種原因所限，我國在實現檔案管理信息化進程中仍舊存在一系列亟待解決的問題，采取有效措施解決這些問題勢在必行。

【關鍵詞】檔案管理信息化；現狀；策略

檔案管理信息化的核心是科學有效地建設檔案信息資源，并實現資源共享。近幾年來，我國信息化的快速普及為檔案管理信息化事業的發展提供了良好的機遇，尤其是電腦網絡技術、數據庫技術、數據存儲信息技術的發展，為檔案管理信息化提供了技術支持。然而，由于種種原因所限，我國在實現檔案管理信息化進程中仍舊存在一系列亟待解決的問題，采取有效措施解決這些問題勢在必行，這對實現檔案信息資源共享、推進檔案資源標準化具有廣泛而深遠的意義。

一、我國檔案管理信息化存在的問題

實現檔案管理信息化的重要性不言而喻，一方面可以減輕檔案管理人員的工作負擔，另一方面可以實現遺漏資料的補漏增缺。但從目前來看，我國檔案管理信息化進程中還存在一些問題，具體體現在以下幾點：

（一）對檔案管理信息化建設重視程度不足。在日常工作中，不少檔案部門只是將檔案管理信息化建設視為是檔案存儲和使用方式的改變，沒有對其予以應有的高度重視。檔案部門只是著眼于電子檔案資料的采集、整理和保管，沒有意識到建立一個全面性的檔案管理信息化系統的重要性，從而導致檔案管理信息化工作比較零散，不成體系。另外，還有一些部門是通過辦公自動化系統來實現無紙化辦公和網上辦公，以此進行部分電子文檔的傳遞與處理，雖然這樣的做法能在一定程度上節約辦公成本，但是尚未將檔案管理信息化建設視作一個綜合性系統工程來考慮。

（二）檔案管理人員的綜合素質有待提高。毫無疑問，實現檔案管理信息化建設需要管理人員具備扎實的綜合素質，不僅要有穩定的檔案管理能力，同時還要掌握一定的信息技術處理能力以及計算機網絡管理能力，還要對檔案管理工作的整個流程有清晰的認識，只有這樣，才能從容應對檔案管理信息化建設進程中出現的種種突發情況。但是從現狀來看，檔案部門管理人員的綜合素質不盡如人意，他們僅僅憑著經驗工作，在一定程度上會導致檔案管理信息化建設進程的無序化。

（三）信息化建設沒有規定統一標準。從目前來看，檔案管理信息化建設尚未形成統一的標準與規范，從而在一定程度上導致了數據格式與系統的異構。具體表現為檔案管理軟件在適用性、通用性等方面存在不足；計算機、掃描儀、數碼相機等設備型號不盡相同，檔次參差不齊，尚未構建規范統一的硬件環境；檔案分類編碼標準還需要進一步優化與統一。這些問題的存在直接影響到檔案信息交流的范圍與程度，制約著檔案管理信息化建設的進程。

綜上所述，我國在實現檔案管理信息化方面確實還存在一些薄弱環節，解決這些問題才能保證檔案管理信息化建設的速度與質量。

二、促進檔案管理信息化的對策

（一）加強對檔案管理信息化建設的重視程度。在新時期背景下，信息技術對社會各行各業產生的影響已經不言自明，實現檔案管理信息化建設已是大勢所趨。檔案部門要積極順應這種形勢，加強檔案管理信息化建設的進程，對其予以應有的重視，并對其加大人力、物力與財力投入，為檔案管理信息化建設工作提供必要保障。

（二）加快檔案管理信息化的基礎設施建設。要實現檔案管理信息化建設，首先要加強基礎設施建設，這是基礎條件和前提，是實現檔案信息傳輸、交換與共享的重要保障。一方面，檔案部門要借助網絡技術，配備統一、規范的與檔案管理信息化建設相協調的軟硬件設備。另一方面，還要配置能滿足城建檔案管理軟件運行要求的計算機硬件和處理文檔的相關軟件，以此為檔案信息的傳輸、交換與共享提供必備條件。事實證明，離開基礎設施建設，沒有相應的檔案管理信息系統平臺，要加快檔案管理信息化建設就猶如紙上談兵，難以落于實處。

（三）優化檔案管理信息化的標準體系建設。檔案管理信息化的標準體系建設要貫穿于檔案資料的歸檔、標識、描述、轉化、處理、存儲、查詢、交換、利用與共享的全過程之中，這是實現檔案管理工作現代化的必然需要。一方面，要大力借鑒國內外的成功經驗，按照國家相關規定，圍繞檔案管理信息化建設的具體情況與要求，完善、健全檔案信息化標準體系，并探索與制定行之有效的規章制度，使標準體系建設有章可循；另一方面，建立健全包括業務、基礎、管理等方面技術規范與標準，使檔案管理信息化工作質量要求明確、技術標準清晰，減少資源浪費，避免重復開發、利用率低等問題。

（四）加快檔案管理信息化的資源體系建設。作為檔案信息化的核心內容，資源體系建設是檔案信息化建設的本質。檔案部門要進一步完善相關的檔案信息資源體系，對新生電子文件的規范化工作加強監督與管理，并加快紙質檔案全文數據庫、電子檔案目錄中心和多媒體檔案數據庫的建設進程。除此之外，檔案部門還有必要應用多媒體技術和信息技術對各種檔案信息資源進行橫向和縱向整合，優化配置、有效管理，并進一步拓寬采集檔案資源的渠道，豐富檔案信息資源內容。

（五）完善檔案信息化建設的安全管理制度。信息化系統易受黑客、病毒等因素的侵襲，所以完善安全制度非常重要。一方面，要保證電子文件保存與網絡軟件使用的真實性與可靠性，構建一套系統嚴格的安全措施。另一方面，可以采用身份認證、數據庫自動備份、查閱權限、加密保護、殺毒軟件等先進安全措施保障檔案信息的安全性。國家相關部門也要加快檔案管理信息化的法治建設，使不良分子無可乘之機。

（六）加快檔案管理信息化的人才機制建設。鑒于檔案管理信息化建設進程的動態性，打造一支高素質的檔案管理人員隊伍必不可少。為了適應檔案管理信息化建設的要求，檔案管理人員要具備扎實的理論知識、良好的職業素養，還要具備開拓創新意識，在信息化工作中不斷摸索新的方式。檔案部門要對檔案管理人員加強教育培訓，使他們了解相關的法律法規與制度標準，深刻把握檔案管理信息化工作的各個流程，并促使他們掌握信息技術，主動維護本部門的局域網、數據庫、網站和軟件系統等。

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