對企業文書檔案工作的思考

文/新疆神新發展有限責任公司　韋曉黎

對企業文書檔案工作的思考

文/新疆神新發展有限責任公司韋曉黎

【摘要】企業文書檔案工作是企業行政管理工作的重要內容，是企業下達指令、通知和公布重要事項的權威方式。文書檔案在規范企業現代化管理方面起著重要作用，因此加強文書檔案管理工作意義重大。本文對企業文書檔案日常工作中的一些普遍問題進行剖析，就企業如何做好文書檔案工作提出自己的見解和思路，供檔案管理工作者借鑒。

【關鍵詞】企業；文書檔案；思考

結合目前企業文書檔案管理工作中的不規范現象，以及文檔管理人員自身素質方面存在的問題，并綜合自己多年的工作經驗，談幾點思考意見：

一、重視文書檔案的規范和標準

檔案是由公文演變轉化而來的，最初的公文即是檔案的前身。而公文制發的水平既反映了公文自身的質量，也是檔案綜合質量的基礎和保證。企事業單位在公文制發時要重視標準化和規范化，為長期建立檔案工作的高效、標準管理打好堅實的基礎，為此要注意以下幾點：首先要做到公文格式規范統一，熟悉相關標準。其次要重視公文制發過程中的簽批手續，審核公文標題的準確性以及落款與公文的一致性，有無日期的錯誤和缺失等。然后是公文紙面的文字字跡要清晰，公文中所有報表、記錄、批注和簽字等必須使用合格筆墨，嚴禁用鉛筆、圓珠筆以及紅色墨水筆等書寫、批閱和修改材料文件。要確保字跡清晰可見，有利于公文的長期保存和使用。最后是公文的格式必須規范，文種采用要合理，在行文過程中不得隨意使用簡稱，禁止使用不規范的文字。文件在閱批處理過程中要做到及時、準確；做到收發文件登記及時，領導參加的會議記錄和講話要及時整理并按程序規范處理妥當。日常工作中要重視各部門之間的協作與配合，檔案工作人員更是要積極主動了解其他業務部門當前以及后續的工作動向，加強與各部門的聯絡，以便及時獲取準確的檔案信息；檔案管理人員還要結合單位的工作特點，考慮檔案工作如何圍繞單位的中心工作進行，以及怎樣做好檔案資料的收集和整理工作。在檔案資料收集過程中，要保障檔案資料收集的渠道順暢，重點收集能充分體現所在單位發展過程和當前企業的生產經營狀態，同時還要收集對單位今后發展有推動促進作用的資料，積極為企業發展提供信息服務。

二、加強文書檔案管理人員素質建設

單位檔案專業人員培訓是日常管理培訓工作的一部分，是培養專業檔案人員的重要手段，很多未經培訓的企業文書檔案管理人員只是在工作移交過程中簡單地了解后就進入崗位工作，對檔案的專業技術業務知之甚少，專業水平遠不能與現代化信息化的文書檔案工作標準要求相適應。文書檔案管理人員要熱愛本職工作，注重完善自我，發揮主觀能動性，通過各種形式學習、宣傳國家有關檔案工作制度、規定，努力提高知識水平和管理能力。往往基礎的材料收集決定和影響了整個卷宗檔案的價值，因此組卷、立卷的方法，案卷的裝訂質量都會影響到檔案管理工作的標準化和規范化。在制度約束中把文書檔案材料的累積、分類、歸納、整理、匯交、統計、審定以及最終的有效使用都制定出明確的標準和程序，并將其列入檔案人員的崗位責任制中，同時構建完整的領導組織系統，重點是進行督查和落實，用強有力的制度來推動文檔管理工作不斷進步。

現代企業在經營管理過程中文件和檔案正逐步向多樣化方向發展，企業管理的手段也在日益更新，因此要求文書檔案業務人員必須具備相應的專業知識，以適應企業在生產相關技術和管理操作技能等方面不斷提高和創新的需要。固守傳統老舊的業務知識和工作方法，將被日新月異的新形勢所淘汰。因此不斷加強文書檔案人員的業務培訓教育，使文書檔案人員的知識面不斷拓展，業務水平不斷提高，才能適應當前文檔管理工作的新要求。

三、加快推進文書檔案管理的信息化和現代化

檔案工作是一項看似簡單其實專業性很強的基礎管理工作，許多檔案管理人員對本職工作的認識深度都不夠，思想觀念跟不上現代化檔案管理的標準要求，使得單位檔案管理水平不能適應發展的需要。在檔案文件的數量逐漸加大的形勢下，文檔的保存及使用也顯得越來越被動，這都是自身素質不夠、工作方法落后和管理手段簡單所造成的結果。作為綜合了各門類知識的檔案管理人員更應該不斷更新專業知識，注重培訓和素質培養，讓自己成為專業技術創新的先行者。

（一）加強人員素質培養，提升專業管理技能。當前檔案信息技術已在檔案管理領域得到有效應用，信息化和數字化已經成為當今信息社會環境下的必然趨勢，文檔管理人員必須結合本單位和行業的特性要求，讓自己成為全面的文檔管理綜合性人才。文件形成的全過程已能同檔案管理信息化系統相關聯，可以綜合完成文檔形成的全部工作，新技術的推廣應用促使文檔管理人員要不斷地學習和掌握信息化的文檔處理系統，為推動企業快速發展發揮自己應有的作用。

（二）運用信息技術手段，提高文檔管理效率。傳統的檔案管理需要大量繁瑣、細致、認真的人工操作，工作量大，需要耗費很多精力去做。而信息化的管理處理方法可以把諸多同類簡單而繁瑣的工作用計算機來完成，在提高工作效率方面作用明顯。傳統的文檔歸檔工作中，文檔人員按照自己的主觀判斷來對文件分類，即便有標準可以參照，但由于人為的主觀性存在，還是會難免出現分類不合理，標準尺度把握不準確等問題，為標準化的文檔管理工作帶來先天缺陷。

四、總結

企業文書檔案工作是檔案管理工作的重要內容，是現代企業管理制度不可或缺的組成部分，能從某種程度上反映企業規范管理和運營的水平。抓好文書檔案管理工作，需要長期認真細致的基礎工作的積累，而規范、標準的文書檔案管理也必將為企業樹立良好形象起到重要作用。