推行設備設施“一件一檔”管理全面提升企業經營管理水平

李笑林

摘 要：文章以大秦鐵路股份有限公司榆次站的實踐經驗為切入點，從設備設施“一件一檔”管理的實施范圍、基本要求以及推行設備設施“一件一檔”管理的方法和措施等方面作了較為全面的闡述。

關鍵詞：設備設施 “一件一檔”管理 實施范圍 基本要求 方法措施

中圖分類號：F270 ?文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2015）09-294-02

設備設施“一件一檔”管理是企業管理的重要基礎性工作，是一種綜合的管理方法，尤其是在大中型制造類、交通運輸生產企業推行“一件一檔”管理更有著十分重要的意義，既可以準確地知曉家底，掌握企業的生產、加工能力，有效解決企業在發展中可能存在著的設備設施重復投入、資源浪費或者投入不足、制約和影響生產均衡、各種設備設施整體功能難以有效發揮的問題，也可以及時準確地反映設備設施的運行狀況和安全投入情況，確保設備設施的安全運行和均衡生產，不斷降低生產安全風險，實現生產安全與經營效益的共贏發展。

一、設備設施“一件一檔”管理的實施范圍

企業類型的不同決定了實施范圍的差異，但基本的要求是相通的。一般來講，推行設備設施“一件一檔”管理的范圍主要應有以下幾個方面;（1）生產運輸類設備設施。主要包括各種機床、加工設備、吊裝設備、機車、車輛、線路、站場設施、信號設備、電氣化供電設備等專用資產。（2）檢修維護類設備設施。主要包括各種機械動力設備、運輸起重設備、儀器儀表、工具及器具、電子信息設備等。（3）后勤保障類設備設施。主要包括廠房、房屋、各類建筑設施等固定資產及公用車輛、空調、鍋爐等供采暖設備、大型廚具等。

通常情況下，企業應根據國家有關規定，按照企業實際情況和現有設備設施的實際價值，劃定最低建檔標準。

二、推行設備設施“一件一檔”管理的基本要求

推行設備設施“一件一檔”管理，應以設備設施的財務和技術資料為基礎，按照規定格式，借助信息化系統，為每件設備設施建立一個電子檔案，并動態詳細記錄設備設施整個壽命周期內各種價值投入和運用維護支出，為生產經營決策提供直接、實際、準確的統計分析數據和基礎信息資料，以提高設備設施的精細化管理水平，實現設備設施全壽命周期綜合效益最大化的管理目標。

1.明確建檔內容。設備設施“一件一檔”即指一件設備或設施建立一份專門的檔案。檔案中的基本內容主要應包括設備設施的名稱、規格、型號、技術參數、企業編號、購置時間、費用等靜態資料和使用年限、折舊提取、更新改造、加裝擴容、技術升級、大修中修、專項整治及日常維護支出等動態數據。也可以根據生產和經營管理的需要以及設備設施的專業特點增進一些相應的項目和內容，特別是對于涉及設備設施的投資性支出必須分門別類地反映在“一件一檔”檔案中。

2.規范建檔要求。設備設施“一件一檔”的建立，應以企業財務臺賬反映的固定資產范圍為基礎，以單位固定資產卡片或原始記錄為依據，并且遵循各專業技術設備臺賬、設備履歷簿的分類標準或管理方法。一般情況下，設備設施能夠單臺或單件記錄的，原則上要獨立建檔;對于財務部門固定資產卡片上未能按照單臺、單件記錄的設備設施，或自成系統單元，不易再劃分識別的（如供電系統、監控信息平臺等），可以按系統獨立建檔;企業的廠房、房屋按照“棟”建立;其它建筑物按照“座”“處”“個”單件建立;站場服務設施按照“站”“場”“所”建立。

在建檔過程中，要特別注意設備設施動態變化數據的記錄和整理，如設備設施在其整個壽命周期內發生的所有投資性支出和維護保養性支出包括購置、運用、維護保養、中修、大修、更新改造、加裝改進、技術升級、專項整治等所有的信息，必須按照規定時段和時間節點，分門別類，逐項逐筆記錄和整理，并清晰地反映針對設備設施實施的項目類別、時間、支出金額、實施負責人、驗收人等內容，嚴禁虛列、錯列、漏列等行為的發生。

3.大力采用信息化手段。隨著現代信息化技術的快速發展和大數據時代的到來，加之設備設施種類繁多，技術規格、質量標準愈來愈高，各種數據、參數愈來愈龐雜，傳統意義上的低質建檔、人工編撰的方式顯然愈來愈難以滿足實際的工作需要。因此，推行設備設施“一件一檔”管理，首先要大力采用信息化手段，要根據企業生產類型和現有主要設備設施狀況，進行充分的系統調研分析，考慮實際使用和信息化技術的標準格式，按大系統分類制定專用設備設施“一件一檔”的標準格式，在此基礎上專門開發“一件一檔”管理信息系統，并將其納入企業管理信息網絡，利用先進的信息技術手段，實現設備設施“一件一檔”信息數據及時傳遞與網絡共享，進行網上數據匯集、分類管理、集中會審、適時考核、及時監控、動態修正等。通過高效快速的信息處理能力，使設備設施“一件一檔”管理工作更加科學、合理、高效準確，數據和資料的收集、整理、歸檔、分析更加可靠。

三、推行設備設施“一件一檔”管理的方法和措施

設備設施“一件一檔”管理既是企業生產經營管理的基礎性工作，也是對傳統企業經營管理理念的進一步拓展和深化，各類企業特別是大中型制造類和交通運輸生產類企業都應該積極推進設備設施“一件一檔”管理，以期不斷改進和提升企業管理水平。

1.要有專門機構或指定專人負責?！耙患粰n”管理工作是一項十分細致嚴謹的工作，涉及面廣、范圍大，溯及時間周期長，技術含量專業要求高，特別是在一些管理基礎薄弱、設備設施資料數據不齊不全的企業更是如此。因此，企業推行“一件一檔”管理，原則上應該有專門的機構或指定專人負責，通常情況下，考慮資料數據來源的準確和可靠，一般應由財務部門或者設備設施管理部門牽頭、各業務部門配合組織進行。

2.應制定統一明確的工作要求。為確?！耙患粰n”管理工作的順利實施，企業應制定統一的工作方案，提出明確的工作要求，包括實施“一件一檔”管理的目的、意義、實施范圍、內容要求以及方法步驟等。

3.抓好基層基礎。企業推行“一件一檔”管理，重點在基層車間、班組，難點在原有設備設施的資料收集整理。要認真深入進行摸底調查，通過現場調研查看、座談、個別訪問、查閱賬冊資料等多種方式摸清家底。要以各基層單位、各部門的財務賬反映的固定資產范圍為基礎，以固定資產卡片為依據，遵循各專業技術設備臺賬、設備履歷簿的分類標準或管理方法，以這些資料、數據為依托開展建檔工作。“一件一檔”的基本檔案資料除設備規格、設備型號、購置時間、使用年限、技術參數、修理狀況等項目外，可以根據相關業務部門的要求，結合設備設施的專業特點，增加相應的項目和內容。對于在固定資產卡片上未能按照單臺、單件記錄的設備設施，“一件一檔”建立時要依照有關技術標準，盡可能單件單臺建立。

4.綜合協調，統籌兼顧。設備設施“一件一檔”管理涉及企業管理的方方面面，必須綜合協調，統籌兼顧。要自上而下布置安排，統一步驟，確定工作標準，明確工作要求;要自下而上反映現場設備設施狀況，即班組及時、準確記錄、登記臺賬，車間根據班組提供的情況逐一核實并上報，相關部門根據車間上報的資料逐項分析核實，使公司、車間、班組三級臺賬完全相符，真正達到閉環管理。要上下結合，及時更新臺賬各項信息，即車間、班組及時向相關部門反饋更新信息，相關部門則根據反饋的信息安排專職臺賬管理人員進行檢查、指導、糾偏，真正實現動態管理。

5.集中會審，逐次提高。為確保及時發現“一件一檔”管理工作中存在的問題和不足，應定期對整個管理過程開展集中會審和評價。集中會審的重點是分門別類對各基層單位專用資產和通用資料“一件一檔”基礎檔案建立情況、考核期內費用支出數據錄入的準確性及合理性、“一件一檔”運用情況進行階段性審核。為保證集中會審與會計核算期間的一致性，一般應按年度進行集中會審，集中會審要充分體現專業性和綜合性相結合，并突出專業性，以有效提高集中會審的質量和效果，及時進行數據修正和糾偏，總結好的經驗和做法并積極進行推廣。會審一次，改進一次，一個階段一個階段逐次提高。

6.定期考核，持續推進。在推進設備設施“一件一檔”管理工作中，要建立和完善考核激勵機制。從明確考核內容、考核分工、考核方式、考核標準等入手，建立和健全考核評價機制，按期進行考核，充分激發和調動企業全員參與“一件一檔”管理工作的積極性。考核的內容和重點應包括各車間、各部門設備設施“一件一檔”建立情況，考核期內有關數據的錄入、維護、更新情況和業務部門、綜合部門對各種設備設施“一件一擋”的管理使用及監督檢查情況?？荚u的方式可以采取定量考核與定性考核相結合，同時實行聯掛聯考，即業務部門的考核結果要與基層單位的考核結果掛鉤，綜合部門的考核結果要與各業務部門和基層單位的考核結果掛鉤，通過比對分析，嚴格標準，賞罰分明、獎優罰劣，推進設備設施“一件一擋”管理工作的扎實有序開展。

參考文獻：

[1] 畢冕.項目管理[M].復旦大學出版社，2000

[2] 余小三.路政管理規定之立法進步析評[J].武漢交通管理干部學院學報，2003（12）

（作者單位：大秦鐵路股份有限公司榆次站 山西晉中 030600）

（責編：李雪）