淺談新形勢下檔案管理研究
——以住房資金管理為例

文/山東省萊西市住房資金管理中心　王雯

淺談新形勢下檔案管理研究
——以住房資金管理為例

文/山東省萊西市住房資金管理中心王雯

【摘要】住房公積金是我國在發展社會主義市場經濟過程中產生的一項住房保障政策，在住房保障方面發揮著重要作用。住房公積金檔案管理工作是住房公積金業務的重要構成部分，是其他相關業務的基礎，只有做好住房公積金檔案管理工作才能保障住房公積金業務工作的安全與規范。本文主要介紹了住房公積金檔案管理的特點、新形勢下面臨的問題及管理方式。

【關鍵詞】檔案管理；住房公積金；創新方法

一、住房公積金檔案管理的特點

住房公積金檔案管理工作是隨住房公積金業務需求而形成的，并在形成、發展過程中呈現出了一定的特點。

（一）多樣性和周期性特點。住房公積金業務內容多，從公積金賬戶的開戶、銷戶、繳存、提取到戶頭的轉移要涉及到多個部門和環節，其中有住房公積金管理中心、辦事處，銀行機構、公證處，繳存單位、繳存職工，這些環節都會涉及到檔案的管理問題。每種業務又會因為具體要求不一樣而作出細分，這就構成了住房公積金檔案種類繁多的原因。同時，住房公積金檔案管理還有這周期長的特點，這是因為住房公積金貸款從審查、協議的簽訂，再到發放、還款往往要經過幾年到幾十年的時間，在這個周期內隨著業務的發展還需不斷更新和補充檔案材料。

（二）針對性和隨時性特點。住房公積金的資金規模是相當龐大的，任何的風險損失都是不被允許的，它的繳存、使用都必須在規定的程序下接受嚴格的監督，在對公積金的業務進行監察、審計的時候都要根據辦理時的業務憑證來判斷。這些形成的公積金檔案除了給公積金中心辦理自身業務時提供服務，還給繳存的單位或個人提供查詢、提取等服務。所以說，公積金繳存的單位或個人都是住房公積金檔案的使用者。

（三）留轉規范化特點。住房公積金管理檔案的形成不僅是在住房公積金管理中心、辦事處，其實像跟辦理公積金有關的銀行機構、擔保公司等都是公積金檔案形成的貢獻者。在辦理住房公積金相關的業務時，不管是單位還是個人都必須提供各種符合要求的材料，由辦事處人員審查通過之后才能辦理具體業務，并同時留存紙質材料。

二、住房公積金檔案管理存在的問題

住房公積金檔案管理事關繳納單位和個人的切身利益，也關系到公積金管理中心業務辦理的效率，但由于住房公積金檔案管理的特點，在實踐工作中還存在的不少的問題。

（一）檔案種類繁多復雜且流動性強。住房公積金涉及到的檔案類型是非常多的，有來自住房公積金管理中心的，有來自銀行機構的，有來自繳存個人或單位的；而且公積金檔案包含的內容也非常之多，有各種業務單據、材料、財務憑證等等。由于工作需要，這些檔案也需要在不同的部門之間進行流轉、調閱，除了直接對檔案進行管理的部門之外，有些業務檔案也分散留存在各地的公積金管理中心的辦事處，頻繁的流動無疑會給管理工作增加不小的難度，一不小心就容易造成檔案的丟失、遺漏，給后續的檔案管理工作造成隱患。另外，住房公積金的業務辦理會隨著不同時期政策的變更會有一些資料的追加，公積金中心檔案的管理模式相對比較集中，而各地的辦事機構卻需要隨業務需求而調用檔案，這樣就會導致檔案管理流動性強，給管理帶來一定難度。

（二）檔案建立標準不完全統一。我國實行住房公積金檔案管理的歷史是比較短的，但是數量和類型的增速卻很快，相關的法律法規條例的完善速度卻跟不上。公積金檔案管理的業務也是從簡單逐步變得復雜，這使得檔案資料積累的數量也越來越多，依靠目前的管理條例還尚不能對所有的業務類型起到規范的作用，導致管理方式混亂、標準不一。按目前來講，我國還沒有出臺法律對全國的住房公積金檔案的管理標準進行統一，各地都是根據當地情況和經驗來開展工作，這使得相關的工作開展有點不暢通。

（三）檔案資料建立不完善而存在風險。隨著住房公積金檔案的類型和數量越來越多，國家也越來越重視相關管理法規的出臺。住房公積金檔案的管理風險是相當高的，特別是貸款檔案資料，其作為原始憑證，對防范住房公積金貸款帶來的風險有很大的作用，在貸款年限及往后很長一段時間內都具有重要的意義。有些地方的住房公積金管理中心沒有建立貸款檔案管理制度、沒有配置專門的檔案員、貸款后沒有重視管理資料的收集，最終造成檔案資料的不完整，這種現象也是普遍存在的。

三、強化住房公積金檔案管理的方法內容

在新時期下，針對住房公積金檔案管理存在的問題，應該加強對檔案管理的重視程度，采取正確有效的方法來加強對檔案的管理。

（一）建立規范化的“電紙雙軌制”檔案。紙質檔案不會因為電子數據故障而造成丟失，但容易遭外力損壞或丟失；電子檔案不易丟失或損壞，但一旦出現數據故障就容易毀于一旦；建立起紙質和電子雙軌制檔案，可以做到調閱方便、準確、快捷，又可以保障保管的安全性。利用掃描儀和拍照技術對紙質檔案進行掃描和拍照的形式保存成電子文檔進行儲存管理，在公積金業務辦理環節如遇到需要重復提交資料情況的就不需要再重新提交了，工作人員也不需要多次審核，只需要將繳存人在開戶登記環節提交的檔案資料調閱出來共享就可以了，這樣一來也可以減輕檔案管理人員的工作量，提高辦事效率。另外，在電子檔案的建立過程中，要遵照一定規范標準進行操作，比如對于一筆貸款業務，應該以一筆業務檔案為單位進行掃描，保持檔案的獨立性，并保持其內容完整、清晰。

（二）重視對兩種檔案的安全管理工作。檔案管理要求管理人員具備保密意識和嚴謹意識，在每個環節上務必做到嚴格謹慎，防止檔案信息的泄露。計算機網絡技術為檔案的管理、遠程調閱查詢帶來便利的同時，也帶來了安全性問題，比如在輸入、傳輸的過程中出現誤操作、電子設備故障、病毒入侵等都會帶來難以預知的危害。因此，對于電子檔案的管理需要采用專業的安全防范技術，杜絕潛在的隱患，以確保電子檔案的安全性和完整性。住房公積金電子檔案作為具有重要作用的資料，不僅要保證信息利用安全、歸檔有序、責任明確，而且在進行檔案數據保存、遷移、檢查的過程中要保證數據檔案資料信息的安全。比如，通過加強硬件、軟件管理，規范權限管理、加密通訊等手段保證系統的安全不受入侵攻擊。對于紙質檔案則要建立流轉、借閱、保密等制度，規范操作流程。

（三）提高檔案管理重視程度，明確責任加強監督。住房公積金檔案管理工作需要領導高度重視，建立健全部門負責人的責任制度，要求檔案、信息、信貸、法制、財務、辦事處等部門的所有工作人員都具備安全意識、法律意識、責任意識。住房公積金檔案管理人員的素質是做好檔案管理工作的重要保障，所以需要培養管理人員的服務意識，培養工作人員強烈的責任心和使命感。作為住房公積金檔案管理人員也要自覺深入學習法律法規，提高法律意識、保密意識、電子文件管理技術水平，不斷提高自身的管理能力。通過制度的建立，各部門之間的工作人員都應該加強溝通、共同協商處理問題，對安全管理和制度履行方面進行定期的監督檢查，提升檔案管理質量，以確保為廣大公積金繳存人提供優質、全面的服務。

四、結束語

住房公積金檔案管理關系著繳存單位或個人的切身利益，關系到資金管理本身是否安全、科學，作為住房公積金檔案管理部門要及時了解住房公積金的新特點，并不斷研發出更加科學、高效的管理方法，這樣才能切實保障住房公積金利益相關人的切身利益，從而促進我國住房公積金檔案事業的健康有序發展。

參考文獻：

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[2]孫倩.論住房公積金檔案管理方式[J].大慶社會科學,2014.

[3]田暉.企業改制過程中檔案管理存在的問題和建議[J].黑河學刊,2006.