多元背景下檔案公共服務(wù)的拓展與創(chuàng)新研究

文/重慶市黔江區(qū)群眾訴求服務(wù)中心　陳艷華

多元背景下檔案公共服務(wù)的拓展與創(chuàng)新研究

文/重慶市黔江區(qū)群眾訴求服務(wù)中心陳艷華

【摘要】本文討論了多元背景下事業(yè)單位檔案公共服務(wù)的拓展與創(chuàng)新，旨在為增強(qiáng)檔案公共服務(wù)能力而提供建議和參考。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案；公共服務(wù)；拓展；創(chuàng)新

近年來(lái)，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)模式的不斷轉(zhuǎn)變，人們對(duì)各種信息的需求也越來(lái)越大，而政府在進(jìn)行社會(huì)管理和經(jīng)濟(jì)建設(shè)的過(guò)程中對(duì)檔案資源的利用要求也越來(lái)越高。然而，受傳統(tǒng)觀念影響，當(dāng)前很多行政事業(yè)單位的檔案公共服務(wù)功能還比較狹隘，檔案管理意識(shí)淡薄、服務(wù)手段陳舊、服務(wù)平臺(tái)落后、服務(wù)資源不足等一系列問(wèn)題導(dǎo)致了檔案公共服務(wù)能力嚴(yán)重降低，難以滿足社會(huì)建設(shè)的基本需求。對(duì)此，本文討論了當(dāng)前多元背景下檔案公共服務(wù)的拓展與創(chuàng)新，旨在以此為行政事業(yè)單位檔案公共服務(wù)建設(shè)而提供一些建議和參考。

一、多元背景下檔案公共服務(wù)的拓展

（一）滲透檔案公共服務(wù)價(jià)值，提升檔案公共服務(wù)認(rèn)識(shí)。什么是檔案公共服務(wù)？嚴(yán)格來(lái)說(shuō)，檔案公共服務(wù)是指檔案的服務(wù)功能與范圍，是對(duì)人的工作的服務(wù)，是提升工作效率和質(zhì)量的重要媒介。因?yàn)椋瑱n案公共服務(wù)是以人為本的。它的服務(wù)功能主要包括：1.為戰(zhàn)略決策提供歷史數(shù)據(jù)；2.幫助單位、部門和個(gè)人消除工作上潛在的風(fēng)險(xiǎn)；3.加快信息傳播速度，提升工作質(zhì)量；4.為單位運(yùn)營(yíng)提供必要的數(shù)據(jù)支撐，如人力資源數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、工作內(nèi)容數(shù)據(jù)、計(jì)劃數(shù)據(jù)、成本和效益數(shù)據(jù)等等；同時(shí)，它的服務(wù)范圍以個(gè)人為單位，為單位內(nèi)部所有人的工作提供服務(wù)，因此，檔案公共服務(wù)是任何企業(yè)單位都不可或缺的重要資源。

結(jié)合對(duì)檔案公共服務(wù)的認(rèn)識(shí)，各事業(yè)單位應(yīng)向全體職工滲透檔案公共服務(wù)的價(jià)值。在實(shí)踐中，單位可采用定期開(kāi)展思想教育，或定期帶領(lǐng)廣大職工去檔案公共服務(wù)較為完善的企業(yè)單位參觀學(xué)習(xí)，以提升職工對(duì)檔案公共服務(wù)的認(rèn)識(shí)，從而樹(shù)立起檔案意識(shí)，拓寬檔案的服務(wù)范圍，提升檔案的應(yīng)用價(jià)值。

（二）以“兩個(gè)轉(zhuǎn)變”和建設(shè)“兩個(gè)體系”拓展檔案公共服務(wù)。在經(jīng)濟(jì)信息發(fā)展快速的今天，傳統(tǒng)的檔案工作模式已經(jīng)不能滿足事業(yè)單位日常工作的需要，因此，必須要完善檔案體系，提升檔案的公共服務(wù)能力，才能確保單位工作的正常開(kāi)展。

拓展檔案公共服務(wù)能力的主要方式可圍繞“兩個(gè)轉(zhuǎn)變”和建設(shè)“兩個(gè)體系”開(kāi)展，其中，“兩個(gè)轉(zhuǎn)變”主要包括工作態(tài)度的轉(zhuǎn)變和工作方法的轉(zhuǎn)變；而“兩個(gè)體系”建設(shè)主要包括：一是服務(wù)對(duì)象的檔案體系建設(shè)，二是內(nèi)部控制和日常工作檔案體系建設(shè)。在實(shí)踐中，事業(yè)單位可利用“兩個(gè)轉(zhuǎn)變”來(lái)增強(qiáng)檔案公共服務(wù)的潛力，營(yíng)造以檔案為核心的文化氛圍；同時(shí)利用“兩個(gè)體系”建設(shè)來(lái)增強(qiáng)檔案公共服務(wù)的效率和質(zhì)量，從而使檔案更好的為事業(yè)單位工作的長(zhǎng)效開(kāi)展而服務(wù)。

（三）加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，拓展檔案公共服務(wù)效能。數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案規(guī)范化管理的重要標(biāo)志，是優(yōu)化檔案管理、實(shí)現(xiàn)檔案公共服務(wù)效益最大化的重要途徑。宏觀來(lái)講，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)就如同一部融合了多種文獻(xiàn)的百科全書，其中，檔案題名、索引、責(zé)任人、頁(yè)碼、來(lái)源、分類號(hào)、主題詞、摘要等是構(gòu)成檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的重要內(nèi)容。在實(shí)踐中，事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)可重點(diǎn)圍繞以下三個(gè)方面來(lái)開(kāi)展。

第一，對(duì)檔案信息來(lái)源進(jìn)行歸納整理。檔案信息的來(lái)源往往是檔案的實(shí)際形態(tài)，按照實(shí)際工作的項(xiàng)目和類型，對(duì)檔案來(lái)源進(jìn)行整理分類，是強(qiáng)化數(shù)字化檔案庫(kù)建設(shè)的第一項(xiàng)重要任務(wù)。在實(shí)踐中，單位可為每一個(gè)部門都配備計(jì)算機(jī)和信息錄入人員，通過(guò)計(jì)算機(jī)的資源共享，檔案管理部門定期將各部門的檔案信息進(jìn)行匯總，為每一個(gè)部門配置一個(gè)專門的信息來(lái)源窗口，并歸納好如責(zé)任者、文件號(hào)、題名、日期和頁(yè)數(shù)等詳細(xì)信息，從而提升檔案信息來(lái)源的管理效能。

第二，定期歸檔。在實(shí)踐中，單位需要利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)建立至少三個(gè)檔案庫(kù)，一是臨時(shí)檔案庫(kù)，主要負(fù)責(zé)存儲(chǔ)經(jīng)過(guò)立卷處理的工程檔案信息；二是具有索引和關(guān)鍵詞查詢功能的主檔案庫(kù)，負(fù)責(zé)儲(chǔ)存各項(xiàng)經(jīng)過(guò)審計(jì)核實(shí)的檔案信息；三是通用檔案庫(kù)，主要為各部門提供查詢服務(wù)。其中，臨時(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)中的檔案信息不宜存放太長(zhǎng)時(shí)間，要定期進(jìn)行歸檔處理。在歸檔過(guò)程中，錄入通用檔案庫(kù)的檔案信息需要進(jìn)行敏感或重要信息篩選和剔除處理，以消除潛在的風(fēng)險(xiǎn)隱患。

第三，將檔案庫(kù)視作單位的信息產(chǎn)品來(lái)管理，并依照生產(chǎn)產(chǎn)品的管理方式，通過(guò)質(zhì)量控制體系進(jìn)行監(jiān)管。在管理過(guò)程中，單位可將檔案內(nèi)容通過(guò)組織協(xié)調(diào)組建一個(gè)體系，在這一體系中，管理者將檔案庫(kù)維護(hù)作為一個(gè)單獨(dú)的項(xiàng)目進(jìn)行管理，并建立評(píng)價(jià)機(jī)制，采用模擬檢索形式審查檔案庫(kù)的設(shè)計(jì)是否科學(xué)合理，檢查數(shù)據(jù)是否完整、準(zhǔn)確，并評(píng)價(jià)在數(shù)據(jù)收集、錄入、備份等環(huán)節(jié)是否提升了工作效率。

二、創(chuàng)新檔案公共服務(wù)機(jī)制

（一）創(chuàng)新工作理念。當(dāng)前，計(jì)算機(jī)以其高速運(yùn)算與極強(qiáng)的數(shù)據(jù)處理能力給檔案工作者帶來(lái)了科學(xué)的管理手段與先進(jìn)的檢索方法。因此，事業(yè)單位檔案管理工作者必須掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，熟練運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)以及現(xiàn)代化辦公設(shè)備來(lái)進(jìn)行電子文件的制作、使用、立卷歸檔和維護(hù)，勝任計(jì)算機(jī)時(shí)代的文書檔案管理工作。在實(shí)踐中，事業(yè)單位應(yīng)創(chuàng)新工作理念，建立檔案管理體系，重點(diǎn)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行強(qiáng)化訓(xùn)練，對(duì)檔案專職工作者分層次進(jìn)行基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)及檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，培養(yǎng)一支具有一定數(shù)量和質(zhì)量的年輕的檔案管理生力軍，培養(yǎng)和選拔優(yōu)秀人才，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具有較強(qiáng)的開(kāi)拓創(chuàng)新意識(shí)。只有這樣才能在實(shí)踐中建設(shè)一支政治合格、業(yè)務(wù)精通、紀(jì)律嚴(yán)明、作風(fēng)過(guò)硬、服務(wù)優(yōu)質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，進(jìn)而全面提高事業(yè)單位檔案工作的服務(wù)意識(shí)和管理水平。

（二）建立標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理機(jī)制。在實(shí)踐中，標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理機(jī)制的建立有賴于科學(xué)合理的管理制度，因此，在實(shí)踐中，單位領(lǐng)導(dǎo)班子應(yīng)制定完善的檔案管理制度，加強(qiáng)內(nèi)部控制，建立現(xiàn)代化檔案管理指標(biāo)，規(guī)范檔案管理流程，全面加強(qiáng)檔案管理力度和提升檔案管理水平。在實(shí)踐中，單位管理層可通過(guò)向檔案管理人員滲透檔案管理理念和思想等方式來(lái)激發(fā)管理人員的工作熱情，進(jìn)而，用制度來(lái)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的約束。其中，制度建設(shè)需體現(xiàn)三個(gè)原則：1.人性化原則，結(jié)合檔案管理的實(shí)際情況，從加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)和解決管理人員在工作中所面臨著問(wèn)題入手，消除其后顧之憂；2.法律性原則，要在制度中體現(xiàn)檔案管理的保密性，體現(xiàn)檔案的嚴(yán)謹(jǐn)性和法律性；3.權(quán)威性原則，要讓檔案管理人員正確認(rèn)識(shí)制度的建立意義，讓他們感受制度的權(quán)威，感受檔案管理工作的重要性。

三、結(jié)語(yǔ)

當(dāng)前，僅就事業(yè)單位檔案工作的現(xiàn)狀來(lái)看，隨著檔案種類、內(nèi)容、形式的多樣化，使得檔案管理模式也隨之發(fā)生了巨大變化，無(wú)論是“集中統(tǒng)一”的管理體制還是“條塊結(jié)合”的運(yùn)行模式，都不同程度的顯現(xiàn)出與檔案特點(diǎn)之間的相互矛盾和相互掣肘。因此，創(chuàng)新檔案管理機(jī)制，拓展檔案公共服務(wù)能力已經(jīng)迫在眉睫。除上述建議外，事業(yè)單位在以后的工作中還應(yīng)當(dāng)不斷探索提升檔案公共服務(wù)能力更有效的方法，以此來(lái)提升檔案的利用效率，使檔案能夠更好地為單位的健康發(fā)展而服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]張一帆.社交媒體實(shí)現(xiàn)檔案館公共服務(wù)新跨越——以美國(guó)國(guó)家檔案館公民檔案工作者板塊為例[J].山西檔案,2014,(4):48-50.

[2]梅雪偉.如何更好地提升檔案公共服務(wù)能力[J].黑龍江史志,2014,(9).

[3]蔡夢(mèng)凡.探究檔案公共服務(wù)功能的拓展與創(chuàng)新[J].黑龍江史志,2014,(11).

[4]賴暢.檔案館公共服務(wù)能力提升研究[J].湖北函授大學(xué)學(xué)報(bào),2014,27 (10): 74-75.