淺談高校學籍檔案的本質屬性與學籍檔案管理

文/西安航空學院　李紅梅

淺談高校學籍檔案的本質屬性與學籍檔案管理

文/西安航空學院李紅梅

【摘要】隨著當代社會高校學生人數的增加，學籍檔案成為教學任務中較為關鍵的一部分。研究學籍檔案的本質屬性，科學合理地管理學籍檔案成為高校學籍檔案管理者的一項十分艱巨的任務。

【關鍵詞】學籍檔案；本質屬性；高校

近年來，全國高校普遍擴招，導致在校學生及畢業生數量急劇增加，學籍檔案的數量也隨之增加，只有妥善管理大量的學籍管理，才能使各高校工作順利進行。因此，如何進行學籍檔案的管理成為當下學籍檔案管理者們普遍關注的問題。

一、學籍檔案的本質屬性

（一）學籍檔案的產生。自改革開放以來，我國教育事業也蓬勃發展起來，各高校爭相進行招生擴招，很多高中畢業生得以進入大學校園，接受更高等的教育，但是近幾年高校畢業生大量涌入社會大環境，導致我國就業壓力巨大，很多企業都十分看重學歷信息，包括學習成績、畢業學校、有無學籍處分等。

而學籍檔案是由學生自進入高校就形成的文件，比如，在剛進入高校就會產生新生入學登記表，學生學籍信息卡，在每年都要更新的學籍檔案是登記每學期學習成績的學生成績總冊，在校學生健康登記表、在校學生思想品德考核表等。還有一些因發放優秀獎學金或者評定一些優秀稱號而形成的獎勵檔案信息，部分學生還會因為想要出國或因學習成績不及格而導致留級、休學、退學等后果而產生學籍信息變更檔案。這些學籍檔案將會跟著高校學生一直到畢業，進入工作崗位。

（二）學籍檔案的本質屬性。學籍檔案主要有三個本質屬性：原始性、記錄性、歷史性。

1.原始性。學籍檔案的原始性主要體現在學生在剛入學，學籍檔案就會隨之產生，而且不被修改。學籍檔案記錄的是教學管理部門在登記學生各種信息時，都是最原始形成的，沒有經過任何應用。話句話說，學籍檔案所記錄的信息完全是有關高校中新入學的學生基本信息的第一手資料，不容許有任何錯誤，防止給以后的檢索、轉接工作帶來不必要的麻煩。在學籍檔案中，保留著學籍管理者、老師、學生的原始筆跡，而正是因為學籍檔案的原始性，學籍檔案才使學生在找工作時的個人信息更具證據性，使企業更愿意相信個人信息的真實性。

2.記錄性。學籍檔案貫穿學生在高校的整個階段。學籍檔案是用定期采集和記錄學生信息的方式來保存學生有用的信息。在學校最常見的記錄功能是各學期的成績記錄。從入學到畢業的每個學期末，都會形成一個學生成績單，而這個學生成績單會自動由學籍信息管理者載入學籍信息中，這個成績單不僅包括了有幾個學期、幾門課。還記錄了具體科目的成績，因此，在考研中，所報考的院校更愿意查看學生在學士階段匯總的成績單。而在企業招聘時，企業也根據學籍信息中成績單的優劣作為招聘的比較重要的評判標準。

3.歷史性。學籍檔案的歷史性主要表現在學籍檔案，它反映的都是學生在過去的時間里所取得的一些稱號或者成績。學籍檔案以時間為軸，記錄了一系列教育過程中的學習面貌，比其他記錄信息更加全面、系統。而學籍檔案的歷史性也滿足了學校對學生的管理工作的需要。

二、學籍檔案管理存在的問題

雖然現在互聯網的發展帶動了整個社會的發展，同時對學籍檔案管理也帶來了很大的便利，但是由于一些學籍檔案的硬性要求，需要只能使用紙質版的文件歸檔，或者由于一些高校對于學籍檔案管理的不重視，導致現在學籍檔案管理中還是存在一些問題有待解決。

（一）學籍檔案管理方式落后。由于學籍檔案數量太多，原始的純手工記載和檢索方式已經完全不能滿足需求。大量的數據導致根本不能完全手工記錄下所有的信息，即便記錄下來，在以后的查找需要時，也不能迅速的找到相應的檔案信息。如果檢索者不能把確切的學籍檔案的信息，僅憑手工查找，會花費很多時間，大大影響了學籍檔案管理的效率。

（二）學籍信息可參考性不高。在經歷過大學階段的學生，都會記得老師給班級中所有人的評語幾乎全是一樣的。因為學籍檔案關系到學生以后的就業問題，招聘單位只能根據思想品德考核表的評語來判斷應聘者的品質。如果大學老師評語給的太差，會直接影響到學生就業。所以很多高校在畢業生信息登記表中選擇內容空泛、不具有實際意義的評語。但是這樣的學籍信息太缺少真實性，不能夠完整的反映出企業比較看重的社交能力、創新能力、實踐動手能力等以后能夠在工作中良好表現的綜合素養。

（三）學籍原始檔案不易保存。有些高校由于對學籍檔案的管理力度不夠，或者有些學籍信息必須要求紙質版而不能使用電子版，導致大量的紙質版原始檔案堆積起來，不易整理和保存。正是由于紙質版，導致書寫格式不同，書寫的工具也不同，有圓珠筆、鋼筆、簽字筆、還有鉛筆等。時間久了，有些學籍檔案中的字跡就會出現模糊，還有的因為采集學籍信息時的疏忽，缺行少欄，或沒有依照采集的具體規定采集，使紙質版的學籍檔案信息出現問題。而紙質版由于受潮、見水等客觀因素會產生損壞，具有十分重要參考價值的學籍檔案的質量在使用時大大降低。

三、如何加強學籍檔案的管理

（一）提高學籍檔案管理者的工作能力。要想加強學籍檔案的管理，首先應提高學籍檔案管理者的辦事能力，對學籍檔案管理者提出更高、更嚴的要求。在高校內不斷推行教育改革后，高校內學生的學籍檔案的管理工作越來越細化，各大高校只有采取相應的培養措施，進一步提高學籍檔案管理者的管理能力，才能滿足學籍檔案越來越復雜的需求，才能使學籍檔案管理具有高效、專業的水平。高校可以定期給學籍檔案管理者進行技能培訓，通過技能培訓的平臺，進行學籍檔案管理的工作探討活動，不斷補充學籍檔案管理相關的技能和常識，更深入地理解學籍檔案管理的意義，并能夠全身心的投入到管理工作中去。

（二）強化高校學籍管理的管理制度。學籍檔案之所以會出現格式不統一、信息缺失的原因之一在于對高校學籍檔案的管理制度不夠嚴謹，高校應該建立起更為嚴格的學籍管理制度，搞好學籍檔案的管理工作。

第一，應建立起良好的學籍檔案的登記制度，學籍檔案的管理者應該對學籍登記人進行真實的、具體的登記、核對、整理工作，認真檢查登記人所帶的證件信息與檔案材料是否一致，保證登記人的登記信息沒有虛假、偽造信息，以減少以后的學籍檔案管理過程中的不必要的麻煩。在進行學籍檔案的登記工作完成后，應該讓登記人進行多次確認信息后簽字，保證自己登記工作的準確無誤。因為很多時候，由于學籍檔案過多，導致負責學籍檔案的登記工作的管理者出現一些小的失誤，需要登記人自己去檢查一遍。

第二，在建立好良好的學籍檔案登記制度外，還應該建立起良好的檔案材料的采集、查看的制度，保證學籍檔案的完整性。學籍檔案管理者應該定期對學籍檔案的所有人進行回訪采集信息，針對學籍檔案的時間、內容進行重新確認，保證檔案時間的正確性和真實性，以及檔案內容的完整性，實現學籍檔案管理的完好保存。

（三）現代化技術的引入與使用。在學籍檔案管理改革中，最重要的一點是網絡技術的引入，很多學籍檔案由傳統的紙質版變為電子版，有效地節省了登錄和檢索時間。電子版學籍檔案的引入，可以使傳統的靜態的分散信息轉變成可增減的動態信息，是學籍檔案管理工作與現代化技術接軌，在不斷探索中尋找進步，互聯網的使用切實地給學籍檔案管理工作提供了便利，推動了學籍檔案管理的發展。但是在使用現代化技術的同時也應該注意學籍檔案的原始性和記錄性，在填寫電子學籍檔案使，應該讓學生認真去對待，因為電子版學籍檔案可以反復修改，導致網絡資源的占用率十分高。所以高校應做好電子版學籍檔案的填寫期限的規定。在學籍檔案填寫的規定日期內，必須完成對所有登記者的信息采集工作。對于延時或者填寫信息失誤的學生，可以根據具體情況進行一定時間的延緩。在對學籍檔案信息進行檢索時，購買專門的檔案信息管理軟件，將學籍檔案的目錄條目錄入到計算機存儲器內，統一交由學籍軟件管理中心管理。使電子版學籍檔案與紙質版學籍檔案結合使用，保證學籍檔案高效、準確的登記、檢索工作。

（四）提高對保護學籍檔案的重視。一方面，學籍檔案管理者應該提高對學籍檔案的保護意識。管理工作的好壞，直接影響到學籍檔案質量的好壞，管理者應該具有良好的學籍檔案管理意識，充分認識到學籍檔案管理工作的重要性及緊迫性，才能把登記、記錄、檢索工作認真完成，保證學籍檔案管理工作順利高效進行。在開展學籍檔案管理工作時還應和各部門及時溝通、合作，完成各項管理任務。只有充分重視保護學籍檔案，才能保證紙質版學籍檔案的完整性，才能保證整個學籍檔案管理流程安全可靠地實現。

另一方面，學生對于學籍檔案應該充分重視，因為他們手中的學籍檔案，直接影響他們的就業。因此，對于學籍檔案應該樹立良好的保護意識，在填寫電子檔案時，及時配合學籍檔案管理處的工作。在核對成績登記表時，同學之間的成績對比，以及應聘時面臨企業對成績單的看重程度，還能有效促進他們的上進心，提高他們學習的動力和熱情。讓他們實際的看到各種學籍檔案的作用，才能提高他們對學籍檔案的保護意識。

四、結束語

本文主要研究了學籍檔案的本質屬性，并結合現在普通高校在學籍檔案的管理中存在的普遍問題，提出幾種加強學籍檔案管理的措施。充分做好學籍檔案的管理，使學籍信息保持完整和可用性，滿足畢業生和社會崗位的需要。

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