淺談在新時期教學秘書如何做好教學管理工作

趙淑枝

摘要：教學秘書是高校基層的教學管理者，其特殊的崗位職責，決定了教學秘書必須具備一定的綜合素質。針對新時期教學管理的特點，本文對教學秘書如何做好教學管理工作提出了幾點建議。

關鍵詞：教學秘書;教學管理;新時期

中圖分類號：G647 ? ? 文獻標志碼：A ? ? 文章編號：1674-9324（2015）24-0006-02

教學一直就是高校最重要的任務，合理有序的教學管理能為其保駕護航，教學秘書作為最基層的教學管理者，對整個教學管理工作起著非常重要的作用。隨著教育的不斷進步和改革，例如專業評價、工程認證、MOOC等新事物的興起，這些都給教學管理帶來了新的機遇與挑戰，同時對教學秘書的工作和自身素質提出了新的要求。

一、高校教學秘書的崗位職責

在高校，教學秘書是一個必不可少的崗位，教學秘書參與每一個教學環節的管理工作，對整個教學管理起著非常重要作用，教學秘書的服務對象不但有教師、學生還有各級教學管理者，以下從工作對象來簡要說說教學秘書的崗位職責。

1.引導學生正常完成學業。新生入學時，教學秘書要對新生做入學介紹;學生選課前，要為他們做選課指導;學生要考四、六級，要負責他們的報名、準考證下發和證書領取;學期末，要提前為學生做好考試安排;對于部分學生選課有問題的，要幫助他們選課、退課;要對有特殊情況的學生辦理學籍異動;要組織指導畢業生做畢業資格審查，要隨時解答學生遇到的各種問題。這些工作貫穿了每一個學生的大學生活。

2.管理日常教學運行工作。日常教學運行每學期都是需要教學秘書去維護的，這包括教學計劃的核對、排課、調課、各科目的考試安排、監考安排、教學資源的借用管理等。這些工作關系著整個學院的教學運行，必須認真仔細，不容出錯。同時教學秘書要參與監督檢查教學運行的執行情況，包括每學期的期初、期中教學檢查、期末巡考等。

3.管理保存教學文件。教學文件種類很多，包括培養方案、教學計劃、教學大綱、課表、教學日歷等這些上課前需要做好的文件，也包括期末需要歸檔的試卷、學生成績單、記分冊、實驗報告、結課論文（報告）等資料。尤其現在的專業評價、工程認證等工作都需要大量的教學資料，如何科學的管理保存這些文件，是需要教學秘書不斷思考的。

4.溝通聯系上下級。溝通是教學秘書的重要職能，教學秘書要在日常工作中上令下達、下情上報，教學秘書要及時把教務處的任務傳達給教師和學生，也要把大家的意見建議及時反饋給相關負責人，有時候還需要教學秘書去協調各學院之間和師生之間的關系。

5.服務師生。服務是教學秘書的基本職能，教學秘書一方面要做好領導的參謀助手，另一方面要及時幫助其他教師解決問題。例如教學秘書要為一些教學活動借用場地，為教師預定教材，組織教師職稱申報、項目申報等。

二、新時期教學秘書所應具備的素質

教學秘書因其具體的崗位職責，要具備一定的素質才能做好教學管理工作。在新時期，教學管理有了新特點，這就對教學秘書的素質修養提出了新的挑戰。

1.思想道德素質。高校是培養祖國高層次人才的搖籃，教學秘書作為高校里的管理者，首先必須熱愛黨、熱愛祖國，擁有科學的世界觀、人生觀和價值觀。在新時期要關注黨中央的號召，貫徹黨的教育方針，忠于黨的教育事業，要有民族責任感，努力為培養祖國人才做貢獻。其次教學秘書要有“愛崗、敬業”的精神和職業道德，教學秘書的工作是繁雜的，教學秘書必須有熱愛工作的態度和高度的責任感，才能用自己的熱忱來服務師生。

2.專業素質。教學秘書要具備過硬的專業能力和素質。

（1）組織協調能力。教學秘書要善于組織教師和學生，要協調師生之間、學院之間、教務處和教師之間的各種關系。在新時期，各個二級學院都在擴大招生，教學秘書要管理幾千個學生、近百位教師的情況已經屢見不鮮，加上現在的學生對教學管理規定不重視，各種臨時問題也很多，所以教學秘書的組織協調能力就越發重要了。

（2）溝通表達能力。教學秘書是教學管理工作中的紐帶，這就要求教學秘書要有良好的口頭和書面表達能力，才能更好的傳達信息。新時期，有很多新情況發生，教學秘書在溝通時，要多站在聽者的角度去考慮，將心比心，這樣才能更好的溝通表達。

（3）資料整理保存能力。教學秘書是教學資料的保管員，在工作中要具備一定的檔案管理知識，要按照一定的規律把材料立卷歸檔，使之可以隨時調閱。

（4）常用工具使用能力。教學秘書的工作離不開辦公軟件的使用，現在高校一般都有自己的教務管理網絡系統，教學秘書要熟練使用計算機、網絡才能熟練教務網的功能，一些常用的軟件如Word、Excel、PPT要尤其熟悉。新時期，師生都開始使用流行的聊天軟件，不喜歡天天開會來傳達工作，為了方便傳達，教學秘書也要學習使用這些新的常用的工具，還要熟記公文和應用文的寫作格式，與時俱進，這樣才能大大地提高工作效率。

（5）學習能力。在如今時代，沒有什么是一成不變的，大學生又是最容易接受新事物的人群，教學秘書作為大學生的管理者，就必須不斷學習掌握新的知識技能，才能防止落伍與代溝。

3.知識素質。教學秘書不但要有教學管理知識，還要掌握院系的專業知識，這樣才能明白各專業培養方案的課程體系，了解其中的教學規律，才能更好地溝通師生。

4.心理素質。教學秘書的工作繁雜，服務對象多，責任重大，任何事情出錯都可能導致教學事故，面臨各方的責難，在工作中最容易出現焦慮、壓力大等情況，所以教學秘書要培養良好的心理素質，不但要積極熱心、認真細心的工作，還要保持平常心。

5.創新意識。新時代是發展的時代，教學秘書不能只是按部就班地聽從指揮干活，工作中要不斷思考、不斷創新。

三、新時期教學秘書工作所遇到的問題endprint

1.在如今，新入職的教學秘書都不再是低學歷，他們都是優秀的大學生或研究生，但是高校對教學秘書的崗位很少有激勵機制，相對其他崗位待遇偏低，使得他們缺乏對工作的熱情，很多教學秘書都選擇了轉崗，這些都不利于教學秘書隊伍的發展。

2.新時期，大學生都已經是“90后”了，他們身上有了新的特點，比如喜歡用QQ、微信、微博來溝通聯系。新入職的教師多是在國外留過學的博士，他們并不喜歡相對教條的教學管理制度，他們想要充分給予學生自由，此時一些老的教學管理經驗和制度都需要更新。再有現在學生維權意識也越來越強，教學秘書也要學習法律，在工作中要注意保存資料證據以免不必要的麻煩。這些變化都表明了教學管理需要改革創新。

3.隨著招生的擴大和教學管理制度越來越細化，教學秘書日常工作越來越繁忙，隨時都有可能處理各種臨時問題，根本沒有時間和精力來做教學研究，嚴重影響了工作的創新。另外，教學秘書的責任多，思想壓力大，容易產生精神焦慮和工作倦怠。

四、關于教學秘書做好教學管理的幾點建議

1.教學秘書的工作不單單是按照文件處理日常事物，也是教學的管理者、教育者，很多時候都需要隨時回答師生的疑問，所以教學秘書不但要熟悉教學管理制度，還要學習一些管理類、教育類、公共關系類的知識，要積極參加培訓，提升自身的素質能力。教學秘書在工作中也要注意培養學生助手，現在教學秘書的工作量大，如果事事都親力親為，是干不完的，也會沒有精力來思考和創新。

2.教學秘書的工作是繁雜的，這就要求教學秘書要對工作有很強的規劃性，對于常規性的事務，要提前做好規劃，要注意收集積累學院關于教學的各種信息，要在平時的工作中就收集整理教學資料。教學秘書可以準備一個記錄本，隨時記錄下工作經驗和容易犯錯的地方，為以后工作積累經驗。教學秘書在工作中也要和輔導員做好協作，因為兩者工作密不可分，要互幫互助，才能使工作都順利進行。

3.教學秘書在工作中要認清自己的位置，擺正自己的角色，千萬不要越權，不要擅作決策;在處理事情時，要考慮多方面的因素，以和諧為目標，人性化管理。同時，教學秘書不能總是按照老的經驗方法來管理，要順應時代、創新管理。

4.為了提高教學秘書的工作積極性，建議學校重視教學秘書隊伍的建設，多組織一些專業培訓，多增加一些激勵機制。

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