淺議醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)難點(diǎn)與對(duì)策

文/廣東醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院檔案部　鐘燕萍

淺議醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)難點(diǎn)與對(duì)策

文/廣東醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院檔案部鐘燕萍

【摘要】在醫(yī)院建設(shè)過程中，檔案信息資源的開放利用發(fā)揮了不可或缺的作用。但是，檔案信息資源在開發(fā)過程中遇到種種難題和阻礙，本文就此指出了檔案信息資源開發(fā)的各項(xiàng)難點(diǎn)以及解決措施。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案；檔案資源；檔案信息；資源開發(fā)

醫(yī)院檔案作為醫(yī)院在各項(xiàng)職能活動(dòng)中形成的具有保存利用價(jià)值的原始記錄，是醫(yī)院寶貴的信息資源庫。在醫(yī)院信息資源中，檔案具有所載信息的原始性、真實(shí)性等特殊性質(zhì)，因此做好醫(yī)院檔案信息資源的開發(fā)利用，強(qiáng)化檔案信息資源的服務(wù)功能，對(duì)醫(yī)院建設(shè)發(fā)展具有十分重要的意義。但是作為相對(duì)較冷門的行業(yè)，其信息資源的開發(fā)工作的開展總會(huì)遇到這樣那樣的問題。

一、醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)難點(diǎn)

（一）醫(yī)院檔案館藏資源不夠豐富。由于檔案管理制度的缺陷和一些歷史原因以及醫(yī)院行業(yè)管理的要求，導(dǎo)致部分應(yīng)納入檔案管理的檔案沒有納入管理。比如醫(yī)院檔案除了固定的黨政文書檔案、設(shè)備檔案、基建檔案、科研檔案、人事檔案等等類別外，其他類別如醫(yī)療文書檔案、X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等則分屬各個(gè)業(yè)務(wù)部門管理，導(dǎo)致檔案館館藏不夠齊全，資源不夠豐富。從而限制了可供開發(fā)的檔案信息資源。另外，醫(yī)院不管是管理層還是被管理層往往只注重醫(yī)療專業(yè)技術(shù)的提高和專業(yè)論文的發(fā)表，而對(duì)重大的醫(yī)療活動(dòng)卻少有文字記載，即使有形成的資料也不注意保存或上交。從而導(dǎo)致很大一部分有保存和利用價(jià)值的檔案資源就此流失。檔案信息化管理模式的建立。OA系統(tǒng)、HIS系統(tǒng),有的醫(yī)院甚至使用了MIS(管理信息系統(tǒng))、CIS(統(tǒng)一化系統(tǒng)),日新月異的網(wǎng)絡(luò)技術(shù),推動(dòng)了醫(yī)院檔案信息化進(jìn)程,檔案工作不僅要適應(yīng)檔案“信息化”,更要適應(yīng)管理“網(wǎng)絡(luò)化”。

（二）醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層不夠重視。雖然國家一直在強(qiáng)調(diào)全面發(fā)展，但根據(jù)目前社會(huì)價(jià)值的走向，大都注重眼前經(jīng)濟(jì)利益和效益，而忽視了長遠(yuǎn)的發(fā)展和文化沉淀。比如1992年，濟(jì)南鐵路局為了擴(kuò)大站場(chǎng)，不顧專家和學(xué)者的反對(duì)，將德國人赫爾曼·弗舍爾于1904年修建的曾是亞洲最大的火車站并曾被戰(zhàn)后聯(lián)邦德國出版的《遠(yuǎn)東旅行》列為遠(yuǎn)東第一站的濟(jì)南火車站拆除。濟(jì)南老火車站見證了清政府的滅亡到民國的轉(zhuǎn)變、到抗日戰(zhàn)爭(zhēng)時(shí)期日本人軍管鐵路，再到新中國建立以后的這段歷史，其歷史意義遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過建筑本身，是一段可以觸摸的立體的歷史。

當(dāng)然，這種情況存在于各行各業(yè)，存在于社會(huì)各個(gè)角落，醫(yī)院也不例外。當(dāng)前，各醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)普遍對(duì)檔案管理在醫(yī)院管理中的指導(dǎo)作用認(rèn)識(shí)不足，往往僅注重醫(yī)院眼前利益和效益發(fā)展相關(guān)的醫(yī)療質(zhì)量與技術(shù)的發(fā)展、醫(yī)療技術(shù)人才的培養(yǎng)與學(xué)科建設(shè)的發(fā)展，從而忽視了檔案管理在醫(yī)院管理工作中所積累的經(jīng)驗(yàn)和為未來規(guī)劃作參考等價(jià)值，對(duì)待醫(yī)院檔案管理工作抱著“有就行”的心態(tài)，因此，不僅無法激起檔案管理人員的工作積極性和持久性，使得部分檔案遺失、不完整、利用率低現(xiàn)象越發(fā)普遍，更不會(huì)提出開發(fā)檔案資源為醫(yī)院管理工作提供服務(wù)的理念。在嚴(yán)重落后于其他行業(yè)部門，館藏資源不豐富完善，可利用開發(fā)的檔案信息資源少之又少的情況下，醫(yī)院檔案管理工作尤其是檔案信息資源開發(fā)工作也無法有所提高。

（三）醫(yī)院檔案管理人員構(gòu)成與建設(shè)存在問題。醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理的重要部分，其管理水平跟直接接觸檔案的管理人員水平有直接關(guān)系。一方面，既屬于管理工作又屬于服務(wù)工作的檔案工作因其不如其他如醫(yī)療科室受重視，自然不會(huì)在意從事檔案管理的人員是否是專職人員亦或是專業(yè)技術(shù)人才。從事檔案工作的常常是醫(yī)院的轉(zhuǎn)崗人員，這些人員一般沒有檔案管理經(jīng)驗(yàn)，也未曾受過檔案管理專業(yè)培訓(xùn)和專門教育，在檔案管理工作中缺乏應(yīng)有的職業(yè)道德和職業(yè)素養(yǎng)，檔案管理人員崗位意識(shí)淡薄甚至于沒有之現(xiàn)象泛濫。在此基礎(chǔ)上，先不說能夠做好檔案信息資源開發(fā)的人員，就是好的檔案管理人員都很難出現(xiàn)。另一方面，隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，要求檔案管理工作順應(yīng)時(shí)代潮流，與醫(yī)院其他各項(xiàng)工作保持同步，這也就需要相應(yīng)的人才來帶動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展。但是，在人才引進(jìn)上，前文提到一般是醫(yī)院內(nèi)部轉(zhuǎn)崗，并不會(huì)考慮到檔案管理工作的需要，導(dǎo)致檔案管理人員建設(shè)處于停滯階段，嚴(yán)重影響了醫(yī)院檔案管理和建設(shè)工作，醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)同樣無法有所進(jìn)步和突破。

二、推進(jìn)醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)的對(duì)策

面對(duì)醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)遇到的問題，可以有針對(duì)性的去解決。

（一）提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視程度。提高領(lǐng)導(dǎo)的重視，需要讓檔案工作出現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)眼前，并認(rèn)識(shí)到其重要性。

1.完善制度建設(shè)。“無規(guī)矩不成方圓”。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人的思想意識(shí)直接決定了檔案管理工作。要讓領(lǐng)導(dǎo)重視醫(yī)院檔案工作，尤其是檔案信息資源開發(fā)工作，就需要將檔案工作擺進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)的管理日常，領(lǐng)導(dǎo)帶領(lǐng)檔案工作必須依照規(guī)章制度來依次進(jìn)行。因此，必須重視檔案規(guī)章制度建設(shè)，并不斷完善它。目前，大部分醫(yī)院是按照國家衛(wèi)生部門所制定的要求來確立醫(yī)院的管理制度以及各部門工作職責(zé)，而涉及檔案管理的制度、職責(zé)和標(biāo)準(zhǔn)比較

少。醫(yī)院檔案主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)依據(jù)國家《檔案法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本院實(shí)際操作情況，健全與完善檔案管理工作制度，使檔案管理工作中的收集、保存、鑒定、銷毀等各項(xiàng)工作有法可依、有章可循，確保醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范有序。

2.創(chuàng)新檔案工作，宣傳檔案。根據(jù)檔案利用數(shù)據(jù)，編制相應(yīng)的檔案匯編或者檢索工具，方便查檔人員迅速準(zhǔn)確找到所需文件。舉一反三，將檔案信息資源在醫(yī)院管理中的作用盡可能的用直觀的方式呈現(xiàn)出來。2011年5月31日，國家檔案局局長、中央檔案館館長楊冬權(quán)在中共中央對(duì)外宣傳辦公室新聞發(fā)布會(huì)上表示：檔案“作用非常大，概括起來有四個(gè)方面，就是資政、存史、維權(quán)和育人。”可以將檔案在這四方面的作用通過多種形式表現(xiàn)，比如在醫(yī)院維權(quán)過程中，快速提供檔案憑證，這些檔案憑證可以以匯編形式存在，也可以以電子掃描件形式存在，讓領(lǐng)導(dǎo)直觀地看到檔案的作用；在資政方面，可以主動(dòng)深入到臨床前線和科研教學(xué)活動(dòng)中，有針對(duì)性地為醫(yī)療和科研、教學(xué)工作提供信息等。

（二）重視檔案管理人員的培養(yǎng)與建設(shè)。首先，作為醫(yī)院檔案人員要有強(qiáng)烈的責(zé)任心、對(duì)工作嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度和服務(wù)意識(shí)。根據(jù)這點(diǎn)，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和人事部門在安排檔案管理人員時(shí)應(yīng)充分考慮合適人選，要把有責(zé)任心的、工作態(tài)度認(rèn)真的人員安排到檔案管理崗位上。同時(shí)有計(jì)劃的引進(jìn)檔案專業(yè)的高材生，改變檔案人員結(jié)構(gòu)。其次，重視檔案培訓(xùn)，培養(yǎng)檔案管理人員的檔案意識(shí)和專業(yè)知識(shí)，提升檔案職業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)。檔案信息資源開發(fā)要求檔案工作者有著對(duì)存量檔案的高度熟知和對(duì)信息敏感的捕捉能力，能夠?qū)n案信息資源充分整合與開發(fā)。最后，注重檔案工作經(jīng)驗(yàn)的交流，與存在于其他企事業(yè)等單位的檔案同仁多溝通，相互考察學(xué)習(xí)，開闊視野，取長補(bǔ)短，更新管理理念，引進(jìn)新的管理方法。

（三）豐富館藏，改善館藏結(jié)構(gòu)。目前，醫(yī)院檔案館館藏檔案仍以文書檔案為主，在反映醫(yī)院所特有的醫(yī)療科研優(yōu)勢(shì)、教育與醫(yī)療科研相伴相生的特色以及醫(yī)院管理上的投入等等方面的檔案數(shù)量和質(zhì)量都不盡人意。檔案資源豐富與否，檔案資料結(jié)構(gòu)合理與否關(guān)系到醫(yī)院檔案館開展檔案信息資源開發(fā)提供檔案服務(wù)工作的基礎(chǔ)條件。為此，作為醫(yī)院檔案部門的一員，要盡職盡責(zé)，通過各種方法盡可能地豐富館藏，積極拓寬檔案收集新渠道，擴(kuò)大檔案收集范圍，在既重視醫(yī)院內(nèi)檔案館藏?cái)?shù)量的同時(shí)，又重視館藏質(zhì)量。檔案部門熟悉各職能部門的職責(zé)范圍，收集與本院相關(guān)的各種檔案資料，豐富和充實(shí)檔案館藏，并使得檔案館藏門類結(jié)構(gòu)日趨合理。在庫房檔案充實(shí)的前提下，可以建立檔案全文數(shù)據(jù)庫用以整合各項(xiàng)共享性檔案信息資源，并在此基礎(chǔ)上充分開發(fā)檔案信息資源。

參考文獻(xiàn):

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